Ustvarite in pošljite e-poštno sporočilo

Na splošno lahko svojim strankam pošiljate e-poštna sporočila neposredno iz Dynamics 365 Sales. Vendar pa, ko omogočite funkcijo angažiranosti e-pošte, dobite več možnosti za e-pošto, kot so sledenje ali prenehanje sledenja, ko pišete e-pošto.

Obrnite se na skrbnika, če ne vidite tukaj opisanih funkcij za sodelovanje z e-pošto. Več informacij: Konfigurirajte sodelovanje z e-pošto.

Upoštevanje

Preden uporabite funkcije za angažiranost v e-pošti, se prepričajte, da osebni časovni pas vaše prodajne aplikacije ustreza vašemu trenutnemu časovnemu pasu. Ta nastavitev se uporablja, ko načrtujete čas dostave e-pošte in opomnike za nadaljnje odzive. Če te vrednosti ne nastavite, aplikacija uporablja osebni časovni pas vaše aplikacije, ki morda ne ustreza vašemu dejanskemu časovnemu pasu. Na primer, če je vaš osebni časovni pas v prijavi nastavljen na IST (indijski standardni čas), trenutni čas pa na GMT (Greenwichski srednji čas), razporeditev e-pošte za 10:00 GMT nastavi čas dostave na 15:30 po IST, kar morda ni vaš predvideni čas dostave.
Za nastavitev osebnega časovnega pasu pojdite v nastavitve personalizacije in spremenite Nastavite časovni pas, v katerem ste , na svoj trenutni časovni pas. Za več informacij glejte Nastavite svoje osebne možnosti.

Ustvarite sporočilo

Značilnosti e-poštne angažiranosti veljajo za vsako e-pošto, ki jo pošljete prek Dynamics 365 Sales. Ko pošljete e-pošto, samodejno doda e-poštno dejavnost v zapis in ta zapis je nastavljen kot vrednost Glede sporočila. Poleg tega funkcija za sodelovanje z e-pošto zbira ključne kazalnike uspešnosti (KPI) in določa, kje je prikazana e-pošta glede na prejemnike (naslovi Za, Od in Kopiraj na).

opomba,

  • E-poštnih sporočil ne morete slediti, če prejemnik izbere blokado sledenja. Za več informacij glejte sporočila o blokadah.
  • E-poštno sodelovanje ni podprto, ko pošiljate množično e-pošto.
  • Lahko sledite le e-pošti in priponkam, ki so poslane prek Dynamics 365 e-pošte. Ne morete slediti e-pošti in priponkam, poslanim prek Outlook odjemalca, čeprav so v Dynamics 365 Sales označene kot spremljane.

Preden ustvarite e-pošto, razumite različne možnosti, ki so na voljo v obrazcu za e-pošto:

Posnetek zaslona nove e-poštne strani v Dynamics 365 Sales, z označenimi funkcijami za angažiranost e-pošte.

  1. Priloga: Seznam datotek, priloženih vaši e-pošti, skupaj s kontrolniki za dodajanje, odstranjevanje in spreminjanje prilog.
  2. Sledi/ne spremljaj: Vklopite sledenje, če želite spremljati sodelovanje vaše stranke s sporočilom, ali ga izklopite, če želite ustaviti sledenje. Drugi kontrolniki in povezave se prikažejo po potrebi, na primer ko prejemnik ne dovoli spremljanja. Za več informacij glejte Sledi ali prenehaj slediti sporočilu.
  3. Pošlji pozneje: Nastavite čas dostave za svoje sporočilo, če ga ne želite poslati takoj. Priporočeni časi dostave se lahko pojavijo tukaj, odvisno od časovnega pasu prejemnika.
  4. Nastavite opomnik: nastavite opomnik za spremljanje ob določenem času. Na primer, morda želite prejeti opozorilo, če sporočilo ostane neodprto tri dni.
  5. Vstavi predlogo: Vstavite standardno besedilo, ki ga lahko po potrebi popravite. Vaša organizacija ima lahko več predlog, odvisno od poslovnih zahtev, kot je nadaljevanje sestanka ali predstavitev. E-poštno sodelovanje predlaga predlogo, ki temelji na prejšnji uspešnosti.

Če želite ustvariti in poslati e-pošto:

  1. Odprite zapis, za katerega želite dodati dejavnost (običajno je to stik, priložnost, možna stranka ali račun).
  2. V razdelku Časovnica izberite + (Ustvari zapis časovnice) >E-pošta.
  3. Izberite prejemnika in vnesite zadevo sporočila.
  4. Vnesite telo sporočila ali vstavite e-poštno predlogo.
  5. Izberite Pošljiali izberite Shrani , da shranite sporočilo kot osnutek in ga dokončate pozneje.

Nasvet

Če želite svojemu sporočilu dodati povezavo, izberite besedilo, ki mu želite dodati povezavo, pritisnite Ctrl+K in vnesite ali prilepite naslov povezave.

Uporabite e-poštno predlogo

Predloge e-poštnega sporočila so običajna sporočila, ki jih pogosto pošiljate, npr. predstavitev, potrditvena sporočila, zahvale in opomniki. Lahko vključujejo dinamične vrednosti, ki jih sistem samodejno izpolni, kot so ime prejemnika ali številka naročila. Omogočajo vam hitrejše sestavljanje splošnih sporočil.

E-poštna angažiranost analizira uspešnost vseh sporočil, ki jih vaša prodajna ekipa pošlje iz Dynamics 365 Sales, in identificira najuspešnejše predloge. Prikazuje vse razpoložljive predloge, a izpostavi tiste, ki ustvarjajo največ odprtj, odgovorov ali prodaj.

  1. Ustvarite sporočilo.
  2. V ukazni vrstici izberite Vstavi predlogo.
  3. V oknu E-poštne predloge po potrebi izberite jezik, nato pa poiščite in izberite predlogo.
  4. Izberite Uporabi predlogo.
    Vsebina predloge je vstavljena v telo sporočila.
  5. Po potrebi prilagodite vsebino predloge.
  6. Izberite Pošljiali izberite Shrani , da shranite sporočilo kot osnutek in ga dokončate pozneje.

Dodajte priloge

Ko svojim e-poštnim sporočilom pripnete dokumente, preglednice ali slike, lahko sledite tem prilogam in ugotovite, ali jih je prejemnik odprl. V isto e-pošto lahko vključite priloge, ki jih spremljate in ne spremljate.
Privzeto se prilogam ne sledi. Vsako prilogo, ki jo želite spremljati, morate ročno slediti. Prav tako ne morete slediti priponkam, če prejemniki sporočil ne dovolijo sledenja.

  1. Ustvarite sporočilo.

  2. V razdelku Priloga izberite +.

  3. Poiščite in izberite datoteko, ki jo želite priložiti.

  4. Izberite Odpri.
    Odvisno od velikosti datoteke lahko pripenjanje traja nekaj sekund.

  5. Izberite prilogo za sledenje in nato izberite več možnosti >Sledi.
    Prilogi zdaj sledi in v stolpcu Sledi je prikazano Da.

    opomba,

    Možnost Sledi je na voljo le, če je funkcija izboljšane priloge onemogočena. Obrnite se na svojega skrbnika, da onemogoči izboljšano funkcijo prilog.

  6. Izberite Pošljiali izberite Shrani , da shranite sporočilo kot osnutek in ga dokončate pozneje.

Sledite ali prenehajte slediti sporočilu

Ko sledite e-poštnemu sporočilu, vam lahko e-poštno sodelovanje pove, ali ga je prejemnik odprl, nanj odgovoril, odprl priponko ali izbral povezavo v njem. Za več informacij glejte Ogled interakcij sporočil z angažiranostjo v e-pošti.

Razdelek E-mail Engagement vključuje naslednje indikatorje in kontrole:

Indikator ali krmilnik Description
Stanje spremljanja e-pošte je vklopljeno Označuje, da spremljate trenutno e-pošto, vključno z morebitnimi povezavami, ki jih vključite, in imate možnost spremljanja vseh datotek, ki jih priložite. Izberite Ne sledi če želite prenehati slediti sporočilu.
To stanje je privzeto za nova sporočila, ko vaša organizacija vklopi e-poštno angažiranost in vsi prejemniki dovolijo sledenje.
Stanje spremljanja e-pošte je izklopljeno Označuje, da ne spremljate trenutne e-pošte, vključno z morebitnimi povezavami, ki jih vključite. Prav tako ne morete slediti nobeni prilogi. Izberite Sledi , da vklopite spremljanje, če prejemniki to dovolijo.
Stanje spremljanja e-pošte je blokirano Označuje, da eden ali več prejemnikov sledi Ne dovoli. Temu sporočilu ne morete slediti, razen če bodisi odstranite prejemnike, ki ne dovolijo spremljanja, ali spremenite njihovo nastavitev.
- Izberite Ogled nastavitev za ogled imen prejemnikov in naslednjih nastavitev v novem oknu. Izberite ime, da odprete zapis prejemnika.
- Če ste odstranili prejemnike, ki ne želijo, da jih spremljate, ali spremenili njihovo nastavitev, da omogočite spremljanje, izberite Poskusi znova slediti , da poskusite znova.
- Izberite Ne sledi , če želite prenehati poskušati slediti temu sporočilu.
V približno 15 minutah po odprtju sporočila, ki mu sledite, sistem ustvari akcijsko kartico v pomočniku. Kartica vključuje povezave do sporočila in povezanih zapisov ter akcijskih gumbov za ustvarjanje dejavnosti klica, dremež ali opustitev opozorila. Izvedite več o vodeni komunikaciji s strankami s pomočnikom.

Izberite najučinkovitejši čas dostave

Vaša e-poštna sporočila bodo morda deležna več ali manj pozornosti, odvisno od tega, kdaj prispejo v prejemnikove nabiralnike. Mnogi ljudje na primer začnejo dan s polno mapo »Prejeto«, zato se morajo sporočila, ki prispejo čez noč, potegovati za pozornost in so lahko odložena ali celo pozabljena. E-poštna sporočila, ki prispejo kasneje čez dan, bodo morda takoj opažena in obravnavana. Z angažiranostjo v e-pošti lahko svoja sporočila sestavljate, kadar vam ustreza, vendar jih Dynamics 365 Sales dostavi, ko je to najboljše za vaše prejemnike.

Sistem včasih priporoči čas dostave glede na časovni pas prejemnika. Predpostavlja standardni delovni dan od 8.00 do 17.00, od ponedeljka do petka, in predlaga naslednjo najbližjo delovno uro, če delate izven delovnega dne prejemnika. Če ima sporočilo več kot enega prejemnika ali naslov ni naveden, sistem ne izda priporočila.

Vaša organizacija mora vklopiti Bing Maps, prejemnik pa mora imeti fizični naslov v Sales za e-poštno angažiranost, da določi časovni pas.

Če ni podanega nobenega priporočila ali če raje uporabljate svojo logiko, lahko določite poljuben čas dostave.

opomba,

Pošiljanje e-pošte se lahko zamakne tudi do 30 minut.

Funkcija časa dostave je na voljo za sledena in nespremljana sporočila.

  1. Ustvarite sporočilo.

  2. Ko ste pripravljeni poslati sporočilo, poglejte pod Pošlji pozneje v razdelku E-poštno sodelovanje .

    Če sistem lahko priporoči čas dostave, se ta prikaže tukaj. Ne glede na to, ali je ali ne, lahko vseeno odložite dostavo.

  3. Izberite Pošlji pozneje.

    Posnetek zaslona kontrolnika Pošlji pozneje pod razdelkom za sodelovanje z e-pošto.

    Če je sistem priporočil čas ali datum, se ta podatek izpolni namesto vas. Če ni, je datum prazen. V obeh primerih uporablja vaš lokalni čas, ne prejemnikovega.

  4. V pogovornem oknu Razpored e-pošte izberite datum in čas dostave.

    Posnetek zaslona okna razporeda e-pošte.

    opomba,

    Izbirnik datumov uporablja osebni časovni pas vaše aplikacije. Prepričaj se, da je nastavljeno na tvoj trenutni časovni pas. Za več informacij glejte razdelek Razmislek.

  5. Izberite Razporedi e-pošto.

    Indikator Delay Send zasveti zeleno. Izberite Spremeni urnik ali Odstrani zakasnitev če morate spremeniti zakasnitev ali poslati sporočilo takoj. Načrtovano dostavo lahko kadar koli spremenite, preden je sporočilo poslano.

    Posnetek zaslona kontrole Pošlji kasneje za načrtovano e-pošto v Dynamics 365 Sales.

  6. Izberite Pošljiali izberite Shrani , da shranite sporočilo kot osnutek in ga dokončate pozneje.

Načrtovana sporočila se kot taka prikažejo na seznamu Dejavnosti za zapis Glede . Dokler ne pride načrtovani čas, lahko od tam izbrišete ali prestavite sporočilo. Uredite lahko tudi datum ali uro nadaljnjega opomnika. Ko izberete Pošlji, ne morete spremeniti nobenih drugih nastavitev.

Nastavite opomnik za nadaljnje sporočilo

Da ne pozabite odgovoriti na pomembno e-pošto, nastavite opomnik. Ta funkcija je na voljo samo za poslano e-pošto.

  1. Ustvarite sporočilo.

  2. Ko ste pripravljeni nastaviti opomnik, v razdelku E-poštno sodelovanje izberite Nastavi opomnik.

    Posnetek zaslona kontrolnika Nastavi opomnik pod razdelkom za sodelovanje z e-pošto.

  3. V Nastavi opomnik pogovornem oknu, izpolnite naslednja polja.

    • Pogoj : Izberite pogoj, ki sproži opomnik:
      • Če ne prejmem odgovora do: Sproži opomnik, če do datuma opomnika ne prejmem odgovora. Na voljo samo za spremljana sporočila.
      • Če e-pošta ni odprta: Sproži opomnik, če sporočilo ni odprto do datuma opomnika . Na voljo samo za spremljana sporočila.
      • Vseeno me opomni ob: Sproži opomnik ob določenem času in datumu, ne glede na vse.
    • Opomni do: Določite datum in čas za prikaz opomnika, ko je pogoj izpolnjen.
    • Komentar: opomniku po želji dodajte opombo.

    Posnetek zaslona okna Nastavi opomnik.

    opomba,

    Izbirnik datumov uporablja osebni časovni pas vaše aplikacije. Prepričaj se, da je nastavljeno na tvoj trenutni časovni pas. Za več informacij glejte razdelek Razmislek.

  4. Izberite V redu , da shranite nastavitve in zaprete okno.

    Indikator Nastavi opomnik zasveti modro in prikaže se kratek povzetek vaših nastavitev opomnika. Po preteku časa opomnika se povzetek posodobi, da to pokaže. Izberite Spremeni opomnik ali Odstrani opomnik če morate spremeniti opomnik ali ga odstraniti.

    Posnetek zaslona opomnika za načrtovano dejavnost v Dynamics 365 Sales.

  5. Izberite Pošljiali izberite Shrani , da shranite sporočilo kot osnutek in ga dokončate pozneje.

Ko se opomnik sproži, sistem v pomočniku ustvari akcijsko kartico. Kartica ima visoko prednost, zato bi jo morali videti takoj. Kartica vključuje povezave do sporočila in povezanih zapisov ter akcijske gumbe za preložitev ali opustitev opozorila. Več o kartici z opomniki po e-pošti.

Ne najdete funkcije v svoji aplikaciji?

Obstaja nekaj možnosti:

  • Nimate potrebne licence za uporabo te funkcije. Oglejte si primerjalno tabelo in vodnik za licenciranje , da vidite, katere funkcije so na voljo z vašo licenco.
  • Nimate potrebne varnostne vloge za uporabo te funkcije.
  • Vaš skrbnik ni vklopil funkcije.
  • Vaša organizacija uporablja aplikacijo po meri. Za natančne korake se obrnite na skrbnika. Koraki, opisani v tem članku, se nanašajo na vnaprej pripravljeno središče za prodajo ali aplikacije Sales Professional.

Vklopite e-poštno sodelovanje
Oglejte si interakcije sporočil z e-poštnim sodelovanjem
Konfigurirajte nastavitve zasebnosti
Ustvarite predloge za e-pošto

  • Last updated on