Leverantörsreskontra i offentlig sektor – översikt
I den här artikeln beskrivs funktionen för offentlig sektor för leverantörsreskontra som är integrerad med Dynamics 365 Finance. Den här funktionen omfattar inköpsorderkoder, bokföringsdefinitioner, leverantörsfakturering en gång, 1099-skatteformulär, kassarabatter, leverantörscertifieringstyper, sammanfattning av projektredovisningsaktivitet, elektroniska betalningar, försättsblad och signatursidor för rapporter, radbelopp för inköpsorder och journalsidor för leverantörsfakturor.
Vilka är förutsättningarna för att ställa in leverantörsreskontra i offentlig sektor?
Innan du börjar justera inställningarna och ange dina data bör du utföra följande uppgifter:
- Ställ in leverantörer.
- Ställa in numreringssystem för leverantörer, inköpsorder och så vidare.
- Bestäm vilka inköpsorderkoder och meddelanden som ska användas.
När du har ställt in förutsättningarna kan du behöva ställa in följande funktioner för leverantörsreskontra:
Inköpsorderkoder i offentlig sektor – Du kan skapa koder och särskilda meddelanden för att bekräfta inköpsorder. En bekräftande inköpsorder kringgår den vanliga inköpsprocessen. Du kan till exempel auktorisera en oplanerad order genom att använda ett inköpsordernummer vid tidpunkten för ett inköp, i stället för genom att använda ett dokument som tillhandahålls innan artikeln krävs.
Notering
Detta gäller även för Anskaffning och källa.
Bokföringsdefinitioner i den offentliga sektorn – Du kan använda bokföringsdefinitioner för att skapa redovisningsjournalrader för ursprungliga transaktioner som uppfyller valda kriterier. Du kan till exempel använda placeringsdefinitioner för att generera flera balanserade redovisningstransaktioner, baserat på attribut som transaktionstyper och konton.
Notering
Detta gäller även redovisning, budgetering och kundreskontra.
Engångsleverantörer i offentlig sektor – När godkännande eller ett kontrakt i form av en inköpsorder inte krävs kan du snabbt skapa en eller flera fakturor samtidigt som du skapar en post för leverantören. Mer information finns i Planera för engångsleverantörer i den offentliga sektorn.
Översikt över 1099-formulär i offentlig sektor – Om du gör affärer med leverantörer som omfattas av amerikansk 1099-skatt måste du spåra det belopp som du betalar till varje leverantör och rapportera den informationen i slutet av kalenderåret. Organisationer inom den offentliga sektorn använder formulären 1099-G och 1099-S.
Notering
Detta gäller även för Anskaffning och källa.
Ytterligare funktioner för offentlig sektor
I de återstående avsnitten beskrivs funktionen Leverantörsreskontra som är tillgänglig för den offentliga sektorn.
- Kassarabatter – Välj det konto som ska motbokas när kassarabatter tillämpas på fakturor.
- Leverantörscertifieringstyper – Definiera en certifieringstyp för alla leverantörskrav som du vill spåra.
- Aktivitetssammanfattning för inköpsavtal – Ange sammanfattningsinformation för aktiviteter som är relaterade till ett inköpsavtal.
- Elektroniska betalningar – Ange elektroniska betalningar till leverantörer.
- Omslag och signatursidor för betalningsrapporter – Ange vilken information som ska visas på försätts- och signatursidorna för en betalningsrapport.
- Radbelopp för inköpsorder – Visa radbelopp för en inköpsorder och eventuella belopp som fortfarande måste faktureras, eller för fakturor som väntar.
Hur kan jag tillämpa kassarabatter på leverantörsfakturor?
Du använder sidan Kassarabatter i Leverantörsreskontra eller Kundreskontra för att Välj det konto som ska motbokas när kassarabatter tillämpas på fakturor. Du kan göra detta för antingen en befintlig faktura eller en ny faktura som du skapar. Kassarabattkoder är kopplade till kund- och leverantörskonton och tillämpas på försäljningsorder och inköpsorder. På snabbfliken Inställningar kan du i fältet Motkonto för rabatt motboka antingen det angivna huvudkontot för leverantörsrabattkontot eller konton som anges på fakturaraden.
Hur anger och tilldelar jag certifieringstyper för leverantörer?
Du kan skapa och tilldela leverantörsorganisationer alla typer av certifieringar som dessa leverantörer har. Denna certifiering inkluderar professionella meriter, såsom en professionell ingenjörslicens eller Microsoft SQL Server certifiering. Certifieringen kan dock också ange att leverantörerna har ansvarsförsäkring eller minoritetsstatus, eller att de följer olika miljö- eller konsumentsäkerhetsstandarder. Du använder sidan Certifieringstyp för att skapa certifieringstyper och beskrivningar.
Hur visar eller anger jag sammanfattande information för inköpsavtalsaktivitet?
Du använder sidan Inköpsavtal i Leverantörsreskontra eller Anskaffning och källa för att ange sammanfattningsinformation för aktiviteter som är relaterade till ett inköpsavtal. Du kan göra detta för antingen ett befintligt inköpsavtal eller ett nytt inköpsavtal som du skapar. Exempel är projektmilstolpar, planerade datum för betalningar till en leverantör eller datum när artiklar som anges i ett leverantörskontrakt förfaller för granskning.
Tips:
- Du kan ställa in ett unikt nummer för aktiviteten på sidan Juridiska personer i Organisationsadministration eller Redovisning. När du Välj aktiviteten i inköpsavtalet tilldelas numret automatiskt.
- Du kan också ställa in en unik identifierare för inköpsavtalet i avsnittet Nummerserier på sidan Anskaffnings- och källparametrar . När du skapar ett inköpsavtal tilldelas numret automatiskt.
Hur anger jag elektroniska betalningar till leverantörer?
Du kan fördela betalningen av en faktura till bankkonton för flera leverantörer. Du kan Välj flera bankkonton och allokera en procentsats till varje konto. Baserat på de konton som väljs skapas en eller flera öppna transaktioner mot fakturan. Du kan skapa betalningar för varje journalrad utan att skapa en delbetalning för varje leverantörsbankkonto.
Tips
Anta att Dit är en befintlig inköpsorder för $100 och Bank A är standardbankkontot för leverantören. I betalningsutbetalningstabellen har Bank A 100 procents allokering. (Om Dit inte finns något standardbankkonto för leverantörer är tabellen tom.) Du kan ändra allokeringen för Bank A till 30 procent och sedan lägga till en ny rad. På den nya raden kan du Välj en annan leverantörsbank, till exempel Bank B, och allokeringen för den nya raden uppdateras automatiskt till 70 procent.
Hur skapar och skriver jag ut baksida och signatursidor för betalningsrapporter?
När du skapar baksida och signatursidor för en betalningsrapport kan du ange vilken information som ska visas. Denna information inkluderar namn och titlar på de personer som ska godkänna de föreslagna betalningarna.
Hur visar jag radbelopp för inköpsorder?
Du kan visa radbelopp för en inköpsorder. Dessa belopp inkluderar det aktuella beställda beloppet och eventuella belopp som har inlevererats eller fakturerats. Du kan också visa eventuella belopp som fortfarande måste faktureras eller belopp för fakturor som väntar. Tips Du kan till exempel visa en inköpsorderrad med inköp som har bokförts på två huvudbokskonton. Ett huvudbokskonto är till för artiklar som beställs från en leverantör av kontorsmöbler. Det andra huvudbokskontot är för kontorsmaterial. Det beställda beloppet är lika med summan av den fakturerade, väntande fakturan och fakturans återstående belopp. Det mottagna beloppet är den del av det beställda beloppet som har mottagits från leverantören.
Mer information finns i följande avsnitt:
Lägga till en leverantörscertifieringstyp
Kontrollera åtkomsten till inköpsavtal
Skapa en engångsleverantör och faktura
Skapa en leverantörscertifieringstyp