Optimalizácia obchodného procesu

Teraz, keď ste skontrolovali celý obchodný proces, požiadajte o jeho optimalizáciu. Zjednodušením procesu sa zabráni tomu, aby sa podniklo toľko krokov, že zamestnanci budú ohromení alebo zmätení.

Niekoľko užitočných spôsobov, ako pristupovať k optimalizácii procesu:

• Začnite s cieľom. Identifikujte ciele, ktoré chcete dosiahnuť pomocou svojho obchodného procesu. Tieto ciele by mali poskytnúť všeobecnú víziu vašich nádejí na budúci proces.

• Zvážte, či je možné niečo dokončiť efektívnejšie, lacnejšie alebo kvalitnejšie.

• Vyhľadajte kľúčové ukazovatele výkonnosti, aby ste zistili, čo funguje dobre a čo treba zlepšiť.

• Krok späť a získajte vstupné informácie zdieľaním procesného dokumentu so svojím tímom.

• Zdieľajte procesný dokument s manažmentom, aby ste získali perspektívu na vyššej úrovni a poskytovali transparentnú zodpovednosť za každý krok v rámci procesu.

• Pozerajte sa na svoj proces z hľadiska používateľa alebo zákazníka, ktorý by z tohto procesu mohol mať úžitok, a zvážte spôsoby, ako môžete zlepšiť ich skúsenosti a celkovú spokojnosť.

Niektoré kľúčové otázky:

• Môžu byť z procesu odstránené všetky ostatné činnosti na zvýšenie efektívnosti alebo kvality alebo na zníženie nákladov?

• Ak je zníženie činnosti dôležité pre celé podnikanie, možno ho vyriešiť v samostatnom obchodnom procese?

• Dá sa krok vylepšiť, aby sa dosiahol váš cieľ lepším spôsobom?

• Je možné zmeniť poradie krokov?

• Dajú sa kroky kombinovať?

• Môžu sa kroky v tomto procese vykonávať súbežne?

• Môžete znížiť počet ľudí potrebných na vykonanie procesu?

• Môžete zmeniť spôsob, akým upovedomíte ďalšiu osobu v procese, aby rýchlejšie reagovala?

• Existujú aspekty procesu, ktoré môžete ďalej automatizovať? Napríklad:

  • Zaznamenávanie údajov automaticky oproti manuálnemu zadávaniu

  • Automatizácia rozhodnutí na základe údajov

  • Automatizácia podniknutých krokov

  • Použitie AI na náhradu ľudskej pozornosti

Poznámka

Ak je vaša úloha úplne dokončená na počítači, môžete použiť process advisor na automatickú optimalizáciu procesu. Process advisor ponúka možnosti analýzy vášho procesu a jeho vizualizáciu v mape procesu. Mapa procesu odhaľuje úzke miesta a metriky vášho procesu prostredníctvom analytickej zostavy.

Príklad: Optimalizácia procesu vykazovania výdavkov

Preskúmali sme súčasný proces výdavkov a zistili sme určité zjavné zlepšenia:

• Pre celý proces choďte na papier. (Úspory a vplyv na životné prostredie sme zaznamenali aj ako prínos projektu.)

• Pred predložením správy na schválenie vykonajte všetky možné kontroly súladu. (Výrazne sa tým zníži počet prepracovaní a čas potrebný na dokončenie procesu.)

• Po odoslaní správy o výdavkoch automaticky vyhľadajte a pridajte účtovné kódy.

• Povoľte účtovníctvo, aby presunulo schválené výdavky do finančného systému bez opätovného zadávania akýchkoľvek údajov.

• Vytvárajte týždenné prehľady výdavkov automaticky z digitálnych údajov.

Charlotte zvažuje ďalšie spôsoby optimalizácie procesu kontroly rozpočtu. A Rebecca skúma, ako by sa polročný audit mohol optimalizovať pomocou AI.

Náš navrhovaný optimalizovaný proces vyzerá ako na nasledujúcom obrázku.

Ďalší krok: Oplatí sa tento proces automatizovať?

Poznámka

Môžete nás informovať o svojich voľbách jazyka pre dokumentáciu? Absolvujte krátky prieskum. (upozorňujeme, že tento prieskum je v angličtine)

Prieskum bude trvať približne sedem minút. Nezhromažďujú sa žiadne osobné údaje (vyhlásenie o používaní osobných údajov).