Använda OCR för att omvandla PDF- och bildfiler till elektroniska dokument

Från PDF eller bildfiler som du får från dina handelspartner kan du låta en extern OCR-tjänst (Optical Character Recognition) skapa elektroniska dokument som du kan konvertera till dokumentposter i Business Central. När du exempelvis tar emot en faktura i PDF-format från leverantören, kan du skicka den till OCR-tjänsten från sidan Inkommande dokument.

Ett alternativ till att skicka filen från sidan Inkommande dokument är OCR-tjänsten har alternativet att skicka filen till en dedikerad e-postadress. När du sedan får tillbaka det elektroniska dokumentet skapas en relaterad inkommande dokumentpost automatiskt i Business Central.

Efter några sekunder skickar OCR-tjänsten den bearbetade filen till sidan inkommande dokumentsom en elektronisk dokument post som kan konverteras till en inköps faktura för leverantören, försäljningsfaktura, kreditnota eller en journalpost.

Eftersom OCR baseras på optisk läsning är det troligt att OCR-tjänsten tolkar tecknen i dina PDF- eller bildfiler fel första gången dokument från till exempel en viss leverantör behandlas. Det går kanske inte tolka företagslogotypen som leverantörens namn eller summan på ett kvitto kan misstolkas på grund av layouten. Du kan undvika att dessa fel vidarebefordras genom att korrigera felen i en separat version av sidan Inkommande dokument. Sedan skickar du korrigeringarna tillbaka till OCR-webbtjänsten för att utbilda den till att tolka de specifika tecknen och fält korrekt nästa gång den behandlar ett PDF eller bilddokument för samma leverantör. Mer information finns i Så här utbildar du OCR-tjänsten till att undvika fel.

Trafiken av filer till och från OCR-tjänsten bearbetas av en dedikerad Jobbkötransaktion. Denna jobbkö skapas automatiskt när du aktiverar den externa OCR-tjänsteanslutningen. Mer information finns i Skapa inkommande dokument.

Anmärkning

OCR-funktionen tillhandahålls av externa providers. Välj ett servicepaket som passar din organisation och/eller ditt land/din region. Sök efter tjänster som är kompatibla med Business Central och information om tillgängliga funktioner på AppSource.microsoft.com.

Så här skickar du en PDF- eller bildfil till OCR-tjänsten från sidan Inkommande dokument

1. Välj ikonen , ange Inkommande dokument och välj sedan relaterad länk.

2. Skapa en ny inkommande dokumentpost och bifoga filen. Mer information finns i Så här skapar du inkommande dokumentposter.

3. Markera sedan en eller flera rader på sidan Inkommande dokument och välj sedan åtgärden Skicka till jobbkö.

   Värdet i fältet OCR-status ändras till Klar. Bifogad PDF eller bildfil skickas till OCR-servicen av jobbkön enligt uppställningen, förutsatt att inga fel finns.

4. Markera alternativt en eller flera rader på sidan Inkommande dokument och välj sedan åtgärden Skicka till OCR-tjänst för att direkt skicka filer för bearbetning.

   Värdet i OCR-status fältet ändras till OCR-status ändras till Skickat, förutsatt att inga fel finns.

Så här skickar du en PDF eller bildfil till OCR-tjänstn via e-post

Vidarebefordra e-post till OCR-tjänstleverantören från ditt e-postprogram med PDF- eller bildfilen bifogad. Se OCR-tjänstleverantörens webbplats för information om e-postadress att skicka till.

Eftersom ingen inkommande dokumentpost finns för filen skapas en ny post automatiskt på sidan Inkommande dokument när du får det resulterande elektroniska dokumentet från OCR-tjänsten. Mer information finns i Så här skapar du inkommande dokumentposter.

Anmärkning

Om du arbetar med en Tablet PC eller en telefon, kan du skicka filen till OCR-servicen, så snart som du har tagit ett foto av dokumentet, eller så kan du skapa ett inkommande dokument direkt. Mer information finns i Skapa en inkommande dokumentpost genom att ta ett foto.

Så här tar du emot det resulterande elektroniska dokumentet från OCR-tjänsten

Elektroniska dokument, som skapas med OCR-tjänsten från PDF- eller bildfilen tas emot automatiskt på sidan Inkommande dokument jobbkötransaktionen som konfigureras när du aktiverar OCR-tjänsten.

Om du inte använder en jobbkö, eller om du vill ta emot ett färdigt OCR-dokument snabbare än per jobbköuppställningen, kan du välja åtgärden Ta emot från OCR-tjänst. Det kommer att få alla dokument som slutförs av OCR-tjänsten.

Anmärkning

Om OCR-tjänsten är inställd på att kräva manuell verifiering av bearbetade dokument, när fältet OCR-status innehåller Avvaktar verifiering. I så fall utför du följande steg för att logga in på OCR-tjänstwebbplatsen manuellt för att kontrollera ett OCR-dokument.

1. I fälterOCR-status väljer du hyperlinkenAvvaktar verifiering.

2. På OCR-servicewebbplatsen loggar du in med hjälp av autentiseringsuppgifter på OCR-servicekontot. Mer information finns i Så här skapar du en OCR-tjänst.

   Information för OCR-dokumentet visas med både källinnehållet av PDF- eller bildfilen och de resulterande OCR-fältvärdena.

3. Granska fältvärdena och redigera dem manuellt eller ange värden i fält som OCR-servicen har taggat som osäkra.

4. Välj OK. OCR-processen är klar och det resulterande elektroniska dokumentet skickas till inkommande dokument på sidan Inkommande dokument i Business Central, enligt jobbköuppställningen.

5. Upprepa steg 2 till 4 för alla andra OCR-dokument som ska valideras.

Du kan nu fortsätta med att skapa dokumentposter för de inlevererade elektroniska dokumenten i Business Central, manuellt eller automatiskt. Mer information finns i nästa procedur: Du kan också koppla den nya inkommande dokumentposten till det bokförda eller icke bokförda befintliga dokumentet så att källfilen är lätt att komma åt från Business Central.

Så här skapar du en inköpsfaktura från ett elektroniskt dokument som har tagits emot från OCR-servicen

Efterföljande procedur beskriver hur du skapar en inköpsfakturatransaktion från en leverantörsfaktura som tas emot som ett elektroniskt dokument från OCR-servicen. Proceduren är samma när du skapar, till exempel, en redovisningsjournalrad från ett kostnadskvitto eller från en försäljningsreturorder.

Anmärkning

Fälten Beskrivning och Nr. på de nya dokumentraderna kommer endast att fyllas i om du först har mappat text som finns på OCR-dokumentet till de två fälten i Business Central. Du kan göra den här mappningen som referenser till artikel, för dokumentrader av typartikel. Mer information finns i Använd artikelreferenser. Du kan också använda mappningsfunktionen Text-till-konto. Mer information finns i avsnittet Mappa ett inkommande dokument till en viss leverantör, redovisning eller adress.

1. Markera raden för inkommande dokument och välj sedan åtgärden skapa dokument.

En inköpsfaktura kommer att skapas av Business Central utifrån informationen i det elektroniska leverantördokumentet som du fick av OCR-servicen. Informationen infogas i den nya inköpsfakturan, baserat på mappningen som du har definierat som en referens eller mappningen text-till-konto.

Eventuella valideringsfel som vanligtvis beror på fel eller saknade data i Business Central visas på snabbfliken Fel och varningar. För mer information, se avsnittet Så här hanterar du fel vid mottagning av elektroniska dokument.

Du mappar ett inkommande dokument till ett särskilt leverantörskonto

För inkommande dokument använder du vanligtvis åtgärdenMappa text till konto för att definiera att en viss text på en leverantörsfaktura som har tagits emot från OCR-servicen mappas till en viss leverantörskonto. Framöver innebär varje del av den inkommande dokumentbeskrivningen som finns som en mappningstext att Leverantörsnummer på resulterande dokument eller journalrader av typ redovisningskonto fylls med leverantören i fråga.

Förutom fördelning eller mappning till ett leverantörskonto eller redovisningskonton kan du också mappa text till ett bankkonto. Detta alternativ är användbart till exempel, för elektroniska dokument för kostnader som redan har betalats, där du vill skapa en redovisningsjournalrad som är klar för bokföring på ett bankkonto.

1. Välj relevant dokumentrad för inkommande och välj åtgärden Mappa Text till kontot. Sidan Mappa text till konto öppnas.

2. I fältet Mappa text anger du en text som förekommer på leverantörsfakturor som du vill skapa inköpsdokument eller journalrader för. Du kan ange upp till 50 tecken.

3. I fältet Leverantörsnr anger du den leverantör som det resulterande inköpsdokumentet eller journalraden skapas för.

4. I fältet debetkontonr anger du den typ av debetkonto som ska skrivas in på färdiga dokument- eller journalrader av typen Redovisningskonto.

5. I fältet kreditkontonr anger du den typ av kreditkonto som ska skrivas in på färdiga dokument- eller journalrader av typen Redovisningskonto.

   Anmärkning

   Använd inte fälten Ursprungstyp för motkonto och Ursprungsnr för motkonto fält i samband med inkommande dokument. De används endast för automatisk betalningsavstämning. Mer information finns i Mappa text på återkommande betalningar till konton för automatisk avstämning.

6. Upprepa steg 2 till 5 för all text på inkommande dokument som du vill automatiskt vill skapa dokument för.

Så här hanterar du fel vid mottagning av elektroniska dokument

1. På sidan Inkommande dokument välj raden för ett elektroniskt dokument som tagits emot från OCR-tjänsten med fel, indikerat av Fel i fältet OCR-status.
2. På sidan Inkommande dokument väljer du åtgärden Redigera.
3. På snabbflikenFel och varningar väljer du meddelandet och väljer sedanåtgärdenÖppna relaterade poster.
4. Sidan som visar om det finns fel eller saknade data, till exempel ett leverantörskort med ett saknat fältvärde, öppnas.
5. Rätta felet eller felen som beskrivs i varje felmeddelande.
6. Fortsätt med att bearbeta det inkommande dokumentet elektroniskt genom att välja åtgärdenSkapa manuellt igen.
7. Upprepa steg 5 och 6 för alla återstående fel, tills det elektroniska dokumentet kan tas emot korrekt.

Så här utbildar du OCR-tjänsten till att undvika fel

Eftersom OCR baseras på optisk läsning är det troligt att OCR-tjänsten tolkar tecknen i dina PDF- eller bildfiler fel första gången dokument från till exempel en viss leverantör behandlas. Det går kanske inte tolka företaglogotypen som leverantörens namn eller summan på ett utläggskvitto kan misstolkas på grund av layouten. Du kan undvika sådana fel genom att korrigera uppgifterna som du får av OCR-tjänsten och skicka återkopplingen till tjänsten.

Sidan OCR-datakorrigering som öppnas från sidan Inkommande dokument visar fälten från snabbfliken Ekonomisk information i två kolumner, en med ändringsbara OCR-uppgifter och en med skrivskyddade OCR-uppgifter. När du väljer knappen Skicka OCR-feedback skickas innehållet på sidan OCR-datakorrigering till OCR-tjänsten. Nästa gång tjänsten behandlar PDF- eller bildfiler som innehåller samma uppgifter tas dina korrigeringar med för att förbättra dokumentigenkänningen.

1. Välj ikonen , ange Inkommande dokument och välj sedan relaterad länk.
2. Öppna en inkommande dokumentpost som innehåller data som har tagits emot från OCR-servicen och som du vill rätta till.
3. På sidan Inkommande dokument väljer du åtgärden Korrigera OCR-data.
4. Skriv över data i den redigerbara kolumnen för varje fält som har ett inkorrekt värde på sidan OCR-datakorrigering.
5. För att ångra korrigeringar som du har gjort sedan du öppnade sidan OCR-datakorrigering väljer du åtgärden Återställ OCR-data.
6. För att skicka korrigeringar till OCR-tjänsten väljer du åtgärden Skicka OCR-feedback.
7. Om du vill spara korrigeringarna stänger du sidan OCR-datakorrigering.

Fälten på snabbfliken Ekonomisk information på sidan Inkommande dokument uppdateras med alla nya värden som du har angett i steg 4.

Se även

Skapa inkommande dokumentposterSkapa inkommande dokumentposter direkt från dokument och transaktionerInkommande dokument
Köpa
Arbeta med Business Central

Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit