Podešavanje događaja

Proces planiranja događaja počinje Dynamics 365 Customer Insights - Journeys kreiranjem zapisa događaja. Zapis događaja vodi vas kroz svaki korak planiranja događaja. Zapis prikuplja sve detalje o planiranju, daje veze ka srodnim zapisima i obezbeđuje vremensku osu poslovnog procesa. Kada kreirate zapis događaja, možete da konfigurišete tim za događaj, upravljate govornicima i sesijama, uspostavljate propusnice za događaj i organizujete prostor.

Kreiranje osnovnog zapisa događaja

Kreiranje zapisa događaja je prvi korak prilikom podešavanja događaja u programu Customer Insights - Journeys. Sve u vezi sa određenim događajem ili će se čuvati direktno u samom zapisu događaja, ili će se čuvati u drugim zapisima koji su povezani sa tim događajem.

Iako Customer Insights - Journeys nudi mnoge prikaze u druge tipove zapisa, verovatno ćete većinu posla raditi direktno u odgovarajućem zapisu događaja. Kada radite u zapisu događaja, moći ćete da prikažete i kreirate većinu tipova srodnih zapisa i sve što radite automatski će biti u vezi sa tim događajem.

Listu svih zapisa događaja možete da vidite tako što ćete otvoriti radnu oblast " Događaji" i posetiti događaje >> događaja. Odavde možete da koristite standardne kontrole prikaza liste za pretragu, sortiranje i filtriranje liste kako biste pronašli i otvorili postojeći događaj ili da biste kreirali novi zapis o događaju.

Kao što je slučaj sa mnogim drugim obrascima u sistemu Dynamics 365, obrazac događaja obezbeđuje rezime najvažnijih podešavanja na vrhu, gde ćete takođe naći vremensku osu toka posla u preduzeću, zahvaljujući kojoj možete da organizujete svoj rad u svakoj fazi procesa upravljanja događajima. Standardni tok posla u preduzeću za događaje pruža se kao gotov, ali možete da ga prilagodite tako da odgovara procesu koji se primenjuje u vašoj organizaciji.

Kada prvi put kreirate novi događaj, morate da navedete vrednosti za svako od potrebnih polja (označene crvenom zvezdicom). Preporučujemo da popunite i polja koja su kritična za posao (izaberite svaku stavku toka posla poslovanja, a zatim popunite stavke označene plavim znakom plus). Sva obavezna polja i polja ključna za preduzeće dostupna su na vrhu stranice u toku posla u preduzeću, gde ih brzo i lako možete popuniti. Sva podešavanja koja unesete u toku posla u preduzeću biće vidljiva i među drugim detaljima o događaju koji se navode dalje na stranici. Još uvek ćete moći da vidite i uredite ova podešavanja čak i nakon što pređete u sledeću fazu toka posla.

Nakon što uneste vrednosti za sva zahtevana polja, možete da sačuvate zapis. Dok planirate događaj, verovatno ćete se vratiti na zapis događaja mnogo puta tokom nekoliko dana. Koristite tok posla kao listu obaveza i pratite svoj napredak tokom svake faze.

Telo stranice ponavlja sve važne informacije koje su obavezne u toku posla i koje on zahteva, a navodi i mnogo više. Glavno telo je podeljeno na kartice, po kojima možete da se premeštate koristeći veze obezbeđene pri vrhu tela stranice. Detalje planiranja možete uneti u glavno telo stranice kada god želite – ne morate da čekate da dođete do određenog dela toka posla. U sledećim pododeljcima se nalazi rezime o načinu korišćenja svake dostupne kartice.

Kartica Opšti podaci

Ovde možete da vidite i uređujete osnovne informacije o događaju, uključujući:

• Ključne informacije: Uključuje ime vašeg događaja i druge osnovne detalje. Navedene su sledeće postavke:
  • Ime događaja: Unesite ime događaja.
  • Tip događaja: Odaberite tip događaja. Vrsta događaja je samo informativna i neće uticati ni na jednu funkciju. Koristite ih kako biste lakše pronašli i identifikovali događaj.
  • Broj registracije: Prikazuje broj osoba koje su se prijavile za događaj. Maksimalna vrednost koju možete ovde prikazati je 50.000, ali još uvek možete da uskladištite više registracija u sistemu.
  • Broj prijavljivanja: Prikazuje broj učesnika koji su se prijavili tokom događaja. Maksimalna vrednost koju možete ovde prikazati je 50.000, ali još uvek možete da uskladištite više prijavljivanja u sistemu.
  • URL adresa događaja: Prikazuje adresu Web lokacije događaja. Ako koristite podrazumevanu lokaciju rešenja Power Apps portala, onda je vrednost URL adrese događaja samo za čitanje i automatski je obezbeđena. Ako hostujete svoju Web lokaciju na prilagođenoj lokaciji, potvrdite izbor u polju za potvrdu Prilagođena URL adresa događaja i uredite vrednost ovde. Izaberite dugme u obliku globusa pored polja URL adrese događaja da biste otvorili lokaciju.
• Raspored: Obezbeđuje postavke za određivanje vremenske zone, datuma početka i završetka događaja. Odeljak rasporeda takođe obezbeđuje odbrojavanje broja dana do vašeg događaja. Događaj koji se ponavlja možete podesiti i ovde. Ako promenite datum početka događaja koji je već sačuvan, bićete upitani da li želite da promenite datum završetka i raspored sesija koji će mu odgovarati.
• Vremenska osa: Kao i kod većine tipova entiteta u sistemu Dynamics 365, ovaj odeljak možete da koristite za izradu zapisa aktivnosti (kao što su pozivi, e-poruke i zakazane obaveze) koje vi i drugi radite u vezi sa trenutnim zapisom. Ovde takođe možete podeliti beleške. Koristite veze, dugmad i menije na vrhu ove oblasti kako biste kreirali nove stavke i pretraživali i sortirali listu.
• Strimujte ovaj događaj na mreži: Podesite događaj Microsoft Teams kao vebinar,Teams Live Event, Teams Meeting ili samo na licu mesta.
• Lokacija: Navedite lokaciju na kojoj će se vaš događaj odvijati. Lokacija je hijerarhijska, a možete navesti samo onoliko detalja koliko vam je potrebno. Na primer, možete da navedete samo zgradu. Ali da biste naveli prostoriju, prvo morate da odaberete zgradu u kojoj se nalazi ta prostorija. Moći ćete i da dodelite zasebnu lokaciju za svaku sesiju, ako je primenjivo. Zapise o lokaciji možete kreirati odavde ili birati između postojećih zapisa lokacije. Svaki zapis o lokaciji može da sadrži korisne informacije kao što su adresa, objekti, kapacitet i drugo.
• Ograničenja mesta održavanja: Odeljak ograničenja mesta održavanja pojavljuje se samo za događaje na licu mesta. Svaki put kada postavite novu lokaciju, maksimalna vrednost kapaciteta događaja prikazana ovde se ažurira tako da odgovara kapacitetu konfigurisanom za poslednju izabranu zgradu, sobu ili raspored (ako je dostupna). Potom možete da ručno uredite vrednost da biste izmenili iznos kapaciteta, ako je potrebno. Ovde možete omogućiti i listu čekanja za rukovanje registracijama koje stižu nakon završetka događaja.
• Webinar setup: Webinar setup section appear only for webinar and hybrid events. Koristite postavke ovde da biste podesili konfiguraciju vebinara i pronašli URL adrese za prikazivanje i predstavljanje vebinara.

Kartica „Dnevni red“

Kartica " Dnevni red" sadrži detalje o rasporedu sesija koje se dešavaju tokom događaja. Ovde možete pronaći, kreirati i izmeniti sledeće opcije za aktuelni događaj:

• Dozvoli registrantima da kreiraju sopstveni dnevni red: Ova postavka je dostupna samo za događaje koji nemaju podešene propusnice. Prikazuje se iznad kalendara kada nisu definisani nikakvi prolazi, ali su skriveni kada se definišu propusnice.
• Kalendar sesija: Prikazuje kalendar sesija definisan za vaš događaj. Možete da kreirate i uređujete sesije koristeći kalendar. Više informacija:Rad sa marketinškim kalendarima.
• Lista sesija: Svaka sesija je obično jedna prezentacija, klasa, diskusija ili vebinar. Ova tabela ponavlja informacije koje su prikazane i u kalendaru. Ovde možete da kreirate ili uređujete sesije.
• Numere sesije: Svaka (spoljašnja) numera je zbirka srodnih, neusaglašenih sesija koje bi verovatno bile od interesa za korisnici. Učesnici mogu da se prijave za određenu numeru kojom možete da upravljate pomoću propusnica. Takođe možete podesiti interna praćenja koja se ne otkrivaju učesnicima, ali vam mogu biti od koristi prilikom planiranja.
• Angažmani govornika: angažovanje govornika mapu govornika na sesiju koja se odvija na vašem događaju.
• Sponzori: Kompanije koje sponzorišu događaj.

Kartica veb-lokacije i obrasca za registraciju

Belešku

Landing page (sajt događaja) portala događaja trenutno nije dostupan na putovanjima u realnom vremenu. Međutim, marketinški obrasci za registraciju mogu da posluže kao održiva alternativa za prikazivanje detalja događaja i olakšavanje procesa registracije.

Veb lokacija i kartica obrasca pružaju opcije za postavljanje parametara registracije. Prvo možete da odlučite gde želite da se učesnici prijave za vaš događaj:

• Na samostalnoj stranici za registraciju:
  • Koristite ovu opciju ako želite da kreirate stranicu za registraciju koristeći registracione Customer Insights - Journeys obrasce i koristite Customer Insights - Journeys je za hostodu stranice.

    

• Na sopstvenom sajtu:
  • Koristite ovu opciju ako želite da koristite sopstvenu Veb lokaciju za prikupljanje registracija. U tom slučaju, potrebno je da navedete URL adresu događaja i odlučite da li želite da koristite registracione Customer Insights - Journeys obrasce. U ovom slučaju, možete kopirati Java scrip kod obrasca da biste ga ugušili na vašem veb sajtu.

    

• Ovaj događaj nema Web lokaciju:
  • Koristite ovu opciju ako želite da naplatite registracije na drugom mestu ili da ih uopšte ne prikupljate.

Kartica „Registracija i učešće“

Koristite karticu Registracija i prisustvo da biste videli ko se prijavio za događaj i ko je prisustvovao. Ovde takođe možete da kreirate registracije i prijavljivanja. Dostupni su sledeći odeljci:

• Registracija događaja: Ova tabela obezbeđuje listu osoba koje su se prijavile za Vaš događaj. Ovde takođe možete ručno registrovati ljude. Ako koristite prilagođena polja za registraciju, ovde možete videti i vrednosti koje je prosledio svaki učesnik.
• Prijavljivanja za događaje: Ovde možete videti ko je prisustvovao događaju i uneti zapise o prisustvu.

Kartica „Dodatne informacije“

Koristite karticu "Dodatne informacije" da biste podesili tim događaja i zapisali opšte informacije, ciljeve i finansijske detalje. Ovde su navedeni sledeći odeljci:

• Dodatne informacije: Unesite osnovni opis i izložite svoje ciljeve.
• Finansije:Pogledajte i zabeležite finansijske detalje za vaš događaj. Ove vrednosti prikazuju se na grafikonima kontrolne table i u analitici, ali su namenjene samo pružanju informacija, a ne zvaničnom računovodstvu ili knjigovodstvu.
• Članovi tima događaja:Podesite svoj tim događaja dodavanjem veza saradnicima i spoljnim kontaktima koji vam pomažu da organizujete događaj. Tabela koja se ovde nalazi prikazuje ime svakog člana tima i njegovu ulogu, tako da možete lako da vidite koga treba da zovete, kao i da pronađete kontakt informacije te osobe kada su vam potrebne.

Kartica „Rezervacije soba“

Kartica "Rezervacije soba" obezbeđuje kalendar koji prikazuje sobe dodeljene trenutno prikazanom događaju i njegove sesije. Nerezervisane sobe nisu prikazane, niti događaji ili sesije bez dodeljenih soba. Ovaj kalendar je samo za čitanje, tako da ovde ne možete da kreirate nikakve sesije ili rezervacije. Više informacija:Rad sa marketinškim kalendarima.

Kartica „Stavke za oporavak“

Kartica "Stavke za oporavak" omogućava administratorima sistema da prate greške prilagođavanja, poboljšavajući proces kreiranja toka posla događaja. Ova kartica „Stavke za oporavak“ sadrži koordinatnu mrežu sa greškama u prilagođavanju i daje administratorima opcije za njihovu obradu. Za događaje, tokom registracije na veb-lokacijama događaja dolazi do tipičnih grešaka.

Nakon što izaberete redove na kartici „Stavke za oporavak“, možete da izbrišete stavke (koje će ih izbrisati iz skladišta blob objekta) ili da rešite problem i „oporavite“ bilo koju stavku koja će ponovo reprodukovati prethodno neuspelu funkcionalnost.

Belešku

Ako na kartici „Stavke za oporavak“ postoje stavke, korisnici koji nisu administratori sistema dobiće obaveštenje „Izgleda da ima nekih problema sa ovim događajem. Zatražite pomoć od administratora sistema.“

Meni „Srodno“

Meni "Povezano " obezbeđuje veze ka temama vezanim za događaje u rasponu od aktivnosti do zvučnika. Ako u povezanom meniju izaberete temu, nova privremena kartica za tu tema će se pojaviti levo od povezanog menija.

Iako možete da uređujete i čuvate stavke koje su povezane sa izabranom temom na privremenoj kartici, privremena kartica neće ostati pored povezanog menija nakon što se događaj sačuva i zatvori.

Konfigurisanje tima za događaj

Tim za događaj uključuje saradnike i spoljne kontakte koji vam pomažu da organizujete događaj. Svaki zapis događaja navodi imena i uloge svakog člana tima, kao i veze ka dodatnim informacijama, tako da možete lako da vidite koga treba da zovete, kao i da pronađete kontakt informacije te osobe kada su vam potrebne.

• Možete da prikažete i uredite listu svih članova tima koji su radili, radili ili će raditi na svim događajima tako što ćete ići na članove tima>>događaja događaja. Koristite ovu oblast da biste konfigurisali bazu podataka osoba koje su dostupne za pomoć u vezi sa raznim događajima.
• Listu članova tima povezanih sa određenim događajem možete prikazati i urediti tako što ćete pregledati>događaje>, otvoriti odgovarajući događaj i pogledati odeljak Članovi tima događaja na kartici "Dodatne informacije ". Lista na stranici "Događaji " funkcioniše isto kao lista na stranici "Članovi tima događaja ", osim što prikazuje samo članove tima koji su dodeljeni aktuelnom događaju.

Svaki zapis o članu tima može se povezati sa kontaktom ili zapisom o korisniku.

• Korisnici su osobe koje rade za vašu organizaciju i imaju Dynamics 365 licencu.
• Kontakti potiиu iz baze kontakata koja жe ukljuиiti kupce, potencijalne kupce, prodavce, partnere i druge spoljne osobe (ili interne osobe koje ne koriste Dynamics 365).

Kada kreirate novi zapis o članu tima, moći ćete da odaberete da li da ga povežete sa korisnikom ili kontaktom. Ako odaberete da zapis povežete sa kontaktom, zapis o članu tima će prikazivati relevantne informacije iz tog zapisa o kontaktu. Zapisi o korisnicima ne uključuju nikakve kontakt informacije, pa ako povežete zapis sa korisnikom, ta povezanost će se prikazivati, ali se neće učitati nikakve dodatne informacije. Zapis o članu tima takođe pruža informacije o ulozi tog člana i o događajima na kojima je radio. Članove tima možete da kreirate sa stranice "Članovi tima događaja" ili direktno iz određenog zapisa događaja.

Kada gledate prikaz liste članova tima, lista sadrži kolonu "Korisnik" i " Kontakti ", ali će samo jedna kolona prikazati vrednost. Iz liste možete da idete na zapis o korisniku ili kontaktu izborom jednog imena sa liste, ili možete otvoriti sam zapis o članu tima dvostrukim klikom na red bilo gde van imena date osobe.

Upravljanje sesijama događaja i govornicima

Glavni razlozi zašto je neki događaj primamljiv obično su sesije i govornici. Jednostavan događaj može imati samo jednu sesiju, dok konferencija obično ima nekoliko sesija tokom nekoliko dana.

Podešavanje sesija događaja i praćenja

Sesija predstavlja potkategoriju dešavanja na događaju. Svaka sesija je obično nešto poput seminara ili glavne teme, ali je koncept fleksibilan tako da možete da ga prilagodite po potrebi. Na primer, ako je vaš događaj sajam, a ne konferencija, možete koristiti sesije da biste predstavili štandove.

Velika konferencija može imati nekoliko sesija koje se istovremeno vode, a možda će imati i nekoliko numera sesije , koje organizuju više povezanih i neusaglašenih sesija do korisnici tako da učesnici mogu lako da odaberu najbolji kolosek za sebe bez potrebe da proučavaju celokupnu ponudu. Kasnije ćete moći da podesite propusnice za događaje i sesije kako biste upravljali prodajom ulaznica.

Postoje dve vrste numera: unutrašnje i spoljašnje . Koristite interna praćenja tokom faze planiranja kako biste grupisali sesije prema linijama organizacije, na primer prema resursima tima ili neophodnoj opremi. Koristite spoljna praćenja da biste grupisali sesije prema sadržaju ili korisnicima. Spoljna praćenja se objavljuju na platformama u okruženju klijenta kao što su veb-lokacije događaja i mobilne aplikacije. Po potrebi možete konfigurisati tip propusnice za svako odgovarajuće spoljno praćenje, ali se za interna praćenja propusnice ne konfigurišu. Koristite postavku " Tip numere" na vrhu obrasca da biste podesili praćenje na unutrašnji ili spoljašnji.

Koristite karticu "Dnevni red" zapisa događaja da biste prikazali i podesili numere sesija i sesija za taj događaj.

• Svaka sesija povezana je sa određenim događajem i govornikom i uključuje detalje planiranja. Sesije možete da prikažete, kreirate i uređujete pomoću prikaza kalendara ili tabele.
• Svakom praćenju možete da dodelite korisnike i nekoliko opisnih detalja, a zatim da dodate članove sesija, jednog po jednog. Sve sesije u praćenju moraju pripadati istom događaju.

Konfigurisanje i dodeljivanje govornika sesije

Koristite sledeće stranice da biste upravljali govornicima i angažovanjima govornika:

• Govornici>učesnika>događaja: Navodi sve govornike koji su dostupni za prethodne, aktuelne ili buduće događaje i omogućava vam da podesite nove zvučnike.
• Događaji>događaji>: Rad na kartici Dnevnog reda odgovarajućeg zapisa događaja za podešavanje angažovanja govornika za taj događaj. Ovde možete i da kreirate nove zapise o govornicima dok konfigurišete angažovanja govornika ako je potrebno.

Prilikom konfigurisanja angažovanja govornika, govornika povezujete sa određenom sesijom u zapisu događaja sa kojim radite. Da biste konfigurisali angažovanje govornika:

• Mora postojati zapis o govorniku.
• Ako dodeljujete sesiju, mora postojati zapis o sesiji. (Za događaje koji sadrže samo jednu sesiju, možda nemate zapis o sesiji već ćete sam događaj tretirati kao sesiju.)

Konfigurisanje propusnica za događaj

Propusnice događaja nisu podržane Customer Insights - Journeys upravljanje događajima.

Konfigurisanje prostora za događaj

Prostor je svaka fizička lokacija na kojoj možete da održite događaj ili sesiju. To može da bude jedna zgrada sa samo jednom prostorijom ili jedna od nekoliko prostorija u zgradi. Za svaki prostor možete registrovati mnoge tipove važnih detalja, uključujući ime, lokaciju, objekte, kapacitet, raspored, događaje koji će se tamo održati ili su se već održali i drugo. Nakon što konfigurišete prostor, možete mu dodeliti događaje i sesije po potrebi.

Koristite različite tipove entiteta objekata u oblasti "Upravljanje mestom>događaja " da biste hijerarhijski model lokacije događaja. Posle toga ćete moći da dodelite događaje i sesije svakom prostoru iz modela. Treba da uvrstite onoliko detalja koliko vam je potrebno, tako da za jednu zgradu sa samo jednom prostorijom ne morate da imate definisane prostorije, a za jednu prostoriju sa samo jednim rasporedom ne morate da imate definisane rasporede. Međutim, ne možete podesiti prostoriju bez zgrade niti raspored bez prostorije.

Koristite sledeće entitete da biste oblikovali prostore:

• Zgrade>za upravljanje>objektima događaja: Zgrade predstavljaju slobodne strukture koje mogu, ali i ne mogu biti podeljene u sobe.
• Prostorije>za>upravljanje mestima događaja: Sobe predstavljaju subdivizije zgrada i svaka od njih mora biti dodeljena građevinskom zapisu takođe uskladištenom u sistemu.
• Rasporedi>upravljanja>mestom događaja: Tokom događaja možete da koristite jednokrevetnu sobu za hostovanje nekoliko tipova sesija, od kojih svaka može zahtevati drugačiji raspored stolica i drugih objekata. Raspored prostorija može imati praktične posledice koje utiču, na primer, na kapacitet za sedenje. Svaki raspored mora biti povezan sa određenom prostorijom, ali možete konfigurisati neograničen broj rasporeda za svaku prostoriju.