หมายเหตุ
การเข้าถึงหน้านี้ต้องได้รับการอนุญาต คุณสามารถลอง ลงชื่อเข้าใช้หรือเปลี่ยนไดเรกทอรีได้
การเข้าถึงหน้านี้ต้องได้รับการอนุญาต คุณสามารถลองเปลี่ยนไดเรกทอรีได้
บทความนี้อธิบายความสามารถที่ช่วยให้การประมวลผลสมุดรายวันทั่วไปง่ายขึ้น และสามารถช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกรวบรวมและตัวควบคุมภายในไม่ถูกโจมตี
ชื่อสมุดรายวัน
สิ่งที่สำคัญที่สุดในการตั้งค่าอย่างใดอย่างหนึ่งคือชื่อสมุดรายวัน ควรกำหนดชื่อสมุดรายวันสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์ เช่นระหว่างบริษัท ปรับปรุงตามเกณฑ์คงค้าง และแก้ไขข้อผิดพลาดได้ คุณสามารถกำหนดชื่อสมุดรายวันแต่ละรายการเพื่ิอช่วยให้การป้อนข้อมูลสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์ได้โดยง่าย และปลอดภัย
ในหน้า ชื่อสมุดรายวัน คุณสามารถตั้งค่าต่อไปนี้:
- การอนุมัติลำดับงาน– เมื่อต้องการเพิ่มตัวควบคุมภายใน กำหนดลำดับงานสมุดรายวันที่สร้างข้อจำกัดสาระทางบัญชี สำหรับการตรวจทานและอนุมัติขั้นตอน ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขเช่นยอดเงินเดบิตรวม คุณตั้งค่าลำดับงานสำหรับสมุดรายวันทั่วไปในหน้า ลำดับงานบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ค่าเริ่มต้น– เลือกค่าเริ่มต้นสำหรับบัญชีตรงข้าม สกุลเงิน และมิติทางการเงิน
- การควบคุมสมุดรายวัน– คุณสามารถตั้งข้อจำกัดเกี่ยวกับบริษัท และชนิดบัญชี และค่าเซ็กเมนต์ได้
ตัวอย่างเช่น
ชื่อสมุดรายวันหนึ่งๆสามารถใช้ได้เฉพาะสำหรับการปรับปรุงใดๆเท่านั้น ในกรณีนี้ คุณสามารถระบุเป็นชนิด บัญชีแยกประเภทเท่านั้น ที่ใช้ระหว่างบริษัททั้งหมดได้
ชื่อสมุดรายวันสามารถใช้สำหรับเซกเมนต์เฉพาะ หรือช่วงสำหรับบัญชีหลักเท่านั้น
การกลับรายการอัตโนมัติ จะสามารถใช้งานในสมุดรายวันทั่วไป ตัวอย่างเช่น คุณมีการปรับปรุงตามเกณฑ์คงค้างที่เอกสารจริงยังไม่มีการประมวลผล ดังที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้
add-in ของ Microsoft Excel สำหรับรายการสมุดรายวัน ให้ระดับเพิ่มเติมของการทำให้เป็นอัตโนมัติและทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้น บรรทัดที่เปิดค้างไว้ในการดำเนินการ Excelที่มีอยู่ในหน้า สมุดรายวันทั่วไป และ ใบสำคัญสมุดรายวัน
ในหน้า สมุดรายวันประจำงวด คุณสามารถตั้งค่าสมุดรายวันที่เกิดซ้ำเพื่อทำการประมวลผลสมุดรายวันได้
คุณสามารถใช้เทมเพลตใบสำคัญได้ตลอดเวลา ในหน้า สมุดรายวันทั่วไป เลือกหน้า ใบสำคัญของสมุดรายวัน การดำเนินการ บันทึก และ เลือกเท็มเพลตใบสำคัญ จะพร้อมใช้งานภายใต้ ฟังก์ชัน ของบรรทัดใบสำคัญ
ตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง
การตั้งค่าต่อไปนี้ไม่ใช่เฉพาะสำหรับสมุดรายวันทั่วไป แต่ช่วยรับประกันว่าการป้อนข้อมูลเป็นถูกต้องและง่าย
บัญชีหลัก
การตั้งค่าบัญชีหลักแสดงหลายตัวเลือกสำหรับการประมวลผลสมุดรายวันทั่วไป:
ข้อกำหนด DC/CR – ใช้ตัวเลือกนี้ถ้าบัญชีหลักถูกจำกัดโดยธุรกรรมเดบิตหรือเครดิต การตั้งค่าจะตรวจสอบเมื่อมีการตรวจสอบ หรือการลงรายการบัญชีสมุดรายวัน
บัญชีตรงข้ามเริ่มต้น
ระงับแล้ว – ระงับบัญชีหลัก สำหรับการป้อนข้อมูลระหว่างบริษัททั้งหมด หรือสำหรับบริษัท/นิติบุคคลเฉพาะราย
ไม่อนุญาตป้อนข้อมูลด้วยตนเอง– ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนค่าสำหรับบัญชีในสมุดรายวันด้วยตนเอง
เริ่มต้น/ตรวจสอบความถูกต้องของรหัสสกุลเงิน
แทนนิติบุคคล– ตั้งค่านี้เป็นข้อมูลเฉพาะ บริษัท/นิติบุคคล เฉพาะรายที่กำหนดไว้
- เริ่มต้น/ตรวจสอบความถูกต้องของกลุ่มภาษีขาย
- มิติเริ่มต้น– ไม่คงที่ หรือ ค่าคงที่ ค่าคงที่ ช่วยรับประกันว่า การลงรายการบัญชีทั้งหมดสำหรับบัญชีหลักนี้ใช้ค่ามิติใดๆ ที่ถูกตั้งค่าเป็น คงที่ เสมอ
การตรวจสอบความถูกต้องของการลงรายการบัญชี
- ตรวจสอบผู้ใช้– ตัวเลือกนี้ควบคุมผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้ลงรายการบัญชีไปยังบัญชีหลัก
- การลงชนิดการตรวจสอบความถูกต้อง– ตัวเลือกนี้ควบคุมผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้ลงรายการบัญชีไปยังบัญชีหลัก
โครงสร้างทางบัญชีและโครงสร้างกฎขั้นสูง
โครงสร้างการบัญชีและโครงสร้างกฎขั้นสูงเป็นเรื่องสำคัญในการรับประกันว่า มีการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการรายงานทางการเงินและการติดตามประสิทธิภาพทางการเงิน ในระหว่างการประมวลผลสมุดรายวันทั่วไปและเอกสารใดๆ โครงสร้างทางบัญชีและโครงสร้างกฎขั้นสูงช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งประสบการณ์การป้อนข้อมูล คุณสามารถอนุญาตให้ป้อนข้อมูลได้เฉพาะกับมิติทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสถานการณ์เท่านั้น คุณยังสามารถบังคับใช้ความต้องการในการบันทึกข้อมูลที่จำเป็นและถูกต้องอย่างต่อเนื่อง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูหัวข้อต่อไปนี้:
- วางแผนชื่อผังบัญชีของคุณ
- สร้างกฎขั้นสูงสำหรับสมุดรายวัน
- สร้างรายการสมุดรายวันโดยใช้เทมเพลต
- สร้างตรวจสอบความถูกต้องของสมุดรายวัน
- ลงรายการบัญชีสมุดรายวันประจำงวด
- ประมวลผลสมุดรายวันการปันส่วนบัญชีแยกประเภท
สมุดรายวันทั่วไปส่วนกลาง
สมุดรายวันทั่วไปส่วนกลาง ทำให้คุณสามารถป้อนสมุดรายวันในนิติบุคคลใดๆ ที่กำหนดไว้ในสภาพแวดล้อมของคุณ โดยไม่ต้องเปลี่ยนบริษัทก่อนที่จะสร้างสมุดรายวัน ใช้ปุ่ม สมุดรายวันใหม่ ที่ด้านบนของหน้า สมุดรายวันทั่วไปส่วนกลาง เพื่อเลือกนิติบุคคลให้กับสมุดรายวัน แล้วระบุสมุดรายวันที่คุณต้องการป้อนข้อมูล เลือกบรรทัดต่างๆ ของสมุดรายวันที่สร้างขึ้นเพื่อเปิดหน้าบรรทัดสมุดรายวันมาตรฐานเดียวกันซึ่งคุณสามารถเปิดจากจากหน้า สมุดรายวันทั่วไป
หมายเหตุ
ใน Dynamics 365 Finance รุ่น 10.0.34 คุณลักษณะใหม่ เปิดใช้งานหน้าสมุดรายวันทั่วไปส่วนกลางเพื่อเลือกบริษัทหลายแห่งสำหรับการลงรายการบัญชี ทำให้คุณสามารถเลือกสมุดรายวันหลายรายการสำหรับการลงรายการบัญชีข้ามนิติบุคคลใดๆ กระบวนการลงรายการบัญชีสร้างชุดงานเดียวต่อแต่ละนิติบุคคลเพื่อลงรายการบัญชีให้เสร็จสมบูรณ์
จำลองการลงรายการบัญชี
คุณสามารถค้นหา จำลองการลงรายการบัญชี ในเมนู ตรวจสอบ สำหรับสมุดรายวันส่วนใหญ่ได้ เมื่อคุณตรวจสอบสมุดรายวันที่ใช้ฟังก์ชัน ตรวจสอบ สมุดรายวันจะถูกทดสอบสำหรับเงื่อนไขข้อผิดพลาดที่เฉพาะเจาะจง หากคุณใช้ฟังก์ชัน จำลองการลงรายการบัญชี กระบวนการเดียวกันทั้งหมดที่ถูกรันในระหว่างการลงรายการบัญชีจะถูกเรียกใช้โดยไม่มีการลงรายการบัญชีสมุดรายวันจริง คุณสามารถทบทวนข้อความการลงรายการบัญชีที่แสดงอยู่ แก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ที่คุณพบ จากนั้น คลิกเมนู ลงรายการบัญชี เพื่อลงรายการบัญชีสมุดรายวัน
จำลองการลงรายการบัญชี ไม่พร้อมใช้งานสำหรับการประมวลผลชุดงาน อย่างไรก็ตาม มีรหัสที่พร้อมใช้งานในการจำลองการลงรายการบัญชีในชุดงาน และนักพัฒนาสามารถขยายรหัสเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานนั้นได้
ปลดล็อกสมุดรายวัน
มีปุ่มอยู่ในหน้าสมุดรายวันที่จะปลดล็อคสมุดรายวันที่อยู่ในสถานะ "ล็อคโดยระบบ" ตั้งค่าเป็น ใช่ ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการปลดล็อคนี้หลังจากวิเคราะห์การเรียกใช้ชุดงานและยืนยันว่าสมุดรายวันนี้ไม่ได้รับการประมวลผลโดยชุดงานอีกต่อไป ปุ่มนี้เปิดใช้งานโดยคุณลักษณะ ปุ่มปลดล็อคสมุดรายวัน บนหน้า การจัดการคุณลักษณะ
การเรียกคืนลำดับงาน
คุณสามารถเรียกคืนสมุดรายวันในลำดับงานที่มีสถานะเป็น "ไม่สามารถแก้ไขได้" โดยการใช้ปุ่ม ลำดับงาน บนสมุดรายวัน และบนหน้า ประวัติลำดับงาน เปิดใช้งานโดยคุณลักษณะ แก้ไขสถานะลำดับงานของสมุดรายวัน บนหน้า การจัดการลักษณะการทำงาน
ลบรายการสมุดรายวัน
ใน Dynamics 365 Finance รุ่น 10.0.34 คุณลักษณะใหม่ ลบประสิทธิภาพสมุดรายวันโดยใช้ชุดงาน จะพร้อมใช้งาน คุณลักษณะนี้ช่วยให้สามารถกำหนดเวลากระบวนการลบ สำหรับสมุดรายวันที่ยังไม่ได้ลงรายการบัญชี ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานอื่นๆ ต่อไปได้ แทนที่จะรอให้การประมวลผลการลบดำเนินการเสร็จสิ้น
เพื่อลบรายการทั้งหมดในสมุดรายวันอย่างรวดเร็ว ไปที่ ฟังก์ชัน>ลบรายการสมุดรายวัน ฟังก์ชันนี้จะมีผลกระทบต่อส่วนขยายโดยใช้วิธี ลบ ในตาราง LedgerJournalTrans ชุดของรายการจะถูกลบโดยไม่ต้องเรียกใช้วิธี ลบ ของแต่ละรายการ
หมายเหตุ
Dynamics 365 Finance and Operations ไม่อนุญาตให้มีการลบธุรกรรมที่ลงรายการบัญชีแล้ว
โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท
หากต้องการใช้ฟังก์ชัน โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท เพื่อโอนย้ายธุรกรรมบัญชีแยกประเภทที่เลือกไปที่สมุดรายวันปัจจุบัน ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้
- ไปที่ บัญชีแยกประเภททั่วไป>สมุดรายวัน>สมุดรายวันทั่วไป
- ป้อนสมุดรายวันใหม่ หรือเลือกสมุดรายวันที่มีอยู่ แล้วเลือก บรรทัด
- เลือก ฟังก์ชัน>โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท
ใช้รายการใบสำคัญเพื่อเลือกว่าจะกำหนดหมายเลขใบสำคัญไปยังธุรกรรมที่โหลดอย่างไร
- หมายเลขใบสำคัญต้นฉบับ – ใบสำคัญใหม่/ที่โหลดมีหมายเลขใบสำคัญเดียวกันกับใบสำคัญต้นฉบับ
- หมายเลขใบสำคัญใหม่หมายเลขเดียวกันสำหรับใบสำคัญทั้งหมด – ใบสำคัญใหม่/ที่โหลดทั้งหมดมีหมายเลขใบสำคัญเดียวกัน
- หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อใบสำคัญ – ใบสำคัญใหม่/ที่โหลดแต่ละใบมีหมายเลขใบสำคัญใหม่
- หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรม – แต่ละบรรทัดในใบสำคัญใหม่/ใบสำคัญที่โหลดมีหมายเลขใบสำคัญแต่แตกต่างกัน
หมายเลขใบสำคัญต้นฉบับ สามารถใช้ได้เมื่อตั้งค่าฟิลด์ ตรวจสอบใบสำคัญที่ใช้ ในพารามิเตอร์บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็น ยอมรับข้อมูลซ้ำ หรือ เตือนในกรณีที่มีข้อมูลซ้ำ
ตัวอย่าง
ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้คุณลักษณะ โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท
หมายเลขชุดงานสมุดรายวันต้นฉบับมีใบสำคัญ GNJL00164 และ GNJL001065
หากฟังก์ชัน โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท ดำเนินการเสร็จสมบูรณ์โดยใช้ หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อใบสำคัญ ชุดงานสมุดรายวันใหม่จะมีใบสำคัญ GNJL001067 และ GNJL001068
หากฟังก์ชัน โหลดธุรกรรมบัญชีแยกประเภท ดำเนินการเสร็จสมบูรณ์โดยใช้ หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรม ชุดงานสมุดรายวันใหม่จะมีหมายเลขใบสำคัญของแต่ละบรรทัดเป็น: GNJL001069, GNJL001070, GNJL001071 และ GNJL001072 เนื่องจากใบสำคัญไม่สมดุล จึงไม่สามารถลงรายการบัญชีชุดสมุดรายวันนี้ได้ คุณสามารถใช้วิธีนี้ถ้าคุณต้องการเพิ่มชนิดบัญชีตรงข้ามในใบสำคัญก่อนการลงบัญชี
ตั้งค่าตัวเลือก ธุรกรรมค้างจ่าย เป็น ใช่ เพื่อรวมธุรกรรมค้างจ่าย
ตั้งค่าตัวเลือก เครื่องหมายกลับ เป็น ใช่ เพื่อกลับเครื่องหมายสำหรับยอดเงินที่โหลดเข้าในสมุดรายวัน หากตั้งค่าตัวเลือก เครื่องหมายกลับ เป็น ใช่ และตั้งค่าฟิลด์ ใบสำคัญ เป็น หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรม หรือ หมายเลขใบสำคัญใหม่ต่อธุรกรรม ข้อความรายละเอียดต่อไปนี้จะแสดงโดยอัตโนมัติสำหรับธุรกรรมที่สร้างขึ้น: "ยกเลิก 'xxx'" (โดยที่ 'xxx' คือหมายเลขใบสำคัญต้นฉบับ)
หากต้องการเปลี่ยนวันที่ลงรายการบัญชีของธุรกรรมที่โหลด ให้ตั้งค่าฟิลด์ หน่วย และ จำนวนของหน่วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือก เดือน ในฟิลด์ หน่วย และป้อน 1 ในฟิลด์ จำนวนของหน่วย และวันที่การลงรายการบัญชีดั้งเดิมคือวันที่ 1 พฤษภาคม วันที่ลงรายการบัญชีสำหรับธุรกรรมที่โหลดคือวันที่ 1 มิถุนายน
ใช้ปุ่ม ตัวกรอง เพื่อจำกัดธุรกรรมที่โหลดเข้าในสมุดรายวัน
เมื่อต้องการจำกัดการใช้หมายเลขใบสำคัญ ให้ใช้ตารางรายการสมุดรายวันทั่วไปและฟิลด์ ใบสำคัญ
การสอบถามเริ่มต้นจะรวมฟิลด์ หมายเลขสมุดรายวัน ด้วย อย่างไรก็ตาม ฟิลด์อ้างถึงฟิลด์ หมายเลขรายการสมุดรายวัน ไม่ใช่ฟิลด์ หมายเลขชุดงานสมุดรายวัน หากต้องการเพิ่มฟิลด์ หมายเลขชุดงานสมุดรายวัน ในการสอบถาม ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้
- ในการสอบถาม บนแท็บ รวม ให้ขยายตาราง รายการบัญชีสมุดรายวันทั่วไป
- เลือกตาราง รายการสมุดรายวันทั่วไป
- เลือก เพิ่มการรวมตาราง
- เลือก สมุดรายวันของรายการบัญชีแยกประเภท แล้วเลือก เลือก เพิ่ม สมุดรายวันของรายการบัญชีแยกประเภท แล้วภายใต้ ช่วงปฏิทินปีงบประมาณ
- บนแท็บ การกำหนดช่วง ให้เลือก เพิ่ม
- ในคอลัมน์ ตาราง ให้เลือก สมุดรายวันของรายการบัญชีแยกประเภท โดยค่าเริ่มต้น คอลัมน์ ตารางสืบทอด จะถูกตั้งค่าเป็นตารางเดียวกัน
- ในคอลัมน์ ฟิลด์ ให้เลือก หมายเลขชุดงานสมุดรายวัน
- ป้อนค่า หมายเลขชุดงานสมุดรายวัน ที่จะโหลดเข้าในสมุดรายวัน