ติดตามอีเมลของ Outlook โดยการย้ายไปยังโฟลเดอร์ Exchange ที่ถูกติดตาม
ติดตามการโต้ตอบกับลูกค้าได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์แบบเสมือนจริงได้ โดยใช้การติดตามของโฟลเดอร์ หลังจากที่คุณตั้งค่าโฟลเดอร์ที่ติดตามคุณสามารถลากหรือย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์นั้นเพื่อติดตามโดยอัตโนมัติในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) นอกจากนี้ ถ้าคุณได้ตั้งค่าระเบียนที่เกี่ยวข้อง (ตัวอย่างเช่นตัวระบุระเบียนลูกค้าองค์กรหรือโอกาสทางการขาย) สำหรับโฟลเดอร์แอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า จะเชื่อมโยงอีเมลในโฟลเดอร์นั้นทั้งหมดกับเรกคอร์ดที่ระบุโดยอัตโนมัติ โฟลเดอร์ที่ถูกติดตามทำงานใน Exchange Online, Outlook บนเว็บ หรือแอปพลิเคชันมือถืออื่นๆ ที่สนับสนุน Exchange
เคล็ดลับ
โฟลเดอร์ที่ถูกติดตามทำงานกับกฎของกล่องขาเข้า Exchange จัดทำเอกสารการกำหนดเส้นทางข้อความอีเมลกับโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งค่าเป็นกฎ Exchange ที่จะกำหนดเส้นทางอีเมลจากผู้ติดต่อ Contoso เพื่อเชื่อมโยงกับโอกาสทางการขาย Contoso ที่ระบุ บอกฉันเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งกฎหน่อย
หากต้องการดูการทำงานติดตามโฟลเดอร์ โปรดดูวิดีโอ การติดตามในระดับโฟลเดอร์ใน CRM Online
ความต้องการสำหรับการใช้โฟลเดอร์ที่ถูกติดตาม
การติดตามลักษณะของโฟลเดอร์ต้องถูกเปิดใช้งาน โดยผู้ดูแลระบบของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ สำหรับข้อมูลผู้ดูแลระบบบนการเปิดใช้งานโฟลเดอร์ติดตาม ดู ตั้งค่าคอนฟิกการติดตามระดับโฟลเดอร์
องค์กรของคุณต้องใช้การทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์เป็นวิธีการซิงโครไนส์ทางอีเมลของคุณ ถ้าคุณไม่ทราบวิธีการทำข้อมูลให้ตรงกันที่องค์กรของคุณใช้ ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ สำหรับข้อมูลของผู้ดูแลระบบเกี่ยวกับการตั้งค่าการซิงโครไนส์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ ดู ตั้งค่าการซิงโครไนส์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์
ตั้งค่าโฟลเดอร์ที่ถูกติดตาม
ในเว็บแอป บนแถบนำทาง ให้คลิก ตัวเลือก
ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าตัวเลือกส่วนบุคคล คลิกแท็บ อีเมล และจากนั้นภายใต้ เลือกข้อความอีเมลที่จะติดตามใน Dynamics 365 คลิก ตั้งค่าคอนฟิกกฎการติดตามโฟลเดอร์
ในกล่องโต้ตอบ การติดตามระดับโฟลเดอร์ ภายใต้ โฟลเดอร์ Exchange คลิก + การแมปโฟลเดอร์ใหม่ คลิกลูกศรลงในกล่องที่ปรากฏอยู่ และจากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการติดตาม
หมายเหตุ
คุณสามารถติดตามโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยภายในกล่องขาเข้า Exchange เท่านั้น เฉพาะโฟลเดอร์ที่คุณเลือกจะสามารถติดตาม ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกโฟลเดอร์ที่มีโฟลเดอร์ย่อยด้วย โฟลเดอร์ย่อยจะไม่สามารถติดตามได้ เว้นแต่ว่าคุณได้เลือกไว้ในกล่องโต้ตอบนี้ จำนวนสูงสุดของโฟลเดอร์ที่คุณสามารถติดตามคือ 25
ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงโฟลเดอร์ไปยังเรกคอร์ดที่ระบุ—ตัวอย่างเช่น ลูกค้าองค์กรหรือโอกาสทางการขาย—ภายใต้ เรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องในแอป Dynamics 365 คลิกปุ่ม ค้นหา
และจากนั้นค้นหาเรกคอร์ดทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 สำหรับโฟลเดอร์เพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการติดตามและ (อาจจะ) เชื่อมโยงไปยังเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง
เมื่อคุณเพิ่มและลิงก์โฟลเดอร์เสร็จแล้ว คลิก บันทึก
แนวทางปฏิบัติสำหรับโฟลเดอร์การติดตาม
ตรวจสอบการใช้ประโยชน์จากโฟลเดอร์การติดตามบนอุปกรณ์มือถือของคุณ ถ้าอุปกรณ์ของคุณรองรับอีเมล Exchange การติดตามของโฟลเดอร์จะทำงานโดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องทำการติดตั้งใดๆ เพียงแค่ลากหรือย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกติดตามเพื่อติดตามอีเมลนั้นโดยอัตโนมัติ
คุณตั้งค่าระเบียนที่เกี่ยวข้องสำหรับโฟลเดอร์หรือไม่ขึ้นอยู่กับว่าคุณวางแผนที่จะใช้โฟลเดอร์:
หากคุณได้รับไดรฟ์ข้อมูลขนาดเล็กของอีเมลจากลูกค้าที่ต่างกัน คุณอาจต้องการสร้างโฟลเดอร์เดียวที่เรียกว่า "ติดตามใน Dynamics 365" (หรือชื่อที่คล้ายกัน) ที่ไม่ได้ลิงก์ไปยังเรกคอร์ดที่เฉพาะเจาะจง วิธีนี้ทำให้คุณสามารถลากข้อความไปยังโฟลเดอร์นั้นเพื่อติดตามโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการเชื่อมโยงข้อความอีเมลในโฟลเดอร์นั้นไปยังเรกคอร์ดที่ระบุ เปิดเรกคอร์ดกิจกรรมนั้น แล้วกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง
ถ้าคุณได้รับอีเมลจำนวนมากจากการขาย สร้างโฟลเดอร์ (หรือโฟลเดอร์ที่มีอยู่) สำหรับลูกค้าและเชื่อมโยงไปยังระเบียนที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น สร้างโฟลเดอร์ Contoso และตั้งค่าระเบียนที่เกี่ยวข้องกับเรกคอร์ดลูกค้าองค์กร Contoso หรือเรกคอร์ดโอกาสทางการขาย
อีเมลตอบรับใดๆ ต่ออีเมลที่ถูกติดตามจะถูกติดตามโดยอัตโนมัติเท่านั้น หากอีเมลตอบรับอยู่ในโฟลเดอร์กล่องขาเข้า ถ้าอีเมลถูกเคลื่อนย้ายด้วยตนเองหรือผ่านกฎ Outlook ไปที่โฟลเดอร์ย่อยภายในกล่องขาเข้า อีเมลนั้นจะไม่ถูกติดตามโดยอัตโนมัติ วิธีการแก้ปัญหา:: (1) ห้ามใช้การกำหนดเส้นทางแบบอิงกฎ หรือ (2) ห้ามเคลื่อนย้ายอีเมลด้วยตนเองจากโฟลเดอร์ไปที่กล่องขาเข้าสำหรับอีเมลใดๆ ที่คุณคิดว่าจำเป็นต้องได้รับการติดตาม
คุณสามารถตั้งค่าหลายโฟลเดอร์ที่เชื่อมโยงไปยังเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเชื่อมโยงโฟลเดอร์ข้อเสนอการขาย Contoso และโฟลเดอร์กฎหมาย Contoso กับเรกคอร์ดลูกค้าองค์กร Contoso เดียวกัน
จึงไม่ควรใช้โฟลเดอร์เดียวกันสำหรับเรกคอร์ดต่างๆ ตลอดระยะเวลา ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังติดตามการติดต่อสื่อสารทางอีเมลสำหรับโอกาสทางการขายกับลูกค้า 1 แต่คุณชนะโอกาสนี้แล้ว และตอนนี้คุณไม่จำเป็นต้องติดตามการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าอีกต่อไป คุณอาจต้องการป้อนเพียงการเปลี่ยนแปลงเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องสำหรับโฟลเดอร์นั้นไปยังลูกค้าใหม่ (ลูกค้า 2) ที่คุณกำลังทำงานด้วย ถ้าคุณทำเช่นนั้น อย่างไรก็ตาม อีเมลทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้น รวมถึงอีเมลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า 1 จะถูกเชื่อมโยงกับลูกค้า 2 ดังนั้น เป็นการดีที่สุดในกรณีนี้ที่จะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า 2 และจากนั้นตั้งค่าเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องสำหรับโฟลเดอร์ใหม่นั้นให้กับลูกค้า 2 จากนั้น คุณสามารถลบเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องสำหรับโฟลเดอร์ลูกค้า 1
คุณสามารถรวมโฟลเดอร์ที่ไม่ได้ติดตามอยู่ภายในโฟลเดอร์ที่ถูกติดตาม ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการเก็บอีเมลส่วนตัวจากผู้ติดต่อ Contoso คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ส่วนบุคคลย่อยภายใต้โฟลเดอร์ Contoso และปล่อยให้ติดตาม
หากคุณไม่จำเป็นต้องติดตามโฟลเดอร์อีกต่อไป เป็นความคิดที่ดีในการยกเลิกการติดตามเพื่อประสิทธิภาพการทำงาน เมื่อต้องการยกเลิกติดตามในโฟลเดอร์ เอาออกจากกล่องโต้ตอบ การติดตามระดับโฟลเดอร์
เกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณยกเลิกติดตาม ย้าย ลบ หรือเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ หรือเปลี่ยนแปลงระเบียนที่เกี่ยวข้อง
ตารางต่อไปนี้แสดงสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อยกเลิกติดตาม ย้าย หรือลบโฟลเดอร์ หรือเปลี่ยนแปลงระเบียนที่เกี่ยวข้องที่เชื่อมโยงไปยังโฟลเดอร์ที่มีการติดตาม
| การดำเนินการ | ผลลัพธ์ |
|---|---|
| เมื่อต้องการยกเลิกติดตามในโฟลเดอร์ เอาออกจากกล่องโต้ตอบ การติดตามระดับโฟลเดอร์ | ข้อความอีเมลทั้งหมดก่อนหน้านี้ที่รวมอยู่ในโฟลเดอร์จะยังคงถูกติดตาม และระเบียนที่เกี่ยวข้องจะยังคงถูกลิงค์ไปยังข้อความอีเมล ข้อความอีเมลใหม่ที่คุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์นั้นจะไม่ถูกติดตาม |
| ลบโฟลเดอร์ออกจาก Outlook หรือ Exchange | ข้อความอีเมลทั้งหมดที่รวมอยู่ในโฟลเดอร์จะถูกลบออกจาก Outlook หรือ Exchange Online อย่างไรก็ตาม ข้อความอีเมลที่ติดตามแล้วผ่านโฟลเดอร์นั้นจะไม่ถูกลบจากแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า |
| ย้ายโฟลเดอร์ใน Outlook หรือ Exchange | โฟลเดอร์นี้และเนื้อหาทั้งหมดจะยังสามารถติดตาม ถ้าคุณย้ายโฟลเดอร์ภายนอกอินบ็อกซ์ของคุณ กฎการติดตามระดับโฟลเดอร์จะถูกปิดใช้งาน |
| เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ใน Outlook หรือ Exchange | โฟลเดอร์นี้และเนื้อหาทั้งหมดจะยังสามารถติดตาม เคล็ดลับ: เมื่อคุณเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ ซอฟต์แวร์จะใช้ ID โฟลเดอร์ Exchange เพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตาม – โดยจะไม่ขึ้นอยู่กับชื่อจริงของโฟลเดอร์ ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญที่ต้องทราบถ้าคุณลบโฟลเดอร์ และจากนั้นให้เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ใหม่ โดยใช้ชื่อเดียวกันกับโฟลเดอร์ที่ถูกลบ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณลบโฟลเดอร์ 1 สร้างโฟลเดอร์ 2 แล้วเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ 2 เป็นโฟลเดอร์ 1 ในกรณีนี้ ข้อมูลการติดตามสำหรับโฟลเดอร์ 1 เดิม จะไม่สามารถเก็บได้ |
| เอาการเชื่อมโยงระหว่างโฟลเดอร์ติดตามและระเบียนที่ระบุออก โดยการลบการเชื่อมโยงในกล่องโต้ตอบ การติดตามระดับโฟลเดอร์ | ข้อความทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่ถูกเชื่อมโยงไว้ก่อนหน้านี้จะยังมีการเชื่อมโยง ข้อความใหม่ที่เพิ่มลงในโฟลเดอร์นั้นจะไม่สามารถลิงก์ได้ |
| ย้ายข้อความอีเมลในโฟลเดอร์ที่ถูฏติดตามที่ลิงก์กับเรกคอร์ดที่ระบุไปยังโฟลเดอร์อื่น | หากโฟลเดอร์ใหม่ไม่มีเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง ข้อความอีเมลจะยังสามารถลิงก์กับเรกคอร์ดเดิมได้ ถ้าโฟลเดอร์ใหม่มีระเบียนที่เกี่ยวข้อง ข้อความอีเมลจะถูกลิงค์ไปที่เกี่ยวข้องกับเรกคอร์ด |
| การเปลี่ยนแปลงเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องสำหรับข้อความอีเมลที่ถูกลิงค์ไปยังเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องอื่น ไปยังโฟลเดอร์ที่มีการติดตามด้วยตนเอง | กฎของโฟลเดอร์ที่ถูกติดตามจะมีความสำคัญ เมื่อโฟลเดอร์ซิงโครไนส์ ข้อความอีเมลจะถูกเชื่อมโยงไปยังระเบียนที่ระบุในกฎการติดตามโฟลเดอร์อีกครั้ง แม้ว่าคุณจะเปลี่ยนแปลงระเบียนเกี่ยวข้องด้วยตนเอง เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงระเบียนเกี่ยวข้องในกรณีนี้ ทำต่อไปนี้: - ย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ติดตามที่เชื่อมโยงกับระเบียนที่คุณต้องการ - ลบการเชื่อมโยงไปยังระเบียนที่เกี่ยวข้องในกล่องโต้ตอบ การติดตามระดับโฟลเดอร์ ก่อนที่คุณจะเปลี่ยนแปลงระเบียนเกี่ยวข้องด้วยตนเอง - ย้ายข้อความอีเมลที่ระบุนอกโฟลเดอร์ที่ถูกติดตาม จากนั้นเปลี่ยนแปลงระเบียนที่เกี่ยวข้องสำหรับข้อความอีเมลด้วยตนเอง |
| ผู้ใช้สองคนย้ายข้อความอีเมลเดิมเพื่อแยกโฟลเดอร์ที่มีเรกคอร์ดต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง | คุณสามารถกำหนดหนึ่งระเบียนที่เกี่ยวข้องสำหรับข้อความอีเมลเท่านั้น ในกรณีนี้ เรกคอร์ดที่มีการประมวลผลก่อนจะลิงก์กับเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง |
ดูเพิ่มเติม
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการซิงโครไนซ์บันทึกระหว่างแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าและ Microsoft Outlook
กำหนดค่าการติดตามระดับโฟลเดอร์