Dizajn procesa
Kada dizajnirate automatizaciju procesa, prvi korak je da odlučite kada i šta da automatizujete. Posmatrajući poslovni proces koji trenutno imate, prvo bi trebalo da identifikujete koji deo procesa treba da automatizujete.
Identifikovanje oblasti automatizacije
Tipovi beneficija koje potencijalno možete dobiti po automatu spada u sledeće kategorije:
Dosledno primenjivanje standardizovanih poslovnih pravila
Smanjite ručni rad na procesima koji se ponavljaju
Smanjite ljudsku grešku
Odobrenja za pojednostavkaj
Sticanje efikasnosti u transakcijama visokog obima
Efikasno premeštanje podataka između sistema (smanjivanje ručnog unosa podataka)
Uvećavanje korišćenja raspoloživih resursa
Povećaj protok
Primena standardizovanih poslovnih pravila
Poslovna pravila su if/then logika koja primenjuje vaše poslovne politike. Njihova automatizacija osigurava da će ih svaki put dosledno pratiti.
U našem scenariju izveštavanja o troškovima uzorka, poslovno pravilo zahteva da, ako iznos izveštaja o troškovima premašuje $10,000, treba da ga odobri i finansijski direktor. Automatizacijom procesa, Abhay osigurava da nijedan izveštaj o troškovima visokog dolara neće skliznuti neprimećen.
Automatizovanje procesa ponavljanja
Automatizovanje procesa ponavljanja može pomoći zaposlenima da izbegnu mentalno i fizičko pregorevanje. Procesi koji se rade na isti način svaki put treba da budu visoko na vašoj listi da bi se razmotrila automatizacija.
Na primer, Abhay knjigovođa mora da prikuplja obrasce troškova i potvrde od svih. Potvrde mogu biti papirna potvrda iz restorana ili papirne fakture od dobavljača. Abhay mora ručno da skenira ove papire u PDF fajl i uskladišti ga. Abhay takođe treba da unese ono što je napisano na papiru i da ga postavi u finansijski sistem za svaki izveštaj o troškovima koji se podnese.
Smanjite ljudsku grešku
Zadaci kao što su kopiranje i lepenje vrednosti iz jednog sistema u drugi ili ključanje u podatke iz papirnih obrazaca su procesi u kojima može doći do ljudskih grešaka.
Primer za scenario izveštavanja o troškovima je mesto gde Abhay treba da nadoknadi gotovinu zaposlenom tako što će potražiti bankarske detalje zaposlenih, a zatim pristupiti bankarskom sistemu.
Dijagram koji prikazuje tok poslovnog procesa za Abhay knjigovođu. Dva koraka u procesu ("Detalji o bankarstvu zaposlenih u pronalaženju" i "Nadoknada gotovine podnosiocu zahteva") zaokružuju se crvenom bojom kako bi se ukazalo na potencijalne oblasti Power Automate u kojima automatizacija ovih koraka može da smanji ljudske greške.
Odobrenja za pojednostavkaj
Do drugačijeg tipa greške dolazi kada ljudi zaborave da izvršavaju svoje zadatke. Možete podesiti automatizaciju da biste ih podsetili da rade na zadatku ili procesu koji im je dodeljen.
Na primer, Li je podneo izveštaj o troškovima, ali Nik nije odgovorio na zahtev za odobrenje već neko vreme. Automatizacija se može podesiti tako da podseti Nika da donese odluku, pa čak i da obezbedi dugme za odgovor direktno iz opomene.
Dijagram koji prikazuje tok poslovnog procesa za Abhay knjigovođu. Proces odobravanja se menja tako da podsetnik za odobravanje bude automatizovan podešavanjem automatizacije okidača za proveru statusa. Ako je odobrenje dovršeno, automatizacija je završena; ako odobravanje nije dovršeno, podsetnik se šalje osobama koje vrše odobravanje i automatizacija opomene će se ponovo pokrenuti da bi se proverilo dok se odobravanje ne dovrši.
Sticanje efikasnosti u procesima visokog volumena
Druga oblast koju ćete možda želeti da automatizujete su procesi visokog volumena. Procesi visokog obima su procesi koji se dešavaju veoma često na dnevnoj bazi. Usko je vezana za procese koji se ponavljaju, ali je malo drugačija. Možda imate proces koji može imati samo korak ili dva koji može biti automatizovan. Međutim, ako proces mora da se obavi mnogo puta, čak i mala poboljšanja mogu imati velike uticaje.
Na primer, ako se scenario izveštavanja o troškovima drži za 1.000 prodavaca, svaki minut poboljšanja bi se izjednačio sa ušteđenim vremenom za dva radna dana. Analiza stvarnog uticaja može se uraditi pomoću funkcija analitike.
Automatizovanje unosa podataka
Možda ručno unosite podatke jer imate dva sistema koja ne razgovaraju međusobno. U našem scenariju izveštavanja o troškovima, ovde Abhay unosi podatke u računovodstveni sistem tako što ponovo unosi vrednosti iz podnetog izveštaja o troškovima.
Uvećavanje korišćenja raspoloživih resursa
Dodatni kandidati za automatizaciju su oni procesi koji se mogu voditi nezavisno od ljudske interakcije. Ovaj tip procesa nije tako lako identifikovati, tako da je najbolji način da zamislite da li postoje procesi koji mogu da se završe van normalnog radnog vremena. Takva automatizacija deluje kao "množilac" vaših ljudi i u potpunosti koristi vaše druge resurse (kao što su računari).
Automatizaciju možete koristiti i za procese kojima je potrebno previše vremena u poređenju sa ljudskom interakcijom, ali je podnošljivo ako se to uradi tokom noćnog provoda kada se ne žuri sa završetkom automatizacije. Na primer, ako osoba započne svoj dan obradom porudžbina koje su stigle preko noći, možete kreirati automatizaciju koja obrađuje porudžbine čim dođe, tako da vaš tim može da počne da ispunjava porudžbine odmah ujutru.
Povećaj protok
Slično uvećanju upotrebe raspoloživih resursa, automatizacija vam takođe pomaže da povećate protok određenog procesa. Sa ovom vrstom automatizacije, vaš trenutni proces mogu da obavljaju ljudi paralelno sa automatizacijom.
Na primer, Abhay knjigovođa je možda jedina osoba koja obrađuje izveštaje o troškovima i njihovo standardno radno vreme može biti između 9 ujutru i 6 uveče. Podešavanjem automatizacije takođe možete da obradite Power Automate izveštaje o troškovima, a samim tim i da imate i Abhay i automatizaciju za njegovu obradu, što će rezultirati većom protokom.
Primer scenarija
Kada se primene sve oblasti automatizacije, Power Automate dolenavedeni primer prikazuje kako poslovni proces izveštavanja o troškovima može biti pokriven poboljšanjima protoka, uvećavanjem raspoloživih resursa, automatizacijom stavki podataka, kao i efikasnijim odobravanjem.
