แชร์ผ่าน


การประมวลผลสมุดรายวันทั่วไป

บทความนี้อธิบายความสามารถที่ช่วยให้การประมวลผลสมุดรายวันทั่วไปง่ายขึ้น และสามารถช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกรวบรวมและตัวควบคุมภายในไม่ถูกโจมตี

ชื่อสมุดรายวัน

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการตั้งค่าอย่างใดอย่างหนึ่งคือชื่อสมุดรายวัน ควรกำหนดชื่อสมุดรายวันสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์ เช่นระหว่างบริษัท ปรับปรุงตามเกณฑ์คงค้าง และแก้ไขข้อผิดพลาดได้ คุณสามารถกำหนดชื่อสมุดรายวันแต่ละรายการเพื่ิอช่วยให้การป้อนข้อมูลสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์ได้โดยง่าย และปลอดภัย

ในหน้า ชื่อสมุดรายวัน คุณสามารถตั้งค่าต่อไปนี้:

  • การอนุมัติลำดับงาน– เมื่อต้องการเพิ่มตัวควบคุมภายใน กำหนดลำดับงานสมุดรายวันที่สร้างข้อจำกัดสาระทางบัญชี สำหรับการตรวจทานและอนุมัติขั้นตอน ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขเช่นยอดเงินเดบิตรวม คุณตั้งค่าลำดับงานสำหรับสมุดรายวันทั่วไปในหน้า ลำดับงานบัญชีแยกประเภททั่วไป
  • ค่าเริ่มต้น– เลือกค่าเริ่มต้นสำหรับบัญชีตรงข้าม สกุลเงิน และมิติทางการเงิน
  • การควบคุมสมุดรายวัน– คุณสามารถตั้งข้อจำกัดเกี่ยวกับบริษัท และชนิดบัญชี และค่าเซ็กเมนต์ได้

ตัวอย่างเช่น

ชื่อสมุดรายวันหนึ่งๆสามารถใช้ได้เฉพาะสำหรับการปรับปรุงใดๆเท่านั้น ในกรณีนี้ คุณสามารถระบุเป็นชนิด บัญชีแยกประเภทเท่านั้น ที่ใช้ระหว่างบริษัททั้งหมดได้

ชนิดบัญชีควบคุมสมุดรายวัน

ชื่อสมุดรายวันสามารถใช้สำหรับเซกเมนต์เฉพาะ หรือช่วงสำหรับบัญชีหลักเท่านั้น

เซ็กเมนต์การควบคุมสมุดรายวัน

การกลับรายการอัตโนมัติ จะสามารถใช้งานในสมุดรายวันทั่วไป ตัวอย่างเช่น คุณมีการปรับปรุงตามเกณฑ์คงค้างที่เอกสารจริงยังไม่มีการประมวลผล ดังที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้ กลับรายการสมุดรายวันทั่วไป

add-in ของ Microsoft Excel สำหรับรายการสมุดรายวัน ให้ระดับเพิ่มเติมของการทำให้เป็นอัตโนมัติและทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้น บรรทัดที่เปิดค้างไว้ในการดำเนินการ Excelที่มีอยู่ในหน้า สมุดรายวันทั่วไป และ ใบสำคัญสมุดรายวัน

ในหน้า สมุดรายวันประจำงวด คุณสามารถตั้งค่าสมุดรายวันที่เกิดซ้ำเพื่อทำการประมวลผลสมุดรายวันได้

คุณสามารถใช้เทมเพลตใบสำคัญได้ตลอดเวลา ในหน้า สมุดรายวันทั่วไป เลือกหน้า ใบสำคัญของสมุดรายวัน การดำเนินการ บันทึก และ เลือกเท็มเพลตใบสำคัญ จะพร้อมใช้งานภายใต้ ฟังก์ชัน ของบรรทัดใบสำคัญ

การตั้งค่าต่อไปนี้ไม่ใช่เฉพาะสำหรับสมุดรายวันทั่วไป แต่ช่วยรับประกันว่าการป้อนข้อมูลเป็นถูกต้องและง่าย

บัญชีหลัก

การตั้งค่าบัญชีหลักแสดงหลายตัวเลือกสำหรับการประมวลผลสมุดรายวันทั่วไป:

  • ข้อกำหนด DC/CR – ใช้ตัวเลือกนี้ถ้าบัญชีหลักถูกจำกัดโดยธุรกรรมเดบิตหรือเครดิต การตั้งค่าจะตรวจสอบเมื่อมีการตรวจสอบ หรือการลงรายการบัญชีสมุดรายวัน

  • บัญชีตรงข้ามเริ่มต้น

  • ระงับแล้ว – ระงับบัญชีหลัก สำหรับการป้อนข้อมูลระหว่างบริษัททั้งหมด หรือสำหรับบริษัท/นิติบุคคลเฉพาะราย

  • ไม่อนุญาตป้อนข้อมูลด้วยตนเอง– ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนค่าสำหรับบัญชีในสมุดรายวันด้วยตนเอง

  • เริ่มต้น/ตรวจสอบความถูกต้องของรหัสสกุลเงิน

  • แทนนิติบุคคล– ตั้งค่านี้เป็นข้อมูลเฉพาะ บริษัท/นิติบุคคล เฉพาะรายที่กำหนดไว้

    • เริ่มต้น/ตรวจสอบความถูกต้องของกลุ่มภาษีขาย
    • มิติเริ่มต้นไม่คงที่ หรือ ค่าคงที่ ค่าคงที่ ช่วยรับประกันว่า การลงรายการบัญชีทั้งหมดสำหรับบัญชีหลักนี้ใช้ค่ามิติใดๆ ที่ถูกตั้งค่าเป็น คงที่ เสมอ
  • การตรวจสอบความถูกต้องของการลงรายการบัญชี

    • ตรวจสอบผู้ใช้– ตัวเลือกนี้ควบคุมผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้ลงรายการบัญชีไปยังบัญชีหลัก
    • การลงชนิดการตรวจสอบความถูกต้อง– ตัวเลือกนี้ควบคุมผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้ลงรายการบัญชีไปยังบัญชีหลัก

โครงสร้างทางบัญชีและโครงสร้างกฎขั้นสูง

โครงสร้างการบัญชีและโครงสร้างกฎขั้นสูงเป็นเรื่องสำคัญในการรับประกันว่า มีการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการรายงานทางการเงินและการติดตามประสิทธิภาพทางการเงิน ในระหว่างการประมวลผลสมุดรายวันทั่วไปและเอกสารใดๆ โครงสร้างทางบัญชีและโครงสร้างกฎขั้นสูงช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งประสบการณ์การป้อนข้อมูล คุณสามารถอนุญาตให้ป้อนข้อมูลได้เฉพาะกับมิติทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสถานการณ์เท่านั้น คุณยังสามารถบังคับใช้ความต้องการในการบันทึกข้อมูลที่จำเป็นและถูกต้องอย่างต่อเนื่อง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูหัวข้อต่อไปนี้:

สมุดรายวันทั่วไปส่วนกลาง

สมุดรายวันทั่วไปส่วนกลาง ทำให้คุณสามารถป้อนสมุดรายวันในนิติบุคคลใดๆ ที่กำหนดไว้ในสภาพแวดล้อมของคุณ โดยไม่ต้องเปลี่ยนบริษัทก่อนที่จะสร้างสมุดรายวัน ใช้ปุ่ม สมุดรายวันใหม่ ที่ด้านบนของหน้า สมุดรายวันทั่วไปส่วนกลาง เพื่อเลือกนิติบุคคลให้กับสมุดรายวัน แล้วระบุสมุดรายวันที่คุณต้องการป้อนข้อมูล เลือกบรรทัดต่างๆ ของสมุดรายวันที่สร้างขึ้นเพื่อเปิดหน้าบรรทัดสมุดรายวันมาตรฐานเดียวกันซึ่งคุณสามารถเปิดจากจากหน้า สมุดรายวันทั่วไป

หมายเหตุ

ใน Dynamics 365 Finance รุ่น 10.0.34 คุณลักษณะใหม่ เปิดใช้งานหน้าสมุดรายวันทั่วไปส่วนกลางเพื่อเลือกบริษัทหลายแห่งสำหรับการลงรายการบัญชี ทำให้คุณสามารถเลือกสมุดรายวันหลายรายการสำหรับการลงรายการบัญชีข้ามนิติบุคคลใดๆ กระบวนการลงรายการบัญชีสร้างชุดงานเดียวต่อแต่ละนิติบุคคลเพื่อลงรายการบัญชีให้เสร็จสมบูรณ์

จำลองการลงรายการบัญชี

คุณสามารถค้นหา จำลองการลงรายการบัญชี ในเมนู ตรวจสอบ สำหรับสมุดรายวันส่วนใหญ่ได้ เมื่อคุณตรวจสอบสมุดรายวันที่ใช้ฟังก์ชัน ตรวจสอบ สมุดรายวันจะถูกทดสอบสำหรับเงื่อนไขข้อผิดพลาดที่เฉพาะเจาะจง หากคุณใช้ฟังก์ชัน จำลองการลงรายการบัญชี กระบวนการเดียวกันทั้งหมดที่ถูกรันในระหว่างการลงรายการบัญชีจะถูกเรียกใช้โดยไม่มีการลงรายการบัญชีสมุดรายวันจริง คุณสามารถทบทวนข้อความการลงรายการบัญชีที่แสดงอยู่ แก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ที่คุณพบ จากนั้น คลิกเมนู ลงรายการบัญชี เพื่อลงรายการบัญชีสมุดรายวัน

จำลองการลงรายการบัญชี ไม่พร้อมใช้งานสำหรับการประมวลผลชุดงาน อย่างไรก็ตาม มีรหัสที่พร้อมใช้งานในการจำลองการลงรายการบัญชีในชุดงาน และนักพัฒนาสามารถขยายรหัสเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานนั้นได้

ปลดล็อกสมุดรายวัน

มีปุ่มอยู่ในหน้าสมุดรายวันที่จะปลดล็อคสมุดรายวันที่อยู่ในสถานะ "ล็อคโดยระบบ" ตั้งค่าเป็น ใช่ ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการปลดล็อคนี้หลังจากวิเคราะห์การเรียกใช้ชุดงานและยืนยันว่าสมุดรายวันนี้ไม่ได้รับการประมวลผลโดยชุดงานอีกต่อไป ปุ่มนี้เปิดใช้งานโดยคุณลักษณะ ปุ่มปลดล็อคสมุดรายวัน บนหน้า การจัดการคุณลักษณะ

การเรียกคืนลำดับงาน

คุณสามารถเรียกคืนสมุดรายวันในลำดับงานที่มีสถานะเป็น "ไม่สามารถแก้ไขได้" โดยการใช้ปุ่ม ลำดับงาน บนสมุดรายวัน และบนหน้า ประวัติลำดับงาน เปิดใช้งานโดยคุณลักษณะ แก้ไขสถานะลำดับงานของสมุดรายวัน บนหน้า การจัดการลักษณะการทำงาน

ลบรายการสมุดรายวัน

ใน Dynamics 365 Finance รุ่น 10.0.34 คุณลักษณะใหม่ ลบประสิทธิภาพสมุดรายวันโดยใช้ชุดงาน จะพร้อมใช้งาน คุณลักษณะนี้ช่วยให้สามารถกำหนดเวลากระบวนการลบ สำหรับสมุดรายวันที่ยังไม่ได้ลงรายการบัญชี ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานอื่นๆ ต่อไปได้ แทนที่จะรอให้การประมวลผลการลบดำเนินการเสร็จสิ้น

เพื่อลบรายการทั้งหมดในสมุดรายวันอย่างรวดเร็ว ไปที่ ฟังก์ชัน>ลบรายการสมุดรายวัน ฟังก์ชันนี้จะมีผลกระทบต่อส่วนขยายโดยใช้วิธี ลบ ในตาราง LedgerJournalTrans ชุดของรายการจะถูกลบโดยไม่ต้องเรียกใช้วิธี ลบ ของแต่ละรายการ

หมายเหตุ

Dynamics 365 Finance and Operations ไม่อนุญาตให้มีการลบธุรกรรมที่ลงรายการบัญชีแล้ว

โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท

หากต้องการใช้ฟังก์ชัน โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท เพื่อโอนย้ายธุรกรรมบัญชีแยกประเภทที่เลือกไปที่สมุดรายวันปัจจุบัน ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ไปที่ บัญชีแยกประเภททั่วไป>สมุดรายวัน>สมุดรายวันทั่วไป
  2. ป้อนสมุดรายวันใหม่ หรือเลือกสมุดรายวันที่มีอยู่ แล้วเลือก บรรทัด
  3. เลือก ฟังก์ชัน>โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท

ใช้รายการใบสำคัญเพื่อเลือกว่าจะกำหนดหมายเลขใบสำคัญไปยังธุรกรรมที่โหลดอย่างไร

  • หมายเลขใบสำคัญต้นฉบับ – ใบสำคัญใหม่/ที่โหลดมีหมายเลขใบสำคัญเดียวกันกับใบสำคัญต้นฉบับ
  • หมายเลขใบสำคัญใหม่หมายเลขเดียวกันสำหรับใบสำคัญทั้งหมด – ใบสำคัญใหม่/ที่โหลดทั้งหมดมีหมายเลขใบสำคัญเดียวกัน
  • หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อใบสำคัญ – ใบสำคัญใหม่/ที่โหลดแต่ละใบมีหมายเลขใบสำคัญใหม่
  • หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรม – แต่ละบรรทัดในใบสำคัญใหม่/ใบสำคัญที่โหลดมีหมายเลขใบสำคัญแต่แตกต่างกัน

หมายเลขใบสำคัญต้นฉบับ สามารถใช้ได้เมื่อตั้งค่าฟิลด์ ตรวจสอบใบสำคัญที่ใช้ ในพารามิเตอร์บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็น ยอมรับข้อมูลซ้ำ หรือ เตือนในกรณีที่มีข้อมูลซ้ำ

ตัวอย่าง

ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้คุณลักษณะ โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท

  1. หมายเลขชุดงานสมุดรายวันต้นฉบับมีใบสำคัญ GNJL00164 และ GNJL001065

    ใบสำคัญ GNJL00164 และ GNJL001065 ในชุดงานสมุดรายวันต้นฉบับในหน้าธุรกรรมใบสำคัญ

  2. หากฟังก์ชัน โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท ดำเนินการเสร็จสมบูรณ์โดยใช้ หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อใบสำคัญ ชุดงานสมุดรายวันใหม่จะมีใบสำคัญ GNJL001067 และ GNJL001068

    หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อใบสำคัญในหน้าใบสำคัญสมุดรายวัน

  3. หากฟังก์ชัน โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท ดำเนินการเสร็จสมบูรณ์โดยใช้ หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรม ชุดงานสมุดรายวันใหม่จะมีหมายเลขใบสำคัญของแต่ละบรรทัดเป็น: GNJL001069, GNJL001070, GNJL001071 และ GNJL001072 เนื่องจากใบสำคัญไม่สมดุล จึงไม่สามารถลงรายการบัญชีชุดสมุดรายวันนี้ได้ คุณสามารถใช้วิธีนี้ถ้าคุณต้องการเพิ่มชนิดบัญชีตรงข้ามในใบสำคัญก่อนการลงบัญชี

    หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรมในหน้าใบสำคัญสมุดรายวัน

  4. ตั้งค่าตัวเลือก ธุรกรรมค้างจ่าย เป็น ใช่ เพื่อรวมธุรกรรมค้างจ่าย

  5. ตั้งค่าตัวเลือก เครื่องหมายกลับ เป็น ใช่ เพื่อกลับเครื่องหมายสำหรับยอดเงินที่โหลดเข้าในสมุดรายวัน หากตั้งค่าตัวเลือก เครื่องหมายกลับ เป็น ใช่ และตั้งค่าฟิลด์ ใบสำคัญ เป็น หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรม หรือ หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรม ข้อความรายละเอียดต่อไปนี้จะแสดงโดยอัตโนมัติสำหรับธุรกรรมที่สร้างขึ้น: "ยกเลิก 'xxx'" (โดยที่ 'xxx' คือหมายเลขใบสำคัญต้นฉบับ)

  6. หากต้องการเปลี่ยนวันที่ลงรายการบัญชีของธุรกรรมที่โหลด ให้ตั้งค่าฟิลด์ หน่วย และ จำนวนของหน่วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือก เดือน ในฟิลด์ หน่วย และป้อน 1 ในฟิลด์ จำนวนของหน่วย และวันที่การลงรายการบัญชีดั้งเดิมคือวันที่ 1 พฤษภาคม วันที่ลงรายการบัญชีสำหรับธุรกรรมที่โหลดคือวันที่ 1 มิถุนายน

  7. ใช้ปุ่ม ตัวกรอง เพื่อจำกัดธุรกรรมที่โหลดเข้าในสมุดรายวัน

เมื่อต้องการจำกัดการใช้หมายเลขใบสำคัญ ให้ใช้ตารางรายการสมุดรายวันทั่วไปและฟิลด์ ใบสำคัญ

การสอบถามเริ่มต้นจะรวมฟิลด์ หมายเลขสมุดรายวัน ด้วย อย่างไรก็ตาม ฟิลด์อ้างถึงฟิลด์ หมายเลขรายการสมุดรายวัน ไม่ใช่ฟิลด์ หมายเลขชุดงานสมุดรายวัน หากต้องการเพิ่มฟิลด์ หมายเลขชุดงานสมุดรายวัน ในการสอบถาม ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในการสอบถาม บนแท็บ รวม ให้ขยายตาราง รายการบัญชีสมุดรายวันทั่วไป
  2. เลือกตาราง รายการสมุดรายวันทั่วไป
  3. เลือก เพิ่มการรวมตาราง
  4. เลือก สมุดรายวันของรายการบัญชีแยกประเภท แล้วเลือก เลือก เพิ่ม สมุดรายวันของรายการบัญชีแยกประเภท แล้วภายใต้ ช่วงปฏิทินปีงบประมาณ
  5. บนแท็บ การกำหนดช่วง ให้เลือก เพิ่ม
  6. ในคอลัมน์ ตาราง ให้เลือก สมุดรายวันของรายการบัญชีแยกประเภท โดยค่าเริ่มต้น คอลัมน์ ตารางสืบทอด จะถูกตั้งค่าเป็นตารางเดียวกัน
  7. ในคอลัมน์ ฟิลด์ ให้เลือก หมายเลขชุดงานสมุดรายวัน
  8. ป้อนค่า หมายเลขชุดงานสมุดรายวัน ที่จะโหลดเข้าในสมุดรายวัน