Använda metadata för att hitta innehåll i dokumentbibliotek i Microsoft Syntex

Microsoft Syntex ger dig möjlighet att snabbt söka igenom dokumentets metadata med lätthet. Med funktionen för Syntex-innehållsfrågor kan du utföra specifika metadatabaserade frågor på SharePoint-dokumentbibliotek. Du kan skapa snabbare och mer exakta frågor baserat på specifika metadatakolumnvärden, i stället för att bara söka efter nyckelord.

Med Syntex-innehållsfråga kan du använda metadata som är associerade med ett dokument för att hitta filen i ett SharePoint-dokumentbibliotek. Den här funktionen är särskilt användbar när du har en viss information som du vill söka efter, till exempel när ett dokument senast ändrades, en specifik person som är associerad med en fil, specifika nyckelord i en fil eller en viss filtyp.

Anteckning

Funktionen för innehållsfrågor är tillgänglig för användare som har Syntex-licensiering per användare eller betala per användning .

Kolumner som du kan fråga

Nu kan du använda innehållsfrågan för att söka efter metadata i någon av de kvanterbara kolumnerna i dokumentbiblioteket. Kvanterbara kolumner innehåller följande typer:

• Text
• Obs!
• Datetime
• Val
• MultiChoice
• Användare
• Boolesk
• Valuta
• Tal
• TaxonomyFieldType
• TaxonomyFieldTypeMulti

När du lägger till nya dokumentbibliotek på en webbplats är alla dessa kolumntyper kvanterbara.

När du väljer ikonen för innehållsfråga i befintliga bibliotek () startar tjänsten även ett arbetsflöde för att göra alla dessa kolumntyper kvanterbara. Den här processen kan ta upp till fem dagar att slutföra.

Så här använder du Syntex-innehållsfråga

1. Från ett SharePoint-dokumentbibliotek går du till rutan Sök i det här biblioteket och väljer ikonen för innehållsfråga ().

   

2. I innehållsfrågefönstret skriver du texten eller väljer den parameter som du vill hitta i ett eller flera av sökfälten.

   

   Följande metadatasökfält är för närvarande tillgängliga. Fler fält kommer att läggas till i framtiden.

   Fält	Använd det här fältet för att
   Nyckelord	Sök efter en strängmatchning i metadata eller i hela texten i ett dokument.
   Filnamn	Sök i kolumnen Namn i biblioteket.
   Kontakter	Sök efter en matchning för personer i valfri kolumn i biblioteket.
   Ändringsdatum	Sök efter valt datumintervall i kolumnen Ändrad i biblioteket.
   Filtyp	Sök efter vald filtyp (till exempel Word-dokument eller PDF).
   Innehållstyp	Sök efter vald innehållstyp. Det här alternativet visas bara om det finns en innehållstyp som inte har tillämpats på biblioteket. Standardinnehållstyper är dokument och mapp.

3. Du kan också söka efter anpassade webbplatskolumner som finns i den aktuella biblioteksvyn. Detta är särskilt användbart om du har en modell som körs på biblioteket eftersom metadataextraktorerna automatiskt fyller i information i webbplatskolumner.

   Om du vill lägga till en anpassad webbplatskolumn i frågan väljer du Lägg till fler alternativ och väljer sedan namnet på webbplatskolumnen.

   

   För kolumner med tal, valuta och datum kan du omfångsparametrar för frågan, till exempel större än ett visst belopp eller inom en viss tidsperiod. För textkolumner kan du ange om du vill innehålla eller inte innehålla vissa ord.

4. Välj Sök. Dokumenten som matchar metadatafrågan visas på resultatsidan.