Översikt över att arbeta med affärsprocessflöden

Det här ämnet gäller för Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Om du är inlineanvändare, se då Flödesöversikt för affärsprocesser i Power Automate-dokumentationen.

Du kan hjälpa till att säkerställa att användare anger data konsekvent och gör på samma sätt varje gång de arbetar med kunden genom att skapa en affärsprocessflöde. Till exempel kan du skapa ett affärsprocessflöde om du vill att alla ska hantera kundtjänstärenden på samma sätt, eller för att kräva att personalen får ett godkännande för en faktura innan du skickar en beställning. Affärsprocessflöden använder samma underliggande teknik som andra processer men ger dig tillgång till möjligheter som skiljer sig mycket från andra funktioner som använder processer. Information om hur du skapar eller redigerar ett affärsprocessflöde finns i skapa en affärsprocessflödet.

Se en kort video (4:49) om affärsprocessflöden.

Varför använda affärsprocessflöden?

Affärsprocessflöden ger dig en guide att få jobbet gjort. De ger en förenklad användarupplevelse som leder användarna genom de processer som organisationen har definierat för interaktion och som behöver leda fram till en slutsats av något slag. Den här användarupplevelsen kan skräddarsys så att personer med olika säkerhetsroller kan få en upplevelse som bäst passar det arbete de utför.

Använd affärsprocessflöden för att definiera en uppsättning steg som användarna kan följa för att ta dem till ett önskat resultat. Dessa steg har en visuell indikator som visar användarna var i affärsprocessen de befinner sig. Affärsprocessflöden minskar behovet av utbildning, eftersom nya användare inte behöver fokusera på vilken entitet de ska använda. De kan låta processen hjälpa dem. Du kan konfigurera affärsprocessflöden för att stödja vanliga försäljningsmetoder som kan hjälpa dina försäljningsgrupper att uppnå bättre resultat. Vad gäller tjänstgrupper kan affärsprocessflöden hjälpa ny personal att snabbt få upp till hastigheten och undvika misstag som kan leda till missnöjda kunder.

Vad kan affärsprocessflöden göra?

En definition för affärsprocessflöde representeras som en anpassad entitet och en instans av en process sparas som en post i den entiteten. Varje post är kopplad till en datapost (till exempel ett konto, en kontaktperson, ett lead eller ett affärstillfälle) och, vid processer med flera entiteter, med en post för varje deltagande entitet.

Affärsprocessflöden ger dig möjlighet att definiera en uppsättning stadier och steg som sedan visas i en kontroll överst i formuläret.

Varje stadium innehåller ett grupp med steg. Varje steg motsvarar ett fält där data kan anges. Användarna går vidare till nästa stadium med hjälp av knappen Nästa stadium. Du kan göra ett steg obligatoriskt så att användarna måste ange data för motsvarande fält innan de kan fortsätta till nästa stadium. Detta kallas vanligtvis för "stage-gating".

Affärsprocessflöden uppträder relativt enkelt jämfört med andra typer av processer eftersom de inte tillhandahåller någon villkorlig affärslogik eller automation utöver att ge en effektiv upplevelse för datainmatning och styrning av inmatningen i olika stadier. När du kombinerar dem med andra processer och anpassningar kan de dock spela en viktig roll genom att spara tid för användarna, minska kostnaderna för utbildning och öka användarnas acceptans.

Det finns ett antal färdiga affärsprocessflöden tillgängliga. Mer information: Lägga till affärsprocesser som är klara att använda

Affärsprocessflöden som är integrerade med andra anpassningar

När du eller dina användare registrerar data med hjälp av affärsprocessflöden tillämpas ändringarna av data också på formulärfält så att all automation som tillhandahålls av affärsregler eller formulärskript kan användas omedelbart. Steg kan läggas till för att ange värden för fält som inte finns i formuläret, och dessa fält kommer då att läggas till i den Client API-objektmodell som används för formulärskript. Alla arbetsflöden som initierats av ändringar för fält som ingår i ett affärsprocessflöde kommer att användas när data i formuläret sparas. Om automatiseringen används av ett realtidsarbetsflöde blir ändringarna omedelbart synliga för användaren när data i formuläret uppdateras när posten sparas.

Även om affärsprocessflödeskontrollen i formuläret inte ger någon direkt programmeringsmöjlighet på klientsidan tillämpas ändringar av affärsregler eller formulärskript automatiskt för affärsprocessflödeskontroller. Om du döljer ett fält i ett formulär döljs också fältet i affärsprocessflödeskontrollen. Om du anger ett värde med hjälp av affärsregler eller formulärskript kommer värdet att anges i affärsprocessflödet.

Samtidiga affärsprocessflöden

Med samtidiga affärsprocessflöden kan anpassare konfigurera flera affärsprocesser och associera dem med samma startpost. Användare kan växla mellan flera processer som körs samtidigt, och återuppta sitt arbete vid det stadiet i processen som de befann sig på.

Affärsprocessflöden för system

Följande affärsprocessflöden ingår. Granska dessa affärsprocessflöden för att förstå hur affärsprocessflödena fungerar:

• Lead till försäljningsprocess för affärsmöjlighet

• Försäljningsprocess för affärsmöjlighet

• Telefon till ärendebehandling

Flera entiteter i affärsprocessflöden

Du kan använda ett affärsprocessflöde för en enskild entitet eller över flera entiteter. Du har kanske t.ex. en process som börjar med en affärsmöjlighet och sedan fortsätter till en offert, en order och en faktura innan du slutligen återvänder för att stänga affärsmöjligheten.

Du kan utforma affärsprocessflöden som knyter samman poster för upp till fem olika entiteter i en enda process så att personer som använder appen kan fokusera på sina processflöden snarare än vilken entitet de arbetar i. De kan då enklare navigera mellan relaterade entitetsposter.

Multipla affärsprocessflöden finns tillgängliga för en entitet

Inte alla användare i en organisation kan följa samma process och olika förhållanden kan kräva att en annan process tillämpas. Du kan ha upp till 10 aktiva affärsprocessflöden per entitet för att tillhandahålla lämpliga rutiner för olika situationer.

Styr vilka affärsprocessflöden som ska användas

Du kan associera affärsprocessflöden med säkerhetsroller så att bara personer med dessa säkerhetsroller kan se eller använda dem. Du kan också ange ordningen för affärsprocessflödena så att du kan styra vilka affärsprocessflöde som ska anges som standard. Om du vill ange affärsprocessflödets ordning öppnar du en affärsprocessflöde i designverktyget och väljer sedan Orderprocessflöde i kommandofältet. Välj upp- och nedpilarna för att flytta affärsprocessflödena i den ordning du vill.

När en användare skapar en ny entitetspost filtreras listan över tillgänglig aktiva affärsprocessdefinition av användarens säkerhetsroll. Den första aktiverade affärsprocessdefinitionen som finns tillgänglig för användarens säkerhetsroll enligt processorderlistan är den som tillämpas som standard. Om det finns fler än en definition av affärsprocess kan användare läsa in en annan från dialogrutan Växla process. När processer växlas kommer den som för närvarande återges gå till bakgrunden och ersätts med den valda men behåller sitt läge och kan växlas tillbaka. Varje post kan ha flera processinstanser associerade (var och en för en annan definition av affärsprocessflöde, upp till totalt 10). När formuläret läses in återges endast ett affärsprocessflöde. När en användare använder en annan process kan den processen endast läsas in som standard för en viss användare.

För att säkerställa att en affärsprocess läses in som standard för alla användare (beteende som "fäster" processen), en anpassade klient-API-skript (webbresurs) kan läggas till formuläret läses in som specifikt läser in en befintlig affärsprocessinstans utifrån affärsprocessdefinition-ID.

Privilegier för affärsprocessflöde

Varje enskild definition för affärsprocessflöde som motsvarar en anpassad entitet omfattar med en egen uppsättning privilegier som kan redigeras inom ramarna för en säkerhetsroll, precis som med alla andra system- eller anpassade entiteter. Du kan ange privilegierna i fliken Affärsprocessflöden för en säkerhetsroll.

Du kan tilldela följande privilegier för ett affärsprocessflöde:

• Skapa: Gör det möjligt att skapa en instans av affärsprocessflödet, vilket sker samtidigt som du skapar en ny post.
• Läs: Låter dig visa affärsprocessflödet för en post som skapats.
• Skriv: Gör det möjligt att uppdatera affärsprocessflödet. Till exempel att ändra status och navigering.
• Ta bort: Gör det möjligt att ta bort en instans, till exempel när en post tas bort.
• Lägg till: Möjliggör navigering över flera entiteter från en entitet. Till exempel entiteten Lead i affärsprocessflödet Lead till försäljningsprocessen för affärsmöjlighet.
• Lägg till i: Möjliggör navigering över flera entiteter till en entitet. Till exempel entiteten Affärsmöjlighet i affärsprocessflödet Lead till försäljningsprocessen för affärsmöjlighet.

Kommentar

Som standard kan endast säkerhetsrollerna Systemadministratör och Systemanpassare ha åtkomst till samtliga affärsprocessflöden.

Att tänka på med affärsprocessflöden

Du kan endast definiera affärsprocessflöden för de entiteter som stöds. Du måste vara medveten om begränsningarna för antalet processer, stadier och steg som kan läggas till.

Affärsprocessflöden som anropar ett arbetsflöde

Nu kan du anropa affärsflöden på begäran från insidan av ett affärsprocessflöde. Du kan konfigurera detta från det nya affärsprocessflödesdesignern genom att dra en arbetsflödeskomponent till ett processtadie eller i avsnittet för globala arbetsflöden. Mer information om hur du använder arbetsflöden i affärsprocessflöden finns i Blogg: Automatisering av affärsprocesser i Dynamics 365 for Customer Engagement.

När du använder ett arbetsflöde som du vill ska aktiveras på Slut på stadium i ett stadium i ditt affärsprocessflöde och att det stadiet är det sista stadiet i flödet ger det designern intryck av att arbetsflödet ska startas när det stadiet slutförs. Arbetsflödet kan inte aktiveras eftersom en stadiumövergång inte utförs. Du får inte en varning eller ett fel som hindrar dig från att inkludera arbetsflödet i stadiet. När en användare interagerar med affärsprocessflödet, leder avslut eller avbrytande av processen inte till en stadiumövergång och därför aktiveras inte arbetsflödet. Föreställ dig följande exempel:

• Du skapar ett affärsprocessflöde med två stadium, S1 ansluter till S2 med ett arbetsflöde på stadium S2 och anger en utlösare till Slut på stadium.

• Du skapar ett affärsprocessflödet med tre stadium, S1 ansluter till S2 och S2 växlar till S3. Du inkluderar ett arbetsflöde för S2 och anger en utlösare till Slut på stadium.

  Arbetsflödet kommer inte att utlösas i något av fallen. För att lösa problemet kan du lägga till ett globalt arbetsflöde och lägga till det arbetsflöde som du vill ska utlösas till den så att arbetsflödet utlöses för affärsprocessen i stället för ett stadium i processen. Du kan ange utlösare för ett globalt arbetsflödet till Övergiven process eller Slutförd process för att göra så att arbetsflödet utlöses när användaren överger eller slutför affärsprocessen.

Entiteter som kan använda affärsprocessflöden

Endast entiteter som använder uppdaterade formulär kan använda affärsprocessflöden. Detta inkluderar anpassade entiteter och följande systementiteter:

• Konto

• Avtalad tid

• Kampanj

• Kampanjaktivitet

• Kampanjsvar

• Konkurrent

• Kontakt

• E-post

• Berättigande

• Fax

• Ärende

• Faktura

• Lead

• Brev

• Marknadsföringslista

• Affärsmöjlighet

• Telefonsamtal

• Produkt

• Prislistepost

• Offert

• Återkommande avtalad tid

• Dokumentation

• Social aktivitet

• Ordning

• Användare

• Uppgift

• Team

  Aktivera en anpassad entitet för affärsprocessflöden genom att markera kryssrutan Affärsprocessflöden (fälten skapas) i entitetsdefinitionen. Observera att du inte ångra den här åtgärden.

Kommentar

Om du navigerar till det stadium i affärsprocessflödet som innehåller Social Activity-entiteten och väljer knappen Nästa stadium visas alternativet Skapa. När du väljer Skapa läses formuläret Social aktivitet in. Eftersom Social Activity emellertid inte är giltigt för Create från appens användargränssnitt kan du inte spara formuläret, och felmeddelandet "Oväntat fel" visas.

Maximalt antal processer, stadier och steg

För att säkerställa godtagbara prestanda och användbarhet av användargränssnittet finns det vissa begränsningar som du behöver tänka på när du planerar att använda affärsprocessflöden:

• Det får inte finnas fler än 10 aktiverade affärsprocessflödesprocesser per entitet.

• Varje process får innehålla högst 30 stadier.

• Processer med flera entiteter får innehålla högst fem entiteter.

Support för entitetsanpassning för affärsprocessflöden

Entiteter i affärsprocessflöden visas i systemen så att data för entitetsposter kan göras tillgängliga i rutnät, vyer, diagram och instrumentpaneler.

Använda entitetsposter i affärsprocessflöden med rutnät, vyer, diagram och instrumentpaneler

Om affärsprocessflöden är tillgängliga som en entitet kan du nu använda avancerade sökningar, vyer, diagram och instrumentpaneler från flödesdata i affärsprocessflöden för en viss entitet, till exempel ett lead eller en affärsmöjlighet. Systemadministratörer och anpassare kan skapa anpassade rutnät, vyer, diagram och instrumentpaneler för affärsprocessflöden liknande dem som skapats med valfri annan entitet.

Affärsprocessflöden, till exempel Försäljningsprocess för lead till affärsmöjlighet, visas som en anpassningsbar entitet i lösningsutforskaren.

För att nå en standardvy för affärsprocessflöde, öppna lösningsutforskaren genom att expandera Entiteter>, expandera önskad process, till exempel Lead till affärsmöjlighet till försäljningsprocess, välj Vyer och välj sedan den vy som du vill använda.

Flera standardvyer finns tillgängliga som du kan visa som ett diagram, till exempel vyn Försäljningsprocess för affärsmöjlighet.

Begränsningar vid användning av affärsprocessflödesentiteter

För närvarande kan du inte skapa anpassade formulär för entiteter baserade på ett affärsprocessflöde.

Se även

Se en kort video (4:49) om affärsprocessflöden.
Lägga till affärsprocesser som är klara att använda
Skapa ett affärsprocessflöde
Förbättra affärsprocessflöden med förgrening
White paper: Processaktivering med Dynamics 365 for Customer Engagement
Skapa anpassad affärslogik genom processer
Arbetsflödesprocesser
Åtgärder – översikt