Planera för engångsleverantörer i offentlig sektor
I den här artikeln beskrivs hur du förbereder dig för att importera och skapa flera engångsleverantörer och fakturor.
Om du planerar att massimportera leverantörs- och fakturainformation skapar du vanligtvis först en datafil i kalkylbladsformat och sparar den i CSV-format (kommaseparerade värden).
- Eftersom kommatecken används för att avgränsa fälten i en CSV-fil ska du inte använda kommatecken i texten i en post. Om du till exempel vill ange företagsnamnet "Svensson, Svensson och Svensson" skriver du det som Svensson och Svensson.
- Om du inte anger värden för fälten på den här sidan använder de nyskapade leverantörskontona värden från den engångsleverantörsprofil som refereras till på sidan Parametrar för leverantörsreskontra. Om betalningsmetoden till exempel är inställd på Sök efter engångsleverantörsprofilen på sidan Parametrar för leverantörsreskontra, kommer den betalningsmetoden också att anges för de engångsleverantörer som du lägger till.
- Nummerserien Leverantörsreskontra för engångsleverantörer används för att tilldela engångsleverantörskonton och får inte ställas in på Kontinuerlig för den här tjänsten. Fakturor genereras i utkasttillstånd. Innan du skapar betalningsförslag för betalning måste du bokföra fakturorna.
Följande tabell visar de fält som importfilen måste innehålla. Varje fältetikett motsvarar en kolumnrubrik i ett kalkylblad och varje kalkylbladsrad innehåller data för varje tillämplig kolumn.
Avsnittet Leverantör
| Fält | Information |
|---|---|
| Posttyp | Person eller organisation |
| Förnamn | (Om posttypsvärdet är Personen) |
| Mellannamn (valfritt) | (Om posttypen är Personen) |
| Efternamn | (Om posttypen är Personen) |
| Leverantörsnamn | (Om posttypen är Organisation) |
| Grupp | Högst tio tecken |
| Land/region | Högst tio tecken |
| Postnummer | |
| Gata | |
| Ort | |
| Ort | |
| Federalt skatte-ID (valfritt) | (Endast USA) 1099-nummer |
| Typ av moms-ID | (Endast USA) Värden kan vara okända, arbetsgivarnummer , personnummer , individuellt skattebetalaridentifikationsnummer ellerantaget skattebetalaridentifikationsnummer . Om inget federalt skatte-ID anges ska det här fältet anges till Okänt. |
| Bankkonto (valfritt) | Bankkontots namn |
| Bankkontonummer | |
| Clearingnummer (valfritt) | |
| SWIFT-kod (valfritt) | Även känd som BIC (Bank identifier code) |
| IBAN (valfritt) | Internationellt bankkontonummer, högst 34 tecken |
Avsnittet Faktura
| Fält | Information |
|---|---|
| Fakturanummer | Fakturanummer, högst 20 tecken |
| Fakturabeskrivning (valfritt) | |
| Bokföringsdatum (valfritt) | Datumformat |
| Fakturadatum | Datumformat |
| Förfallodatum (valfritt) | Datumformat |
| Radnummer | |
| Artikelnummer (valfritt) | Gräns på 20 tecken Obs!: Om inget artikelnummer anges måste du ange värden i fälten Anskaffningskategori och Anskaffningskategorihierarki . Om ingen anskaffningskategori och anskaffningskategorihierarki anges måste du ange ett värde i fältet Artikelnummer . |
| Artikelnamn (valfritt) | Högst 60 tecken |
| Anskaffningskategorihierarki (valfritt) | Obs!: Om du anger ett värde för det här fältet är även fältet Anskaffningskategori obligatoriskt. |
| Anskaffningskategori (valfritt) | Anm.: Om du anger ett värde för det här fältet krävs även fältet Anskaffningskategorihierarki . |
| Kvantitet (valfritt) | |
| Enhet (valfritt) | Högst tio tecken |
| Nettobelopp för rad | Decimalvärden är tillåtna. |
| Enhetspris (valfritt) | Decimalvärden är tillåtna. |
Avsnittet Distributioner
| Fält | Information |
|---|---|
| Antal | Radnummer för redovisningsdistribution |
| Ekonomiska dimensioner | Om filen du importerar har ekonomiska dimensioner måste du inkludera alla ekonomiska dimensioner med rätt namn, annars visas ett felmeddelande om att redovisningsdimensionen är ogiltig. Du måste sedan antingen korrigera de ekonomiska dimensionerna eller ta bort kolumnerna från filen. |
| Procentandel | Decimalvärden är tillåtna. |
Vad gör jag nu?
När du har ställt in de förutsättningar som du behöver kan du läsa Engångsleverantörer i den offentliga sektorn.