Optimizovanje poslovnog procesa

Sada kada ste pregledali celokupni poslovni proces, pravi izazov predstavlja optimizovanje. Racionalizacijom procesa izbegava se toliko koraka da su zaposleni oduševljeni ili zbunjeni.

Nekoliko korisnih načina da se pristupi optimizaciji procesa:

• Započnite sa ciljem. Identifikujte ciljeve koje želite da postignete svojim poslovnim procesom. Ovi ciljevi treba da pruže opštu viziju vaših nada u budući proces.

• Razmislite da li se nešto može dovršiti efikasnije, jeftinije ili kvalitetnije.

• Potražite indikatore ključnih performansi da biste identifikovali šta funkcioniše dobro a šta treba poboljšati.

• Napravite korak unazad i prikupite doprinose deleći dokument postupka sa svojim timom.

• Podelite dokument postupka sa rukovodstvom kako biste dobili perspektivu višeg nivoa i obezbedili transparentnu odgovornost za svaki korak u toku procesa.

• Pogledajte svoj proces sa stanovišta korisnika ili klijenta koji bi od procesa mogli imati koristi i razmotrite načine na koje možete poboljšati njihovo iskustvo i opšte zadovoljstvo.

Nekoliko ključnih pitanja koja treba postaviti:

• Da li se preostale aktivnosti mogu odvojiti od procesa radi povećanja efikasnosti ili kvaliteta ili u cilju smanjenja troškova?

• Ako je odbačena aktivnost važna za celokupno poslovanje, da li može da radi u zasebnom poslovnom procesu?

• Da li se može poboljšati korak kako bi se cilj postigao na bolji način?

• Da li se redosled koraka može preurediti?

• Da li se koraci mogu kombinovati?

• Da li se koraci u ovom postupku mogu obavljati istovremeno?

• Možete li smanjiti broj ljudi potrebnih da izvrše postupak?

• Možete li promeniti način na koji obaveštavate sledeću osobu u postupku da bi ona brže odgovorila?

• Postoje li aspekti procesa koje možete automatizovati dalje? Kao što je:

  • Automatsko prikupljanje podataka nasuprot ručnom unosu

  • Automatske odluke na osnovu podataka

  • Automatizacija preduzetih radnji

  • Korišćenje veštačke inteligencije kao zamene za ljudsku pažnju

Napomena

Ako je zadatak obavljen u potpunosti na računaru, možete da koristite savetnika za procese da biste automatski optimizovali proces. Savetnik za procese ima mogućnosti da analizira vaš proces i vizualizuje ga na mapi procesa. Mapa procesa otkriva uska grla i metrike za vaš proces putem analitičkog izveštaja.

Primer: Optimizacija procesa izrade izveštaja o troškovima

Pregledali smo trenutni proces troškova i pronašli nekoliko očiglednih poboljšanja:

• Ukinite papir u celom procesu. (Primetili smo uštedu i uticaj na životnu sredinu kao korist od projekta.)

• Uradite sve moguće provere usaglašenosti pre nego što omogućite da se izveštaj podnese na odobrenje. (Uveliko smanjuje vreme za ponovnu obradu i završetak procesa.)

• Automatski potražite i dodajte šifre računovodstvenih računa kada se podnese izveštaj o troškovima.

• Omogućite računovodstvu da prosledi odobrene troškove u finansijski sistem bez ponovnog unošenja podataka.

• Napravite nedeljne izveštaje o troškovima automatski iz digitalnih podataka.

Šarlota razmatra dalje načine za optimizaciju postupka pregleda budžeta. A Rebeka istražuje kako bi se polugodišnja revizija mogla optimizovati korišćenjem veštačke inteligencije.

Naš predloženi optimizovani postupak izgleda kao sledeća ilustracija.

Sledeći korak: Da li je vredno automatizovati ovaj proces?

Napomena

Možete li nam reći o svojim željenim postavkama jezika u dokumentaciji? Ispunite kratku anketu. (imajte na umu da je ova anketa na engleskom jeziku)

Anketa će trajati oko sedam minuta. Ne prikupljaju se lični podaci (izjava o privatnosti).