การทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่ายกับผู้จัดจำหน่ายภายนอก
โมดูล การทำงานร่วมกับผู้จัดจำหน่าย มีเป้าหมายเป็นผู้จัดจำหน่ายที่ไม่มีการรวมการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) กับ Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management จะอนุญาตให้ผู้จัดจำหน่ายสามารถทำงานกับใบสั่งซื้อ (POs) ใบแจ้งหนี้ ข้อมูลสินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบ และคำขอใบเสนอราคา (RFQs) และยังช่วยให้สามารถเข้าถึงส่วนต่างๆ ของข้อมูลหลักของผู้จัดจำหน่ายได้อีกด้วย บทความนี้อธิบายวิธีที่คุณสามารถทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่ายภายนอกที่ใช้อินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย เพื่อทำงานกับ PO RFQs และสินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบ นอกจากนี้ ยังจะอธิบายวิธีการเปิดใช้งานผู้จัดจำหน่ายเฉพาะให้สามารถใช้การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย และวิธีการกำหนดข้อมูลที่ผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดจะเห็น เมื่อตอบสนอง PO
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้จัดจำหน่ายภายนอกสามารถทำได้ในอินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่ายที่ การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่ายกับลูกค้า
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ผู้จัดจำหน่ายสามารถใช้การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่ายในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่ พื้นที่ทำงานการออกใบแจ้งหนี้การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย ดูข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเตรียมใช้งานผู้ใช้การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่ายที่ จัดการผู้ใช้การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย
การกำหนดข้อมูลที่ถูกแสดงแก่ผู้จัดจำหน่าย เมื่อพวกเขาตอบสนองต่อ POs
เมื่อผู้จัดจำหน่ายตอบสนองต่อ PO ที่คุณส่งให้พวกเขา พวกเขาจะเห็นหนึ่งในสามกล่องข้อความที่ซึ่งพวกเขาจะต้องยืนยันว่าพวกเขาต้องการยอมรับ PO ปฏิเสธ หรือยอมรับพร้อมการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากข้อมูลที่ต้องถูกแสดงต่อผู้จัดจำหน่ายในขณะนั้น อาจเป็นข้อมูลเฉพาะสำหรับธุรกิจของคุณ คุณสามารถระบุข้อความที่จะแสดงในแต่ละข้อความของข้อความการยืนยัน ตัวอย่างเช่น ข้อความสามารถแจ้งผู้จัดจำหน่ายเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปในกระบวนการ หรือเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไข
เมื่อต้องการกำหนดข้อความที่ปรากฏในการตอบสนอง PO ให้ดำเนินการขั้นตอนเหล่านี้
- บนหน้า ข้อมูลสำหรับผู้จัดจำหน่ายที่ตอบสนองต่อ POs เลือกชนิดการตอบสนอง และจากนั้นเลือก แก้ไข
- ในกล่อง ข้อความแสดงข้อมูล ป้อนข้อมูลที่ควรจะแสดงให้แก่ผู้จัดจำหน่ายในกล่องข้อความ
ถ้าคุณต้องเพิ่มข้อความมากกว่าหนึ่งภาษา ให้สร้างข้อความที่แยกต่างหากและระบุรหัสภาษาที่เหมาะสมสำหรับแต่ละรายการ ข้อความที่ถูกแสดงแก่ผู้จัดจำหน่ายแต่ละราย จะอยู่ในภาษาที่ผู้จัดจำหน่ายใช้
การตั้งค่าตัวเลือกการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่ายสำหรับผู้จัดจำหน่ายเฉพาะ
ผู้ดูแลระบบตั้งค่าคอนฟิกการตั้งค่าทั่วไปสำหรับการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย เช่น บทบาทความปลอดภัยที่พร้อมใช้งานสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดที่คุณทำงานด้วย อย่างไรก็ตาม ยังมีการตั้งค่าที่อาจแตกต่างกันสำหรับแต่ละบัญชีของผู้จัดจำหน่ายอีกด้วย คุณควรตั้งค่าคอนฟิกการตั้งค่าเหล่านี้
- เปิดใช้งานการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย
- ระบุว่าผู้จัดจำหน่ายควรดูข้อมูลราคาหรือไม่
การเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย
ก่อนที่จะสามารถสร้างบัญชีผู้ใช้สำหรับผู้จัดจำหน่ายภายนอกได้ คุณจะต้องตั้งค่าคอนฟิกบัญชีผู้จัดจำหน่าย เพื่อให้ผู้จัดจำหน่ายสามารถใช้การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่ายได้ บนหน้า ผู้จัดจำหน่าย บนแท็บ ทั่วไป ตั้งค่าฟิลด์ การเปิดใช้งานการทำงานร่วมกัน โดยตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้มีดังต่อไปนี้
- ใช้งานอยู่ (PO ได้รับการยืนยันอัตโนมัติ)– POs ได้รับการยืนยันโดยอัตโนมัติ ถ้าผู้จัดจำหน่ายยอมรับโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง ถ้าคุณใช้ตัวเลือกนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดกำหนดการชุดงาน ยืนยันใบสั่งซื้อที่ยอมรับจากการทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่าย ซึ่งรับผิดชอบในการประมวลผลการยืนยัน สำหรับคําแนะนํา โปรดดูที่ส่วนถัดไป
- ใช้งานอยู่ (PO ไม่ได้รับการยืนยันอัตโนมัติ) – จำเป็นต้องยืนยันใบสั่งซื้อด้วยตนเองโดยองค์กรของคุณ หลังจากที่ผู้จัดจำหน่ายได้ยอมรับ
การจัดกำหนดการชุดงานการยืนยันอัตโนมัติ
หากคุณใช้ตัวเลือก ใช้งานอยู่ (PO ได้รับการยืนยันอัตโนมัติ) ให้กับผู้จัดจำหน่ายหนึ่งรายหรือมากกว่า (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า) คุณต้องจัดกำหนดการชุดงาน ยืนยันใบสั่งซื้อที่ยอมรับจากการทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่าย ซึ่งรับผิดชอบการประมวลผลและยืนยัน PO ของคุณ มิฉะนั้นการยืนยันอัตโนมัติจะไม่เกิดขึ้น ใช้กระบวนงานต่อไปนี้ในการจัดกำหนดการงาน
ไปที่ การจัดซื้อและการจัดหา > ใบสั่งซื้อ > การยืนยันใบสั่งซื้อ > ยืนยันใบสั่งซื้อที่ยอมรับจากการทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่าย
ในกล่องโต้ตอบ ยืนยันใบสั่งซื้อที่ยอมรับจากการทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่าย บนแท็บด่วน ทำงานในแบบเบื้องหลัง เลือก การเกิดซ้ำ
ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการเกิดซ้ำ ให้กําหนดกําหนดการที่งานควรเกิดขึ้น เมื่อคุณเลือกกำหนดการ ให้พิจารณาปัญหาต่อไปนี้
- ถ้าระบบของคุณประมวลผลข้อมูลปริมาณมากและเรียกใช้ชุดงานหลายชุด ประสิทธิภาพอาจเป็นปัญหา ในกรณีนี้ คุณอาจไม่ควรเรียกใช้งานนี้บ่อยกว่าทุกๆ 10 นาที (ขึ้นอยู่กับความต้องการอื่นๆ ของคุณ) ถ้าประสิทธิภาพไม่ใช่ปัญหาของคุณ คุณสามารถเรียกใช้ได้บ่อยถึงทุกๆ 1 ถึง 2 นาที ถ้าต้องการ
- ถ้าผู้จัดจำหน่ายของคุณจัดส่งสินค้าอย่างรวดเร็ว (ภายในวันที่มีการตกลงกันง) การเกิดซ้ำควรเกิดขึ้นบ่อยครั้ง (หรือประมาณทุกๆ 10 ถึง 30 นาที) ด้วยวิธีนี้ ผู้ปฏิบัติงานคลังสินค้าจะสามารถรับสินค้าจากใบสั่งซื้อที่ยืนยันหลังจากการยืนยันเสร็จสิ้น
- ถ้าผู้จัดจำหน่ายของคุณมีระยะเวลารอคอยสินค้ายาวนาน (มากกว่า 24 ชั่วโมง) คุณสามารถตั้งค่างานนี้ให้ทำงานประมาณวันละครั้ง
เลือก ตกลง เพื่อใช้กำหนดการของคุณและกลับไปที่กล่องโต้ตอบ ยืนยันใบสั่งซื้อที่ยอมรับจากการทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่าย
ตั้งค่าตัวเลือกเบื้องหลังเพิ่มเติมตามความต้องการ กล่องโต้ตอบจะมีตัวเลือกปกติในการตั้งค่าชุดงานใน Supply Chain Management
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชุดงาน โปรดดู ภาพรวมของการประมวลผลชุดงาน
การระบุว่าผู้จัดจำหน่ายควรดูข้อมูลราคาหรือไม่
ในการแบ่งปันข้อมูลราคาสำหรับ POs ผ่านอินเทอร์เฟสของผู้จัดจำหน่ายร่วมกัน คุณต้องตั้งค่าตัวเลือก ราคา/ยอดเงินในใบสั่งซื้อ บนแท็บ ค่าเริ่มต้นของใบสั่งซื้อ สำหรับบัญชีผู้จัดจำหน่ายเป็น ใช่ ข้อมูลราคานี้ประกอบด้วย ราคาต่อหน่วย ส่วนลด และค่าธรรมเนียม
การทำงานกับ PO เมื่อมีการใช้การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย
การส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้จัดจำหน่าย
PO ถูกจัดเตรียมใน Supply Chain Management เมื่อ PO มีสถานะเป็น อนุมัติแล้ว คุณจะต้องส่งให้กับผู้จัดจำหน่ายโดยใช้การเลือกหน้า ส่งเพื่อขอการยืนยัน ในหน้า ใบสั่งซื้อ จากนั้น สถานะของ PO จะถูกเปลี่ยนเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก หลังจากที่มีการส่ง PO ผู้จัดจำหน่ายจะสามารถเห็นหน้า ใบสั่งซื้อสำหรับการตรวจทาน ในส่วนติดต่อการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่ายได้ จากนั้น ผู้จัดจำหน่ายสามารถยอมรับ PO ปฏิเสธ หรือแนะนำการเปลี่ยนแปลงได้ ผู้จัดจำหน่ายยังสามารถเพิ่มข้อคิดเห็นในการสื่อสารข้อมูลเช่นการเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อ ถ้าคุณต้องการดึงความสนใจของผู้จัดจำหน่ายไปยัง PO ใหม่ คุณยังสามารถใช้ระบบการจัดการการพิมพ์เพื่อส่ง PO ทางอีเมลได้อีกด้วย
การยืนยันและการยอมรับ PO โดยผู้จัดจำหน่าย
หลังจากที่ผู้จัดจำหน่ายยอมรับ PO สามารถยืนยัน PO ได้โดยอัตโนมัติ หรืออาจต้องได้รับการยืนยันด้วยตนเอง ลักษณะการทำงานขึ้นอยู่กับว่าฟิลด์ การเปิดใช้งานการทำงานร่วมกัน ถูกตั้งค่าเป็น ใช้งานอยู่ (PO ได้รับการยืนยันอัตโนมัติ) หรือเป็น ใช้งานอยู่ (PO ไม่ได้รับการยืนยันอัตโนมัติ) สำหรับผู้จัดจำหน่าย
ตารางต่อไปนี้แสดงอัตราแลกเปลี่ยนทั่วไปของข้อมูล โดยขึ้นอยู่กับการตอบสนองของผู้จัดจำหน่ายเมื่อ คุณส่ง PO สำหรับการยืนยัน:
| การตอบรับของผู้จัดจำหน่าย | ผลลัพธ์ |
|---|---|
| ผู้จัดจำหน่าย ยอมรับ ใบสั่ง และ Supply Chain Management ถูกตั้งค่าคอนฟิกเพื่อยืนยัน POs ที่ผู้จัดจำหน่ายยอมรับโดยอัตโนมัติ | สถานะใบสั่งจะถูกอัพเดตเป็น ยืนยันแล้ว ถ้าไม่สามารถปรับปรุงใบสั่งได้ด้วยเหตุผลบางอย่าง การตอบสนองของผู้จัดจำหน่ายจะยังคงถูกบันทึกเป็น ยอมรับ แต่สถานะของ PO ยังคงเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก
PO ที่ถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย และมีสถานะเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานภายนอก จะได้รับการอัปเดตด้วยวันที่รับที่ยืนยันในรายการ การอัพเดตนี้เริ่มต้นเวอร์ชันใหม่ที่จะถูกตั้งค่าเป็นสถานะ ยืนยันแล้ว โดยอัตโนมัติ เมื่อมีการยืนยัน PO จะปรากฏขึ้นในส่วนติดต่อการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย |
| ผู้จัดจำหน่าย ยอมรับ ใบสั่ง แต่ Supply Chain Management ไม่ได้ตั้งค่าคอนฟิกให้ยืนยัน PO ที่ผู้จัดจำหน่ายยอมรับโดยอัตโนมัติ | การตอบสนองของผู้จัดจำหน่ายถูกบันทึกเป็น ยืนยันแล้ว แต่ใบสั่งซื้อยังคงอยู่ในสถานะอยู่ระหว่าง การตรวจทานภายนอก
PO ที่ถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย และมีสถานะเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานภายนอก จะได้รับการอัปเดตด้วยวันที่รับที่ยืนยันในรายการ การอัพเดตนี้เริ่มต้นเวอร์ชันใหม่ที่จะถูกตั้งค่าเป็นสถานะ อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก โดยอัตโนมัติ จากนั้น คุณสามารถยืนยัน PO ได้ด้วยตนเอง |
| ผู้จัดจำหน่าย ปฏิเสธ ใบสั่ง | การตอบสนองของผู้จัดจำหน่ายถูกเรกคอร์ดเป็น ปฏิเสธแล้ว และใบสั่งซื้อยังคงอยู่ในสถานะอยู่ระหว่าง การตรวจทานภายนอก ได้รับการปฏิเสธร่วมกับหมายเหตุของผู้จัดจำหน่าย |
ผู้จัดจำหน่าย ยอมรับ ใบสั่ง ที่มีการเปลี่ยนแปลง ระบบจะแนะนำการเปลี่ยนแปลงในระดับรายการ ผู้จัดจำหน่ายสามารถยอมรับหรือปฏิเสธแต่ละรายการได้ นี่คือการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่ผู้จัดจำหน่ายสามารถแนะนำได้:
|
การตอบสนองของผู้จัดจำหน่ายถูกบันทึกเป็น ยืนยันการเปลี่ยนแปลง และสถานะของ PO ยังคงเป็น ระหว่างการตรวจทานภายนอก สถานะแสดงชนิดของการเปลี่ยนแปลงที่ผู้จัดจำหน่ายได้แนะนำ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณการใช้วัสดุแบบอัตโนมัติของการเปลี่ยนแปลง ดูส่วน "อัปเดต PO เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำโดยผู้จัดจำหน่าย" ในภายหลังในบทความนี้ |
คุณสามารถใช้พื้นที่ทำงาน การจัดเตรียมใบสั่งซื้อ ได้ เพื่อตรวจสอบว่า POs ใดที่ผู้จัดจำหน่ายได้ตอบสนองไป พื้นที่ทำงานนี้ประกอบด้วย รายการสองรายการที่มี POs ที่มีสถานะเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก:
- ต้องมีการดำเนินการระหว่างการตรวจสอบจากภายนอก
- กำลังรอการตอบของผู้จัดจำหน่ายในการตรวจสอบภายนอก
การเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อ
เพื่อเปลี่ยน PO ที่ผู้จัดจำหน่ายได้ตอบสนองแล้ว คุณต้องส่ง PO เวอร์ชันใหม่ไปยังผู้จัดจำหน่าย PO ใหม่จะมีคำเสริมท้ายเวอร์ชันที่บ่งชี้ว่า มีการปรับเปลี่ยน PO ที่ส่งไปก่อนหน้านี้ หน้า ประวัติการยืนยันใบสั่งซื้อของผู้จัดจำหน่าย อนุญาตให้คุณและผู้จัดจำหน่ายของคุณติดตามประวัติของแต่ละใบสั่ง PO เวอร์ชันที่ยืนยันไว้ก่อนหน้านี้จะยังคงอยู่ในรายการของ PO ที่ยืนยัน จนกว่าจะได้รับการยืนยัน PO ใหม่
การยกเลิก PO
เมื่อคุณยกเลิกใบสั่งซื้อ สถานะจะถูกเปลี่ยนกลับไปเป็น อนุมัติแล้ว คุณต้องส่ง PO กลับไปที่ผู้จัดจำหน่าย เพื่อให้ผู้จัดจำหน่ายเหล่านั้นสามารถยืนยันหรือปฏิเสธการยกเลิก หลังจากมียืนยันการยกเลิก ใบสั่งซื้อจะปรากฏในรายชื่อผู้จัดจำหน่ายของรายการใบสั่งซื้อที่ยืนยันเป็น ยกเลิก
การเพิ่มเอกสารแนบกับใบสั่งซื้อ
คุณสามารถเพิ่มเอกสารแนบ เช่น ไฟล์ รูปภาพ และบันทึกย่อให้กับ PO ได้ โดยใช้ระบบการจัดการเอกสาร เอกสารแนบชนิด ภายนอก จะมองเห็นได้แก่ผู้จัดจำหน่าย เมื่อคุณส่ง PO
การอัพเดต PO เมื่อผู้จัดจำหน่ายแนะนำการเปลี่ยนแปลง
ถ้าผู้จัดจำหน่ายได้ตอบสนองต่อ PO และได้แนะนำการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนถัดไปคือ การประมวลผลการตอบสนอง
ในพื้นที่ทำงาน การจัดเตรียมใบสั่งซื้อ ในรายการ อยู่ระหว่างการดำเนินการตรวจทานภายนอก คุณสามารถระบุ PO ที่ผู้จัดจำหน่ายได้ยอมรับพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงได้ จากรายการนี้ คุณยังสามารถนำทางไปยังการตอบสนองของผู้จัดจำหน่ายได้ด้วย
ในการตอบสนอง ผู้จัดจำหน่ายสามารถเปลี่ยนข้อมูลต่อไปนี้บนส่วนหัวได้:
- การอ้างอิงเอกสารผู้จัดจำหน่าย
- วิธีการจัดส่ง
- เงื่อนไขการจัดส่ง
- วันที่ยืนยันการรับสินค้า
ผู้จัดจำหน่ายยังสามารถเพิ่มหมายเหตุหรือสิ่งที่แนบได้ด้วย
ในรายการ ผู้จัดจำหน่ายสามารถเปลี่ยนปริมาณและวันที่รับ เพิ่มบันทึกย่อและสิ่งที่แนบ ปฏิเสธรายการ แทนที่รายการด้วยผลิตภัณฑ์อื่นที่ถูกป้อนในรูปแบบข้อความ และแบ่งรายการเป็นการจัดส่งหลายครั้งได้ สถานะของรายการแตกต่างกันไป โดยขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่ผู้จัดจำหน่ายได้แนะนำ:
- ยอมรับการเปลี่ยนแปลงแล้ว
- ถูกปฏิเสธ
- แทนที่แล้ว – ในกรณีนี้ รายการเพิ่มเติมจะถูกเพิ่ม ซึ่งมีสถานะเป็น แทนที่
- วันที่ยืนยัน
- แบ่งลงในกำหนดการ – ในกรณีนี้ จะมีการเพิ่มรายการพิเศษที่มีสถานะเป็น รายการกำหนดการ
ถ้ารายการไม่มีการเปลี่ยนแปลง สถานะของรายการคือ ยอมรับแล้ว
ในการตอบสนอง สถานะของรายการบอกถึงชนิดของการเปลี่ยนแปลงที่ผู้จัดจำหน่ายทำ นอกจากนี้ ฟิลด์ทั้งหมดที่เปลี่ยนแปลงจะปรากฏเป็นตัวหนา เพื่อช่วยคุณในการระบุการเปลี่ยนแปลง
คุณสามารถอัพเดต PO ได้โดยการเลือก ประมวลผลการอัพเดต PO ในการตอบสนอง หรือในหนึ่งรายการในแต่ละครั้งได้ ฟิลด์ มีการประมวลผลการอัพเดต PO หรือไม่? บนส่วนหัว และรายการบ่งชี้ว่าระบบได้มีการประมวลผลส่วนหัวหรือรายการในการอัพเดต PO พร้อมกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ซึ่งมีต้นกำเนิดมาจากการตอบสนอง คุณสามารถรันการดำเนินการ ประมวลผลการอัพเดต PO ได้เพียงครั้งเดียวสำหรับแต่ละหัวข้อหรือแต่ละรายการ
ไม่สามารถอัพเดตการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำทั้งหมดใน PO ได้ เฉพาะการอัพเดตบนส่วนหัว และการอัพเดตวันที่และปริมาณในรายการเท่านั้น สามารถถูกอัพเดตโดยอัตโนมัติใน PO ได้ สำหรับการเปลี่ยนแปลงอื่น คุณต้องอัพเดต PO ด้วยตนเอง ในกรณีนี้ ค่าของฟิลด์ มีการดำเนินการอัพเดต PO หรือไม่ คือ การอัพเดตด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้จัดจำหน่ายแนะนำให้รายการถูกแบ่งออกลงในกำหนดการ การเปลี่ยนแปลงนี้ต้องทำด้วยตนเอง
รายการทุกรายการที่มีสถานะเป็น ยอมรับแล้ว จะมีวันที่รับที่ยืนยัน เมื่อคุณรันการดำเนินการ ประมวลผลการอัพเดต PO วันที่นี้จะถูกอัพเดตใน PO บันทึกย่อและสิ่งที่แนบมาไม่ถูกโอนย้ายโดยอัตโนมัติไปยัง PO ปัจจุบัน นอกจากนี้ ข้อตกลงทางการค้าจะไม่ถูกประเมินซ้ำในรายการ PO เมื่อคุณอัพเดต PO ปัจจุบันผ่านการดำเนินการ ประมวลผลการอัพเดต PO
สถานะและเวอร์ชันของ PO
ส่วนนี้อธิบายสถานะต่างๆ ที่ PO สามารถมีได้ จนถึงเวลาที่ได้รับการยืนยัน และยังอธิบายเวลาที่เวอร์ชันใหม่ของ PO จะถูกทำให้พร้อมใช้งานแก่ผู้จัดจำหน่ายอีกด้วย ลักษณะการทำงานแตกต่างกันไป โดยขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้การจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับ POs หรือไม่
เวอร์ชันและสถานะต่างๆ ถ้าคุณไม่ใช้การจัดการการเปลี่ยนแปลง
ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงในสถานะและรุ่นที่อาจพบในใบสั่งซื้อ:
| การดำเนินการ | สถานะและรุ่น |
|---|---|
| รุ่นเริ่มต้นของ PO ถูกสร้างขึ้นใน Supply Chain Management | สถานะเป็น อนุมัติแล้ว |
| ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย | เวอร์ชันจะถูกลงทะเบียนในอินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย และสถานะจะถูกเปลี่ยนเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานภายนอก |
| ผู้จัดจำหน่ายส่งการตอบสนอง ยอมรับการเปลี่ยนแปลงแล้ว | สถานะยังคงเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก |
| คุณทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่ผู้จัดจำหน่ายร้องขอ | สถานะจะเปลี่ยนกลับไปเป็น อนุมัติแล้ว |
| คุณสามารถส่งใบสั่งซื้อเวอร์ชันใหม่ไปยังผู้จัดจำหน่าย | เวอร์ชันใหม่จะถูกลงทะเบียนในอินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย และสถานะจะถูกเปลี่ยนเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานภายนอก |
| ผู้จัดจำหน่ายยอมรับเวอร์ชันใหม่ของใบสั่งซื้อ | สถานะยังคงเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก ยกเว้นว่ามีการตั้งค่าคอนฟิกบัญชีผู้จัดจำหน่าย เพื่อตั้งค่า POs โดยอัตโนมัติเป็นสถานะ ยืนยันแล้ว เมื่อผู้จัดจำหน่ายยอมรับ |
ผู้จัดจำหน่ายไม่ต้องยืนยัน PO โดยการใช้อินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย พวกเขายังสามารถส่งข้อความอีเมล หรือสื่อสารการยอมรับ PO ของพวกเขาผ่านช่องทางอื่นๆ ได้อีกด้วย จากนั้น คุณสามารถยืนยันใบสั่งได้ด้วยตนเอง ในกรณีนี้ คุณจะได้รับคำเตือนสถานะที่กำลังยืนยันใบสั่ง แม้ว่าจะไม่มีการตอบสนองใดๆ จากผู้จัดจำหน่าย จากนั้น PO จะปรากฎในประวัติการยืนยันเป็นใบสั่งที่มีการยืนยันที่เปิดที่ไม่มีการตอบสนองใดๆ ณ จุดนี้ ผู้จัดจำหน่ายจะไม่มีตัวเลือกที่จะยืนยันหรือปฏิเสธ PO อีกต่อไป
หมายเหตุ
รุ่นของ PO ที่พร้อมใช้งานสำหรับกระบวนการอื่นๆ ใน Supply Chain Management เป็นรุ่นล่าสุดเสมอ แม้ว่ารุ่นนั้นยังไม่ได้ถูกลงทะเบียนไว้ในอินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย
เวอร์ชันและสถานะต่างๆ ถ้าคุณใช้การจัดการการเปลี่ยนแปลง
ถ้ามีการเปิดใช้งานการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับ POs POs จะผ่านลำดับงานการอนุมัติเพื่อเข้าถึงสถานะ อนุมัติแล้ว กระบวนการนี้ไม่สามารถมองเห็นได้โดยผู้จัดจำหน่าย
ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงในสถานะและรุ่นที่อาจพบในใบสั่งซื้อเมื่อการจัดการการเปลี่ยนแปลงถูกเปิดใช้งาน เวอร์ชันจะถูกลงทะเบียน เมื่อ PO ได้รับอนุมัติ ไม่ใช่เมื่อมีการส่ง PO ไปยังผู้จัดจำหน่าย หรือมีการยืนยัน
| การดำเนินการ | สถานะและรุ่น |
|---|---|
| รุ่นเริ่มต้นของ PO ถูกสร้างขึ้นใน Supply Chain Management | สถานะเป็น ร่าง |
| ใบสั่งซื้อถูกส่งไปที่กระบวนการอนุมัติอีกครั้ง (กระบวนการอนุมัติเป็นกระบวนการภายในที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับผู้จัดจำหน่าย) | เปลี่ยนสถานะจาก ร่าง เป็น ระหว่างการตรวจทาน เป็น อนุมัติ ถ้าใบสั่งซื้อไม่ถูกปฏิเสธในระหว่างกระบวนการอนุมัติ ใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วถูกลงทะเบียนเป็นรุ่น |
| ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย | เวอร์ชันจะถูกลงทะเบียนในอินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย และสถานะจะถูกเปลี่ยนเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานภายนอก |
| คุณทำการเปลี่ยนแปลงที่ถูกร้องขอโดยผู้จัดจำหน่ายด้วยตนเอง หรือโดยใช้การดำเนินการ ดำเนินการอัพเดต PO ในการตอบสนองต่อการอัพเดต PO | สถานะจะเปลี่ยนกลับไปเป็น ร่าง |
| ใบสั่งซื้อถูกส่งไปที่กระบวนการอนุมัติอีกครั้ง | เปลี่ยนสถานะจาก ร่าง เป็น ระหว่างการตรวจทาน เป็น อนุมัติ ถ้าใบสั่งซื้อไม่ถูกปฏิเสธในระหว่างกระบวนการอนุมัติ อีกทางหนึ่งคือ ระบบสามารถถูกตั้งค่าคอนฟิกเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงฟิลด์เฉพาะไม่ต้องมีการอนุมัติใหม่ ในกรณีนี้ สถานะที่เปลี่ยนเริ่มจาก ร่าง และจากนั้นจะถูกอัพเดตโดยอัตโนมัติเป็น อนุมัติแล้ว ใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วถูกลงทะเบียนเป็นรุ่นใหม่ |
| คุณสามารถส่งใบสั่งซื้อเวอร์ชันใหม่ไปยังผู้จัดจำหน่าย | เวอร์ชันใหม่จะถูกลงทะเบียนในอินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย และสถานะจะถูกเปลี่ยนเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานภายนอก |
| ผู้จัดจำหน่ายอนุมัติรุ่นใหม่ของใบสั่งซื้อ | สถานะจะถูกเปลี่ยนเป็น ยืนยันแล้ว โดยอัตโนมัติ หรือเมื่อคุณได้รับการตอบสนองจากผู้จัดจำหน่ายและยืนยันใบสั่งซื้อแล้ว อย่างใดอย่างหนึ่ง |
การแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบ
ถ้าคุณใช้สินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบ ผู้จัดจำหน่ายสามารถใช้อินเทอร์เฟสการทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย เพื่อดูข้อมูลในหน้าต่อไปนี้ได้:
- ใบสั่งซื้อที่ใช้สินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบ - POs สำหรับสินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบจะถูกสร้างขึ้น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของสินค้าคงคลังจากผู้จัดจำหน่ายเป็นบริษัทของคุณ ลงรายการบัญชีใบรับสินค้าพร้อมกัน POs ที่มีการส่งมอบเหล่านี้จะแสดงขึ้นในหน้า ใบสั่งซื้อที่ใช้สินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบ เท่านั้น ซึ่งจะถูกไม่รวมอยู่บนหน้า ใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วทั้งหมด ในโมดูล การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย
- ผลิตภัณฑ์ที่ได้รับจากสินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบ – หน้านี้แสดงรายการธุรกรรมทั้งหมดที่ความเป็นเจ้าของของผลิตภัณฑ์ได้ถูกโอนย้ายจากผู้จัดจำหน่ายเป็นบริษัทของคุณ ผู้จัดจำหน่ายสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้
- สินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบคงเหลือ – หน้านี้แสดงสินค้าคงคลังที่มีการส่งมอบคงเหลือที่เป็นเจ้าของโดยผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับที่คลังสินค้าของคุณ
การทำงานกับ RFQs เมื่อคุณใช้การทำงานร่วมกันกับผู้จัดจำหน่าย
ส่วนนี้อธิบายการโต้ตอบระหว่างลูกค้าและผู้จัดจำหน่ายในระหว่างกระบวนการ RFQ ซึ่งยังอธิบายถึงวิธีการสื่อสารข้อมูลไปยังผู้จัดจำหน่ายอีกด้วย สำหรับภาพรวมพื้นฐานของการสนับสนุนสำหรับกระบวนการ RFQ ดูที่ ภาพรวมคำขอใบเสนอราคา (RFQs)
การสำรอง สิ่งที่แนบ การแก้ไข และการส่งคืน
การสำรอง – บนส่วนหัวของกรณี RFQ คุณสามารถระบุว่า จะอนุญาตให้ใช้การสำรองสำหรับรายการสินค้าที่ไม่มีในแค็ตตาล็อกได้หรือไม่ เมื่อเปิดใช้งานการสำรอง ผู้จัดจำหน่ายสามารถเพิ่มรายการสำรองสำหรับแต่ละรายการที่ร้องขอได้
สิ่งที่แนบ – สามารถเพิ่มสิ่งที่แนบทั้งที่ระดับส่วนหน้าและระดับรายการของกรณี RFQ ได้ สามารถจัดประเภทสิ่งที่แนบได้เป็นภายในหรือภายนอกได้ สิ่งที่แนบภายในสามารถดูได้เฉพาะบนฝั่งลูกค้า ในขณะที่ผู้จัดจำหน่ายสามารถดูสิ่งที่แนบภายนอกได้ หลังจากที่มีการส่ง
ผู้จัดจำหน่ายยังสามารถเพิ่มสิ่งที่แนบในการตอบการประมูลของพวกเขาได้อีกด้วย สามารถดูสิ่งที่แนบเหล่านี้ได้ในฝั่งลูกค้า หลังจากผู้จัดจำหน่ายส่งการตอบการประมูล สิ่งที่แนบที่ผู้จัดจำหน่ายเพิ่ม จะถูกจำแนกประเภทเป็นภายนอกเสมอ เมื่อต้องการเข้าถึงสิ่งที่แนบที่ผู้จัดจำหน่ายได้ส่งพร้อมกับการประมูล เลือก สิ่งที่แนบการประมูล หรือ สิ่งที่แนบรายการการประมูล
เมื่อต้องการเปิดสิ่งที่แนบมาที่ถูกส่งไปพร้อมกับกรณี RFQ ใช้สัญลักษณ์คลิปหนีบกระดาษในการจัดการเอกสารในการตอบ
การแก้ไข – เมื่อเสร็จสิ้นการแก้ไข ข้อความตอบกลับการประมูลที่มีอยู่จะถูกเอาออก เพื่อให้สามารถถูกแทนที่ได้ด้วยค่าที่ปรับปรุงแล้ว สามารถดูข้อมูลได้ เช่น ราคาในรายการ และปริมาณจากการตอบการประมูลก่อนหน้านี้ผ่านทางสมุดรายวันในกรณี RFQ
ในการบังคับใช้การประมวลผลการแก้ไข บนหน้า พารามิเตอร์การจัดซื้อและการจัดหา บนแท็บด่วน คำขอใบเสนอราคา ตั้งค่าตัวเลือก ล็อค RFQs เมื่อถูกส่ง เป็น ใช่ (ตัวเลือกนี้จะถูกตั้งค่า และจำเป็นสำหรับภาครัฐ)
ส่งคืน – ถ้าผู้จัดจำหน่ายได้ส่งการประมูล แต่ข้อมูลเพิ่มเติมหรือที่แก้ไขมีความจำเป็นสำหรับกรณี RFQ ลูกค้าสามารถส่งคืนการประมูลไปยังผู้จัดจำหน่ายได้ มีการเก็บข้อมูลจากการประมูลที่ส่งไว้ก่อนหน้านี้ และผู้จัดจำหน่ายสามารถทำการแก้ไขที่ร้องขอได้ โดยไม่ต้องเริ่มต้นกระบวนการประมูลอีกครั้ง
ส่วนขยายของภาครัฐ
สำหรับภาครัฐ ฟังก์ชันที่ขยายเปิดใช้งานกรณี RFQ ที่จะถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย และถูกเผยแพร่ เมื่อคุณเผยแพร่ RFQ ใครก็ตามที่ร้องขอข้อมูลสามารถดูงานที่เป็นไปตามข้อบังคับของภาครัฐส่วนใหญ่ได้ งานที่พร้อมใช้งานทั้งหมดจะแสดงในหน้ารายการ เปิดคำขอใบเสนอราคาที่เผยแพร่ สามารถดูและ RFQs ที่ยกเลิก ที่ค้างอยู่ หรือที่ได้รับในหน้ารายการ คำขอใบเสนอราคาที่เผยแพร่แบบปิด ได้ เอกสารเหล่านี้ยังสามารถดูบนไซต์ภายนอก Supply Chain Management ได้ ผ่านทางการรวมกับเอนทิตีข้อมูลต่อไปนี้:
- คำขอใบเสนอราคาที่เผยแพร่
- รายการของคำขอใบเสนอราคาที่เผยแพร่
- เอกสารแนบส่วนหัวของคำขอใบเสนอราคาที่เผยแพร่
เอนทิตีเหล่านี้อนุญาตให้บุคคลผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ที่เตรียมใช้งานใน Supply Chain Management แต่ผู้ที่มีการเข้าถึงโดยไม่ระบุชื่อไปยังไซต์ภายนอก ให้ดูงานที่พร้อมใช้งานแบบปิด นอกจากนี้ ฟังก์ชันที่ขยายใน ส่งและเผยแพร่ ช่วยให้ผู้ใช้ที่ตั้งค่าพารามิเตอร์สำหรับกระบวนการ RFQ สามารถกำหนดเท็มเพลตอีเมลได้ จากนั้น เมื่อผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดหาสร้างกรณี RFQ พวกเขาต้องเลือกเท็มเพลตอีเมลเพื่อส่งข้อมูลที่จำเป็นให้แก่ผู้ขายในกรณี RFQ
ผู้ใช้ที่ตั้งค่าพารามิเตอร์สำหรับกระบวนการ RFQ สามารถสร้างเท็มเพลตอีเมลแบบหลายรายการได้ เท็มเพลตอีเมลเหล่านี้สามารถประกอบด้วยทั้งข้อความคงและโทเคนการแทนที่ต่อไปนี้ โทเคนจะถูกแทนที่ด้วยค่าบริบท เมื่อมีการสร้างอีเมล
- %RFQCase%
- %RFQCaseName%
- %bidType%
- %inviteOnly%
- %expiryDateTime%
- %requester%
- %requestingDepartment%
- %accountnum%
- %todaysdate%
- %createddate%
ถ้าการแก้ไขจำเป็น และจะถูกส่งหลังจากที่มีการส่ง RFQ จะมีการส่ง RFQ อีกครั้งให้แก่ผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับเชิญทั้งหมด นอกจากนี้ จะปรับปรุงเอกสารที่เผยแพร่บนหน้า เปิดคำขอใบเสนอราคาที่เผยแพร่ อีกด้วย