Inköp
Du skapar en inköpsfaktura eller inköpsorder för att registrera kostnaden för inköp och för att spåra leverantörsskulder. Om du vill kontrollera ett lager används inköpsfakturor också för att uppdatera lagernivåer dynamiskt, så att du kan minimera lagerkostnader och ge bättre service. Inköpskostnaderna, inklusive serviceutgifter, och lagervärde som kommer från bokföring av inköpsfakturor bidrar till vinstsiffror och övriga ekonomiska nyckeltal i rollcentret.
Du måste använda inköpsorder om din inköpsprocess kräver att du t. ex. kan registrera delleveranser av en orderkvantitet eftersom hela kvantiteten inte var tillgänglig hos leverantören. Om du säljer artiklar genom att leverera direkt från din leverantör till kunden, som en direktleverans, måste du även använda inköpsorder. För mer information finns i Utföra direktleveranser. I alla andra aspekter fungerar inköpsorder på samma sätt som inköpsfakturor.
Du kan låta inköpsfakturor skapas automatiskt, genom att använda OCR-tjänsten (optisk teckenigenkänning) för att konvertera PDF-fakturor från leverantörer till elektroniska dokument, som sedan omvandlas till inköpsfakturor av ett arbetsflöde. För att kunna använda den här funktionen måste du först utföra registrera dig för OCR-tjänsten och därefter utföra olika inställningar. Mer information finns i inkommande dokument.
Produkter kan vara både lagerartiklar och tjänster. Mer information finns i Registrera nya artiklar.
För alla inköpsprocesser kan du t. ex. inkludera ett arbetsflöde för godkännande för att kräva att stora inköp godkänns av redovisningschefen. Mer information finns i Använda arbetsflöden för godkännande.
Följande avsnitt beskriver en serie uppgifter, med länkar till de artiklar där de beskrivs.
Kom igång med inköpsfunktioner
Innan du köper varor måste du ange hur du vill hantera företagets inköpsprocesser.
| Till... | Gå till |
|---|---|
| Konfigurera de regler och värden som definierar företagets inköpsprinciper. | Konfigurera inköp |
| Registrera varje leverantör som du har köpt från ett leverantörskort. | Registrera nya leverantörer |
Inköpsanalys
I det här avsnittet beskrivs analysverktyg som du kan använda för att få insikter om dina inköpsprocesser.
| Till... | Gå till |
|---|---|
| Läs mer om funktionerna för att analysera inköpsdata. | Översikt över inköpsanalys |
| Utför ad hoc-analys av inköpsdata direkt på listsidor och frågor. | Ad hoc-analys av inköpsdata |
| Utforska inbyggda inköpsrapporter. | Inbyggda inköpsrapporter |
Offert för order till inköpsfaktura
I följande tabell beskrivs hur du använder enkla inköpsprocesser.
| Till | Gå till |
|---|---|
| Skapa en inköpsoffert för att återspegla en anbudsförfrågan från leverantören, som du senare kan konvertera till en inköpsorder. | Begär offerter |
| Skapa en inköpsfaktura för alla eller valda rader på en försäljningsfaktura. | Köpa artiklar för en försäljning |
| Skapa en inköpsfaktura för att registrera en överenskommelse med en leverantör om att köpa produkter till vissa leverans- och betalningsvillkor. | Registrera inköp |
| Lär dig hur Business Central beräknas när du måste beställa en artikel för ett visst datum. | Datumberäkning för inköp |
| Förstå vad som händer när du bokför inköpsdokument. | Bokföra inköp |
Om du behöver mer komplicerade inköpsprocesser visas i följande tabell artiklar som förklarar vad du kan göra med Business Central.
| Till | Gå till |
|---|---|
| Utför en åtgärd på en obetald bokförd inköpsfaktura som automatiskt skapar en kreditnota och antingen annullerar inköpsfakturan eller skapar den på nytt, så att du kan göra korrigeringar. | Korrigera eller makulera obetalda försäljningsfakturor |
| Skapa en inköpskreditnota för att återföra en särskild bokförd inköpsfaktura för att visa produkter som du returnerar till leverantören, och vilka belopp som du ska inkassera. | Behandla inköpsreturer eller annulleringar |
| Hantera ditt engagemang för en leverantör för att köpa stora kvantiteter som levereras i flera leveranser med tiden. | Arbeta med inköpsavropsorder |
Annullerade beställningar, återbetalningar och returer
I följande tabell beskrivs hur du hanterar annullerade order, återbetalningar och returer av varor som du köper.
| Till | Gå till |
|---|---|
| Förbered för att fakturera flera inleveranser från samma leverantör en gång genom att kombinera inleveranser på en faktura. | Kombinera inleveranser på en enda faktura |
| Konvertera till exempel elektroniska fakturor från leverantörer till fakturor i Business Central. | Ta emot och omvandla elektroniska dokument |
Andra processer inom försäljning
I följande tabell beskrivs hur du hanterar andra inköpsprocesser.
| Till | Gå till |
|---|---|
| Lösa problem när det finns två eller flera poster för samma leverantör. | Slå samman dubblettposter |
Externa dokumentnummer
I inköpsdokument och journaler kan du ange ett dokumentnummer som refererar till leverantörens nummersystem. Använd det här fältet för att registrera numret som leverantören har tilldelat ordern, fakturan eller kreditnotan. Sedan kan du använda numret om du av någon anledning behöver söka efter den bokförda posten med hjälp av detta nummer.
Fältet Ext. Dok.nr obligatoriskt på sidan Konfiguration av inköp och leverantörsreskontra anger om det är obligatoriskt att ange ett externt dokumentnummer i följande situationer:
I fältet Leverantörens fakturanr, fältet Leverantörens ordernr eller fältet Leverantörens kreditnotanr i ett inköpshuvud
I fältet Externt dokumentnr på en redovisningsjournalrad, där fältet Dokumenttyp är inställt på Faktura, Kreditnota eller Räntefaktura och fältet Kontotyp är inställt på Leverantör.
Om du markerar det här fältet kommer det inte att vara möjligt att bokföra en faktura, en kreditnota eller den typ av journalrad som beskrivits ovan utan ett externt dokumentnummer.
Det externa dokumentnumret inkluderas i de bokförda dokumenten där du kan söka på det aktuella numret. Du kan även söka med hjälp av det externa dokumentnumret när du navigerar i leverantörsreskontratransaktioner.
Olika sätt att hantera externa dokumentnummer är att använda fältet Din referens. Om du använder fältet Din referens inkluderas numret i bokförda dokument, och du kan söka efter det på samma sätt som för värden från fälten Externt dokumentnr. Fältet är dock inte tillgängligt på journalrader.
Se även
Ställa in inköp
Registrera nya leverantörer
Översikt över inköpsanalys
Hantera Leverantörsreskontra
Arbeta med Business Central
Allmänna affärsfunktioner
Starta en gratis provperiod!
Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här