Läs på engelska

Dela via


Översikt över kassahantering

I denna artikel finns en översikt över funktionen för kassahantering i Microsoft Dynamics 365 Commerce kassa (POS). Den ger också riktlinjer om hur du ställer in möjligheten att spåra kontanter för tvåsidiga transaktioner.

Anteckning

Bakgrundsinformation om möjligheterna med kassahantering i Handel finns i Hantering av skift och kassalåda.

Kassahantering är en nyckelfunktion för återförsäljare i fysiska butiker. Återförsäljare vill att deras butiker ska ha system som kan hjälpa dem att ge dig en fullständig spårning av kontanter och dess rörelse i de olika kassorna och kassörerna i en butik. De måste kunna stämma av mot eventuella skillnader och fastställa ansvarsområden.

Dynamics 365 Commerce har kontanthanteringskapacitet i sitt kassaprogram. En butik har två alternativ för kassahantering:

  • Ensidiga kassatransaktioner – Det här alternativet gör att butikerna kan stämma av kontanter för en butik, men de kan inte exakt fastställa ansvarstagande vid en kassaavvikelse. När en ensidig kontanttransaktion har körts krävs ingen ytterligare åtgärd eftersom den betraktas som sluFörd.
  • Tvåsidiga kontanttransaktioner – Detta alternativ gör det möjligt att spåra kontanter, vilket framtvingar tvåsidiga kassatransaktioner och ökar ansvarstagandet för alla kontanFörflyttningar. När en kassör uFör en åtgärd (t.ex. Borttagning av betalningsmedel) måste den andra kassören som tar emot pengar stämma av åtgärden för att säkerställa att transaktionsbeloppet är korrekt.

Ställa in funktioner för spårning av kontanter

Följ dessa steg för att ställa in de nya funktionerna för spårbarhet genom konfigurera funktionsprofilen för butikerna.

  1. I Commerce headquarters, gå till Butik och Handel > Kanalinställningar > Kassainställningar > Kassaprofiler > Funktionsprofiler.
  2. Välj en funktionsprofil som är kopplad till butikerna som du vill ställa in funktioner för kassaspårbarhet för.
  3. På snabbfliken funktioner i funktionsprofilen under avancerad kassahanterng, ange alternativet aktivera kassaspårbarhet till Ja.

Anteckning

Om du vill använda spårningsfunktionen för kontanter måste du först ställa in ett eller flera kassaskåp för butiken. De här inställningarna måste göras eftersom systemet förväntar sig att ett kassaskåp väljs för åtgärderna Stäm av startbelopp och Lämna pengar i kassaskåp .

Ställ in ett kassaskåp

Du kan definiera och hantera flera kassaskåp för en butik.

Så här ställer du in ett kassaskåp i Commerce headquarters.

  1. Gå till Retail och Commerce > Kanaler > Butiker > Alla butiker.
  2. I fältet Butikskanal-ID, välj butikskanal-ID för butiken som du vill konfigurera ett kassaskåp för.
  3. I åtgärdsfönstret, på fliken Ställ in i gruppen Konfigurering, markerar du Kassaskåp.
  4. Välj Deklaration av kassaskåp på sidan Ny.
  5. Ange ett namn för kassaskåp i fältet Namn.
  6. Upprepa steg 4 och 5 för varje ytterligare kassaskåp där du vill lägga till.
  7. Kör sedan distributionschemajobb 1070 kanalkonfiguration för att synkronisera de konfigurationer av kassaskåp till kanaldatabasen.

Hur kassahantering hanteras när funktionen för kassaspårbarhet är aktiverad

Kassahantering hanteras på följande sätt när funktionen för kassaspårbarhet är aktiverad:

  • En användare som ombeds att Stäm av startbelopp måste ange kontantkällan. Användaren kan söka efter de tillgängliga kassaskåpen som definieras i butiken. De kan sedan välja kassaskåpet som kontanterna tas ut ur så att de kan föras in i registret.
  • En användare som kör en åtgärd Borttagning av betalningsmedel uppmanas att välja från en lista över öppna transaktioner för växelpost. Om motsvarande växelpost inte finns i systemet kan användaren skapa en icke-kopplad borttagnings tansaktion för betalningsmedel.
  • En användare som kör en åtgärd Växelpost uppmanas att välja från en lista över öppna transaktioner för borttagning av betalningsmedel. Om motsvarande borttagning av betalningsmedel inte finns i systemet kan användaren skapa en icke-kopplad växelposttransaktion.
  • En användare som lämnar pengar i ett kassaskåp uppmanas att välja det kassaskåp där kontanterna lämnas.

Transaktion för avstämning

När en användare väljer att stänga ett skift, validerar systemet att det inte finns några ej avstämda kassahanteringstransaktioner i skiftet. Ett skift kan stängas om det finns ej avstämda transaktioner.

Transaktioner kan stämmas av automatiskt av systemet eller manuellt av användaren.

Automatisk transaktion för avstämning

Automatisk transaktion för avstämning sker när systemet automatiskt stämmer av transaktioner efter att specifika åtgärder har vidtagits.

Till exempel uFör en användare en kontanthanteringsåtgärd (som Borttagning av betalningsmedel) in skift A för att skicka 20 $ till skift B. När användaren i skift B uFör en åtgärd för Växelpost och väljer transaktionen stäms de två transaktionerna av automatiskt.

Manuell transaktion för avstämning

Manuell transaktion för avstämning krävs när automatisk transaktion för avstämning inte sker.

För det föregående exemplet, om användaren i skift B inte uFör åtgärden Växelpost eller inte väljer rätt transaktion under Växelpost, åtgärden för att ta bort betalningsmedel förblir ej avstämd och kräver manuell avstämning.

Om du vill göra en manuell avstämning inom ett skift eller mellan skift kan användare som har den nödvändiga behörigheten uFöra åtgärden Hantera skift. Vyn Hantera skift gör det enkelt att visa skift som har ej avstämda transaktioner. Användaren kan välja ett skift och sedan välja Stäm av för att visa en lista med avstämda och ej avstämda transaktioner på separata flikar. Användaren kan sedan antingen välja ej avstämda transaktioner och stämma av dem, eller välja tidigare avstämda transaktioner och stämma av dem. Under avstämningen, om den valda transaktionen inte balanserar, måste användaren ange en beskrivning av orsaken till den obalanserade avstämningen. Användarna kan fortsätta att stämma av och avstämma av transaktioner tills skiftet stängs. När ett skift har stängts kan transaktionerna inte avstämmas.

Hantering av kassaskåp

I Dynamics 365 Commerce kan kassaavstämning endast göras på skiftnivå. Om du vill hantera kontanter i ett kassaskåp måste du hantera kassaskåpet via ett skift.

Viktigt

Säker hantering kräver en dedikerad kassa som inte används för några försäljningstransaktioner.

Exempel på affärsprocess för kassahantering som använder ett kassaskåp

Följande exempel beskriver den affärsprocess för kassahantering som använder ett kassaskåp.

I början av dagen stämmer butikschefen av startbeloppet i kassaskåpet. Här följer butikschefens steg.

  1. Öppna ett skift på den dedikerade kassaapparaten för kassaskåpet.
  2. Gå till åtgärden Hantera kassaskåp välj ett kassaskåp och välj sedan Stäm av startbelopp.
  3. Ange belopp och välj sedan Spara.

När kassören är klar att börja dagen öppnar de skiftet och hämtar startbeloppet från kassaskåpet via butikschefen. Här är stegen som kassören och butikschefen måste följa.

  1. Kassören öppnar skiftet på en kassa (till exempel skift A).
  2. Butikschefen går till Hantera kassaskåp i den dedikerade kassan för kassaskåpet, uFör åtgärden Borttagning av betalningsmedel och väljer rätt belopp och skift för borttagningen. Det är viktigt att skiftet öppnas i kassan som pengarna från kassaskåpet förs över till.
  3. Kassören tar emot pengar, uFör åtgärden Stäm av startbelopp i kassaapparaten och väljer transaktionen som skapades tidigare för att återspegla startbeloppet. Dessa åtgärder utlöser den automatiska avstämningen av de två transaktionerna.

Kassören kör sedan vanliga försäljningstransaktioner under dagen.

När kontanter i kassalådan är ovanför den definierade gränsen meddelas kassören om den kassaöverskott som finns och lämnar i kassaskåp. Här är stegen som kassören och butikschefen måste följa.

  1. Kassören ger butikschefen pengar. Alternativt släpper kassan pengarna i kassaskåpet genom att välja Lämna pengar i kassaskåp, ange beloppet och välj kassaskåpet att lägga pengarna i.
  2. Butikschefen räknar pengarna och går sedan till åtgärden Hantera kassaskåp i den dedikerade kassan för kassaskåpet.
  3. Butikschefen väljer kassaskåpet, väljer Växelpost och markerar sedan transaktionen som skapades tidigare. Dessa åtgärder utlöser den automatiska avstämningen av de två transaktionerna.

Mot slutet av dagen lägger kassören hela beloppet från kassalådan i kassaskåpet, stämma av betalningsbeloppet och stänger skift dolt. Här följer kassörens steg.

  1. Välj Lämna pengar i kassaskåp, ange beloppet och välj kassaskåpet som du vill lämna in pengar i.
  2. Välj Kassaavstämning och välj 0 (noll) som belopp.
  3. Välj Stäng skift dolt för att avsluta skiftet.
  4. Lämna pengarna till butikschefen eller lägg dem i kassaskåpet.

Chefen stämmer av den sista kassaskåpstransaktionen, sätter in på bank och stänger båda skiften (kassörens skift och skift för kassaskåpet). Här följer butikschefens steg.

  1. Gå till åtgärden Hantera kassaskåp i den dedikerade kassan för kassaskåpet.
  2. Välj ett kassaskåp, välj Växelpost och markerar sedan transaktionen som skapades tidigare. Dessa åtgärder utlöser den automatiska avstämningen av de två transaktionerna.
  3. För det valda kassaskåpet, välj Sätta in på bank och välj sedan de pengar som måste sättas in på banken.
  4. Avsluta operationen Hantera kassaskåpet och välj sedan Kassaavstämning för att stämma av saldot i kassaskåpet.
  5. Gå till åtgärden Hantera skift, välj det skift som har stängts dolt för kassören och stäng sedan skiftet. Skiftet på den dedikerade kassan för kassaskåpet visar nu en ej avstämd transaktion (Stäm av startbelopp) som uFörts för kassaskåpet. Eftersom du förväntas lägga till pengar från en extern källa (till exempel en bank) kan den här transaktionen inte stämmas av automatiskt. Det måste stämmas av manuellt. Butikschefen väljer den ej avstämda transaktionen och stänger sedan skiftet.

Viktiga anteckningar om säker hantering

  • Pengar som lämnas kvar i kassaskåpet när dagen är slut, förs inte automatiskt över till nästa dag. Butikschefen måste stämma av startbeloppet i kassaskåpet följande dag.
  • För alla kassaskåpsrelaterade åtgärder måste användaren använda åtgärden Hantera kassaskåp . Det finns inget annat sätt att välja kassaskåpet som kontanttransaktionerna registreras för. Åtgärderna Stäm av startbelopp, Växelpost, Borttagning av betalningsmedel och Bankinsättning måste uFöras i samband med åtgärden Hantera kassaskåp.
  • Innan skiftet som är kopplat till kassaskåpet kan stängas måste användaren uFöra åtgärden Kassaavstämning i den dedikerade kassaapparaten för kassaskåpet. Denna åtgärd är den enda som inte förekommer i ett kassaskåp. Därför är det inte tillgängligt i åtgärden Hantera kassaskåp. Om samma kassa används för att hantera flera kassaskåp, ska kassaavstämning vara summan av pengar i alla dessa kassaskåp.
  • Åtgärden Stäm av startbelopp på kassaskåpet stäms inte av automatiskt. Det måste stämmas av manuellt.
  • Åtgärden Stäm av startbelopp är tillgänglig på två nivåer i Hantera kassaskåp: skiftnivå och kassaskåpsnivå. Om användaren vill stämma av startbeloppet för ett kassaskåp i den dedikerade kassan för det kassaskåpet måst användaren först kära åtgärden Stäm av startbelopp i Hantera kassaskåp. Åtgärden Stäm av startbelopp på skiftnivå kan användas om det finns några ytterligare pengar i kassalådan som är kopplade till den kassan.
  • Om du vill överföra pengar i båda riktningarna mellan ett kassaskåp och ett skift måste skiftet öppnas i kassan där du skickar eller tar emot pengar. I föregående exempel för hantering av kassaskåp, skift A måste vara öppet innan pengarna kan överföras från kassaskåpet till den kassan.
  • Om funktionen för kassaspårning är aktiverad kan användaren lämna pengar i kassaskåp genom att välja en typ av betalningsmedel i en transaktion. Om kassalådan innehåller flera betalningsmedel (till exempel kontanter i amerikanska dollar [USD], kontanter i kanadensiska dollar [CAD] och check), måste användaren lämna pengar i kassaskåp per betalningsmedelstyp.
  • Systemet stöder bokföring av lämna pengar i kassaskåp och bankinsättningar till lämpliga huvudbokskonton (GL), enligt definitionen på Betalningsmedel i Commerce headquarters (Butik > Betalningsmetod > Betalningsmedel). När åtgärden Bankinsättning används för att flytta pengar från kassaskåpet till banken, minskas huvudboken för lämna pengar i kassaskåp och ökas huvudboken för bankinsättning. Även om belopp som läggs in i kassaskåpet registreras i huvudboken för lämna pengar i kassaskåp, men pengar som flyttas ut från kassaskåpet uppdateras inte i denna huvudbok. Andra kontanthanteringstransaktioner (t.ex. Växelpost och Borttagning av betalningsmedel) är inte registrerade i någon specifik huvudbok.

Ekonomisk avstämning i butik

När kontanthanteringstransaktioner behandlas i huvudkontoret, parametrarna som definieras i avsnittet Utdrag/stängning på sidan Alla butiker används för att uFöra validering av dessa transaktioner. Om användaren aktiverar funktionen för ekonomisk avstämning i huvudkontoret, ser kassaanvändaren resultatet av valideringarna i kassan när de försöker stänga skiftet.

Följ dessa steg för att ställa in funktionen för finansiell avstämning i administration.

  1. I arbetsytan Funktionshantering aktiverar du funktionen Butiksutdrag – Indroppning.
  2. I kassafunktionsprofilen för den aktuella butiken anger du alternativet Aktivera ekonomisk avstämning i butiken till Ja.

För mer information om funktionen för ekonomisk avstämning, se Ekonomisk avstämning i butik.

Kontanthantering för flera valutor

Återförsäljare kan konfigurera kassan för att acceptera de flera valutorna som betalning för en transaktion, men normalt kan ändringen som returneras endast tillhandahållas i butikens standardvaluta.

Till exempel konfigurerar en återförsäljare sin amerikanska butik med amerikanska dollar (USD) som standardvaluta, men en kund betalar för en transaktion med euro (EUR). Alla förändringar som returneras för transaktionen kan endast tillhandahållas i butikens standardvaluta USD. I det här scenariot skulle kassalådan i början av arbetsdagen bara innehålla USD, men i slutet av arbetsdagen skulle kassalådan innehålla flera valutor (USD och EUR).

Vissa återförsäljare väljer att förbättra sin kassan för att göra det möjligt för kassörer att returnera växelpengar i den angivna valutan, men för att göra det krävs kontanthanteringsåtgärder som Deklarera startbelopp, Hantera betalningsmedel och Ta bort betalningsmedel för att även stödja utländska valutor så att återförsäljarna kan redogöra för valutarörelser över olika transaktioner.

Med Commerce version 10.0.38 stöder alla kontanthanteringsåtgärder utländska valutor utöver en butiks standardvaluta.

Följ dessa steg för att konfigurera att tillåta kontanthantering över flera valutor för att spåra valutarörelser över olika transaktioner.

  1. I Commerce headquarters går du till Butik och handel > Kanaler > Butiker > Alla butiken.
  2. Välj den butik som du vill tillåta kontanthantering för i flera valutor.
  3. Välj fliken Konfigurera och välj sedan Kontantdeklaration för att öppna de valörer som stöds i olika valutor för butiken, som visas i följande exempelbild. Lägg till valörer för valutorna
  4. Lägg till de nödvändiga valörerna för valutorna som ska spåras tillsammans med butikens standardvaluta.
  5. Gå till butiksinformationsformuläret och ställ in konfigurationen Starta beloppsberäkning till Summa, som visas i följande exempelbild. Konfiguration av starta beloppsberäkning på butiksinformationsformuläret
  6. Kör jobbet 1070 – Kanalkonfiguration.
  7. Navigera till kassan för den butik som du vill tillåta kontanthantering för i flera valutor.
  8. Kör åtgärden Deklarera startbelopp.
  9. Välj Räkna för att öppna de valörer som stöds.
  10. Välj filtersymbolen, välj önskad valuta, ange startbeloppet och välj sedan Spara.
  11. Upprepa ovanstående process för att lägga till startbeloppet för alla önskade valutor. Konfigurationen som beskrivs i steg 5 säkerställer att de olika beloppen över flera valutor läggs till för att beräkna startbeloppet. Endast ett valutabelopp kan läggas till per transaktion, så att försöka lägga till startbelopp för flera valutor i en enda transaktion kommer att resultera i ett fel. Liknande erfarenheter är tillämpliga på åtgärderna Hantera betalningsmedel och Ta bort betalningsmedel.
  12. Under arbetsdagen kan du ta bort valutasaldot från kassalådorna genom att använda åtgärderna Lämna pengar i kassaskåp och Bankinsättning .
  13. I slutet av arbetsdagen kan du använda åtgärden Avstämning av betalningsmedel för att registrera summan för alla valutor. Åtgärden Avstämning av betalningsmedel stöder registrering av data över flera valutor i en enda transaktion, så det är inte nödvändigt att registrera summan en valuta i taget.