ภาพรวมการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse

Microsoft Dataverse รองรับนโยบายการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่อเก็บรักษาข้อมูลที่ไม่จำกัดอย่างปลอดภัยในระยะยาวด้วยวิธีที่คุ้มค่า แม้ว่า Dataverse สามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจได้โดยไม่จำกัดข้อมูลที่ใช้งานอยู่ แต่คุณอาจต้องการพิจารณาย้ายข้อมูลที่ไม่ใช้งานไปยังที่เก็บข้อมูลระยะยาวของ Dataverse

สำคัญ

สภาพแวดล้อม Power Platform ที่มีนโยบายการเก็บรักษาอยู่จะต้องเป็น สภาพแวดล้อมที่มีการจัดการ นอกจากนี้ยังใช้กับลูกค้า Dynamics 365 ที่จำเป็นต้องมีการอัปเกรดเป็นสภาพแวดล้อมที่มีการจัดการ หากสภาพแวดล้อมนั้นไม่ใช่สภาพแวดล้อมที่มีการจัดการ

ลูกค้าที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดนี้สามารถสร้างนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลต่อไปได้ แต่นโยบายจะถูกปิดใช้งาน

ดูวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse

วงจรชีวิตข้อมูลแอปพลิเคชันทางธุรกิจ

พิจารณาวงจรชีวิตข้อมูลแอปพลิเคชันทางธุรกิจในสามขั้นตอน ข้อมูลแรกที่ใช้งานอยู่ ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไปจะเปลี่ยนเป็นข้อมูลที่ไม่ใช้งาน และสุดท้ายจะเปลี่ยนเป็นข้อมูลที่ถูกลบ

ขั้น	คำอธิบาย
1. ข้อมูลที่ใช้งานอยู่	ข้อมูลพร้อมใช้งานและแปลงผ่านแอป เข้าถึงได้ในเวิร์กโฟลว์ของแอปพลิเคชันทั้งหมด เรียกอีกอย่างว่าข้อมูล ที่กำลังใช้งาน
2. ข้อมูลที่ไม่ใช้งาน	ข้อมูลไม่เปลี่ยนรูปและเป็นแบบอ่านอย่างเดียว เก็บไว้ในการเก็บข้อมูลระยะยาว มีการเข้าถึงจำกัด เก็บรักษาไว้เพื่อการปฏิบัติตาม การตรวจสอบ และการค้นหาทางกฎหมาย
3. ข้อมูลที่ถูกลบ	ถูกลบออกอย่างถาวร วงจรชีวิตของข้อมูลเสร็จสมบูรณ์

Dataverse ให้การสนับสนุนแพลตฟอร์มดั้งเดิมสำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว ช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์ทันทีและต่อเนื่อง:

• เก็บรักษาข้อมูลแอปพลิเคชันในอดีตอย่างปลอดภัยในระยะยาวสำหรับข้อกำหนดด้านการตรวจสอบ กฎหมาย และข้อบังคับ
• เข้าถึงข้อมูลแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อวัตถุประสงค์ในการสอบถามที่จำกัด
• ลดความจุฐานข้อมูลที่ใช้และประหยัดเงินกับข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งาน
• หลีกเลี่ยงการลงทุนด้านไอทีที่จำเป็นในการสร้างและบำรุงรักษาโซลูชันแบบกำหนดเองสำหรับการเก็บข้อมูลประวัติแอปพลิเคชันในระยะยาว

วิธีการทำงาน

ผู้ดูแลระบบแอปพลิเคชันตั้งค่านโยบายที่กำหนดเองสำหรับตารางที่มีเกณฑ์เพื่อเก็บข้อมูลในระยะยาว ข้อมูลที่เก็บไว้จะไม่ถูกย้ายออกจาก Dataverse ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse ข้อมูลจะปลอดภัยเสมอด้วยการรักษาความปลอดภัยของ Dataverse ที่สนับสนุนโดย Microsoft Entra ID

สำคัญ

• เมื่อเก็บข้อมูลไว้ในที่เก็บข้อมูลระยะยาวของ Dataverse ข้อมูลไม่สามารถย้ายกลับไปยังสถานะแอปพลิเคชัน Dataverse ที่กำลังใช้งาน (ใช้งานอยู่)
• เมื่อเรียกใช้นโยบายการเก็บข้อมูล กระบวนการจะส่งคำขอ API เข้ามาใน Microsoft Power Platform คำขอเหล่านี้จะนับรวมในคำขอ API ที่มีอยู่กับแผนของคุณ ข้อมูลเพิ่มเติม: ค่าจำกัดและการจัดสรรคำขอ

Dataverse ให้การเข้าถึงข้อมูลที่เก็บไว้แบบอ่านอย่างเดียวผ่าน:

• การค้นหาขั้นสูงภายในแอปพลิเคชัน
• โฟลว์ระบบคลาวด์ Power Automate
• Dataverse OData API สำหรับหน้าจอแบบกำหนดเอง

ชนิดข้อมูลที่เก็บไว้ในระยะยาว

ตารางมาตรฐาน Dataverse (ยกเว้นระบบ) ตารางที่กำหนดเองพร้อมกับไฟล์แนบและรูปภาพสามารถเก็บไว้ได้ที่เก็บข้อมูลระยะยาวของ Dataverse

หมายเหตุ

ขณะนี้ยังไม่รองรับตารางการตรวจสอบและตารางแบบยืดหยุ่นสำหรับการเก็บข้อมูลในระยะยาว

ผู้ดูแลระบบจะกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลในตารางเมื่อผู้สร้างแอปพลิเคชันเปิดใช้งานการเก็บข้อมูลตารางในระยะยาว เมื่อผู้สร้างเปิดใช้งานการเก็บข้อมูลบนตารางรากหลัก ก็จะเปิดใช้งานการเก็บข้อมูลสำหรับตารางรองทั้งหมดด้วย รวมถึงไฟล์แนบและรูปภาพที่เกี่ยวข้อง

การเก็บข้อมูลระยะยาวและการดำเนินการลบและปลั๊กอินที่มีอยู่

ความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องของการดำเนินการลบที่มีอยู่ทั้งหมดและปลั๊กอินสำหรับตารางจะถูกดำเนินการเมื่อมีการเรียกใช้นโยบายการเก็บข้อมูลในตาราง นอกจากนี้ การดำเนินการเก็บรักษาสามารถใช้เพื่อทริกเกอร์ลักษณะการทำงานที่กำหนดเองได้ ผู้สร้างแอปพลิเคชันสามารถเขียนปลั๊กอินแบบกำหนดเองสำหรับการดำเนินการเก็บรักษาได้

ข้อมูลเพิ่มเติม: การเก็บข้อมูลระยะยาว

รายงานความจุที่เก็บข้อมูล

ด้วยการเก็บข้อมูลระยะยาวของ Dataverse ข้อมูลจะไม่ถูกย้ายออกจาก Dataverse ความจุที่รายงานในรายงานผู้ดูแลระบบ Power Platform ที่มีอยู่มีทั้งข้อมูลที่กำลังใช้งาน (ใช้งานอยู่) และเก็บรักษาไว้ (ไม่ใช้งาน) ในหน่วย GB

• รายละเอียดความจุฐานข้อมูลที่รายงาน:

  • ความจุของฐานข้อมูลที่รายงานคือ ผลรวมของข้อมูลจริงและข้อมูลที่เก็บไว้ ความจุของฐานข้อมูลโดยรวมที่ใช้จะลดลงโดยขึ้นอยู่กับสัดส่วนของแถวข้อมูลที่เก็บไว้ระหว่างการเรียกใช้นโยบาย

• สังเกตว่าการเรียกใช้นโยบายใช้เวลา 72 ถึง 96 ชั่วโมงจึงจะเสร็จสมบูรณ์ และมีอีก 24 ชั่วโมงหลังจากนั้นเพื่อให้รายงานความจุของฐานข้อมูลปรากฏขึ้น

• เมื่อพร้อมใช้งาน รายงานจะแสดงสองรายการสำหรับตารางที่เปิดใช้งานสำหรับการเก็บข้อมูลระยะยาว:

  • ตาราง เช่น กรณี¹ หรือ ผู้ติดต่อ
  • การเก็บตาราง เช่น การเก็บกรณี และ การเก็บผู้ติดต่อ

  ¹ ตารางกรณีจำเป็นต้องมีแอป Dynamics 365 เช่น Dynamics 365 Service

• รายละเอียดความจุไฟล์ที่รายงาน:

  • หากมีไฟล์แนบที่เกี่ยวข้องซึ่งเก็บรักษาไว้ในระยะยาว ความจุไฟล์จะแสดงถึงผลรวมของข้อมูลที่กำลังใช้งานและข้อมูลที่เก็บไว้ จะไม่มีการลดหรือการบันทึกความจุของไฟล์หลังจากเรียกใช้นโยบายการเก็บข้อมูลซึ่งเกี่ยวข้องกับไฟล์แนบ

ขณะนี้ยังไม่มีรายงานความจุไฟล์บันทึก

การดูรายงานความจุ

ลองนึกภาพสถานการณ์ที่ไม่ใช่การทำงานจริงซึ่งข้อมูลที่กำลังใช้งานทั้งหมดสำหรับตารางกรณีและผู้ติดต่อถูกเก็บไว้ด้วยการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse หลังจากนโยบายการเก็บข้อมูลระยะยาวเสร็จสมบูรณ์แล้ว จะมีรายการสำหรับ กรณีที่เก็บรักษา และ ผู้ติดต่อที่เก็บรักษา ในรายงาน การลดความจุฐานข้อมูลที่ใช้ขึ้นอยู่กับจำนวนแถวและชนิดข้อมูลคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการเก็บข้อมูล รายงานอาจใช้เวลาสองสามวันถึงหนึ่งสัปดาห์เพื่อแสดงถึงการประหยัดที่ลดลงอย่างสมบูรณ์ในสภาพแวดล้อมการทำงานจริง สำหรับสภาพแวดล้อมที่ไม่ใช่การทำงานจริง รายงานอาจใช้เวลาถึงสองสัปดาห์เพื่อแสดงถึงการประหยัด

หมายเหตุ

• หากมองไม่เห็นตารางในรายงาน ให้ส่งออกมุมมองไปยังเวิร์กชีต Excel โดยเลือกแถบแนวตั้งสามแถบที่ด้านบนขวาของรายงานความจุ จากนั้นเลือก ดาวน์โหลดตารางทั้งหมด
• ถ้าตารางมักมีตารางรองที่เกี่ยวข้อง รายงานความจุจะแสดงขนาดเป็น GB ที่จัดเก็บในตารางรองด้วย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงานความจุ ไปที่ ความจุที่เก็บข้อมูล Microsoft Dataverse ใหม่

การทำความเข้าใจต้นทุนการเก็บข้อมูลระยะยาว

การเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse ไม่จำเป็นต้องซื้อที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม และไม่จำเป็นต้องซื้อคุณลักษณะนี้เป็นบริการแยกต่างหาก ทุก GB ที่ย้ายจากฐานข้อมูล Dataverse ไปยังการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse โดยเฉลี่ยแล้วจะใช้ความจุของฐานข้อมูลน้อยลง 50% เนื่องจากข้อมูลถูกบีบอัดในการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse

ตัวอย่าง

• สมมติว่าความจุฐานข้อมูลที่ใช้โดย Contoso คือ 1,000 GB ในวันนี้ และมีการเรียกใช้นโยบายการเก็บข้อมูลระยะยาวตามกำหนดการและเก็บรักษาข้อมูล 200 GB ด้วยการเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse
• ด้วยการบีบอัดเฉลี่ยอย่างน้อย 50% ขนาดข้อมูลที่เก็บไว้คือ 100 GB ซึ่งประหยัดได้ 50% เมื่อเทียบกับตอนที่ข้อมูลอยู่ในสถานะใช้งาน
• หมายความว่าขณะนี้ Contoso มีข้อมูลที่ใช้งาน 800 GB และข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งาน 100 GB ใน Dataverse
• ในสถานการณ์นี้ รายงานความจุของที่เก็บข้อมูล แสดงการใช้งานฐานข้อมูลเป็น 900 GB (800 GB + 100 GB)

หมายเหตุ

• การเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse จะบีบอัดข้อมูลในฐานข้อมูล จำนวนการบีบอัดขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลใน Dataverse สำหรับข้อมูลบางอย่าง (ไม่แน่นอน) คุณอาจสังเกตเห็นการประหยัดได้มากกว่า 50% ในขณะที่ข้อมูลอื่นๆ คุณอาจสังเกตเห็นว่าน้อยกว่า 50% นอกจากนี้ คุณยังอาจสังเกตเห็นว่าการประหยัดจะเห็นได้ชัดเจนมากขึ้นเมื่อมีข้อมูลปริมาณมากขึ้น (หลายร้อย GB) ถูกเก็บไว้ในระยะยาว
• สำหรับการแนบไฟล์และรูปภาพ การเก็บข้อมูลระยะยาวใน Dataverse ไม่ได้ลดความจุที่ใช้ไป ในบางกรณี ซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก ขึ้นอยู่กับไฟล์หรือรูปภาพ คุณอาจพบว่าสามารถประหยัดความจุของไฟล์ได้เล็กน้อย

นโยบายการเก็บข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งในโซลูชัน

นโยบายการเก็บข้อมูล Dataverse เป็นส่วนหนึ่งในโซลูชัน นโยบายการเก็บข้อมูล Dataverse ที่เพิ่มลงในโซลูชันเรียกว่า นโยบายการเก็บข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งในโซลูชัน คุณสามารถเพิ่มนโยบายการเก็บข้อมูลได้หลายรายการในโซลูชันเดียว นโยบายการเก็บข้อมูลถูกเพิ่มไปยังโซลูชันที่ไม่มีการจัดการ ซึ่งช่วยให้ผู้สร้างปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการวงจรชีวิตของแอปพลิเคชัน (ALM) เมื่อทำงานกับนโยบายการเก็บข้อมูล Dataverse

เมื่อคุณรวมนโยบายการเก็บข้อมูลของคุณไว้ในโซลูชัน คำจำกัดความจะกลายเป็นแบบเคลื่อนที่ได้ ง่ายต่อการย้ายจากสภาพแวดล้อมหนึ่งไปยังอีกสภาพแวดล้อมหนึ่ง ช่วยประหยัดเวลาที่ต้องใช้ในการสร้างนโยบายการเก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น ขั้นแรก คุณพัฒนาโซลูชันที่มีนโยบายการเก็บข้อมูลในสภาพแวดล้อมการพัฒนาหรือ Sandbox จากนั้นคุณย้ายนโยบายการเก็บข้อมูลนั้นไปยังสภาพแวดล้อมก่อนการทำงานจริงเพื่อทดสอบและตรวจสอบว่าโซลูชันทำงานได้ดีและพร้อมสำหรับการทำงานจริง หลังจากการทดสอบเสร็จสิ้น ผู้ดูแลระบบจะนำเข้าโซลูชันไปยังสภาพแวดล้อมการทำงานจริง

หมายเหตุ

• ข้อมูลที่เก็บรักษาโดยนโยบายการเก็บข้อมูลไม่สามารถเคลื่อนย้ายในลักษณะเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน ทำได้เฉพาะคำจำกัดความของนโยบายการเก็บข้อมูลเท่านั้น คุณต้องเรียกใช้นโยบายการเก็บข้อมูลในสภาพแวดล้อมเพื่อเก็บข้อมูลในที่เก็บข้อมูลระยะยาวของ Dataverse
• เฉพาะนโยบายการเก็บข้อมูลที่สร้างขึ้นในสภาพแวดล้อม Power Platform เท่านั้นที่สามารถเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน
• เมื่อเปิดใช้งานการเก็บข้อมูลระยะยาวผ่านกระบวนการนำเข้าโซลูชัน จะไม่มีการเปิดใช้งานตารางย่อยที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

คุณสร้างโซลูชันก่อนที่คุณจะเพิ่มนโยบายการเก็บข้อมูล การส่งออกและการนำเข้าโซลูชันที่มีนโยบายการเก็บข้อมูลจะเหมือนกับส่วนประกอบโซลูชันอื่นๆ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันและส่วนประกอบของโซลูชัน โปรดดู ภาพรวมของโซลูชัน

ขั้นตอนถัดไป

กำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับตาราง

แสดงไอเดียของคุณ