Fas ett – Visualisera
I den första fasen av införandet identifierar och prioriterar du scenarier, och lär dig mer om tillgängliga resurser medan du planerar för lanseringen. Det här steget är avgörande eftersom du anger affärsmål för att mäta hur väl införandet fungerar.
De viktigaste stegen i Visualisera-fasen är:
- Sätt samman teamet
- Definiera affärsstrategi
- Fastställ beredskap
Välj den här länken om du vill ladda ned en PDF-version av guiden för Dynamics 365-införande.
Sätt samman teamet
Du måste fastställa vem som ska delta i införandearbetet. Omvandlingen till det här nya sättet att arbeta kräver acceptans och stöd från hela företaget. Vi har identifierat fyra nyckelgrupper för teknik- och verksamhetsresultat som är viktiga för din organisation.
Varje grupp har en specifik roll vid implementeringen och bör engageras tidigt och ofta. I det här avsnittet beskrivs de specifika roller som dessa teammedlemmar har:
- Projektägare
- Framgångsansvarig
- Tidiga användare
- Förespråkare
Så här bidrar projektägare till projektets genomförande
Projektägare ska:
- Hjälpa projektteamet att identifiera och prioritera sina viktigaste affärsbehov.
- Spela en roll för att kommunicera visionen till ledare i hela organisationen.
- Aktivt delta i och använda Dynamics 365-funktionerna för att genomföra och stärka införandet.
- Främja införandeprocessen. Studier visar att 87 procent av lyckade omvandlingsprojekt hade synligt engagemang från projektägare.
Säkerställ att projektägarna förstår införandets ABC:
- A – Aktivt och synligt deltagande.
- B – Skapa en koalition med kollegor på ledningsnivå.
- C – Kommunicera direkt med medarbetare.
Framgångsansvariga och varför de är viktiga
Framgångsägare säkerställer att verksamhetsmålen uppfylls genom att hjälpa personer att använda och få ut värde av den nya Dynamics 365-lösningen.
Framgångsägare ska:
- Identifiera och engagera rätt intressenter.
- Översätta organisationens angivna affärsmål till Dynamics 365-scenarier.
- Skapa en införandeplan för att genomdriva användning och skapa värde med Dynamics 365.
- Se till att kommunikation och utbildning genomförs.
Vilka är tidiga användare?
För att få värdefulla insikter och information inför lanseringen i hela företaget är det viktigt att välja rätt deltagare till programmet för tidiga användare.
I den här listan beskrivs de typer av medarbetare som ska ingå i programmet:
- Användare från olika verksamheter och avdelningar, helst sådana som arbetar tillsammans i ett projekt eller en affärsprocess.
- Troliga förespråkare eller ledare som ska bli förespråkare under den breda lanseringen till hela organisationen.
- Användare som vanligtvis har problem med tekniken. Det är viktigt att förstå och åtgärda deras behov under lanseringen.
- Medlemmar i IT-team och supportteam som ska stödja användarna under lanseringen.
Viktigt!
Ta inte med vd eller högsta ledningen. Det kan vara lockande att be ledningen engagera sig, men genom att inte ta med dem i programmet för tidiga användare skapas en möjlighet att hantera eventuella problem innan de exponeras under lanseringen.
Vilka är förespråkare?
Förespråkare kampanjar och hjälper till att utbilda sina team om de nya arbetssätten. De skapar medvetenhet, förståelse och engagemang i hela communityn.
Förespråkare kommer att:
- Skapa den våg av entusiasm som förbättrar införandet.
- Skapa en påverkanscirkel i sina team.
- Aktivera de nya arbetssätten i alla team.
- Identifiera affärsutmaningar och möjliga lösningar.
- Ge feedback till projektteamet och projektägarna.
- Minska belastningen på kärnprojektteamet genom aktivt, kontinuerligt engagemang.
Andra teammedlemmar som ska ingå
Många personer i organisationen har viktiga ansvarsområden under lanseringen av en ny teknik. I tabellen nedan visas en sammanfattning av dessa roller. Vi har skapat en mall så att du kan identifiera och dokumentera teamet i arbetsboken för planering av införande.
| Fokus | Nätverksförenkling | Avdelning |
|---|---|---|
| Projektägare | Kommunicera en vision på hög nivå och värdet med Dynamics 365 till företaget | Verkställande ledning |
| Framgångsansvarig | Se till att affärsmålen förverkligas med Dynamics 365-lanseringen | Valfri avdelning |
| Programansvarig | Övervaka hela genomförandet av Dynamics 365-lanseringen | IT |
| Förespråkare | Hjälp till att kampanja för Dynamics 365 och hantera invändningar | Flera avdelningar |
| Utbildningsansvarig | Hantera och kommunicera utbildningsinnehåll om Dynamics 365 | IT eller annan |
| Avdelningsansvariga (intressenter) | Identifiera hur specifika avdelningar kommer att använda Dynamics 365 och uppmuntra engagemang | Valfri avdelning (ledning) |
| IT-specialister | Övervaka alla tekniska aspekter av lanseringen, inklusive integration | IT |
| Kommunikationsansvarig | Övervaka kommunikation om Dynamics 365 i hela företaget | Företagskommunikation, IT eller annan |
Kommentar
Vi rekommenderar att du har alla de här rollerna under lanseringen, men du kanske upptäcker att du inte behöver alla för att komma igång med de identifierade lösningarna. Den kompletterande Rollinformation för medlemmar i införandeteamet har fullständiga beskrivningar.
Definiera lösningsstrategi
I det här steget samarbetar du med kärnteamet för att förfina målsättningarna, identifiera viktiga affärsmål och utmaningar och börja känna igen områden där arbetsprocesserna kan förbättras. Du bör skapa en workshop för att fördjupa dig i aktuella utmaningar, strategier och mål. Workshopen ska bestå av avdelningsansvariga, verksamheter, IT och andra intressenter som kan brainstorma om hur Dynamics 365 kan användas i organisationen.
Följande frågor kan få igång konversationen:
- Hur relaterar lösningen till organisationens bredare strategi, mål och målsättningar?
- Hur påverkar den de berörda intressenternas erfarenhet och arbete?
- Hur ingår den i den bredare holistiska livscyklerna för processer, produkter eller kunder?
Identifiera scenarier
Scenarierna visar hur medarbetarna kommer att använda Dynamics 365 för att hantera affärsutmaningar och få organisatoriska, kulturella, påtagliga och enskilda införanderesultat.
Varför är scenarier viktiga?
- De gör det möjligt för teamen att förstå hur Dynamics 365 kan hjälpa dem att uppnå mer.
- De fungerar som indata och validering av medvetenheten om Dynamics 365.
- De utgör stöd för medvetenhets- och beredskapsaktiviteter genom att sätta produkter i sitt sammanhang: medarbetarna vet när och hur de ska använda dem.
Kommentar
Innehållsbiblioteket för Dynamics 365 är en samling rekommenderade användningsfall som visar idéer om hur produkterna kan användas på bästa och mest relevanta sätt. Få åtkomst till kostnadsfria webbseminarier, e-böcker, analytikerrapporter och mer i vårt innehållsbibliotek för att lära dig hur Dynamics 365 kan optimera ditt företag. Kom igång: explore.dynamics.com
Skapa scenarier för flera team och avdelningar
Använd bilden nedan för att dokumentera affärsscenarier för specifika avdelningar och för in dem i arbetsboken för planering av införande.
Definiera dina framgångskriterier
Förespråkare kampanjar och hjälper till att utbilda sina team om de nya arbetssätten. De skapar medvetenhet, förståelse och engagemang i hela communityn. Förespråkare kommer att:
- Identifiera KPI:er (Key Performance Indicators) som bör förbättras baserat på införandet av olika affärsscenarier.
- Upprätta riktmärken för KPI:er och användarnas Dynamics 365-kunskap.
- Välj kriterier som visar organisationens ledarskap vilken effekt Dynamics 365-lösningen har.
- Efter lansering använder du slutanvändarenkäterna för att mäta nöjdhet och framsteg mot dina riktmärken.
Visa exempel på KPI:er i arbetsboken för planering av införande.
Upprätta riktmärken för KPI
Välj kriterier för att visa effekten av Dynamics 365-implementeringen mot varje framgångsmått. Med hjälp av idéerna nedan och styrkortsmallar i arbetsboken för planering av införande kan du effektivt spåra och rapportera resultat.
| Framgångsmått | Metod | Exempel på mål |
|---|---|---|
| Korsförsäljning och merförsäljning Identifiera och dela möjligheter till korsförsäljning av relaterade produkter med säljteam på flera avdelningar, och en fullständig kundvy med AI-baserade rekommendationer. |
Kvantitativ Dynamics 365 Sales
|
Ny intäkt från befintliga kunder ökar från 15 till 20 procent. |
| Kostnad för betjäning Öka effektiviteten för handläggare som betjänar kunder med hjälp av billigare kanaler som robotar och utökad självbetjäning. |
Kvantitativ Dynamics 365 Customer Service
|
60 procent av kundärendena lösta med (det första) ett samtal. |
| Öka produktionskapaciteten Öka produktionen med förebyggande undvikande av problem och ökad synlighet och insikt för bättre kapacitetsplanering. |
Kvantitativ Dynamics 365 Finance
|
Öka bruttomarginalen från 50 till 60 procent genom att öka utleveransen från befintliga produktionsanläggningar. |
Fastställ beredskap
Beredskap är användarnas och organisationens villighet och förberedelser för att flytta till Dynamics 365.
Varför är scenarier viktiga här?
- Alla organisationer hanterar förändring på olika sätt, beroende på region, arbetsstil, yrkesmässig profil och andra organisationselement.
- Fastställ hur mottagliga (eller inte) användarna är för att ändra sitt arbetssätt och införa ny teknik.
- Du måste skapa en lanseringsplan som återspeglar organisationens beredskap.
Motstånd är normalt. Förutse och planera i förväg!
Beredskapsfaktorer
Det här är nyckelfaktorer som hjälper dig förstå hur förberedd organisationen är för övergången till Dynamics 365:
- Tydlig vision för företagsförändringen.
- Tydlig vision för den enskilda förändringen.
- Mängden övergripande förändring som krävs.
- Ledningens inriktning.
Använd arbetsboken för planering av införande för att bedöma organisationen.