Deli z drugimi prek


Ustvarite in preizkusite potek dela odobritve z Power Automate

Z Power Automate lahko upravljate odobritev dokumentov ali procesov v več storitvah, vključno z SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive za službo ali šolo, Zendeskali WordPressom.

Če želite ustvariti potek dela odobritve, dodajte dejanje Odobritve – Začni in počakajte na odobritev v kateri koli potek. Ko dodate to dejanje, lahko vaš potek upravlja odobritev dokumentov ali procesov. Na primer, lahko ustvarite poteke odobritve dokumentov, ki odobrijo račune, delovne naloge ali prodajne ponudbe. Ustvarite lahko tudi poteke odobritve procesov, ki odobrijo zahtevke za dopust, nadure ali potovalne načrte.

Odobriteljem je mogoče odgovoriti na zahteve iz e-poštnega nabiralnika, centra za odobritve v aplikaciji Power Automate ali v aplikaciji Power Automate .

Ustvarjanje poteka odobritve

Tukaj je pregled poteka, ki ga ustvarite in preizkusite. V tem primeru kot sprožilec uporabite SharePoint Spletno, vendar lahko za začetek postopka odobritve uporabite kateri koli drug sprožilec.

Posnetek zaslona pregleda poteka odobritve.

Tok izvaja naslednje korake:

  1. Začne se, ko nekdo ustvari zahtevo za dopust na spletnem seznamu. SharePoint

  2. Doda zahtevo za dopust v center za odobritve in jo nato pošlje odobritelju po e-pošti.

  3. Pošlje e-poštno sporočilo z odločitvijo odobritelja osebi, ki je zaprosila za dopust.

  4. Posodobi spletni seznam s komentarji odobritelja k odločitvi. SharePoint

Več o uporabi SharePoint z Power Automate preberite v SharePoint dokumentaciji.

Pomembno

Vedno upoštevajte najboljše prakse za varnost in najboljše prakse vaše organizacije, da zagotovite varnost svojega okolja. SharePoint Varnost ne spada v okvir tega članka.

Zahteve

Za dokončanje te vadnice morate imeti dostop do:

  • Power Automate.
  • Spletni seznam. SharePoint
  • Office 365 Outlook in uporabniški račun. Office 365

opomba,

Čeprav v tej vadnici uporabljamo SharePoint Splet in Office 365 Outlook, lahko uporabite tudi druge storitve, kot so Zendesk, Salesforce ali Gmail. Če uporabljate različico 2010, preberite več v razdelku o upokojitvi poteka dela v različici 2010. SharePoint SharePoint

Preden ustvarite potek, ustvarite spletni seznam. SharePoint Kasneje s tem seznamom zaprosite za odobritev dopustov.

Na svojem spletnem seznamu ustvarite te stolpce: SharePoint

Column Vnesi
Naziv Ena vrstica besedila
Datum začetka Datum in ura
Datum konca Datum in ura
Comments Ena vrstica besedila
Odobreno Da/ne
Komentarji upravitelja Ena vrstica besedila

Zapišite si ime in URL spletnega seznama. SharePoint Te elemente boste potrebovali pozneje, ko boste konfigurirali sprožilec SharePoint - Ko je element ustvarjen .

Ustvarite avtomatiziran tok v oblaku

Sledite tem korakom, da ustvarite avtomatiziran tok v oblaku.

  1. Prijavite se Power Automate.
  2. V navigacijskem podoknu na levi izberite Moji tokovi.
  3. V ukazni vrstici izberite Nov potek>Avtomatiziran potek v oblaku.
  4. Poimenujte svoj tok.
  5. V razdelku Izberite sprožilec poteka izberite Ko je element ustvarjen - SharePoint in nato izberite Ustvari.
  6. Pojdite na Konfiguriraj sprožilec pretoka.

Konfigurirajte sprožilec pretoka

Ko ustvarite potek, je prvi korak konfiguracija sprožilca. Sprožilec zažene vaš tok, ko se zgodi določen dogodek. Power Automate omogoča uporabo novega oblikovalnika ali klasičnega oblikovalnika za konfiguriranje pretoka v oblaku. ... Koraki so v obeh oblikovalcih podobni. Več o tem (s primeri) si preberite v poglavju *Prepoznavanje razlik med novim in klasičnim oblikovalnikom*. ...

  1. Prepričajte se, da ste ustvarili avtomatiziran potek dela v oblaku. ...

  2. Nov oblikovalec: Odprite podokno za konfiguracijo na levi tako, da izberete kartico Ko je element ustvarjen .

    Klasični oblikovalnik: Razširite kartico Ko je element ustvarjen tako, da izberete kartico Ko je element ustvarjen .

  3. Izberite Naslov spletnega mesta in Ime seznama za SharePoint seznam, ki ste ga ustvarili prej.

    Naslov spletnega mesta in ime seznama sta elementa, ki ste ju ustvarili na spletnem seznamu SharePoint v razdelku Predpogoji.

    Nov oblikovalnik Klasični oblikovalec
    Posnetek zaslona, ki prikazuje izbiro informacij o spletnem mestu v novem oblikovalniku. SharePoint Posnetek zaslona, ki prikazuje izbiro podatkov o spletnem mestu v klasičnem oblikovalniku. SharePoint
  4. Podokno za konfiguracijo zaprite tako, da v zgornjem desnem kotu podokna izberete (<<).

  5. Pojdite na dejanje Dodaj profil.

Dodajanje dejanja profila

Za dodajanje dejanja profila v potek sledite tem korakom. S tem dejanjem pridobite podatke o uporabnikovem profilu, ki jih lahko uporabite v zahtevi za odobritev.

  1. Prepričajte se, da ste ustvarili avtomatiziran potek v oblaku in konfigurirali sprožilec pretoka.

  2. Izberite + in nato v iskalno polje Dodaj dejanje vnesite Profil .

  3. V razdelku Office 365 Uporabniki izberite Pridobi moj profil (V2).

    Posnetek zaslona, ki prikazuje, kako iskati dejanje profila v novem oblikovalniku.

  4. V spustnem meniju Napredni parametri označite polje Izberi polja in nato izberite prazno območje podokna.

  5. Izberite polje Izberi polja in nato izberite ikono strele.

  6. Izberite polje iz svojega profila, ki ga želite vključiti v svoj potek.

    Če v polju ni prikazano, kar iščete, izberite Prikaži več za ogled dodatnih polj.

  7. Če želite iz svojega profila dodati več polj, ponovite prejšnja dva koraka.

  8. Podokno za konfiguracijo zaprite tako, da v zgornjem desnem kotu podokna izberete (<<).

  9. Pojdite na Dodaj dejanje odobritve.

Dodaj dejanje odobritve

Če želite svojemu toku dodati dejanje odobritve, sledite tem korakom.

  1. Prepričajte se, da ste te postopke izvedli v tem vrstnem redu:

  2. V oblikovalniku pod kartico Pridobi moj profil (V2) izberite +.

  3. V iskalno polje Dodaj dejanje vnesite odobritev.

  4. V razdelku Standardne odobritve izberite dejanje Začni in počakaj na odobritev . Posnetek zaslona, ki prikazuje, kako izbrati dejanje odobritve v novem oblikovalniku.

  5. V spustnem meniju Vrsta odobritve izberite vrednost.

    Svojo vrednost lahko ustvarite tudi tako, da izberete možnost Vnesi vrednost po meri.

  6. V polje Naslov vnesite naslov zahteve za odobritev.

  7. V polje Dodeljeno vnesite e-poštni naslov osebe, ki bo odobrila zahtevo.

    S tem dejanjem se zahteva za odobritev pošlje na e-poštni naslov v polju Dodeljeno .

  8. V polju Podrobnosti opišite zahtevo za dopust. Vključite lahko podatke, kot sta datum začetka in datum konca, od osebe, ki je zaprosila za dopust.

    V tem primeru naredite naslednje:

    1. Izberite polje Podrobnosti in nato izberite ikono strele.

    2. Izberite vrednost za osebo, ki je zahtevala dopust. S tem se vrednost vstavi v polje Podrobnosti .

    3. V polje Podrobnosti ob pravkar vneseni vrednosti vnesite želi iti na počitnice iz.

    4. Izberite ikono strele in nato izberite vrednost za začetni datum zahteve za dopust.

    5. V polje Podrobnosti ob pravkar vneseni vrednosti vnesite do.

    6. Izberite ikono strele in nato izberite vrednost za končni datum zahteve za dopust.

      Polje Podrobnosti bi moralo izgledati podobno temu primeru: <requestor> želi iti na počitnice od <start date> do <end date>.

      (Neobvezno) Za oblikovanje polja Podrobnosti lahko uporabite Markdown .

    Posnetek zaslona, ki prikazuje, kako konfigurirati kartico »Začni in čakaj na odobritev« v novem oblikovalniku.

  9. Podokno za konfiguracijo zaprite tako, da v zgornjem desnem kotu podokna izberete (<<).

  10. Pojdite na Dodaj e-poštno dejanje za odobritve.

Dodajanje e-poštnega dejanja za odobritve

Če je zahteva za dopust odobrena, sledite tem korakom, da pošljete e-pošto.

  1. Prepričajte se, da ste te postopke izvedli v tem vrstnem redu:

  2. Na kartici Začni in počakaj na odobritev izberi znak plus (+), da dodaš dejanje Pogoj .

  3. V iskalno polje Dodaj dejanje vnesite pogoj.

  4. V razdelku Nadzor izberite Pogoj.

  5. Na zavihku Parametri izberite prvo polje Izberite vrednost in nato izberite ikono strele.

  6. Izberite vrednost odgovora Odobritelj odgovorov.

    Če se pričakovani odgovor ne prikaže, v naslovni vrstici spustnega menija izberite Več , da prikažete dodatne vrednosti.

  7. V naslednjem polju v spustnem meniju izberite je enako .

  8. V drugo polje Izberi vrednost vnesite Odobri.

    Posnetek zaslona, ki prikazuje, kako dodati pogoj v novem oblikovalniku.

  9. Podokno za konfiguracijo zaprite tako, da v zgornjem desnem kotu podokna izberete (<<).

  10. V oblikovalniku izberite dnevnik plus v veji True.

  11. V iskalno polje Dodaj dejanje vnesite pošlji e-pošto.

  12. Pod Office 365 Outlook izberite Pošlji e-pošto (V2).

    Prikaže se zavihek Parametri . To je predloga za e-poštno sporočilo, ki se pošlje ob spremembi stanja zahteve za dopust.

  13. V polje Za vnesite e-poštni naslov osebe, ki je poslala zahtevo za dopust.

  14. V polje Zadeva vnesite zadevo e-poštnega sporočila. V tem primeru je kot zadevo uporabljena *Vaša zahteva za dopust je bila odobrena*.

  15. V polje Telo vnesite sporočilo e-pošte:

    1. Vnesite standardno besedilo, ki ga želite prikazati v e-poštnem sporočilu, na primer Vašo zahtevo za dopust je odobril.

    2. Če želite vstaviti ime osebe, ki je odobrila zahtevo za dopust:

      1. Postavite kazalec v polje Telo na mesto, kjer želite, da se prikaže ime, in nato izberite ikono strele.
      2. V spustnem meniju izberite dinamično vrednost. Naslednji primer uporablja dinamično vrednost Ime odobritelja odgovorov .
    3. (Neobvezno) Če želite vstaviti komentarje odobritelja:

      1. Vnesite komentarje odobritelja .
      2. Postavite kazalec v polje Telo na mesto, kjer želite, da se prikažejo komentarji, in nato izberite ikono strele.
      3. V spustnem meniju izberite dinamično vrednost. Naslednji primer uporablja dinamično vrednost Odgovori komentarji .

      Posnetek zaslona, ki prikazuje, kako konfigurirati e-pošto v novem oblikovalniku.

  16. Podokno za konfiguracijo zaprite tako, da v zgornjem desnem kotu podokna izberete (<<).

  17. Pojdite na Dodaj dejanje posodobitve za odobrene zahteve.

Dodajte dejanje posodobitve za odobrene zahteve

Za posodobitev dejanj za odobrene zahteve sledite tem korakom.

  1. Prepričajte se, da ste izvedli te postopke:

  2. V veji Res pod kartico Pošlji e-pošto (V2) izberite +.

  3. V iskalno polje Dodaj dejanje vnesite SharePoint posodobi.

  4. V razdelku SharePoint izberite Posodobi element.

    Posnetek zaslona, ki prikazuje, kako v novem oblikovalniku izbrati dejanje posodobitve elementa, če je to true. SharePoint

  5. Konfigurirajte kartico Posodobi element tako, kot ustreza vašim potrebam.

    Polja Naslov spletnega mesta, Ime seznama, ID in Naslov so obvezna.

    Posnetek zaslona, ki prikazuje konfiguracijo posodobitve elementa v novem oblikovalniku.

  6. Podokno za konfiguracijo zaprite tako, da v zgornjem desnem kotu podokna izberete (>>).

  7. Pojdite na Dodajte dejanje e-pošte za zavrnitve.

Dodajte e-poštno dejanje za zavrnitve

Če želite poslati e-pošto, če je zahteva za dopust zavrnjena, sledite tem korakom.

  1. Prepričajte se, da ste te postopke izvedli v tem vrstnem redu:
  1. Izberite + na veji False .

  2. V iskalno polje na kartici Dodaj dejanje vnesite pošlji .

  3. Izberite dejanje Pošlji e-pošto (V2) v Office 365 Outlooku za filtriranje dejanj.

    Posnetek zaslona, ki prikazuje, kako v novem oblikovalniku izbrati dejanje pošiljanja e-pošte za zavrnjene zahteve.

  4. Konfigurirajte e-poštno kartico glede na svoje potrebe.

    Ta kartica predstavlja predlogo za e-poštno sporočilo, ki se pošlje, ko se spremeni stanje zahteve za dopust.

Posnetek zaslona, ki prikazuje konfiguracijo za e-poštna sporočila z zavrnjenimi zahtevami v novem oblikovalniku.

  1. Pojdite na Dodaj dejanje posodobitve za zavrnjene zahteve.

Dodajte dejanje posodobitve za zavrnjene zahteve

Za posodobitev dejanj za zavrnjene zahteve sledite tem korakom.

  1. Prepričajte se, da ste te postopke izvedli v tem vrstnem redu:
  1. V veji Napačno pod kartico Pošlji e-pošto (v2) izberite +.

  2. V iskalno polje na kartici Izberi dejanje vnesite posodobi element in nato izberite dejanje Posodobi element.SharePoint

    Posnetek zaslona, ki prikazuje, kako v novem oblikovalniku izbrati dejanje posodobitve elementa za zavrnjene zahteve. SharePoint

  3. Konfigurirajte kartico glede na vaše potrebe.

Polja Naslov spletnega mesta, Ime seznama, ID in Naslov so obvezna.

Posnetek zaslona, ki prikazuje posodobitev konfiguracije elementa za zavrnjene zahteve v novem oblikovalniku.

  1. Izberite Shrani , da shranite svoje delo.

    Če ste sledili navodilom, bi moral biti vaš potek podoben temu posnetku zaslona:

    Posnetek zaslona, ki prikazuje zaključen potek v novem oblikovalniku.

  2. Zdaj, ko ste ustvarili tok, je čas, da ga preizkusite. Pojdite na Preizkusite potek, ki zahteva odobritev.

Preizkusite svoj potek, ki zahteva odobritev

Ko dokončate razdelke v tej vadnici, ste ustvarili potek, ki zahteva odobritev zahteve za dopust. Zdaj lahko preizkusite svoj tok in se prepričate, da deluje po pričakovanjih.

Ustvarite zahtevo za dopust na seznamu »Spletni«, ki ste ga ustvarili prej. SharePoint

Ko shranite to zahtevo, se sproži potek in nato:

  1. Ustvari zahtevo v centru za odobritve.
  2. Pošlje e-pošto z zahtevo za odobritev odobriteljem.

Čestitamo! Ustvarili ste potek, ki zahteva odobritev zahteve za dopust, in ga preizkusili. Ta postopek lahko zdaj uporabite za upravljanje zahtev za dopust v vaši organizaciji.

Ustvarjanje dolgotrajnih odobritev

Če bo vaš potek delovanja trajal več kot 30 dni, shranite odobritve v mapi Microsoft Dataverse. To vam omogoča ustvarjanje tokov, ki delujejo na podlagi odgovorov na zahteve za odobritev, tudi po tem, ko poteče časovna omejitev izvirnega poteka.

To storite tako, da uporabite dva toka, enega za pošiljanje zahteve za odobritev in drugega za izvajanje poslovne logike na odgovorih na zahtevo za odobritev na podlagi dejanja Ustvari odobritev (v2) .

Nasvet

Če uporabljate sodobne e-poštne odjemalce, se vam ni treba spraševati, ali je zahteva še vedno potrebna, saj Power Automate samodejno posodobi e-pošto, da označi, da je zahteva za odobritev zaključena.

Prekliči zahtevo za odobritev

Včasih boste morda želeli preklicati poslano zahtevo za odobritev. Morda ste v zahtevi naredili napako ali pa ni več relevantna. Oseba, ki je poslala zahtevo, jo lahko prekliče tako, da sledi tem korakom.

Funkcija preklica je podprta v dejanju Ustvari odobritev (v2) .

  1. V navigacijski plošči na levi izberite Odobritve.

  2. Na zavihku Poslano poiščite in izberite svojo zahtevo za odobritev.

  3. Na vrhu strani izberite Prekliči.

    Morda boste morali potrditi, da želite preklicati zahtevo.

Nasvet

Za ogled preklicanih zahtev za odobritev lahko izberete zavihek Zgodovina .

Zahtevajte odobritve gostujočih uporabnikov

Zahteve za odobritev lahko pošljete osebam zunaj vaše organizacije. To storite tako, da uporabite Microsoft Entra gostujoče uporabnike tako, da povabite uporabnike iz drugih najemnikov kot goste.

Ko gostu dodelite vlogo, mu s tem podelite dovoljenje, potrebno za sodelovanje v postopku odobritve.

Zdaj, ko ste ustvarili in preizkusili svoj potek, ne pozabite drugim sporočiti, kako ga uporabljati.