Upravljajte zaporedne odobritve z Power Automate

Nekateri poteki dela zahtevajo predhodno odobritev, preden je treba podpisati končnega odobritelja. Na primer, podjetje ima lahko zaporedno politiko odobritve, ki zahteva predhodno odobritev za račune nad 1000,00 $, preden jih lahko odobri finančni oddelek.

Naučite se, kako hitro in enostavno nastaviti zaporedne odobritve v razdelku Nastavitev zaporednih odobritev .

V tej vadnici boste ročno ustvarili zaporedni tok odobritve, ki upravlja zahteve zaposlenih za dopust. Za podrobne informacije o uporabi SharePoint z Power Automate glejte SharePoint dokumentacijo.

Več o uporabi SharePoint z Power Automate v SharePoint dokumentaciji.

opomba,

SharePoint se tukaj uporablja le kot primer. Ni potrebno ustvarjati potekov odobritve. Za upravljanje svojih tokov lahko uporabite katero koli od več kot 200 storitev, s katerimi se Power Automate integrira. Če uporabljate različico 2010, pojdite na razdelek 2014> SharePoint Upokojitev poteka dela v različici 2010 SharePoint .

Podrobni koraki v poteku

Tok:

1. Začne se, ko zaposleni ustvari zahtevo za dopust na spletnem seznamu. SharePoint
2. Doda zahtevo za dopust v center za odobritve in nato zahtevo pošlje po e-pošti predhodnemu odobritelju.
3. Pošlje odločitev o predhodni odobritvi zaposlenemu po e-pošti.
4. Posodobi spletni seznam z odločitvijo in komentarji predhodnega odobritelja. SharePoint Opomba: Če je zahteva predhodno odobrena, se postopek nadaljuje s temi koraki:
5. Pošlje zahtevo končnemu odobritelju.
6. Končno odločitev pošlje zaposlenemu po elektronski pošti.
7. Posodobi seznam s končno odločitvijo. SharePoint

Ta slika povzema prejšnje korake:

Zahteve

• Power Automate.
• Spletni seznam. SharePoint
• Office 365 Outlook in uporabniški račun. Office 365

opomba,

Čeprav v tej vadnici uporabljamo SharePoint Splet in Office 365 Outlook, lahko uporabite tudi druge storitve, kot so Zendesk, Salesforce ali Gmail. Če uporabljate različico 2010, preberite več v razdelku o upokojitvi poteka dela v različici 2010. SharePoint SharePoint

Preden ustvarite potek, ustvarite spletni seznam. SharePoint Kasneje s tem seznamom zaprosite za odobritev dopustov.

Za namene tega vodnika mora spletni seznam, ki ga ustvarite, vsebovati naslednje stolpce: SharePoint

Spletni seznam, ki ga ustvarite, mora vsebovati naslednje stolpce: SharePoint

Naziv	Ena vrstica besedila
Datum začetka počitnic	Datum in ura
Datum konca počitnic	Datum in ura
Komentarji	Ena vrstica besedila
Odobreno	Da/ne
Komentarji vodje	Več vrstic besedila
Spremenjeno	Datum in ura
Ustvarjeno	Datum in ura
Predhodno odobreno	Da/ne
Ustvarila(-a)	Oseba ali skupina
Spremenila oseba	Oseba ali skupina

Zapišite si ime in URL spletnega seznama. SharePoint Te elemente uporabimo kasneje, ko konfigurirate sprožilec SharePoint - Ko je ustvarjen nov element .

Ustvari tok

1. Prijavite se Power Automate.

2. V navigacijskem podoknu na levi izberite Moji tokovi.

3. V ukazni vrstici izberite Nov potek>Avtomatiziran potek v oblaku.

4. Poimenujte svoj tok.

5. V razdelku Izberite sprožilec poteka izberite Ko je element ustvarjen - SharePoint in nato izberite Ustvari.

6. Na kartici Ko je element ustvarjen izberite Naslov spletnega mesta in Ime seznama za SharePoint seznam, ki ste ga ustvarili prej.

Pridobite upravitelja osebe, ki je ustvarila zahtevo za dopust

1. Izberite +Nov korak in nato v iskalno polje Izberite dejanje vnesite pridobi upravitelja .

2. Poiščite in nato izberite dejanje Pridobi upravitelja (V2) - Office 365 Uporabniki .

3. V polje Ustvarjeno po e-pošti na kartici Pridobi upravitelja vstavite dinamično vrednost Ustvarjeno po e-pošti .

   To dejanje pridobi upravitelja osebe, ki je ustvarila zahtevo za dopust v SharePoint.

opomba,

Priporočljivo je, da občasno shranjujete spremembe poteka dela.

Dodajte dejanje odobritve za predhodne odobritve

1. Izberite Nov korak.

2. V iskalno polje Izberi dejanje vnesite odobritev .

3. Izberite dejanje Začni in počakajte na odobritev .

   

4. Konfigurirajte kartico Začni in počakaj na odobritev tako, kot ustreza vašim potrebam.

   opomba,

   Polja Vrsta odobritve, Naziv in Dodeljeno komu so obvezna. Za oblikovanje polja Podrobnosti lahko uporabite Markdown .

   

S tem dejanjem se zahteva za predhodno odobritev pošlje na e-poštni naslov, naveden v polju Dodeljeno .

Dodajanje pogoja

1. Izberite Nov korak in nato na seznamu dejanj izberite Pogoj .

2. Na kartici Pogoj na levi izberite Izberi vrednost .

   Prikazan je seznam dinamičnih vrednosti.

3. Na seznamu dinamičnih vrednosti izberite Odgovori Odgovor odobritelja .

   

4. Izberite polje Izberi vrednost na desni in nato v polje vnesite Odobri .

   opomba,

   Veljavni odgovori na dejanje Odobritve - Začni odobritev sta »Odobri« in »Zavrni«. Ti odgovori razlikujejo med velikimi in malimi črkami.

5. Vaša kartica Stanje bi morala zdaj prikazovati:

   

opomba,

Ta pogoj preveri odgovor dejanja *Začni in čakaj na odobritev*.

Dodajanje e-poštnega dejanja za predhodne odobritve

1. Če želite dodati dejanje Pogoj , izberite Nov korak.

2. V iskalno polje vnesite pogoj.

3. Na seznamu Dejanje pod iskalnim poljem izberite dejanje Pogoj .

4. V polju Pogoj izberite prvo polje Izberite vrednost .

5. Na seznamu Dinamična vsebina izberite vrednost Odgovori Odobritev odgovora .

6. V naslednjem polju v spustnem meniju izberite je enako .

7. V drugo polje za izbiro vrednosti vnesite Odobri.

8. V veji pogoja Če je odgovor da izberite Dodaj dejanje.

   

9. Na kartici Izberi operacijo v iskalno polje vnesite pošlji e-pošto .

10. Izberite dejanje Pošlji e-pošto (V2) .

    

11. V polju Za izberite Dodaj dinamično vsebino.

12. Izberite dinamično vrednost Ustvarjeno po e-pošti iz Odobritve – Začni in počakajte na dejanje odobritve , ki ste ga ustvarili v Dodaj dejanje odobritve.

13. V polje Zadeva vnesite zadevo e-poštnega sporočila. V tem primeru je kot zadevo uporabljena *Vaša zahteva za dopust je bila odobrena*.

14. V polje Telo vnesite sporočilo e-pošte:

    1. Vnesite standardno besedilo, ki ga želite prikazati v e-poštnem sporočilu, na primer Vašo zahtevo za dopust je odobril.
    2. Če želite vstaviti ime osebe, ki je odobrila zahtevo za dopust, postavite kazalec v polje Telo na mesto, kjer želite, da se prikaže ime, in nato izberite Dodaj dinamično vsebino.
    3. V spustnem meniju izberite dinamično vrednost. Naslednji primer uporablja dinamično vrednost Ime odobritelja odgovorov .
    4. Če želite vstaviti komentarje odobritelja, vnesite Komentarji odobritelja.
    5. Postavite kazalec v polje Telo na mesto, kjer želite, da se prikažejo komentarji, in nato izberite Dodaj dinamično vsebino.
    6. V spustnem meniju izberite dinamično vrednost. Naslednji primer uporablja dinamično vrednost Odgovori komentarji .

Dodajte dejanje posodobitve za predhodno odobrene zahteve

1. Izberite Dodaj dejanje v veji Če je odgovor da .

2. V iskalno polje na kartici Izberi dejanje SharePoint vnesite , izberite filter in nato izberite dejanje SharePoint Posodobi element .

   

3. Konfigurirajte kartico Posodobi element tako, kot ustreza vašim potrebam.

Pridobite upravitelja predhodne odobritve

1. Za dodajanje uporabite korake Pridobi upravitelja osebe, ki je ustvarila zahtevo za dopust, ki smo jih izvedli prej, nato pa konfigurirajte še eno dejanje Pridobi upravitelja. ... Tokrat dobimo vodjo predhodne odobritve.

2. Kartica *Pridobi upravitelja 2** bi morala biti podobna tej sliki, ko končate. Ne pozabite uporabiti žetona E-pošte iz kategorije Get manager pri Dodajte dinamično vsebino iz aplikacij in storitev, uporabljenih v tej kartici toka.

   

Dodaj končno dejanje odobritve

1. Uporabite korake za dodajanje dejanja odobritve za predhodne odobritve, ki smo jih izvedli prej, in nato konfigurirajte še eno dejanje »Začni in počakaj na odobritev«. ... S tem dejanjem se pošlje e-poštna zahteva za končno odobritev.

2. Ko končate, bi morala biti kartica podobna tej sliki:

   

Dodajte končni pogoj odobritve

Ponovite korake od dodajanja pogoja dodajte in nato konfigurirajte Pogoj , ki preveri končno odločitev odobritelja.

Pošlji e-pošto s končno odobritvijo

1. Uporabite korake iz razdelka Dodaj dejanje e-pošte za predhodne odobritve za dodajanje in nato konfiguriranje dejanja, ki pošlje e-pošto, ko so zahteve za dopust odobrene.

2. Ko končate, bi morala vaša kartica izgledati kot ta slika:

   

Posodobitev z odobritvijo SharePoint

1. Uporabite korake iz razdelka Dodajte dejanje posodobitve za predhodno odobrene zahteve za dodajanje in nato konfigurirajte dejanje, ki se posodobi SharePoint ko je zahteva za dopust odobrena.

2. Ko končate, bi morala biti kartica podobna tej sliki:

   

Pošlji e-pošto z zavrnitvijo predhodne odobritve

1. Izberite Dodaj dejanje na veji Če ne .

2. V iskalno polje na kartici Izberi dejanje vnesite Pošlji , izberite Office 365 Outlook za filtriranje dejanj in nato izberite dejanje Pošlji e-pošto (V2) - Office 365 Outlook .

   

3. Konfigurirajte e-poštno kartico glede na svoje potrebe.

   Ta kartica predstavlja predlogo za e-poštno sporočilo, ki se pošlje, ko se spremeni stanje zahteve za dopust.

4. To dejanje dodajte v svoj delovni proces pod kartico pogojev z enim od naslednjih korakov, odvisno od oblikovalca:

   • Novi oblikovalec: Dodaj akcijo na vejo Laž.
   • Klasični oblikovalec: Dodaj akcijo v vejo If no .

Posodobitev SharePoint z zavrnitvijo predhodne odobritve

1. Izberite Dodaj dejanje.

2. V iskalno polje na kartici Izberi dejanje vnesite posodobi in nato izberite Posodobi element - dejanje. SharePoint

   

3. Konfigurirajte kartico glede na vaše potrebe.

Pošlji e-pošto z dokončno zavrnitvijo

1. Uporabite korake iz Pošlji e-pošto z zavrnitvijo predhodne odobritve za dodajanje, nato pa nastavite dejanje, ki pošlje e-pošto, ko zadnji odobritelj zavrne prošnjo za dopust.

2. To dejanje dodajte v svoj delovni proces pod kartico Pogoj 2 , odvisno od vašega oblikovalca:

   • Novi oblikovalec: Dodaj akcijo na vejo Laž.
   • Klasični oblikovalec: Dodaj akcijo v vejo If no .

3. Ko končate, bi morala biti kartica podobna tej sliki:

   

Posodobitev SharePoint z dokončno zavrnitvijo

1. Uporabite korake iz razdelka Posodobitev SharePoint z zavrnitvijo predhodne odobritve za dodajanje in nato konfigurirajte dejanje, ki posodobi, SharePoint če končni odobritelj zavrne zahtevo za dopust.

2. Ko končate, bi morala biti kartica podobna tej sliki:

   

3. Izberite Posodobi potek za shranjevanje svojega dela.

Če ste sledili, bi moral vaš tok spominjati na to sliko:

To je ustvarilo tok, poglejmo ga v praksi.

Zahteva za odobritev

Ustvarite zahtevo za dopust na seznamu »Spletni«, ki ste ga ustvarili prej. SharePoint

Ko shranite to zahtevo, se sproži potek in nato:

1. Ustvari zahtevo v centru za odobritve.
2. Pošlje e-pošto z zahtevo za odobritev odobriteljem.

Vaša zahteva mora biti podobna tej sliki:

Ogled čakajočih zahtev za odobritev

Oglejte si čakajoče zahteve za odobritev tako, da sledite tem korakom.

1. Prijavite se Power Automate.

2. Na navigacijskem panelu na levi strani izberite Odobritve akcijskih elementov>.

   Vaše čakajoče zahteve za odobritev so prikazane na zavihku Prejeto.

opomba,

Če se Odobritve ne pojavijo, izberite Več v levem navigacijskem panelu in nato izberite ikono zatiča. To ga trajno postavi na navigacijsko okno (dokler ga ne odstranite).

Predhodna odobritev zahteve

Če ste odobritelj v postopku odobritve, prejmete e-pošto, ko nekdo ustvari zahtevo. Zahteva za odobritev se pošlje tudi v center za odobritve. Zahteve lahko nato odobrite ali zavrnete prek e-pošte, centra za odobritve ali aplikacije. Power Automate

Zasloni na Androidu in iOS se lahko nekoliko razlikujejo. Funkcionalnost je enaka na vseh napravah.

Odobritev preko elektronske pošte

1. V e-pošti, ki jo prejmete, ko je izdelek dodan na seznam SharePoint Online, izberite Odobri.

   opomba,

   Če uporabljate mobilno napravo z nameščeno aplikacijo Power Automate, se aplikacija Power Automate zažene; sicer se v brskalniku odpre center za odobritve.

2. Vnesite komentar in nato izberite Potrdi.

Odobrite v centru za odobritev

1. Prijavite se Power Automate.
2. V navigacijskem oknu na levi izberite Odobritve.
3. Na zahtevo, ki jo želite odobriti, izberite Odobri.
4. Na dnu zaslona dodajte komentarje (neobvezno) in nato izberite Potrdi.

Approve iz Power Automate

1. Na svojem mobilnem telefonu z nameščenim Power Automate izberite Odobri v e-pošti za odobritev zahtevka.

2. V zgornjem desnem kotu zaslona izberite Potrdi.

   Na strani uspeha se prikaže, da je bila vaša odobritev zabeležena.

Odobri zahtevo

Koraki za odobritev zahteve so enaki korakom za predhodno odobritev zahteve

Končni odobritelj prejme prošnjo za dopust šele po predhodni odobritvi.

Zavrnitev zahteve

Zahtevo lahko zavrnete po elektronski pošti, v centru za odobritve ali Power Automate. Če želite zavrniti zahtevo, sledite korakom za odobritev zahteve, vendar izberite Zavrni namesto Odobri.

Ko potrdite zavrnitev zahteve, potek poteka po naslednjih korakih:

1. Pošlje e-pošto osebi, ki je zaprosila za dopust.
2. Posodobi seznam SharePoint Online z zavrnitvijo in komentarji odobritelja.

Sorodne informacije

Vodnik po sodobnih odobritvah za enega samega odobritelja