Čítať v angličtine

Zdieľať cez


Logika synchronizácie plánovaných činností, kontaktov a úloh

Tento článok skúma, ako sa plánované činnosti, kontakty a úlohy synchronizujú medzi Dynamics 365 a Exchangeom. E-mail sa synchronizuje samostatne.

Plánované činnosti, kontakty a úlohy sa medzi Dynamics 365 a Exchange štandardne synchronizujú oboma spôsobmi. Preferovanou metódou je synchronizácia na strane servera, známa aj ako synchronizácia Exchange. Synchronizácia prebieha odlišne v závislosti od synchronizovanej položky a smeru synchronizácie.

Požiadavky na konfiguráciu synchronizácie

Pred synchronizáciou plánovaných činností, kontaktov a úloh musí príslušný záznam poštovej schránky v Dynamics 365 spĺňať nasledujúce požiadavky. Upozorňujeme, že poštové schránky vo fronte nepodporujú synchronizáciu plánovaných činností, kontaktov ani úloh.

  • E-mailová adresa používateľa je schválená.
  • Schránka je otestovaná a povolená.
  • Plánované činnosti, kontakty a úlohy sú nastavené na používanie synchronizácie na strane servera.

Ďalšie informácie nájdete na stránke Pripojenie k Exchange Online a Synchronizácia na strane servera.

Synchronizačné filtre určujú záznamy, ktoré sa synchronizujú medzi Dynamics 365 a Exchange pomocou synchronizácie na strane servera. Ďalšie informácie sa dozviete v časti Vyberte záznamy, ktoré chcete synchronizovať medzi aplikáciami na interakciu so zákazníkmi a programom Exchange.

Synchronizácia z Dynamics 365 do Exchange

Po synchronizácii položky so serverom Exchange sa vytvorí prepojenie. Synchronizácia je vždy obojsmerná. Akákoľvek zmena na jednej strane sa prejaví na druhej.

Synchronizácia z Exchange do Dynamics 365

Plánované činnosti, kontakty a úlohy sa zo servera Exchange do Dynamics 365 synchronizujú len vtedy, keď sú splnené nasledujúce požiadavky:

  • Položka bola vytvorená v aplikácii Dynamics 365 for Outlook.
  • Položka sa sleduje do Dynamics 365 v Dynamics 365 for Outlook.
  • Kategória Tracked to Dynamics 365 sa použije v Outlooku alebo inom e-mailovom klientovi, nie Dynamics 365 for Outlook.

Poznámka

Synchronizácia na strane servera synchronizuje plánované činnosti s kategóriou Tracked to Dynamics 365, ak je plánovaná činnosť v hlavnom priečinku Kalendár alebo jeho podpriečinkoch. Položky v iných priečinkoch kalendára sa nesynchronizujú.

Snímka obrazovky poštovej schránky v programe Outlook zobrazujúca plánované činnosti, ktoré možno synchronizovať z hlavného priečinka Kalendár.

Keď sú tieto požiadavky splnené, synchronizácia na strane servera vytvorí položku v Dynamics 365 a vytvorí prepojenie. Synchronizácia je vždy obojsmerná. Akákoľvek zmena na jednej strane sa prejaví na druhej.

Ďalšie informácie:

Synchronizácia plánovanej činnosti

Spôsob synchronizácie plánovaných činností medzi Dynamics 365 a Exchange závisí od smeru synchronizácie a vlastností plánovanej činnosti.

Organizátor plánovanej činnosti

Organizátor plánovaných činností je kľúčové pole pre synchronizáciu plánovaných činností. Poháňa rôzne správanie synchronizácie. Napríklad iba Dynamics 365 organizátor schôdzok môže synchronizovať a distribuovať stretnutia z Dynamics 365 účastníkom Exchange. Keď vytvárate plánované činnosti pomocou prispôsobení, ako napríklad Power Automate alebo vlastného kódu, uistite sa, že organizátor je zadaný správne. Pole organizátora nie je v predvolenom nastavení vystavené vo formulári plánovanej činnosti. Podľa potreby ho môžete pridať do formulárov, zobrazení alebo rozšírených vyhľadávacích dopytov, aby ste potvrdili, že hodnota je prítomná a správna.

Ak sa organizátor stretnutia zmení v Dynamics 365 po jeho synchronizácii so serverom Exchange, môže to spôsobiť, že pôvodný organizátor vydá zrušenie. Môže sa to stať, pretože stretnutie už nespĺňa podmienky filtrov synchronizácie používateľa. Okrem toho môže nový organizátor synchronizovať schôdzku ako novú schôdzu na serveri Exchange. Správanie pri odosielaní zrušenia od predchádzajúceho organizátora je možné upraviť pomocou nastavenia OrgDBOrgSetting s názvom DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Poznámka

Plánované činnosť vytvorená v Dynamics 365 sa zobrazí ako vytvorená systémom SYSTEM, ak sú splnené nasledujúce podmienky:

  • Používateľ, ktorý sledoval plánovanú činnosť, nie je organizátor
  • Položka OrgDBOrgSetting s názvom DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities je nastavená na predvolenú hodnotu False.

Ak je organizátorom plánovanej činnosti v Outlooku používateľ Dynamics 365, vlastníkom bude organizátor. Ak organizátor nie je používateľom Dynamics 365, vlastníkom bude používateľ, ktorý ho sledoval.

Synchronizácia plánovaných činností z Dynamics 365 do Exchange

  • mapovanie: Stretnutia v Dynamics 365 sa synchronizujú so serverom Exchange ako stretnutia.

  • Stav stretnutia: Ak je stav stretnutia v Dynamics 365 Dokončené, Zrušené, alebo Zadarmo (Otvorené), stav stretnutia sa synchronizuje so serverom Exchange ako Zadarmo.

  • Pripomienka: Ak je stretnutie v minulosti viac ako sedem dní alebo ak je stav stretnutia Zadarmo (otvorené), nenastaví sa žiadne pripomenutie.

  • Pozvánky: Žiadna pozvánka sa neodošle, ak:

    • Plánovaná činnosť je v minulosti.
    • Nie sú pozvaní žiadni účastníci.
    • Používateľ, ktorý synchronizuje plánovanú činnosť, nie je organizátor.
    • Nezmenila sa žiadna z nasledujúcich vlastností: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Synchronizácia zrušených a odstránených plánovaných činností z Dynamics 365 do Exchange

Exchange odošle účastníkom zrušenie plánovanej činnosti, keď sa plánovaná činnosť odstráni z poštovej schránky organizátora.

Ak sa plánovaná činnosť odstráni v Dynamics 365, žiadne zrušenie sa neodošle, ak:

  • Plánovaná činnosť je v minulosti.
  • Používateľ, ktorý synchronizuje plánovanú činnosť, nie je organizátor plánovanej činnosti.
  • Plánovaná činnosť nemá účastníkov.

V predvolenom nastavení sa plánované činnosti, ktoré sú zrušené v Dynamics 365, nesynchronizujú so serverom Exchange ako Zrušené. Ak chcete toto správanie zmeniť, zapnite SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange v OrgDbOrgSettings. Keď je toto nastavenie povolené, zrušením plánovanej činnosti v Dynamics 365 sa zruší schôdza na serveri Exchange, ktorá odošle zrušenie účastníkom.

Keď sa plánovaná činnosť odstráni v Dynamics 365 a synchronizuje sa so serverom Exchange, plánovaná činnosť sa odstráni z Exchange iba vtedy, ak sú splnené všetky nasledujúce podmienky:

  • Plánovaná činnosť je prepojená.
  • Synchronizujúci používateľ je organizátor plánovanej činnosti.
  • Plánovaná činnosť je v budúcnosti.
  • Plánovaná činnosť nebola logicky odstránená.

Ak nie sú splnené všetky tieto podmienky, plánovaná činnosť stále existuje v Exchange, ale je odpojené.

Pri sledovaní opakujúcej sa plánovanej činnosti Dynamics 365 neposiela nové pozvánky účastníkom, ak:

  • Všetky výskyty série stále existujú v Outlooku a Exchange.
  • Neboli pridaní ani odstránení žiadni účastníci.

Ak organizátor odstránil minulé inštancie série, Dynamics 365 ich bude považovať za chýbajúce zo servera Exchange. Znovu ich vytvorí a odošle účastníkom novú pozvánku.

Synchronizácia plánovaných činností z Exchange do Dynamics 365

  • mapovanie: Stretnutia v Exchange sa synchronizujú s Dynamics 365 ako stretnutia. Opakujúce sa schôdze sa synchronizujú s Dynamics 365 ako primárna opakovaná plánovaná činnosť a jej inštancie. Ak sa jednotlivé inštancie opakujúcej sa schôdze upravia na serveri Exchange, synchronizujú sa s Dynamics 365 ako záznamy plánovanej činnosti o výnimkách.

  • Stav stretnutia a stav Voľno/Obsadené: Ak je stav stretnutia na serveri Exchange Voľný, stav stretnutia sa synchronizuje s Dynamics 365 ako Zadarmo. Ak je stav Dokončené alebo Zrušené v Dynamics 365, stav plánovanej činnosti v Dynamics 365 je nastavený na Dokončené. Ak je stav Otvorené v Dynamics 365, stav plánovanej činnosti je nastavený na Voľný. Ak je stav výmeny Voľno/zaneprázdnený stav nastavený na Pracujem inde, schôdzka Dynamics 365 je nastavená na Otvorené stav a stav je Zadarmo.

  • Stretnutia so stavom Dokončené alebo Zrušené v Dynamics 365: Ak je stav stretnutia v Dynamics 365 Dokončené alebo Zrušené, žiadne zmeny schôdze na serveri Exchange sa nebudú synchronizovať Dynamics 365.

  • Rezervácia schôdzok a správa konfliktov: Keď je schôdzka sledovaná na Dynamics 365, synchronizácia na strane servera používa rezervačné API, aby sa zaistilo, že účastníci sú v určenom čase k dispozícii. Ak má napríklad kalendár organizátora v Dynamics 365 v rovnakom čase inú plánovanú činnosť, rezervácia zlyhá a plánovaná činnosť sa nesynchronizuje. Používateľ môže riešiť konflikt plánovania, zvoliť ho ignorovať a nechať plánovanú činnosť synchronizovať aj tak. Rezervácia z Dynamics 365 v Outlooku automaticky potláča konflikt plánovania. Ďalšie informácie nájdete v časti Pri ukladaní stretnutia [predmet schôdzky] zo servera Exchange na Microsoft Dynamics 365 sa zistil konflikt plánovania.

Synchronizácia zrušených a vymazaných plánovaných činností z Exchange do Dynamics 365

Keď sa sledovaná plánovaná činnosť alebo plánovaná činnosť výnimky odstráni v Exchange, plánovaná činnosť sa neodstráni v Dynamics 365 počas synchronizácie, ak:

  • Stav je Dokončené alebo Zrušené.
  • Plánovaná činnosť je v minulosti.
  • Používateľ, ktorý synchronizuje plánovanú činnosť, nie je organizátor plánovanej činnosti.

(Plánovaná činnosť s výnimkou je konkrétna inštancia opakujúcej sa plánovanej činnosti, ktorá bola individuálne upravená.)

Synchronizácia servisných plánovaných činností

  • mapovanie: Služby v Dynamics 365 synchronizované so serverom Exchange ako stretnutia.

  • Pozvánky a zrušenia: Pozvánky a zrušenia sa nikdy neposielajú na servisné stretnutia.

  • Kópie: Počas synchronizácie dostanú používatelia do svojich poštových schránok vlastnú kópiu servisného stretnutia. Neexistuje žiadny centrálny organizátor servisných plánovaných činností.

Synchronizácia kontaktov

  • mapovanie: Kontakty v Dynamics 365 sa synchronizujú do Exchange ako kontakty.

  • Synchronizácia adries: Pozri Synchronizácia adries pre kontakty.

  • Odstránené kontakty:

    • Kontakty odstránené v Dynamics 365 sa vymažú v Exchange iba v prípade, že synchronizujúci používateľ nie je vlastníkom kontaktu.
    • Kontakty odstránené v Exchange sa odstránia v Dynamics 365 iba v prípade, že synchronizujúci používateľ je vlastníkom kontaktu.

Synchronizácia úloh

Spôsob synchronizácie úloh medzi Dynamics 365 a Exchange závisí od smeru synchronizácie a vlastností úlohy.

Synchronizácia úloh z Dynamics 365 do Exchange

  • mapovanie: Faxy, listy, telefónne hovory a úlohy v Dynamics 365 sa synchronizujú so serverom Exchange ako úlohy.

  • Pripomienka: Ak je termín dokončenia úlohy pred viac ako dňom a stav úlohy v Dynamics 365 je Otvorené alebo Naplánované, počas synchronizácie sa nastaví pripomienka.

  • Termín: Naplánovaný dátum ukončenia úlohy v Dynamics 365 sa synchronizuje so serverom Exchange ako termín dokončenia úlohy.

  • Stav úlohy: Keď nie je zadané percento dokončenia:

    • Otvorená úloha sa synchronizuje so serverom Exchange ako Nespustená.
    • Dokončená alebo Zrušená úloha sa synchronizuje so serverom Exchange ako Dokončená.
  • Dátum dokončenia: Skutočný dátum ukončenia úlohy sa synchronizuje so serverom Exchange ako dátum dokončenia úlohy.

  • Odstránené úlohy: Úlohy, ktoré sú odstránené v Dynamics 365, sa vymažú v Exchange iba vtedy, ak ich stav v Exchange nie je Dokončené.

  • Automatické dokončenie úlohy: Úlohy označené ako Dokončené v Dynamics 365 majú hodnotu v actualEnd pole. Ak je pole actualEnd úlohy vyplnené a dátum je v minulosti, úloha sa synchronizuje so serverom Exchange automaticky ako Dokončená. Ak na opätovnú aktiváciu úlohy použijete prispôsobenia, nezabudnite vymazať dátum actualEnd, aby ste zabránili automatickému dokončeniu synchronizácie na strane servera.

Synchronizácia úloh z Exchange do Dynamics 365

  • mapovanie: Úlohy v Exchange sa synchronizujú s Dynamics 365 ako úlohy.

  • Stav úlohy: Úlohy, ktoré neboli spustené v synchronizácii Exchange, sa synchronizujú s Dynamics 365 ako Nespustené.

  • Skutočný začiatok úlohy: Keď sa úloha vytvorená v Exchange synchronizuje s Dynamics 365, jej pole actualStart sa nastaví na aktuálnu časovú pečiatku.

  • Odstránené úlohy: V predvolenom nastavení sa faxy, listy, telefónne hovory a úlohy, ktoré sa odstránia v službe Exchange, odstránia aj v Dynamics 365. Toto správanie je možné zmeniť prepnutím nastavenia OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Percento dokončenia: Úlohy, ktoré sú nastavené ako 100 % dokončené, sa synchronizujú s Dynamics 365 ako Dokončené.

Rozšírené nastavenia synchronizácie

Ignorovať logicky odstránené položky počas synchronizácie

Keď už ktorákoľvek položka nezodpovedá filtrom synchronizácie, je to zvyčajne z jedného z dvoch dôvodov:

  • Jeho záznam už v Dynamics 365 neexistuje, pretože bol fyzicky odstránený.
  • Jeho záznam stále existuje v Dynamics 365, ale už k nemu nie je možné pristupovať. Buď používateľ, ktorý je priradený k poštovej schránke, stratil prístup k položke, alebo sa zmenili vlastnosti položky a už nezodpovedá filtrom synchronizácie. Táto podmienka sa označuje ako logické vymazanie.

V predvolenom nastavení odošle synchronizácia na strane servera operáciu odstránenia do Exchange v oboch prípadoch. Ak chcete zmeniť toto správanie a ignorovať logické vymazania, zapnite DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync v OrgDbOrgSettings.

Ďalšie informácie o synchronizačných filtroch nájdete v časti:

Povolenie kopírovania položiek

Keď sa akákoľvek prepojená položka skopíruje na serveri Exchange, synchronizácia na strane servera štandardne ignoruje akciu kopírovania. Toto správanie zabráni vytváraniu duplicitných informácií v Dynamics 365. Ak chcete zmeniť toto správanie a priniesť duplicitné položky z Exchange, vypnite nastavenie IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox v OrgDbOrgSettings.

Synchronizácia príloh schôdzok, kontaktných adries a úloh v programe Outlook

Nasledujúce časti sa vzťahujú na synchronizáciu, ktorá sa vykonáva prostredníctvom aplikácie Dynamics 365 for Outlook alebo synchronizácie na strane servera. Ďalšie informácie nájdete na stránke Integrácia e-mailového systému.

Snímka obrazovky karty Synchronizácia nastavení systému v Dynamics 365 for Outlook.

Synchronizácia príloh plánovaných činností

Používatelia môžu k schôdzkam vytvoreným v aplikácii Dynamics 365 alebo v aplikácii Dynamics 365 for Outlook pripojiť dokumenty, obrázky, nahrávky a iné súbory. V predvolenom nastavení sa prílohy pri synchronizácii schôdzok nezahŕňajú. Ak ich chcete zahrnúť:

  1. V Dynamics 365 for Outlook prejdite na Nastavenia>Správa>Nastavenia systému.
  2. Na karte Synchronizácia vyberte Synchronizácia príloh schôdzky s aplikáciou Outlook alebo Exchange.
Úvahy pri synchronizácii príloh
  • Ak vypnete synchronizáciu príloh, prílohy sa nezobrazia v plánovaných činnostiach v Dynamics 365. Stále sa objavujú v plánovaných činnostiach v Dynamics 365 for Outlook.
  • Prílohy v opakujúcich sa plánovaných činnostiach alebo v servisných plánovaných činnostiach nie je možné synchronizovať.
  • Prílohy môžu predĺžiť čas synchronizácie. Možno budete chcieť používať prílohy s mierou, ak používate sieť s nízkou šírkou pásma.

Synchronizácia kontaktných adries

Na karte Synchronizácia v Dynamics 365 for Outlook vyberte jednu z nasledujúcich možností na výber spôsobu synchronizácie adries kontaktov:

  • Synchronizujte poštovú adresu iba v kontakte programu Outlook: Jedna poštová adresa sa synchronizuje medzi Dynamics 365 a Outlookom. Pre väčšinu organizácií je to postačujúce a je to predvolené nastavenie.

  • Synchronizácia všetkých troch adries (firma, domov, iné) v kontakte programu Outlook: Všetky tri poštové adresy programu Outlook (firma, domov a iné) sú synchronizované medzi Dynamics 365 a programom Outlook.

Upozornenie

Ak máte existujúce údaje, zmena nastavenia na synchronizáciu všetkých troch adries môže spôsobiť stratu údajov. Ak je toto nastavenie povolené, atribúty existujúcich sledovaných kontaktov sa prepoja. Túto možnosť odporúčame pred nasadením otestovať, aby ste pochopili, aký vplyv bude mať prekresľovanie na vaše prostredie a vaše údaje. Vo väčšine prípadov by ste mali mať úplné údaje na jednej strane (zvyčajne Dynamics 365) a synchronizovať ich s druhou stranou (zvyčajne Outlook alebo Exchange).

Ďalšie informácie nájdete na stránke Ktoré polia možno synchronizovať medzi aplikáciami Dynamics 365 a Outlook?

Synchronizácia úloh priradenej v programe Outlook

V predvolenom nastavení sa úlohy vytvorené v Dynamics 365 for Outlook nesynchronizujú s Dynamics 365. Ak ich chcete synchronizovať, na karte Synchronizácia v Dynamics 365 for Outlook vyberte možnosť Synchronizovať úlohy priradené v programe Outlook.

Úvahy pri synchronizácii úloh
  • Opakujúce sa úlohy nie je možné synchronizovať.
  • Osoba prideľujúca úlohu a osoba, ktorej je úloha pridelená musia byť v rovnakej organizácii.
  • Úlohy nemôžu byť synchronizované s viacerými emailovými adresami súčasne.

Pozrite si tiež