Дизајн процеса
Када дизајнирате аутоматизацију процеса, први корак је да одлучите када и шта да аутоматизујете. Посматрајући пословни процес који тренутно имате, прво би требало да идентификујете који део процеса треба да аутоматизујете.
Идентификовање области аутоматизације
Типови бенефиција које потенцијално можете добити по аутомату спада у следеће категорије:
Доследно примењивање стандардизованих пословних правила
Смањите ручни рад на процесима који се понављају
Смањите људску грешку
Одобрења за поједноставкај
Стицање ефикасности у трансакцијама високог обима
Ефикасно премештање података између система (смањивање ручног уноса података)
Увећавање коришћења расположивих ресурса
Повећај проток
Примена стандардизованих пословних правила
Пословна правила су иф/тхен логика која примењује ваше пословне политике. Њихова аутоматизација осигурава да ће их сваки пут доследно пратити.
У нашем сценарију извештавања о трошковима узорка, пословно правило захтева да, ако износ извештаја о трошковима премашује #пии_абдбјгхјз, треба да га одобри и финансијски директор. Аутоматизацијом процеса, Абхаy осигурава да ниједан извештај о трошковима високог долара неће склизнути непримећен.
Аутоматизовање процеса понављања
Аутоматизовање процеса понављања може помоћи запосленима да избегну ментално и физичко прегоревање. Процеси који се раде на исти начин сваки пут треба да буду високо на вашој листи да би се размотрила аутоматизација.
На пример, Абхаy књиговођа мора да прикупља обрасце трошкова и потврде од свих. Потврде могу бити папирна потврда из ресторана или папирне фактуре од добављача. Абхаy мора ручно да скенира ове папире у ПДФ фајл и ускладишти га. Абхаy такође треба да унесе оно што је написано на папиру и да га постави у финансијски систем за сваки извештај о трошковима који се поднесе.
Смањите људску грешку
Задаци као што су копирање и лепење вредности из једног система у други или кључање у податке из папирних образаца су процеси у којима може доћи до људских грешака.
Пример за сценарио извештавања о трошковима је место где Абхаy треба да надокнади готовину запосленом тако што ће потражити банкарске детаље запослених, а затим приступити банкарском систему.
Дијаграм који приказује < ДИЦТ__ток пословног процеса > бусинесс процесс флоw за Абхаy књиговору. Два корака у процесу ("Детаљи о банкарству запослених у проналажењу" и "Надокнада готовине подносиоцу захтева") заокружују се црвеном бојом како би се указало на потенцијалне области Power Automate у којима аутоматизација ових корака може да смањи људске грешке.
Одобрења за поједноставкај
До другачијег типа грешке долази када људи забораве да извршавају своје задатке. Можете подесити аутоматизацију да бисте их подсетили да раде на задатку или процесу који им је додељен.
На пример, Ли је поднео извештај о трошковима, али Ник није одговорио на захтев за одобрење већ неко време. Аутоматизација се може подесити тако да подсети Ника да донесе одлуку, па чак и да обезбеди дугме за одговор директно из опомене.
Дијаграм који приказује < ДИЦТ__ток пословног процеса > бусинесс процесс флоw за Абхаy књиговору. Процес одобравања се мења тако да подсетник за одобравање буде аутоматизован подешавањем аутоматизације окидача за проверу статуса. Ако је одобрење довршено, аутоматизација је завршена; ако одобравање није довршено, подсетник се шаље особама које врше одобравање и аутоматизација опомене ће се поново покренути да би се проверило док се одобравање не доврши.
Стицање ефикасности у процесима високог волумена
Друга област коју ћете можда желети да аутоматизујете су процеси високог волумена. Процеси високог обима су процеси који се дешавају веома често на дневној бази. Уско је везана за процесе који се понављају, али је мало другачија. Можда имате процес који може имати само корак или два који може бити аутоматизован. Међутим, ако процес мора да се обави много пута, чак и мала побољшања могу имати велике утицаје.
На пример, ако се сценарио извештавања о трошковима држи за 1.000 продаваца, сваки минут побољшања би се изједначио са уштеђеним временом за два радна дана. Анализа стварног утицаја може се урадити помоћу функција аналитике.
Аутоматизовање уноса података
Можда ручно уносите податке јер имате два система која не разговарају међусобно. У нашем сценарију извештавања о трошковима, овде Абхаy уноси податке у рачуноводствени систем тако што поново уноси вредности из поднетог извештаја о трошковима.
Увећавање коришћења расположивих ресурса
Додатни кандидати за аутоматизацију су они процеси који се могу водити независно од људске интеракције. Овај тип процеса није тако лако идентификовати, тако да је најбољи начин да замислите да ли постоје процеси који могу да се заврше ван нормалног радног времена. Таква аутоматизација делује као "множилац" ваших људи и у потпуности користи ваше друге ресурсе (као што су рачунари).
Аутоматизацију можете користити и за процесе којима је потребно превише времена у поређењу са људском интеракцијом, али је подношљиво ако се то уради током ноћног провода када се не жури са завршетком аутоматизације. На пример, ако особа започне свој дан обрадом поруџбина које су стигле преко ноћи, можете креирати аутоматизацију која обрађује поруџбине чим дође, тако да ваш тим може да почне да испуњава поруџбине одмах ујутру.
Повећај проток
Слично увећању употребе расположивих ресурса, аутоматизација вам такође помаже да повећате проток одређеног процеса. Са овом врстом аутоматизације, ваш тренутни процес могу да обављају људи паралелно са аутоматизацијом.
На пример, Абхаy књиговођа је можда једина особа која обрађује извештаје о трошковима и њихово стандардно радно време може бити између 9 ујутру и 6 увече. Подешавањем аутоматизације такође можете да обрадите Power Automate извештаје о трошковима, а самим тим и да имате и Абхаy и аутоматизацију за његову обраду, што ће резултирати већом протоком.
Пример сценарија
Када се примене све области аутоматизације, Power Automate доленаведени пример приказује како пословни процес извештавања о трошковима може бити покривен побољшањима протока, увећавањем расположивих ресурса, аутоматизацијом ставки података, као и ефикаснијим одобравањем.
