Upravljajte zaporedne odobritve z Power Automate

Nekateri poteki dela zahtevajo predhodno odobritev, preden se mora končni odobritelj odjaviti. Podjetje ima lahko na primer politiko zaporedne odobritve, ki zahteva predhodno odobritev računov nad $1000.00, preden jih odobri finančni oddelek.

V tej vadnici ustvarite zaporedni tok odobritve, ki upravlja zahteve za dopust zaposlenih. Za podrobne informacije o uporabi SharePoint with Power Automate pojdite na SharePoint dokumentacijo.

Za podrobne informacije o uporabi SharePoint z Power Automate pojdite na SharePoint dokumentacijo.

opomba,

SharePoint se tukaj uporablja le kot primer. Ni potrebno ustvariti tokov odobritev. Uporabite lahko katero koli od več kot 200 storitev, s katerimi se Power Automate integrira, da poganja vaše tokove. Če uporabljate SharePoint 2010, pojdite na SharePoint 2010 workflow retirement.

Podrobni koraki v toku

Pretok:

1. Začne se, ko zaposleni ustvari zahtevo za dopust na SharePoint spletnem seznamu.
2. Doda zahtevo za dopust v center za odobritev in nato po e-pošti pošlje zahtevo predhodnemu odobritelju.
3. Odločitev o predhodni odobritvi pošlje zaposlenemu po e-pošti.
4. Posodobi SharePoint spletni seznam z odločitvijo in komentarji osebe, ki je predhodno odobrila. Opomba: če je zahteva vnaprej odobrena, se tok nadaljuje s temi koraki:
5. Pošlje zahtevo končnemu odobritelju.
6. Končno odločitev pošlje zaposlenemu po e-pošti.
7. Posodobi SharePoint seznam s končno odločitvijo.

Ta slika povzema prejšnje korake:

Zahteve

• Power Automate.
• A SharePoint Spletni seznam.
• Office 365 Outlook in Office 365 Uporabniški račun.

opomba,

Medtem ko v tem uvodu uporabljamo SharePoint Online in Office 365 Outlook, lahko uporabljate druge storitve, kot so Zendesk, Salesforce ali Gmail. Če uporabljate SharePoint 2010, glejte SharePoint 2010 workflow retirement

Preden ustvarite tok, ustvarite SharePoint Spletni seznam. Kasneje bomo ta seznam uporabili za zahtevo za odobritev počitnic.

Za namene tega navodila mora SharePoint Spletni seznam, ki ga ustvarite, vključevati naslednje stolpce:

SharePoint Spletni seznam, ki ga ustvarite, mora vsebovati naslednje stolpce:

Naziv	Ena vrstica besedila
Datum začetka počitnic	Datum in ura
Končni datum dopusta	Datum in ura
Comments	Ena vrstica besedila
Odobreno	Da/ne
Komentarji upravitelja	Več vrstic besedila
Spremenjeno	Datum in ura
Ustvarjeno:	Datum in ura
Vnaprej odobreno	Da/ne
Ustvaril uporabnik	Oseba ali skupina
Spremenil uporabnik	Oseba ali skupina

Zabeležite si ime in URL SharePoint spletnega seznama. Te elemente uporabimo pozneje, ko konfigurirate sprožilec SharePoint - Ko je ustvarjen nov element .

Power Automate uporablja klasični oblikovalnik ali oblikovalnik Edit with Copilot (predogled). Če želite ugotoviti, kateri oblikovalec uporabljate, pojdite na Opomba razdelek v Razumevanje oblikovalca Edit with Copilot (predogled).

Ustvari tok

1. Prijavite se v Power Automate.

2. Izberite Moji tokovi v levem podoknu za krmarjenje.

3. V zgornjem levem meniju izberite Nov tok>Samodejni tok v oblaku.

1. Poimenujte svoj tok.

2. Pod Izberite sprožilec svojega toka, izberite Ko je element ustvarjen - SharePointin nato izberite Ustvari.

3. Na kartici Ko je element ustvarjen izberite Naslov mesta in Ime seznama za SharePoint seznam, ki ste ga ustvarili prej.

1. Na kartici Ko je element ustvarjen izberite Naslov mesta in Ime seznama za SharePoint seznam, ki ste ga ustvarili prej.

Pridobite upravitelja za osebo, ki je ustvarila zahtevo za dopust

1. Izberite +Nov korakin nato vnesite dobi upravitelja v Izberi dejanje iskalno polje.

2. Poiščite in nato izberite dejanje Pridobi upravitelja (V2) - Office 365 Uporabniki .

3. Vstavite žeton Created By Email v polje Uporabnik (UPN) na Pridobite kartico upravitelja .

   To dejanje pridobi upravitelja za osebo, ki je ustvarila zahtevo za dopust SharePoint.

opomba,

Dobro je, da občasno shranjujete spremembe v svojem toku.

Dodajte dejanje odobritve za predhodne odobritve

1. Izberite Nov korak.

2. Vnesite odobritev v iskalno polje Izberite dejanje .

3. Izberite dejanje Začni in počakaj na odobritev .

   

4. Konfigurirajte kartico Začni in počakajte na odobritev da bo ustrezala vašim potrebam.

   opomba,

   Vrsta odobritve, Naziv in Dodeljeno polja so obvezna. Uporabite lahko Markdown za oblikovanje polja Podrobnosti .

   

To dejanje pošlje zahtevo za predhodno odobritev na e-poštni naslov v polju Dodeljeno .

Dodajanje pogoja

1. Izberite Nov korakin nato izberite Pogoj na seznamu dejanj.

2. Na kartici Pogoj na levi izberite Izberite vrednost .

   Prikaz seznama dinamičnih vrednosti.

3. Na seznamu dinamičnih vrednosti izberite Odgovor odobritelja odzivov .

   

4. Izberite polje Izberite vrednost na desni in nato v polje vnesite Odobri .

   opomba,

   Veljavna odgovora na dejanje Odobritve - začetek odobritve sta "Odobri" in "Zavrni". Ti odgovori razlikujejo med velikimi in malimi črkami.

5. Vaša kartica Stanje bi morala zdaj prikazati:

   

opomba,

Ta pogoj preveri odziv dejanja Zaženi in počakaj na odobritev .

Dodajte e-poštno dejanje za predhodne odobritve

1. Izberite Dodaj dejanje na Če da vejo pogoja.

   

2. V iskalno polje na kartici Izberi dejanje vnesite pošlji e-pošto .

3. Izberite dejanje Pošlji e-pošto (V2) .

   

4. Konfigurirajte e-poštno kartico, da bo ustrezala vašim potrebam.

   opomba,

   Za, Zadeva in Telo so obvezni.

   Ta kartica je predloga za e-poštno sporočilo, ki se pošlje, ko se spremeni status zahteve za dopust.

   V polju Telo na kartici Pošlji e-pošto (V2) uporabite Komentarji žeton iz Odobritev - Začnite dejanje odobritve .

Dodajte dejanje posodobitve za vnaprej odobrene zahteve

1. Izberite Dodaj dejanje v Če da veji.

2. Vnesite SharePoint v iskalno polje na kartici Izberite dejanje , izberite SharePoint filter in nato izberite Posodobi element dejanje.

   

3. Konfigurirajte kartico Posodobi element , da bo ustrezala vašim potrebam.

Pridobite upravitelja predhodne odobritve

1. Uporabite Pridobite upravitelja za osebo, ki je ustvarila zahtevo za dopust korake, ki smo jih izvedli prej, da dodate, nato pa konfigurirajte drugega Pridobite upravitelja akcija. Tokrat dobimo upravitelja pred odobritvijo.

2. Kartica Get manager 2 bi morala biti podobna tej sliki, ko končate. Ne pozabite uporabiti žetona E-pošta iz kategorije Get manager na Add dinamično vsebino iz aplikacij in storitev, uporabljenih na tej kartici toka.

   

Dodajte končno dejanje odobritve

1. Uporabite dodaj dejanje odobritve za predhodne odobritve korake, ki smo jih naredili prej za dodajanje, nato pa konfigurirajte še en Začni in počakajte na odobritev akcija. To dejanje pošlje e-poštno zahtevo za končno odobritev.

2. Ko končate, mora biti kartica podobna tej sliki:

   

Dodajte končni pogoj odobritve

Ponovite korake od dodajanja pogoja za dodajanje in nato konfigurirajte pogoj ki preveri odločitev končnega odobritelja.

Pošlji e-pošto s končno odobritvijo

1. Uporabite korake iz Dodaj e-poštno dejanje za predhodne odobritve , da dodate in nato konfigurirate dejanje, ki pošlje e-poštno sporočilo, ko so zahteve za dopust odobrene.

2. Ko končate, bi morala biti vaša kartica podobna tej sliki:

   

Posodobitev SharePoint z odobritvijo

1. Uporabite korake iz Dodajte dejanje posodobitve za vnaprej odobrene zahteve da dodate in nato konfigurirate dejanje, ki se posodobi SharePoint ko je zahteva za dopust odobrena.

2. Ko končate, mora biti kartica podobna tej sliki:

   

Pošlji e-pošto z zavrnitvijo predhodne odobritve

1. Izberite Dodaj dejanje na veji Če ne .

2. Vnesite Send v iskalno polje kartice Choose an action , izberite Office 365 Outlook da filtrirate dejanja, nato pa izberite dejanje Pošlji e-pošto (V2) - Office 365 Outlook .

   

3. Konfigurirajte e-poštno kartico, da bo ustrezala vašim potrebam.

   Ta kartica predstavlja predlogo za e-poštno sporočilo, ki se pošlje, ko se spremeni status zahteve za dopust.

To dejanje je treba dodati v vejo ČE NE, NAREDI NIČ pod kartico Pogoj .

Posodobitev SharePoint z zavrnitvijo predhodne odobritve

1. Izberite Dodaj dejanje.

2. Vnesite posodobitev v iskalno polje na kartici Izberite dejanje in nato izberite Posodobi element - SharePoint dejanje.

   

3. Konfigurirajte kartico tako, da ustreza vašim potrebam.

Pošlji e-pošto s končno zavrnitvijo

1. Uporabite korake iz Pošlji e-pošto z zavrnitvijo pred odobritvijo , da dodate in nato konfigurirate dejanje, ki pošlje e-pošto, ko končni odobritelj zavrne zahtevo za dopust.

   To dejanje je treba dodati v vejo ČE NE, NAREDI NIČ pod kartico Pogoj 2 .

2. Ko končate, mora biti kartica podobna tej sliki:

   

Posodobitev SharePoint s končno zavrnitvijo

1. Uporabite korake iz Posodobi SharePoint z zavrnitvijo pred odobritvijo za dodajanje in nato konfigurirajte dejanje, ki posodobi SharePoint če končni odobritelj zavrne zahtevo za dopust.

2. Ko končate, mora biti kartica podobna tej sliki:

   

3. Izberite Posodobi potek da shranite delo, ki smo ga opravili.

Če ste sledili, bi moral biti vaš tok podoben tej sliki:

Zdaj, ko ste ustvarili tok, ga poglejmo v akciji.

Zahtevajte odobritev

Ustvarite prošnjo za dopust na SharePoint spletnem seznamu, ki ste ga ustvarili prej.

Ko shranite to zahtevo, se sproži tok in nato:

1. Ustvari zahtevo v centru za odobritve.
2. Pošlje e-poštno sporočilo z zahtevo za odobritev odobriteljem.

Vaša zahteva mora biti podobna tej sliki:

Oglejte si čakajoče zahteve za odobritev

Oglejte si vse čakajoče zahteve za odobritev, tako da sledite tem korakom:

1. Prijavite se v Power Automate.

2. V levem podoknu za krmarjenje izberite Akcijski elementi>Odobritve.

   Vaše čakajoče zahteve za odobritev so prikazane na zavihku Prejeto .

Vnaprej odobrite zahtevo

Če ste odobritelj v toku odobritve, prejmete e-poštno sporočilo vsakič, ko nekdo ustvari zahtevo. Zahteva za odobritev se pošlje tudi v center za odobritve. Nato lahko odobrite ali zavrnete zahteve iz e-pošte, centra za odobritve ali Power Automate aplikacije.

Če želite odobriti zahtevo:

E-poštni naslov pošiljatelja

1. Izberite Odobri v e-poštnem sporočilu, ki ga prejmete, ko je element dodan na SharePoint spletni seznam.

   Opomba: če uporabljate mobilno napravo z nameščeno Power Automate aplikacijo, se Power Automate aplikacija zažene, sicer se v vašem brskalniku odpre center za odobritve.

2. Vnesite komentar in nato izberite gumb Potrdi .

Iz centra za odobritve

1. Prijavite se v Power Automate.

2. Izberite Odobritve v levem podoknu za krmarjenje.

3. Izberite Odobri za zahtevo, ki jo želite odobriti.

4. Dodajte morebitne komentarje in nato izberite Potrdi na dnu zaslona.

Iz Power Automate aplikacije

1. V mobilnem telefonu z nameščeno Power Automate aplikacijo izberite Odobri v e-poštnem sporočilu za odobritev zahteve.

2. Izberite Potrdi v zgornjem desnem kotu zaslona.

3. Prikaže se stran o uspehu, kar pomeni, da je bila vaša odobritev zabeležena.

opomba,

Zasloni na Android, iOS in Windows Phone se lahko nekoliko razlikujejo, vendar je funkcionalnost enaka na vseh napravah.

Odobrite zahtevo

Koraki za odobritev zahteve so enaki korakom za predhodno odobritev zahteve

Končni odobritelj prejme zahtevo za dopust šele, ko je bila zahteva predhodno odobrena.

Zavrnite zahtevo

Zahtevo lahko zavrnete prek e-pošte, centra za odobritve ali Power Automate aplikacije. Če želite zavrniti zahtevo, sledite korakom za odobritev zahteve, vendar izberite Zavrni, namesto Odobri.

Ko potrdite svojo odločitev (zavrnitev zahteve), potek poteka po naslednjih korakih:

1. Pošlje e-pošto osebi, ki je zahtevala dopust.
2. Posodobi SharePoint spletni seznam z odločitvijo in komentarji odobritelja.

Glejte tudi

Vodič po sodobnih odobritvah z enim odobriteljem