Identifikácia obchodného problému, ktorý treba vyriešiť (prípad použitia)

Prvým krokom pri používaní platformy Microsoft Power Platform na vyriešenie obchodného problému je rozhodnúť sa, aký problém chcete riešiť.

Pokiaľ ide o oblasť IT, obchodný problém, ktorý treba vyriešiť, sa bežne označuje ako prípad použitia.

Spýtajte sa sami seba: „Aký obchodný problém sa snažím vyriešiť?“ (Pri pomenúvaní problému buďte struční; v mnohých prípadoch sa z neho stane názov aplikácie, ktorú vytvárate!) Keď problém definujete, rozdeľte ho na problémové stanovisko a výsledok, ktorý chcete dosiahnuť.

V prípade aplikácie, ktorú použijeme ako príklad v týchto článkoch, sme prišli s nasledujúcim stanoviskom: „Vykazovanie výdavkov: Vytvoriť proces, ktorý je efektívny pre zamestnancov a účtovné oddelenie, ktorý umožňuje rýchlejšie sledovanie rozpočtu a ktorý znižuje našu mieru expozície pri auditoch.“

Ak už presne viete, aký problém ste sa rozhodli vyriešiť, môžete prejsť na sekciu Zohľadnenie nákladov na manuálne riešenie problému. Ak potrebujete nápady alebo chcete trénovať na menšom probléme, skôr než začnete riešiť pôvodnú úlohu, čítajte ďalej.

Čo môžem robiť so službou Power Apps?

Ak pripravujete svoju prvú aplikáciu cez Power Apps, zamyslite sa nad svojím podnikom a nad prácou, ktorú spolu s členmi vášho tímu každodenne vykonávate, a identifikujte obchodný problém, ktorý momentálne riešite pomocou manuálneho procesu.

Potenciálnymi prípadmi použitia automatizácie sú medzery, sťažnosti alebo prípady neefektivity, ktoré sa vyskytujú vo vašom aktuálnom pracovnom prostredí. Procesy, na ktoré stále potrebujete papier alebo e-mail, a procesy, ktoré si vyžadujú manuálne presúvanie údajov z jedného miesta na druhé (z e-mailu do databázy alebo z jednej tabuľky do druhej), je pravdepodobne vhodné vyriešiť pomocou aplikácie.

Tip

Nevyberte si problém, ktorý je taký veľký, že sa zaseknete. Dokonca aj veľké procesy sa však dajú automatizovať po častiach vo veľkosti bitov, ak celý proces rozdelíte na zvládnuteľné prvky.

Inšpiráciu nájdete v týchto skutočných príbehoch zákazníkov.

Je dobré vedieť, aké výhody môže mať konkrétna aplikácia, ktorú chystáte, pre vašich kolegov a vášho šéfa, najmä ak ich musíte požiadať o spoluprácu pri vytváraní alebo používaní týchto aplikácií. V nasledujúcom zozname sú uvedené druhy problémov, ktoré môže platforma vyriešiť:

• Dostupnosť - Prístup k aplikáciám kedykoľvek a kdekoľvek

• Mobilita - Umožnenie ľuďom pracovať prostredníctvom aplikácie aj na cestách

• Konsolidácia - Automatizovanejší zber údajov s cieľom minimalizovať manuálnu konsolidáciu

• Školenie - Rýchlejšie uvedenie ľudí do tempa a sledovanie výsledkov ich školenia a certifikácií

• Demokratizácia - Zlepšenie schopnosti samostatne riešiť problémy v rámci oddelenia alebo sekcie

• Inklúzia - Odstraňovanie ťažkostí pri zamestnancoch, ktorí majú iné pracovné prostredie ako ostatní zamestnanci (napríklad zamestnanci pracujúci na diaľku alebo osoby so zdravotným postihnutím)

• Efektivita - Skrátenie času potrebného na dosiahnutie požadovaného výsledku, zníženie počtu zbytočných krokov

• Produktivita - Zvýšenie výkonnosti procesu

• Včasnosť - Zvýšenie rýchlosti celkovej spolupráce medzi rôznymi účastníkmi projektu

• Škálovateľnosť - Zabezpečenie väčšej výkonnosti

• Analýza - Získavanie požadovaných doplňujúcich informácií a ich ukladanie spôsobom, ktorý umožňuje ľahšiu analýzu

• Vykazovanie - Umožnenie rýchlejšieho alebo úplnejšieho vykazovania pre vedenie

• Zabezpečenie - Bezpečné ukladanie údajov a práca s nimi

• Dodržiavanie predpisov - Riešenie problémov týkajúcich sa manipulácie s osobnými údajmi, plnenia právnych alebo účtovných požiadaviek

• Udržateľnosť - Zníženie množstva odpadu (napríklad papiera a elektriny) a znečistenia

Zohľadnenie nákladov na manuálne riešenie problému

Skôr než sa pustíte do projektu, venujte ešte chvíľu úvahe o tom, či je tento projekt užitočný.

Je možné „odhadnúť“ vysoké náklady na manuálne vyriešenie problému. Tento odhad možno vyjadriť v čase, ktorý zaberie dokončenie celého procesu, alebo — ak poznáte „plnohodnotné“ náklady pracovníka (plat alebo hodinová sadzba, benefity atď.) — môžete vynásobiť čas strávený riešením problému touto rýchlosťou a vyjdú vám náklady na každé spustenie procesu. Ak viete, koľkokrát proces spustíte, môžete vypočítať ročné náklady.

Uvedomte si, že nie všetky projekty majú za následok úsporu času a nákladov. Automatizácia procesu vám môže niekedy priniesť čistejšie alebo včasnejšie údaje, prípadne úsporu nákladov (napríklad zachytávanie údajov umožňuje auditovací záznam, ktorý by mohol pomôcť vyhnúť sa pokute, ak by k auditu došlo).

Toto bude „zbežný nástrel“ odhadovanej hodnoty, aby ste sa uistili, že sa projekt aplikácie zrealizovať oplatí. V ďalšom článku sa podrobnejšie pozrieme na analýzu nákladov v porovnaní s obchodnou hodnotou.

Za predpokladu, že ste sa rozhodli, že stojí za to pokračovať v tomto projekte, ďalším krokom je úplné pochopenie aktuálneho procesu a hľadanie optimalizácií, ktoré môžete vykonať.

Ďalší krok: Príklad vykazovania výdavkov

Poznámka

Môžete nás informovať o svojich voľbách jazyka pre dokumentáciu? Absolvujte krátky prieskum. (upozorňujeme, že tento prieskum je v angličtine)

Prieskum bude trvať približne sedem minút. Nezhromažďujú sa žiadne osobné údaje (vyhlásenie o používaní osobných údajov).