Hantera data för Microsoft Whiteboard

Whiteboard-innehåll lagras i OneDrive för företag och Azure. OneDrive för företag är standardlagringen för alla nya whiteboards. Whiteboardtavlor som ursprungligen skapades i Azure och whiteboardtavlor som initierades på en Surface Hub- eller Microsoft Teams Rooms-enhet lagras i Azure.

För att kunna hantera data måste du först se till att Whiteboard är aktiverat för din organisation. Mer information finns i Hantera åtkomst till Whiteboard.

Översikt över Azure Storage

Obs!

Följande information gäller whiteboardtavlor som lagras i Azure.

Whiteboard lagrar för närvarande innehåll på ett säkert sätt i Azure. Data kan lagras på olika platser, beroende på land/region och när Whiteboard övergick till att lagra nytt innehåll på dessa platser. Information om var nya data skapas finns i Var dina Microsoft 365-kunddata lagras.

Innehåll i Azure stöder inte dataförlustskydd (DLP), eDiscovery, kvarhållningsprinciper och liknande funktioner. Det här innehållet kan hanteras med Whiteboard PowerShell-cmdletar. Slutligen måste whiteboards som lagras i Azure migreras till OneDrive för företag eller tas bort.

Om ett användarkonto tas bort i Azure

Vi ändrar hur whiteboards lagras när en användares konto tas bort i Azure. Före ändringen togs även alla whiteboardtavlor som ägdes av en borttagen användares konto bort. Whiteboardtavlor som delades med andra togs dock inte bort.

Obs!

Whiteboards som lagras i OneDrive för företag hanteras på samma sätt som andra innehåll i OneDrive för företag. Mer information finns i Ange OneDrive-kvarhållning för borttagna användare.

Från och med den 1 juni 2022 har beteendet för whiteboards i Azure ändrats. Alla whiteboards som delas med andra användare tas bort.

Om du vill behålla en borttagen användares whiteboards kan du överföra ägarskapet innan du tar bort kontot. Du kan överföra en enskild whiteboard eller alla till en annan användare.

• Följ dessa instruktioner för att överföra alla whiteboardtavlor.

• Mer information om hur du tar bort användarkonton finns i Ta bort en användare från din organisation.

Se till att alla borttagningsprocesser eller skript hanterar den här ändringen. Om du är okej med att whiteboard-tavlorna tas bort krävs ingen åtgärd.

Översikt över Lagring i OneDrive för företag

Whiteboards skapas i mappen OneDrive för företag för den person som startar whiteboarden. SharePoint stöds inte ännu. Den här processen gäller för alla whiteboards som skapats i fristående Whiteboard-program och i Microsoft Teams-möten, chattar och kanaler. Det enda undantaget är att whiteboardtavlor som startas från en Surface Hub lagras i Azure, även om de kommer att flyttas till OneDrive för företag i framtiden.

Användare som inte har OneDrive för företag etablerade kommer inte längre att kunna skapa nya whiteboards när den här ändringen implementeras. De kan dock fortfarande redigera sina tidigare skapade tavlor. De kan också samarbeta på alla whiteboardtavlor som delas med dem av andra som har OneDrive för företag.

En genomsnittlig whiteboard kan vara allt från 50 KB till 1 MB och finns överallt där ditt OneDrive för företag-innehåll finns. Information om var data för din klientorganisation lagras finns i Var dina Microsoft 365-kunddata lagras. Titta sedan på platsen för OneDrive för företag.

Kontroller för Lagring i OneDrive för företag

Du kan hantera Whiteboard-data med befintliga OneDrive för företag-kontroller. Mer information finns i OneDrive-guide för företag.

Du kan använda befintliga OneDrive för företag-verktyg för att uppfylla begäranden från datasubjekt (DSR) för den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Om du vill se till att alla tidigare ändringar tas bort från filen måste du ta bort hela filen.

Whiteboard-filer kan flyttas på samma sätt som annat innehåll i OneDrive för företag. Delningslänkar och behörigheter kanske dock inte flyttas.

Datakontroller som stöds idag:

• Kvarhållningsprinciper
• Kvoten
• Bevarande av juridiska skäl
• DLP
• Basic eDiscovery – .whiteboard-filerna lagras som filer i skaparens OneDrive för företag. De indexeras för nyckelords- och filtypssökning, men är inte tillgängliga för förhandsversion eller granskning. Vid export måste en administratör ladda upp filen tillbaka till OneDrive för företag för att visa innehållet. Mer stöd planeras för framtiden.

Datakontroller som planeras för framtida versioner:

• Känslighetsetiketter
• Analytics
• Mer eDiscovery-stöd

Överföra whiteboard när en användare lämnar företaget

Om du vill bevara en tidigare användares OneDrive-filer, inklusive .whiteboard-filer, ger du dig själv åtkomst till deras OneDrive och flyttar sedan de filer som du vill behålla.

1. I administrationscentret går du till sidan Användare>aktiva användare .
2. Välj en användare.
3. På sidan användaregenskaper väljer du OneDrive. Under Hämta åtkomst till filer väljer du Skapa länk till filer.
4. Välj länken för att öppna filplatsen.
5. Markera de filer eller mappar som du vill flytta och välj sedan Flytta till.

Läs mer om att bevara en tidigare användares innehåll: Steg 5 – Ge en annan anställd åtkomst till OneDrive- och Outlook-data – Microsoft 365-administratör | Microsoft Learn

Hantera flyttade whiteboardtavlor

När .whiteboard-filen visas i OneDrive för företag för den nya ägaren kan de öppna, redigera, byta namn på eller ta bort filerna.

1. Öppna office.com och välj OneDrive i startprogrammet.
2. I det vänstra navigeringsfönstret väljer du Mina filer.
3. Öppna mappen Whiteboards.
4. I listan över filer väljer du den flyttade filen och väljer knappen ... för att byta namn, ta bort och andra alternativ.

Granskning

Whiteboard-filer som lagras i ODB ingår i filgranskningsloggaktiviteter för att skapa, ändra, dela och ta bort aktiviteter. Läs mer om filaktiviteter i Granskningsloggaktiviteter – Microsoft Purview.

Se även

Hantera åtkomst till Whiteboard

Hantera delning för Whiteboard

Distribuera Whiteboard i Windows