Hantera kontrakt med en Microsoft 365-lösning

Den här artikeln beskriver hur du skapar en avtalshanteringslösning för din organisation med hjälp av Microsoft Syntex och komponenter i Microsoft 365. Det ger dig ett ramverk som hjälper dig att planera och skapa en lösning som passar dina unika affärsbehov. Även om den här lösningen talar om kontraktshantering kan du anpassa den för att skapa andra lösningar för dokumenthantering, till exempel för arbetsutdrag eller fakturor.

Identifiera affärsproblemet

Det första steget i planeringen av ditt kontrakthanteringssystem är att förstå det problem som du försöker lösa. För den här lösningen måste fyra viktiga problem åtgärdas:

• Identifiera kontrakt. Din organisation arbetar med många dokument, till exempel fakturor, kontrakt, arbetsrapporter och så vidare. Vissa är digitala tillgångar som skickas via e-post, och vissa är papperstillgångar som skickas via traditionell e-post. Du behöver ett sätt att identifiera alla kundkontrakt från alla andra dokument och sedan klassificera dem som sådana.

• Spåra historiken för avtalsgodkännanden. Din organisation behöver ett tillförlitligt sätt att ta reda på om kontrakt antingen har godkänts eller avvisats och om betalningen har bearbetats.

• Webbplats för att hantera avtalsgodkännanden. Din organisation måste konfigurera en samarbetswebbplats där alla intressenter som krävs enkelt kan granska kontrakt. Intressenter bör kunna granska hela kontraktet om det behövs, men bryr sig mest om att se flera nyckelfält från varje kontrakt (till exempel kundnamn, inköpsordernummer och total kostnad). Intressenter bör enkelt kunna godkänna eller avvisa inkommande kontrakt.

• Routningsgranskning av kontrakt. Godkända och avvisade kontrakt måste dirigeras via ett specifikt arbetsflöde. Godkända kontrakt måste dirigeras till ett partnerprogram för betalningsbearbetning. Avvisade kontrakt måste dirigeras för ytterligare granskning.

Översikt över lösningen

Den här vägledningen för kontraktshanteringslösningen innehåller fyra komponenter i Microsoft 365:

• Microsoft Syntex: Skapa modeller för att identifiera och klassificera dina kontraktsfiler och extrahera sedan lämpliga data från dem.

• Microsoft SharePoint-listor: Använd den formatering som är tillgänglig i moderna SharePoint-listor för att presentera kontrakt i ett företagsvänligt format.

• Microsoft Teams: Använd funktionerna i en Teams-kanal och tillhörande flikar så att dina intressenter kan granska och hantera kontrakt.

• Power Automate: Använd flöden för att vägleda kontrakt genom godkännandeprocessen och sedan till ett tredjepartsprogram för betalning.

Så här fungerar allt

1. Dokument laddas upp till ett SharePoint-dokumentbibliotek. En ostrukturerad dokumentbearbetningsmodell i Syntex har tillämpats på dokumentbiblioteket. Den kontrollerar varje fil för att se om någon matchar en "kontrakt"-innehållstyp som den är tränad att leta efter. Om den hittar en matchning klassificeras filen som ett "kontrakt" och uppdaterar innehållstypen för dokumentet.

2. Modellen hämtar också specifika data från varje kontraktsfil som intressenterna är intresserade av att se, till exempel beloppet Klient, Entreprenör och Avgift.

   Följande sida är ett exempel på ett kontrakt som modellen tränas att identifiera.

   

3. I Microsoft Teams är alla intressenter medlemmar i en säker Teams-kanal där alla kontrakt i dokumentbiblioteket är synliga för godkännande eller avvisande. Genom att använda Teams-funktioner meddelas alla intressenter när nya kontrakt behöver granskas.

4. Med hjälp av Power Automate flyttas kontrakt genom godkännandeprocessen i Teams-kanalen. När en medlem godkänner ett kontrakt ändras kontraktsstatusen till godkänd, alla medlemmar meddelas via ett Teams-inlägg och ett radobjekt skapas för att visa att kontraktet är redo för utbetalning. Den här processen kan utökas för att skriva direkt till en ekonomisk ansökan från tredje part för betalning.

5. När en medlem avvisar ett kontrakt ändras statusen till avvisad och alla medlemmar meddelas via ett Teams-inlägg.

6. Slutresultatet av den här lösningen är en automatiserad affärsprocess för din organisation. Anställda kan enkelt använda den anpassade panelvyn i Teams för att initiera och övervaka arbetsflödet för godkännande av dina dokument.

   

Licensieringskrav

Den här lösningen förlitar sig på följande funktioner, som alla är tillgängliga som en del av en Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) eller Business -licens (Basic, Standard eller Premium):

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Lär dig hur du använder Syntex

Är det nytt att Microsoft Syntex? Lär dig hur du använder Syntex för att hantera innehåll med hjälp av AI.

Utbildningsvägen Introduktion till Microsoft Syntex lär dig hur du kan använda ostrukturerade, friformsmodeller och ostrukturerade dokumentbearbetningsmodeller för att klassificera dokument, extrahera text och märka dina dokument för snabb och enkel kunskapshantering.

Skapa lösningen

I nästa avsnitt beskrivs hur du konfigurerar din lösning för kontrakthantering. Den är uppdelad i tre steg:

• Steg 1. Använd Microsoft Syntex för att identifiera kontraktsfiler och extrahera data
• Steg 2. Använda Microsoft Teams för att skapa din kanal för kontraktshantering
• Steg 3. Använda Power Automate för att skapa flödet för att bearbeta dina kontrakt