ระยะที่สอง – เตรียมความพร้อม
ในระยะนี้ของกรอบงานการเริ่มนำไปใช้ คุณจะทำงานร่วมกับผู้เกี่ยวข้องของคุณในการสร้างและเริ่มต้นใช้งานแผนการเริ่มนำไปใช้ของคุณ คุณจะจัดเตรียมสภาพแวดล้อมและทดสอบแนวทางการเริ่มนำไปใช้ของคุณกับผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรก และใช้ข้อคิดเห็นเพื่อทำการปรับปรุงก่อนการปรับขนาดให้เหมาะกับธุรกิจ
ขั้นตอนสำคัญในระยะเตรียมความพร้อม คือ:
- สร้างแผนการเริ่มนำไปใช้ของคุณ
- เริ่มต้นใช้งานกับผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรก
- ปรับปรุงแผนของคุณ
เลือกลิงก์นี้เพื่อดาวน์โหลดรุ่น PDF ของคู่มือการเริ่มนำ Dynamics 365 ไปใช้
สร้างแผนการเริ่มนำไปใช้ของคุณ
เริ่มต้นด้วยการส่งเสริมการรับรู้ผ่านการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ เจ้าของความสำเร็จตรวจสอบว่ามีการรับรู้เป้าหมายทางธุรกิจโดยการช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้งานและได้รับประโยชน์จากโซลูชัน Dynamics 365 ใหม่ ลองทำตามวิธีการเหล่านี้สำหรับการส่งเสริมการรับรู้:
การติดต่อสื่อสาร
- ระบุและปรับใช้กลวิธีต่างๆ
- มุ่งเน้นที่ "ฉันจะได้อะไร"
- ปรับแผนให้เหมาะกับบริษัทและวัฒนธรรม
- ส่งการสื่อสาร
งานกิจกรรมการมีส่วนร่วม
- ชักจูงให้ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารเริ่มต้นการใช้งาน
- งานกิจกรรมสำหรับพนักงานกับแผนกไอทีและตัวแทน
- เผยแพร่แบนเนอร์และแจกแผ่นพับ
- ตั้งบูธสาธิตในโรงอาหาร/ห้องโถง
- จัดงานกิจกรรมออนไลน์สำหรับสำนักงานที่อยู่ห่างไกล
สื่อสารถึงคุณค่าต่อธุรกิจผ่านสถานการณ์สมมติ
รวบรวมเรื่องราวความสำเร็จ
เรื่องราวความสำเร็จมีความสำคัญเช่นเดียวกับการวัดผลเชิงปริมาณเมื่อแสดงความสำเร็จของ Dynamics 365 ตลอดการเปิดตัว สมาชิกทีมโครงการและตัวแทนควรระบุตัวอย่างที่แสดงให้เห็นถึงการทำงานร่วมกันข้ามสายงานและการทำงานเป็นทีม รวมถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันโดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Yammer หรือ Teams ใช้ตัวอย่างเหล่านี้ในการติดต่อสื่อสารของคุณเพื่อสร้างความตื่นเต้นและแสดงให้เห็นถึงผลกระทบของ Dynamics 365
สิ่งใดทำให้เกิดเรื่องราวความสำเร็จที่ดี
- เวลา เรื่องราวควรเริ่มต้นด้วยคำบอกเวลาเพื่อให้ผู้ชมรู้ว่าเกิดเหตุการณ์เมื่อใด
- ตัวละคร เรื่องราวควรมีชื่อ เพื่อให้ผู้ชมรู้ว่าใครมีส่วนเกี่ยวข้อง
- เหตุการณ์ เรื่องราวควรเล่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
- ภาพ ผู้ชมควรสามารถมองเห็นภาพที่เกิดขึ้นได้
จัดงานกิจกรรมการเริ่มต้นใช้งาน
ทรัพยากร แนวคิด และกลวิธีบางอย่างที่จะช่วยในการสร้างการเริ่มต้นใช้งานโซลูชัน Dynamics 365 ที่มีประสิทธิภาพมีดังต่อไปนี้:
- ทีมวางแผนและตัวแทนสวมเสื้อยืดที่มีชื่อโซลูชัน Dynamics 365
- แบนเนอร์ โปสเตอร์ และแผ่นพับของโซลูชัน Dynamics 365 ที่แสดงทั่วทั้งสำนักงาน
- บูธสาธิตในโรงอาหาร/ห้องโถงเพื่อแสดงเครื่องมือและคุณลักษณะต่างๆ จากโซลูชัน Dynamics 365 และเพื่อให้ประสบการณ์แบบฝึกปฏิบัติจริง
วิธีการเลือกงานการเริ่มต้นใช้งานของคุณ:
- พิจารณาเป้าหมายสำหรับการใช้ Dynamics 365 ของคุณ งานกิจกรรมการเริ่มต้นใช้งานจะสนับสนุนวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณอย่างไร
- พิจารณาวัฒนธรรมของบริษัทของคุณ กิจกรรมประเภทใดที่จะสะท้อนถึงผู้นำและพนักงานของคุณ
- พิจารณาเวลาและทรัพยากรของคุณ คุณสามารถผสมผสานและจับคู่กิจกรรมเพื่อวางแผนบางอย่างที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณและตรงกับกำหนดการของคุณได้หรือไม่
- พิจารณาการจัดงานกิจกรรมของบริษัทที่มีอยู่ มีการจัดงานของบริษัทที่กำลังจะเกิดขึ้นใกล้กับการเปิดตัว Dynamics 365 ซึ่งสามารถรวมกับการเริ่มต้นใช้งานของคุณหรือไม่
พัฒนากลยุทธ์การสื่อสารของคุณ
พัฒนากลยุทธ์การสื่อสารที่จะสร้างการรับรู้และความตื่นเต้นก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน และการบอกเล่าถึงความสำเร็จของการใช้งานหลังจากเริ่มต้น เมื่อสร้างวิธีการของคุณ พิจารณาแนวทางที่พึงปฏิบัติต่อไปนี้:
- ตรวจสอบว่ามีการคำนึงถึงพนักงานเมื่อมีการสื่อสารที่จะช่วยพวกเขาระบุว่า "ฉันจะได้อะไร"
- เลือกการผสมผสานกิจกรรมต่างๆ เช่น อีเมล โปสเตอร์ และการจัดงาน และมีการดำเนินการทั้งหมดตามเส้นเวลาของโครงการ
- จัดกำหนดการงานกิจกรรมซึ่งผู้ใช้สามารถลองใช้ผลิตภัณฑ์และถามคำถามได้
- ปรับกิจกรรมการส่งเสริมการรับรู้ให้เหมาะกับบริษัทและวัฒนธรรม
- การให้ผู้นำสื่อสารแจ้งข้อมูล Dynamics 365 การจัดงานกิจกรรมการเริ่มต้นใช้งาน หรือการบอกเล่าถึงประโยชน์ระหว่างการประชุมร่วมกันทั้งหมด เป็นวิธีการที่ประสบความสำเร็จในการตรวจสอบความสำคัญและเตรียมความพร้อมให้กับทุกคนสำหรับการใช้เทคโนโลยีใหม่
ดำเนิน การประเมินการสื่อสาร และใช้เท็มเพลตการวางแผนใน สมุดงานการวางแผนการเริ่มนำไปใช้
สร้างกลยุทธ์การฝึกอบรมของคุณ
ให้ความสำคัญกับสาเหตุ ตรวจสอบว่าพนักงานทราบว่าเหตุใดจึงเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้น พนักงานจะได้อะไร และเหตุใดพวกเขาจึงได้รับการขอให้เปลี่ยนแปลง
ใช้สถานการณ์สมมติของการทำงานจริง ใช้งานหรือกระบวนการทางธุรกิจที่ผู้ชมของคุณคุ้นเคยเพื่อพาพวกเขาไปเรียนรู้วิธีการใช้เทคโนโลยี
ใช้รูปแบบที่หลากหลาย การฝึกอบรมผู้ใช้ควรใช้รูปแบบที่หลากหลายเพื่อรองรับลักษณะการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน อุปสรรคทางภูมิศาสตร์ และข้อจำกัดของทรัพยากร
เสริมแรง ทำให้การฝึกอบรมเป็นที่ต้องการด้วยตัวเลือกการเสริมแรง เช่น การฝึกอบรมตามความต้องการ และเวลาการเรียนรู้ระหว่างมื้อกลางวัน และตัวเลือกการฝึกอบรมพนักงานใหม่
พิจารณาแนวทางที่พึงปฏิบัติในการฝึกอบรม
เมื่อคุณเพิ่มโปรแกรมการฝึกอบรม โปรดคำนึงถึง:
- เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพปัจจุบันที่คุณกำลังใช้งานอยู่ หากคุณกำลังใช้ระบบเพิ่มประสิทธิภาพในปัจจุบัน คุณอาจจำเป็นต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในลำดับขั้นการฝึกอบรม เนื่องจากต้องมีการเปลี่ยนแปลงลักษณะการทำงาน
- ความรู้ด้านเทคโนโลยีของพนักงาน คุณต้องเข้าใจความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีที่พนักงานของคุณมีอยู่ เมื่อวางแผนโปรแกรมการฝึกอบรมของคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดการทำงานรูปแบบใหม่ได้ง่าย
- โปรแกรมการเปลี่ยนแปลงปัจจุบัน คุณควรทำความเข้าใจถึงสิ่งที่โปรแกรมอื่นๆ กำลังดำเนินอยู่ในธุรกิจ เพื่อที่คุณไม่ต้องทำให้พนักงานของคุณรู้สึกกดดันหรือเกิดความสับสน
- การกำหนดลักษณะการฝึกอบรมให้กับพนักงานของคุณ คุณควรเข้าใจวิธีการที่ดีที่สุดในการฝึกอบรมสำหรับองค์กรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นแบบด้วยตนเอง ผ่านบทช่วยสอนทางออนไลน์ที่มีการช่วยเหลือหรือไม่มีการช่วยเหลือ หรือวิธีการอื่นๆ
ปรับกลยุทธ์การฝึกอบรมของคุณให้สอดคล้องกับแผนการเริ่มต้นใช้งาน
ออกแบบกลยุทธ์การฝึกอบรมของคุณเพื่อปรับขนาดให้เข้ากับการเริ่มต้นใช้งาน เริ่มต้นด้วยกลุ่มที่จะเป็นตัวแทน Dynamics 365 แล้วเตรียมแผนกไอทีให้พร้อมก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งานกับองค์กรที่กว้างขึ้น
ใช้ สมุดงานการวางแผนการเริ่มนำไปใช้ เพื่อประเมินความต้องการฝึกอบรมขององค์กรของคุณและสร้างแนวทางการฝึกอบรม
เข้าถึงทรัพยากรการเรียนรู้และการฝึกอบรม
เข้าถึงแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมออนไลน์ฟรีเพื่อช่วยเริ่มต้นใช้งานโซลูชัน Dynamics 365 ของคุณ Microsoft Learn เป็นการเรียนรู้แบบให้คำแนะนำทีละขั้นตอนตามบทบาทและผลิตภัณฑ์ รวมถึงวิดีโอ บทช่วยสอน และแหล่งข้อมูลการเรียนรู้แบบฝึกปฏิบัติจริง เข้าร่วมชุมชน Microsoft Dynamics สำหรับผู้เชี่ยวชาญและเพื่อนร่วมวงการ หาคำตอบโดยการโพสต์คำถามในฟอรัม การอ่านบล็อกและบทความวิธีการ และการดูวิดีโอ
การฝึกอบรม Microsoft Learn: ปลายทางหลักสำหรับการเรียนรู้ Dynamics 365 โดยใช้วิดีโอ บทช่วยสอน และการเรียนรู้แบบฝึกปฏิบัติจริง
การสัมมนาผ่านเว็บของ Dynamics 365: การฝึกอบรมตามผลิตภัณฑ์ที่จะช่วยเตรียมผู้ใช้ให้สามารถใช้บริการและแอปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บทช่วยสอนของ Dynamics 365: เริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็วด้วยข้อมูลเบื้องต้นที่คุณต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในทันที
ช่องทาง Dynamics 365 YouTube: ค้นพบว่า Dynamics 365 สามารถช่วยคุณขยายธุรกิจได้อย่างไร
สร้างชุมชนตัวแทนที่ยั่งยืน
เจ้าของความสำเร็จตรวจสอบว่ามีการรับรู้เป้าหมายทางธุรกิจโดยการช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้งานและได้รับประโยชน์จากโซลูชัน Dynamics 365 ใหม่
ตัวแทน:
- ควรได้รับการฝึกฝนอย่างเป็นทางการเพื่อเพิ่มความเข้าใจและความครอบคลุมขององค์ความรู้
- ควรได้รับการสนับสนุนและส่งเสริมความสามารถในการแนะนำ สอน และฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานของตน
- ต้องการการเสริมแรงในเชิงบวกที่สอดคล้องกันซึ่งจะยืนยันผลที่ได้รับสำหรับความพยายามของตน
- ต้องการแผนที่ชัดเจนที่จะดำเนินการ
รวมชุมชนตัวแทนเข้ากับแผนการเริ่มต้นใช้งาน
สร้างและเริ่มต้นใช้งานกลยุทธ์ของโปรแกรมผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรก
โปรแกรมผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรกจะช่วยให้องค์กรของคุณมีข้อมูลเชิงลึกเริ่มต้นเพื่อช่วยให้คุณนำ Dynamics 365 ไปใช้กับผู้ใช้ทั้งหมด คิดว่าเป็นการซักซ้อมในกลุ่มตัวแทนที่จะช่วยคุณเตรียมความพร้อมสำหรับการเริ่มต้นใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ การทำงานกับผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรกช่วยให้คุณสามารถทดสอบแนวคิดและรวบรวมข้อคิดเห็นที่จะช่วยให้ทีมโครงการของคุณนำปัจจัย "WOW" มาใช้กับการเริ่มต้นใช้งานทั่วทั้งองค์กรได้
ทำไมโปรแกรมนี้จึงมีความสำคัญ:
- ระบุปัญหา รวบรวมข้อคิดเห็นเริ่มต้นและระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นเพื่อช่วยจัดรูปแบบแผนการเริ่มต้นใช้งานขั้นสุดท้ายของคุณ
- รวบรวมข้อคิดเห็น รับทราบข้อคิดเห็นจากผู้ใช้เกี่ยวกับเป้าหมายที่ระบุและสถานการณ์สมมติสำหรับการใช้งาน Dynamics 365
- แก้ไขปัญหา แก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับกลุ่มผู้ใช้ที่มีขนาดเล็กก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งานทั่วทั้งองค์กร
- สรรหาตัวแทน พัฒนากลุ่มผู้ที่อาจแสดงความสนใจเพื่อสรรหา บุคคลเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ร่วมงานยอมรับ Dynamics 365 เมื่อมีการเปิดตัวอย่างเต็มรูปแบบ
ใช้ข้อคิดเห็นของผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรกเพื่อปรับปรุงแนวทางการเริ่มนำไปใช้ของคุณ
ใช้ข้อคิดเห็นของผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรกเพื่อปรับปรุงแผนการสื่อสาร การฝึกอบรม และข้อคิดเห็น ปรับปรุงแนวทางโดยรวมของคุณตามข้อมูลที่ได้รับ พิจารณานำผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรกมาไว้ในกลุ่มตัวแทน Dynamics 365 เพื่อให้พวกเขาสามารถสนับสนุนเพื่อนร่วมงานของตนตลอดช่วงเวลาการเปลี่ยนแปลง