Användarhandbok för Dynamics 365 App for Outlook, version 8.2

Använd Dynamics 365 App for Outlook för att utnyttja kraften i Customer Engagement när du använder Outlook på din stationära dator, webben eller i din telefon. När Dynamics 365 App for Outlook är installerat, beroende på vilken version som du har installerat, visas ett Customer Engagement-fönster bredvid ett valt Outlook-e-postmeddelande, eller när du skriver ett e-postmeddelande eller skapar ett möte eller en avtalad tid.

Till exempel när du öppnar ett e-postmeddelande visas information från Customer Engagement om e-postmottagaren. Eller med ett enda klick kan du länka ett Outlook-e-postmeddelande eller en avtalad tid till en viss Customer Engagement-post. När du länkar ett e-postmeddelande, eller en avtalad tid till en Customer Engagement-post, visas Outlook-posten som en aktivitet för den posten i Customer Engagement.

Titta på ett kort videoklipp (1:35) om Dynamics 365 App for Outlook.

Vilken version av appen har jag?

Vi har gjort betydande uppdateringar i appen i den Uppdatering december 2016 för Dynamics 365 (online och lokal). Om skärmen ser ut så här, använder du den version som ingår i Uppdatering december 2016 för Dynamics 365 (online och lokal):

Gå till Användarhandbok för den senaste versionen (Dynamics 365-appar)

Om skärmen ser ut så här, använder du den version som ingår i CRM Online 2016 Update 1 och Dynamics CRM 2016 Service Pack 1 On-Premises:

Gå till Användarhandbok för den tidigare versionen av (Dynamics CRM)

Användarhandbok för den senaste versionen (Dynamics 365-appar)

Det här avsnittet av det här ämnet beskriver hur du använder den senaste versionen av appen i Uppdatering december 2016 för Dynamics 365 (online och lokal).

I det här avsnittet:

Vad Dynamics 365 App for Outlook erbjuder

Förutsättningar

Lägg till appen till Outlook

Inaktivera eller ta bort Outlook-appen

använda appen för första gången

länka ett e-postmeddelande eller en mötesförfrågan till en viss post i Dynamics 365

spåra registrerade S/MIME-e-post

anpassa spårning av tillhörande kort

lägga till en e-postmottagare som en kontaktperson eller ett lead

Skriv ett e-postmeddelande och länka det till en post i Dynamics 365-appar

övervaka ett e-postmeddelande när du har skickat det

lägga till en e-postmall när du skapar ett e-postmeddelande

lägga till dokumentation eller en artikel i kunskapsbasen när du skapar ett e-postmeddelande

länka ett möte till en viss post i Dynamics 365-appar

Lägga till ett telefonsamtal, avtalad tid eller en uppgift i Dynamics 365-appar

Spåra Outlook-kontakteri Dynamics 365-appar

lägga till fästbart åtgärdsfönster

Vad Dynamics 365 App for Outlook erbjudander

Med Dynamics 365 App for Outlook kan du göra följande:

• Visa information om Customer Engagement-kontakter och leads när du arbetar i Outlook. Du kan visa denna information i samband med ett e-postmeddelande, ett möte eller en avtalad tid. Visa till exempel telefonnummer, företagsnamn, senaste och nästa aktivitet samt nya poster från Customer Engagement.

• Länka e-postmeddelanden, möten och avtalade tider till en Customer Engagement-post med ett enda klick. Du kanske vill länka ett e-postmeddelande till ett visst konto, en viss affärsmöjlighet eller ett visst ärende. Dynamics 365 App for Outlook stöder också anpassade entiteter.

• Öppna Customer Engagement-poster direkt för att hitta eller ange mer detaljerad information.

• Lägg till ett telefonsamtal, en uppgift eller en avtalad tid-aktivitet till Customer Engagement.

• Skapa en ny Customer Engagement-post för valfri entitet (posttyp) så länge entiteten har aktiverats för mobila enheter och för sökning i flera entiteter.

• Lägg till e-postmallar, kunskapsartiklar och dokumentation när du skapar ett e-postmeddelande eller bokar ett möte.

• Spåra Outlook-kontakter i Customer Engagement.

Tips

Dynamics 365 App for Outlookär ett Microsoft Office-tillägg. Från och med Uppdatering december 2016 för Dynamics 365 (online och lokal) är Dynamics 365 App for Outlook synkroniserat med serversynkronisering det föredragna sättet att använda Outlook tillsammans med Customer Engagement. Du kan också vara bekant med Dynamics 365 for Outlook, vilket ger fullständiga Customer Engagement-funktioner (inklusive offlinefunktioner) från Outlook. Observera att aktivitetsspårning inte stöds när Dynamics 365 App for Outlook och Dynamics 365 for Outlook används tillsammans av samma användare. Välj en eller annan. Mer information om Dynamics 365 for Outlook finns i Användarhandbok för Dynamics 365 for Outlook.

Förutsättningar

Din Customer Engagement-systemadministratör kan göra Dynamics 365 App for Outlook tillgängligt för din organisation, eller också kan du lägga till det själv, om:

• Du besitter säkerhetsprivilegiet Använd Dynamics 365 App for Outlook.

• Din organisation synkroniserar mailboxar med serversynkronisering.

  För mer information och information om enheter, webbläsare, och Outlook-versioner som stöds, se Tillämpa Dynamics 365 App for Outlook (enkel app).

Lägg till appen i Outlook

När förutsättningarna är uppfyllda kan du lägga till appen direkt från Customer Engagement.

1. Klicka på knappen Inställningar och klicka sedan på Appar för Customer Engagement.

2. På sidan Appar för Customer Engagement, under Dynamics 365 App for Outlook, klicka på Dynamics 365 App for Outlook.

   Anteckning

   Om du har problem med att installera appen, se avsnittet om felsökning i TechNet: Distribuera Dynamics 365 App for Outlook.

Inaktivera eller ta bort Outlook-appen

1. I Outlook, klickar du på Fil och klickar sedan på Hantera tillägg.

   

   Då öppnas Microsoft 365-dialogrutan där du kan se alla dina Outlook-tillägg. Om du klickar på Customer Engagement-raden visas vilken Customer Engagement-instans appen är ansluten till.

2. Gör något av följande:

   • Inaktivera appen, i den Customer Engagement rad, avmarkera de aktiverat kryssrutan.

   • Ta bort appen genom att välja raden Customer Engagement och klicka på minustecknet.

Använd appen för första gången

För att visa Customer Engagement-data när du har lagt till appen:

1. Välj ett befintligt e-postmeddelande i din inkorg, eller skapa ett nytt e-postmeddelande eller en avtalad tid.

2. Klicka på knappen Customer Engagement i menyfliksområdet.

   

   Fönstret Customer Engagement visas på höger sida av skärmen och visar information om mottagarna.

   

   Anteckningar:

   • Om mottagaren är en Customer Engagement-användare (i stället för en kontakt eller lead), anges detta bredvid deras namn:

     

   • Om mottagaren inte känns igen av Customer Engagement, kan du klicka på Lägg till Customer Engagement för att lägga till dem som en kontakt eller lead.

Länka ett e-postmeddelande eller ett möte till en viss Dynamics 365-appost

Du kan länka ett e-postmeddelande eller en mötesförfrågan till en viss Customer Engagement-post, exempelvis ett konto, en affärsmöjlighet eller ett ärende genom att klicka på knappen Ange ämne . Customer Engagement spårar e-postmeddelandet eller mötet automatiskt och länkar det till den post som visas i fönstret Customer Engagement.

För att söka efter en annan post att länka till:

1. Klicka på Spåra detta e-postmeddelande högst upp i fönstret Customer Engagement.

2. Gör något av följande:

   • Klicka på den länk som du vill länka till i listan Fästa poster eller Senast använda poster.

     

     Tips

     Detta är samma lista över fasta och senast använda poster som visas i Customer Engagement-apparna eller Dynamics CRM-webbklienten.

   • Om du inte ser den post som du letar efter, ange ett nyckelord i sökrutan och klicka på förstoringsglaset.

För att skapa en ny post och länka den till en Dynamics 365-appost:

1. Klicka på Ny och välj sedan den typ av post som du vill skapa.

   

2. Fyll i informationen i formuläret.

   

3. Om du vill kan du klicka på kryssrutan Öppna post när den har sparats.

4. Klicka på Spara.

För att avbryta spårning eller ändra ämnesposten:

• Klicka på Ändra högst upp i Customer Engagement-fönstret.

Spåra registrerad S/MIME-e-post

Dynamics 365 App for Outlook kanspåra S/MIME-signerade e-postmeddelanden i Outlook Desktop och Outlook Web App (OWA). Detta finns aktiverat i Klicka och kör Outlook 2016 version 16.0.8730.1000 eller senare. Ta reda på din Outlook-version genom att gå till Arkiv > Office-konto > Om Outlook.

Anpassa spårning av tillhörande kort

Administratören kan ändra det som visas i kortet som visas när du spårar det tillhörande e-postmeddelandet. Du kanske exempelvis vill ersätta Befattning med Telefon, arbete i kontaktkortet.

Följ dessa steg för att ändra de fält som visas:

1. I Microsoft Dynamics 365-appar går du till Inställningar > Anpassningar > Anpassa systemet.

2. Expandera Entiteter och välj en entitet som till exempel Kontakt.

3. Expandera entiteten och välj Formulär, välj sedan formuläret Kontakt.

   

4. Dra Telefon, företag under Kontonamn. Dra Befattning under Mobiltelefon.

   

   

   Anteckning

   De första fyra fälten visas i spårning av tillhörande kort.

5. Välj Spara, Publicera, och stäng sedan formulärredigeraren.

6. På lösningssidan, välj Komponenter > Förbered klientanpassningar.

   

7. Stäng lösningssidan.

När du har slutfört ovanstående, högerklicka i spårning av tillhörande kort och välj Läs in på nytt. Det kan ta en stund för att slutföra synkroniseringen och ändringen ska visas.

Företagets telefonnummer ersätter befattning i kontaktkortet.

Lägga till en e-postmottagare som en kontaktperson eller ett lead

En av de första saker som du kanske vill göra när du tar emot ett kundmeddelande är att lägga till personen som en kontaktperson eller ett lead till Dynamics 365-appar. I fönstret Dynamics 365-appar, klicka på (+) och välj sedan Kontakt eller Lead.

Anteckning

Om avsändaren av e-postmeddelandet är okänt för Dynamics 365-appar, när du lägger till kontakt eller lead kommer e-postmeddelandet att spåras automatiskt i Dynamics 365-appar och det anges om det är en kontakt eller lead. Om du vill sluta spåra, kan du manuellt ta bort spårningen tillhörande e-postmeddelandet.

Skriv ett e-postmeddelande och länka det till en Dynamics 365-appost

1. Skapa ett e-postmeddelande som du brukar i Outlook.

2. Klicka på knappen Customer Engagement i menyfliksområdet.

3. Gör något av följande:

   • Klicka på knappen Ange ämne för en viss post i Customer Engagement-fönstret.

   • Om du vill söka efter en annan post klickar du på Spåra detta e-postmeddelande högst upp i Customer Engagement-fönstret enligt vad som beskrivs tidigare i det här avsnittet.

   • Om du vill skapa en ny post och länka den samtidigt klickar du på Ny.

4. Om du väljer ett annat e-postmeddelande i din inkorg eller lägger till personer i raden Till, Cc eller Bcc, kommer listan över mottagare att uppdateras automatiskt på några sekunder.

Övervaka ett e-postmeddelande när du har skickat det

Du kan övervaka ett e-postmeddelande när du har skickat det för att se hur många gånger som meddelandet visas, öppnas, besvaras eller vidarebefordras. För ett övervakat meddelandet kan du också visa den senaste aktiviteten som är relaterad till e-postmeddelandet eller visa alla aktiviteter som är relaterade till meddelandet.

Så här övervakar du ett e-postmeddelande

1. Skapa ett e-postmeddelande som du brukar i Outlook.

2. Spåra e-postmeddelandet eller länka det till en post i Customer Engagement. Du kan inte övervaka ett e-postmeddelande om du inte spårar eller länkar det (ange en ämnespost).

3. I fönstret Customer Engagement klickar du på Följ, och klicka sedan på Följ e-postmeddelandet.

   

   Anteckning

   Alla mottagare som inte kan följas visas längst ned i Customer Engagement-fönstret.

4. Skicka meddelandet i Outlook.

   Viktigt

   Redigera inte e-postmeddelandet och ändra inte mottagarna när du har följt det. Om du redigerar ett e-postmeddelande när det följs av misstag kan du ta bort övervakningsinformation eller du kan oavsiktligt lägga till mottagare som inte ska följas.

Ta bort övervakning för ett e-postmeddelande

1. Välj övervaktd e-postmeddelandet.

2. Klicka på Sluta följa.

Lägg till en e-postmall när du skapar ett e-postmeddelande

Om du ofta skickar samma typ av e-post kan du spara tid genom att använda en e-postmall. När du använder en e-postmall, kommer Dynamics 365 App for Outlook att automatiskt infoga Customer Engagement-information som exempelvis kontakter eller ange ämnesinformation i e-postmeddelandet.

Du kan till exempel använda en Tack-mall för att spara tid när du vill skicka ett tackmeddelande till en kund.

Anteckning

För att lägga till e-postmallar måste du ha rätt behörighet.

För att lägga till en e-postmall:

1. Skapa ett e-postmeddelande som du brukar i Outlook.

2. Högst upp i Customer Engagement-fönstret klickar du på Mallar.

   

3. I listan Ärendemall väljer du ett alternativ

4. Välj önskad mall och klicka sedan på Lägg till i e-post.

   

   FÖr information om hur du skapar e-postmallar i Customer Engagement, se skapa mallar för e-post.

Lägg till dokumentation eller en artikel i kunskapsbasen när du skapar ett e-postmeddelande

När du arbetar med en kund kanske du vill skicka lite dokumentation eller en artikel i kunskapsbasen till dem.

Anteckning

Du måste ha rätt behörighet för att lägga till dokumentation eller kunskapsbasartiklar i ett e-postmeddelande.

1. Börja med att skapa ett e-postmeddelande som du brukar i Outlook.

2. Överst i Customer Engagement-fönstret klickar du på Dokument eller Artiklar.

   

3. Öka detaljnivån i trädstrukturen och välj sedan lämplig dokumentation eller artikel.

4. Klicka på Lägg till i e-post.

Länka en avtalad tid till en viss Dynamics 365-appost

1. Skapa en avtalad tid så som du brukar göra i Outlook.

2. Klicka på knappen Customer Engagement i menyfliksområdet.

3. Gör något av följande:

   • Klicka på knappen Ange ämne för en viss post i Customer Engagement-fönstret.

   • Om du vill söka efter en annan post klickar du på Spåra högst upp i Customer Engagement-fönstret.

     

Lägg till ett telefonsamtal, en avtalad tid eller en aktivitet i Dynamics 365-appar

• Klicka på Plustecknet och välj sedan den aktivitetstyp som du vill skapa.

  

• Fyll i informationen i formuläret.

  

• Om du vill kan du klicka på kryssrutan Öppna post när den har sparats.

• Klicka på Spara.

Spåra Outlook-kontakter i Dynamics 365-appar

Du kan spåra Outlook-kontakter i Customer Engagement med hjälp av Customer Engagement -tillägget, en Outlook-lösningsmodul. Tillägget installeras automatiskt när du installerar Dynamics 365 App for Outlook. Du kan nå det som beskrivs nedan.

Anteckning

Delegerad användare kan inte använda Dynamics 365 App for Outlook till att spåra e-postmeddelanden. Vi föreslår att du använder spårning på mappnivå eller automatisk spårning för delegerade användare.

Med tillägget kan du:

• Visa en lista över Microsoft Office-kontakter eller Customer Engagement-kontakter och se vilka kontakter som ska spåras

• Länka kontakter till konton i Customer Engagement

• Öppna Customer Engagement-kontakten eller en kontopost med ett enda klick

  När Customer Engagement -tillägget är installerat visas en ny Customer Engagement-flik på Outlook-menyfliksområdet. Klicka på fliken om du vill se information om kontakter.

  

1. Klicka här för att se alla dina Outlook-kontakter (kontakter visas i din standardvy för kontakter i Customer Engagement).

2. Klicka här för att se alla dina Customer Engagement-kontakter.

3. Se om en kontakt spåras eller inte, eller om spårningsstatusen är väntande.

4. Öppna en Customer Engagement-kontopost.

5. Klicka för att ringa.

6. Klicka för att skicka e-post.

Anteckning

Din administratör måste aktivera din Customer Engagement-postlåda för möten, kontakter och uppgifter för att du ska kunna använda tillägget.

Åtkomst till tillägget

1. Klicka på kanppen mer information (tre punkter) i det nedre vänstra hörnet av fönstret Outlook.

2. Klicka på Tillägg.

   

3. Välj Dynamics 365-apptillägget.

Se Dynamics 365-appar kontaktkortet för en kontakt

1. Markera kryssrutan bredvid kontakten i kontaktlistan. Kontaktinformationen visas på höger sida av skärmen.

   

Spåra eller avbryt spårningen för en kontakt

1. Klicka på fliken Outlook Kontakter.

2. Markera kryssrutan bredvid lämplig(a) kontakt(er) i kontaktlistan.

3. I menyfiksområdet klickar du på Spåra eller Avbryt spårning.

   

   Viktigt

   Lämna inte sidan när du spårar eller avbryter spårningen för kontakten. I annat fall kan spårningen varken utföras eller avbrytas.

Länka en kontakt till ett konto eller ändra det konto som en kontakt är kopplad till

1. Klicka på fliken Outlook Kontakter.

   Anteckning

   Du kan inte välja en kontakt i listan under fliken Customer Engagement Kontakter.

2. Markera kryssrutan bredvid lämplig kontakt i kontaktlistan.

3. I menyfliksområdet klickar du på Länk.

4. Gör något av följande:

   • På höger sida av skärmen väljer du det konto som du vill länka till och klickar sedan på Länk längst ned på skärmen.

     -eller-

   1. På höger sida av skärmen klickar du på Ny längst ned på skärmen, om du vill skapa ett nytt konto.

   2. Ange det nya kontonamnet.

   3. Klicka på Spara.

   4. Klicka på knappen Uppdatera.

   Anteckning

   Om kontakten inte redan spåras, kommer kontakten att spåras direkt och kopplas till kontot. Om kontakten inte redan spåras, kommer kontoposten att synkroniseras i nästa synkroniseringscykel.

Skicka ett e-postmeddelande eller boka in en avtalad tid

1. Klicka på fliken Customer Engagement Kontakter eller på fliken Outlook-kontakter, och välj sedan kryssrutan bredvid lämplig(a) kontakt(er).

2. I menyfliksområdet klickar du på E-post eller på Avtalad tid.

   Oavsett vilken flik du valde i steg 1 kommer e-post, uppgift eller avtalad tid att skickas från Outlook, inte Customer Engagement.

Söka efter en kontakt

• Ange ett värde i rutan Sök. Du kan söka efter data som lagras i fälten Fullständigt namn, Företag, Avdelning samt Företagsadress. Du kan inte söka efter data som lagras i statusen Spårning eller i fälten Telefon, företag eller E-post.

Filtrera efter alla kontakter, spårade kontakter eller icke-spårade kontakter

1. Klicka på pilen bredvid listrutan för vy.

2. Välj önskad vy.

   

Filtrera kontakter efter kolumn (fält)

1. Klicka på knappen filter .

2. Ange den text som du vill filtrera efter i lämpligt/lämpliga fält.

   

3. Tryck på Retur.

4. Rensa filterfälten genom att klicka på knappen Filter igen.

   Anteckning

   Du kan filtrera fälten Fullständigt namn, Titel, Företag, Avdelning och Företagsadress. Du kan inte filtrera statusen Spårning eller fälten Telefon, företag eller E-post.

Lägga till eller ta bort kolumner

1. Klicka på knappen Inställningar .

2. Markera eller rensa kryssrutorna för de kolumner som du vill lägga till eller ta bort.

   Anteckning

   Du kan inte ta bort kolumnen Spårning.

3. Klicka på knappen Inställningar igen för att dölja kolumnlistan.

Flytta kolumner

• Välj den kolumn du vill flytta, och dra den sedan till en ny plats.

  Anteckning

  Du kan inte flytta kolumnen Status.

Sortera data

• Klicka på kolumnrubriken om du vill sortera datan i stigande ordning. Klicka på kolumnrubriken en gång till om du vill ändra sorteringsordningen till fallande.

  Anteckning

  Du kan sortera fälten Fullständigt namn, Företag, Avdelning samt Företagsadress .

Visa senaste data

• Klicka på knappen Uppdatera .

Ange antalet poster som visas på skärmen

• Ange önskat nummer längst ned på skärmen.

  

Upplevelse-app for Outlook som ett fästbart åtgärdsfönster

Dynamics 365 App for Outlook, version 8.2 är nu tillgänglig som en fästbar åtgärdsfönstret i Outlook Desktop 2016 för Windows. Om du kör Outlook 2016 för Windows (version 7668.2000 eller senare) kommer Dynamics 365 App for Outlook att visas som ett fästbart, lodrätt åtgärdsfönster till höger om ett öppet meddelande i Outlook.

.

Med Dynamics 365 App for Outlook i fäst läge, kan du välja ett e-postmeddelande och visa relevanta Dynamics 365-appuppgifter för markerade e-postmeddelandet utan att behöva välja ikonen Dynamics 365-appar menyfliksområdet i varje e-postmeddelande. Du kan bläddra igenom e-postlista genom att välja e-postmeddelanden för att läsa och App för Outlook visar alltid information som är relaterade till den aktuella markerade e-postmeddelandet. Den här funktionen är tillgänglig på Dynamics 365 for Customer Engagement, version 8.2.2.1458 eller senare. Mer information finns i Implementera ett fästbart åtgärdsfönster i Outlook.

Anteckning

Om du är version 8.2.2.1458 eller senare och inte ser alternativet att fästa appen Outlook Desktop 2016 för Windows, kan du behöva distribuera om appen. Om du vill distribuera om appen navigerar du till Dynamics 365 App for Outlook under Inställningar. På den här sidan väljer du alternativet lägga till app för alla tillgängliga användare ovanför användarrutnätet. Du kan också välja att ändra vy till behöriga användare med appen, markera sedan användarna i rutnätet och välj LÄGGA TILL APP FÖR OUTLOOK. Detta omdistribuerar App för Outlook till valda tillgängliga användare.

Användarhandbok för den tidigare versionen av (Dynamics CRM)

Det här avsnittet av det här ämnet beskriver hur du använder den senaste versionen av appen i CRM Online 2016 Update 1 och Dynamics CRM 2016 Service Pack 1 On-Premises.

I det här avsnittet:

Vad Dynamics 365 App for Outlook erbjuder

förutsättningar för att lägga till och använda Dynamics 365 App for Outlook

Lägg till appen till Outlook

använda appen för första gången

Spåra ett inkommande e-postmeddelande från en okänd avsändare

skapa ett e-postmeddelande och spåra det sedan

Förhandsgranska information om en avsändare som redan lagras i Dynamics 365 som ett lead eller en kontakt

ändra den tillhörande posten för ett spårat e-postmeddelande

öppna en Dynamics 365-appost från Dynamics 365 App for Outlook

Vad Dynamics 365 App for Outlook erbjudander

Dynamics 365 App for Outlook inkluderad i CRM Online 2016 Update 1 and Dynamics CRM 2016 Service Pack 1 On-Premises är en förenklad app som du kan använda för att visa Customer Engagement -information och spåra e-post inifrån Outlook. Customer Engagement-data visas direkt i din Outlook-inkorg.

Med Dynamics 365 App for Outlook kan du göra följande:

• Utnyttja kraften i Customer Engagement när du arbetar i en välbekant Outlook-miljö.

• Spåra inkommande och utgående e-post var du än är, så länge du har tillgång till en webbläsare.

• Spåra e-post eller visa Customer Engagement-data från en stationär dator eller telefon.

• Länka inkommande eller utgående e-post till en befintlig post i Customer Engagement. Du kanske vill länka ett e-postmeddelande till ett visst konto eller affärsmöjlighet.

• Konvertera ett e-postmeddelande till en ny Customer Engagement-post.

• Ta reda på om ett e-postmeddelande redan spåras och ändra posten (den Customer Engagement-post som meddelandet är länkat till).

• Skapa Customer Engagement-kontaktposter för personer i Från-listan som inte redan finns i Customer Engagement-databasen. Du kan också skapa nya Customer Engagement-poster för valfri entitet (posttyp), så länge entiteten har aktiverats för mobila enheter och för sökning i flera entiteter.

• Förhandsgranska information om kontakter och leads i Customer Engagement. Du kan till exempel hitta telefonnumret eller företagsnamnet för en kontakt eller en lead, eller förhandsgranska de senaste och kommande aktiviteterna för en kontakt eller en lead.

• Öppna Customer Engagement-poster direkt för att hitta eller ange mer detaljerad information.

Förutsättningar för att lägga till och använda Dynamics 365 App for Outlook

Din Customer Engagement-systemadministratör kan distribuera Dynamics 365 App for Outlook till ditt företag eller så kan du lägga till den själv så länge du har behörighet som krävs (behörighet för Använda behörighet för Dynamics 365 App for Outlook) och om organisationen synkroniserar inkommande e-post med serversynkronisering. Systemet gör att du vet om dessa krav inte har uppfyllts när du försöker lägga till appen. Om du är administratör och du vill lära dig mer om distribution av programmet, se Distribuera Dynamics 365 App for Outlook (enkel app).

Lägg till appen i Outlook

När förutsättningarna är uppfyllda kan du lägga till appen direkt från Customer Engagement.

1. Klicka på knappen Inställningar och klicka sedan på Appar för Dynamics 365-appar.

2. På sidan Appar för Dynamics 365-appar page, under Dynamics 365 App for Outlook, klicka på Lägg till app till Outlook.

Använda appen första gången

När appen har installerats visas den som en Dynamics Customer Engagement flik i läsfönstret Outlook. Klicka bara på fliken för att visa dina Customer Engagement-data.

Om du inte ser Dynamics Customer Engagement-fliken måste du aktivera appen.

Om du använder stationär dator Outlook:

1. Klicka på Arkiv > Hantera appar.

2. Logga in och klicka sedan på Allmänt > Hantera tillägg och markera kryssrutan för Dynamics Customer Engagement.

Om du använder Outlook på webben:

3. Klicka på knappen Inställningar > Hantera tillägg.

4. Klicka på Allmänt > Hantera tillägg och markera kryssrutan för Påslagen för Dynamics Customer Engagement.

   

Spåra ett inkommande e-postmeddelande från en okänd avsändare

1. Välj e-postmeddelandet i inkorgen och klicka sedan på fliken Dynamics Customer Engagement.

   När ett e-postmeddelande kommer från en okänd avsändare (en avsändare som inte redan är en kontakt eller lead i Customer Engagement) visas följande:

   

2. Klicka på Skapa ny kontakt.

3. Fälten Förnamn, Efternamn och E-post är redan ifyllda. Fältet Telefonnummer fylls i om det är tillgängligt.

   Fyll i övriga fält i formuläret Skapa kontakt (efter dina önskemål) och klicka sedan på Spara när du är klar, eller klicka på Redigera om du vill öppna Customer Engagement-kontaktformuläret för att ange mer information.

   

   Anteckning

   Om du vill ange information för ett lead i stället för en kontakt fyller du inte i någon information i formuläret Skapa kontakt. Du kan spåra e-postmeddelandet för en ny lead i stället.

   När du klickar på Spara i formuläret Skapa kontakt visar appen kontaktkortsinformation samt tomma avsnitt för Nästa aktivitet, Senaste aktivitet och de första två listorna i kontaktformuläret. Dessa listor är som standard Associerad vy för ärende och Associerad vy för affärsmöjlighet. Dessa avsnitt är tomma eftersom kontakten har inga relaterade poster i Customer Engagement ännu.

   

4. Om du vill spåra e-post, klicka på Spåra.

   

5. Gör något av följande:

   • Om du inte vill länka e-postmeddelandet till en befintlig Customer Engagement-post, klicka på Eller spåra utan att ange en ämnespost.

     

   • Om du vill länka e-postmeddelandet till en befintlig post i Customer Engagement, anger du ett nyckelord (t.ex. ett företagsnamn) i sökrutan och klickar på Slå upp. Välj sedan en av posterna i listan.

     

     När du väljer en post visas posten bredvid Ska spåras med ämnet. Klicka på länkarna så öppnas posterna i Customer Engagement.

     

     Anteckning

     När du klickar på Spåra bör spårningen Customer Engagement ske direkt. Om synkroniseringen inte inträffar efter några minuter, kontaktar du administratören för att kontrollera att serversynkroniseringen fungerar för att skicka e-post från Customer Engagement.

   • Så här skapar du en ny post i Customer Engagement (till exempel för att skapa en leadpost i stället för en kontaktpost) och länka den till den e-postaktivitetsposten:

     1. Klicka på Ny bredvid valfri aktiverad entitet.

     2. Fyll i fälten i snabbregistreringsformuläret.

     3. Klicka på Spara för att spara posten om du är klar med att lägga till information. Om du vill ange mer detaljerad information klickar du på Spara och redigera i Customer Engagement.

     Anteckning

     Entiteterna som visas på spårningssidan har aktiverats för mobila enheter och aktiverat för sökning i flera enheter. Mer information om hur du aktiverar entiteter finns i TechNet: Entiteter och Dynamics 365-appar för telefoner och Dynamics 365-appar för surfplattor.

Skapa ett e-postmeddelande och spåra det

Du kan också spåra utgående e-post. När du skapar ett e-postmeddelande visas fönstret Dynamics Customer Engagement på höger sida av skärmen.

Anteckning

Spårning av e-post i läget för att skapa är tillfälligt otillgänglig för Outlook 2013 eller Outlook 2016. Mer information finns i kan in spåra e-post i CRM App för Outlook.

Delegerad användare kan inte använda Dynamics 365 App for Outlook till att spåra e-postmeddelanden. Vi föreslår att du använder spårning på mappnivå eller automatisk spårning för delegerade användare.

Spåra ett e-postmeddelande som du skapar

1. Klicka på Spåra detta e-postmeddelande? högst upp i Dynamics fönstret Customer Engagement.

2. Om namnet som du anger i Till eller raden CC matchar inte en kontaktpost i Dynamics 365-appdatabasen, klickar du på Skapa ny kontakt för att skapa en kontaktpost i Customer Engagement.

Förhandsgranska information om en avsändare som redan lagras i Dynamics 365-appar som ett lead eller en kontakt

• Välj e-postmeddelandet i inkorgen och klicka sedan på fliken Dynamics Customer Engagement.

  Information som visas:

  • Kontaktinformation om den person (lead eller kontakt) som e-postmeddelandet kommer från

  • Nästa och senaste aktiviteter

  • Andra relaterade poster som innehåller poster från listor i huvudformuläret för den associerade posten

  Anteckning

  Vilka relaterade poster som visas kan variera beroende på om systemet har anpassats. Visar Dynamics 365 App for Outlook två poster från respektive vy. Om du vill visa alla poster som är relaterade till en kontakt eller ett lead, klickar du på kontaktens eller leadets namn på kontaktkortet.

  

Ändra ämnespost för ett spårat e-postmeddelande

1. Öppna e-postmeddelandet och klicka sedan på fliken Dynamics Customer Engagement.

2. Klicka på Ändra.

   

3. Gör något av följande:

   • Om du vill avbryta spårningen av posten klickar du på Eller spåra utan att ange en ämnespost.

   • Om du vill välja en annan Customer Engagement-post anger du ett nyckelord (t.ex. ett företagsnamn) i sökrutan och klickar på Slå upp. Välj sedan en post i listan.

   • Så här skapar du en ny post i Customer Engagement och länkar den till e-postaktivitetsposten:

     1. Klicka på Ny bredvid valfri aktiverad entitet.

     2. Fyll i fälten i snabbregistreringsformuläret.

     3. Klicka på Spara för att spara posten om du är klar med att lägga till information. Om du vill ange mer detaljerad information klickar du på Spara och redigera i .
        Customer Engagement.

Öppna en Dynamics 365-appost i Dynamics 365 App for Outlook

Du kan öppna Customer Engagement-formulär direkt för kontakter och andra poster. Om du vill öppna Customer Engagement-poster klickar du på någon av följande länkar:

• Namnet på leadet eller kontakten

• Knappen Öppna i nytt fönster

• Namnet på den motsvarande posten (när e-postmeddelandet har spårats)

• En post eller aktivitetspanel

Anteckning

Kan du berätta om dina inställningar för dokumentationsspråk? Svara i en kort undersökning. (observera att undersökningen är på engelska)

Undersökningen tar ungefär sju minuter. Inga personuppgifter samlas in (sekretesspolicy).