Power Automate ile sıralı onayları yönetme

Son onaylayıcının onay vermesinden önce bazı iş akışları ön onay gerektirir. Örneğin, bir şirketin, Finans departmanı tarafından onaylanabilmesi için 1000,00 ABD dolarının üzerindeki faturalar için ön onay gerektiren bir sıralı onay ilkesi olabilir.

Sıralı onayları ayarlama bölümünde sıralı onayları hızlı ve kolay bir şekilde ayarlamayı öğrenin.

Bu öğreticide, çalışanların tatil isteklerini yöneten sıralı bir onay akışını manuel olarak oluşturacaksınız. SharePoint'i Power Automate ile kullanma hakkında ayrıntılı bilgi için SharePoint belgelerine gidin.

SharePoint belgelerinde Power Automate ile SharePoint kullanma hakkında daha fazla bilgi edinin.

Uyarı

SharePoint burada yalnızca bir örnek olarak kullanılır. Onay akışları oluşturmak zorunlu değildir. Power Automate'in akışlarınızı gerçekleştirmek için tümleştirildiği 200'den fazla hizmetin herhangi birini kullanabilirsiniz. SharePoint 2010 kullanıyorsanız SharePoint 2010 iş akışını kullanım dışı bırakma kısmına gidin.

Akıştaki ayrıntılı adımlar

Akış:

  1. Bir çalışan SharePoint Online listesinde tatil isteği oluşturduğunda başlar.
  2. Tatil isteğini onay merkezine ekler ve ardından ön onayı verecek kişiye e-posta ile gönderir.
  3. Çalışana ön onay kararını e-posta ile gönderir.
  4. SharePoint Online listesini, ön onayı veren kişinin karar ve açıklamalarıyla güncelleştirir. Not: İstek önceden onaylandıysa akış şu adımlarla devam eder:
  5. Son onaylayana isteği gönderir.
  6. Çalışana son kararı e-posta ile gönderir.
  7. SharePoint listesini son karar ile güncelleştirir.

Şu görüntü, önceki adımları özetlemektedir:

Sıralı onay akışı diyagramı.

Önkoşullar

  • Power Automate.
  • SharePoint Online listesi.
  • Office 365 Outlook ve Office 365 Kullanıcıları hesabı.

Uyarı

Bu kılavuzda SharePoint Online ve Office 365 Outlook uygulamalarını kullanacağız ancak dilerseniz Zendesk, Salesforce veya Gmail gibi hizmetleri de kullanabilirsiniz. SharePoint 2010 kullanıyorsanız, SharePoint 2010 iş akışının emekliye ayrılması bölümünde daha fazla bilgi edinin

Akışı oluşturmadan önce bir SharePoint Online listesi oluşturun. Daha sonra bu listeyi kullanarak tatil onayı talebinde bulunursunuz.

Bu yönergeleri uygulamak amacıyla, oluşturduğunuz SharePoint Online listesinde şu sütunlar bulunmalıdır:

Oluşturduğunuz SharePoint Online listesinde şu sütunlar bulunmalıdır:

Başlık Tek metin satırı
Tatil başlangıç tarihi Tarih ve saat
Tatil bitiş tarihi Tarih ve saat
Yorumlar Tek satır metin
Onaylı Tutar Evet/Hayır
Yönetici yorumları Birden çok metin satırı
Değiştirildi Tarih ve saat
Oluşturulan Tarih ve saat
Ön onaylı Evet/Hayır
Oluşturan Kişi veya grup
Değiştiren Kişi veya grup

SharePoint Online listesinin adını ve URL'sini not edin. SharePoint - Yeni bir öğe oluşturulduğunda tetikleyicisini yapılandırdığınız zaman daha sonra bu bilgileri kullanırız.

Akışınızı oluştur

  1. Power Automate'a giriş yapın.

  2. Sol gezinti bölmesinde, Akışlarım öğesini seçin.

  3. Komut çubuğundan Yeni akış>Otomatik bulut akışı'nı seçin.

  1. Akışınıza bir ad verin.

  2. Akışınızın tetikleyicisini seçin altında, Bir öğe oluşturulduğunda - SharePoint'i ve ardından Oluştur'u seçin.

  3. Bir öğe oluşturulduğunda kartında, daha önce oluşturduğunuz SharePoint listesi için Site Adresi ve Liste Adı'nı seçin.

Tatil isteğini oluşturan kişi için yöneticiyi getirme

  1. +Adım ekle'yi seçin ve Eylem seçin arama kutusuna yöneticiyi al yazın.

  2. Yöneticiyi al (V2) - Office 365 Users eylemini bulup seçin.

  3. Yöneticiyi al kartındaki Kullanıcı (UPN) kutusuna Oluşturan E-postası dinamik değerini ekleyin.

    Bu eylem, SharePoint'te tatil isteğini oluşturan kişi için yöneticiyi getirir.

Uyarı

İlerlerken akışınızdaki değişiklikleri düzenli aralıklarla kaydetmek iyi bir fikirdir.

Ön onaylar için onay eylemi ekleme

  1. Yeni adım'ı seçin.

  2. Eylem seçin arama kutusuna onay ifadesini girin.

  3. Başlat ve onay bekle eylemini seçin.

    Klasik tasarımcıda onaylar eyleminin nasıl seçileceğini gösteren ekran görüntüsü.

  4. Başlat ve onay bekle kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

    Uyarı

    Onay türü, Başlık ve Atanan alanları zorunludur. Ayrıntılar alanını biçimlendirmek için Markdown'ı kullanabilirsiniz.

    Klasik tasarımcıda Başlat ve onay bekle kartının nasıl yapılandırılacağını gösteren ekran görüntüsü.

Bu eylem, ön onay isteğini Atanan kutusundaki e-posta adresine gönderir.

Koşul ekle

  1. Yeni adım'ı seçin ve ardından eylem listesinde Koşul seçeneğini belirleyin.

  2. Koşul kartında, sol kısımda Bir değer seçin alanını işaretleyin.

    Dinamik değerler listesi görüntülenir.

  3. Dinamik değerler listesinden Onaylayan yanıtını yanıtlar'ı seçin.

    Yanıt dinamik değeri'ni seçin.

  4. Sağ kısımda, Bir değer seçin kutusunu işaretleyin ve kutuya Onayla yazın.

    Uyarı

    Onaylar - Onay başlat eylemi için geçerli yanıtlar "Onayla" ve "Reddet" şeklindedir. Bu yanıtlar büyük/küçük harfe duyarlıdır.

  5. Koşul kartınız şimdi şöyle göstermelidir:

    Koşul kartı görünümü.

Uyarı

Bu koşul, Başlat ve onay bekle eyleminden gelen yanıtı kontrol eder.

Ön onaylar için e-posta eylemi ekleme

  1. Koşul eylemini eklemek için Yeni adım'ı seçin.

  2. Arama alanına koşul yazın.

  3. Arama alanının altındaki Eylem listesinde Koşul eylemini seçin.

  4. Koşul alanında, ilk Bir değer seçin alanını seçin.

  5. Dinamik içerik listesinde Yanıtlar Onay yanıtı değerini seçin.

  6. Bir sonraki alanda, açılır menüden eşittir seçeneğini seçin.

  7. Diğer bir değer seçin alanına Onayla yazın.

  8. Koşulun Evet ise dalında Eylem ekle'yi seçin.

    Klasik tasarımcıda koşuldan sonra yeni bir eylemin nasıl ekleneceğini gösteren ekran görüntüsü.

  9. Bir işlem seçin kartında, arama alanına e-posta gönder yazın.

  10. E-posta gönder (V2) eylemini seçin.

    Klasik tasarımcıda e-posta gönder eyleminin nasıl seçileceğini gösteren ekran görüntüsü.

  11. Kime alanında Dinamik İçerik Ekle'yi seçin.

  12. Onay eylemi ekle'de oluşturduğunuz Onaylar - Başlat ve onay bekle eyleminden E-postayla Oluşturuldu dinamik değerini seçin.

  13. Konu alanına, e-posta için bir konu yazın. Bu örnekte Tatil isteğiniz onaylandı ifadesi konu olarak kullanılmaktadır.

  14. Gövde alanına e-posta için bir mesaj yazın:

    1. E-postada görünmesini istediğiniz standart metni yazın, örneğin Tatil talebiniz onaylandı.
    2. Tatil isteğini onaylayan kişinin adını eklemek için imlecinizi adın görünmesini istediğiniz konumdaki Gövde alanına getirin ve ardından Dinamik içerik ekle'yi seçin.
    3. Açılır menüden dinamik bir değer seçin. Aşağıdaki örnekte Yanıt Onaylayıcı adı dinamik değeri kullanılmaktadır.
    4. Onaylayıcının yorumlarını eklemek için Onaylayıcının yorumları yazın.
    5. İmlecinizi yorumların görünmesini istediğiniz konumdaki Gövde alanına getirin ve ardından Dinamik içerik ekle'yi seçin.
    6. Açılır menüden dinamik bir değer seçin. Aşağıdaki örnekte Yanıt yorumları dinamik değeri kullanılmaktadır.

ön onay e-postası şablonunu yapılandırma.

Önceden onaylanan istekler için güncelleştirme eylemi ekleme

  1. Evet ise dalında Eylem ekle'yi seçin.

  2. Eylem seçin kartının arama kutusuna SharePoint yazın, SharePoint filtresini ve ardından Öğeyi güncelleştir eylemini seçin.

    Klasik tasarımcıda doğruysa SharePoint güncelleme öğesi eyleminin nasıl seçileceğini gösteren ekran görüntüsü.

  3. Öğeyi güncelleştir kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

bir öğe yapılandırmasını güncelleştirme.

Ön onay verenin yöneticisini al

  1. Yöneticiyi al eylemi ekleyip ardından bu eylemden bir tane daha yapılandırmak için daha önce uyguladığımız Tatil isteğini oluşturan kişi için yöneticiyi alma adımlarını uygulayın. Bu sefer, ön onay verenin yöneticisini göreceğiz.

  2. İşlemi tamamladığınızda Yöneticiyi al 2 kartı şu görüntüye benzemelidir. Bu akış kartında kullanılan uygulama ve hizmetlerden dinamik içerik ekleme sayfasındaki Yöneticiyi al kategorisindeki E-posta belirtecini kullandığınızdan emin olun.

    önceden onaylayanın yöneticisini alma.

Son onay eylemini ekleme

  1. Önce daha önce belirlediğimiz ön onaylar için onay eylemi ekleme adımlarını kullanarak bir onay eylemi ekleyin ve ardından başka bir başlat ve onay bekle eylemi yapılandırın. Bu eylem son onay için bir e-posta isteği gönderir.

  2. İşlemi tamamladığınızda kart şu görüntüye benzemelidir:

    onayı yapılandırın.

Son onay koşulunu ekleme

Son onaylayanın kararını kontrol edecek bir Koşul ekleyip yapılandırmak için koşul ekleme bölümündeki adımları tekrarlayın.

Son onayı içeren bir e-posta gönderme

  1. Tatil istekleri onaylandığında e-posta gönderecek bir eylem ekleyip yapılandırmak için Ön onaylar için e-posta eylemi ekleme adımlarını uygulayın.

  2. İşlemi tamamladığınızda kartınız şu görüntüye benzemelidir:

    son onay e-posta şablonu.

Onayın ardından SharePoint'i güncelleştir

  1. Tatil isteği onaylandığında SharePoint'i güncelleştirecek bir eylem ekleyip yapılandırmak için Önceden onaylanan istekler için güncelleştirme eylemi ekleme bölümündeki adımları uygulayın.

  2. İşlemi tamamladığınızda kart şu görüntüye benzemelidir:

    öğe yapılandırma kartını güncelleştirme.

Ön onay reddini içeren bir e-posta gönderme

  1. Hayır ise dalında Eylem ekle'yi seçin.

  2. Eylem seçin kartının arama kutusuna Gönder yazın, eylemleri filtrelemek için Office 365 Outlook'u seçin ve ardından E-posta gönder (V2) - Office 365 Outlook eylemini seçin.

    Klasik tasarımcıda reddedilen istekler için e-posta gönder eyleminin nasıl seçileceğini gösteren ekran görüntüsü.

  3. E-posta kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

    Bu kart, tatil isteği durumu değiştiğinde gönderilecek e-postanın şablonu temsil eder.

reddedilen istekler için yapılandırma.

  1. Tasarımcınıza bağlı olarak aşağıdaki adımlardan birini kullanarak bu eylemi koşul kartının altına iş akışınıza ekleyin:

    • Yeni tasarımcı: Eylemi False dalı'na ekleyin.
    • Klasik tasarımcı: Eylemi hayır ise dalına ekleyin.

SharePoint'i ön onay reddi ile güncelleştirme

  1. Eylem ekle'yi seçin.

  2. Eylem seçin kartının arama kutusuna güncelleştir ifadesini girin ve ardından Öğeyi güncelleştir - SharePoint eylemini seçin.

    Klasik tasarımcıda reddedilen istekler için SharePoint güncelleme öğesi eyleminin nasıl seçileceğini gösteren ekran görüntüsü.

  3. Kartı ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

reddedilen istekler için SharePoint'i güncelleştirme.

Son reddi içeren bir e-posta gönderme

  1. Son onaylayan tatil isteğini reddettiği zaman e-posta gönderen eylemi eklemek ve yapılandırmak için Ön onay reddiyle e-posta gönder'in adımlarını kullanın.

  2. Tasarımcınıza bağlı olarak, bu eylemi Koşul 2 kartının altına iş akışınıza ekleyin:

    • Yeni tasarımcı: Eylemi False dalı'na ekleyin.
    • Klasik tasarımcı: Eylemi hayır ise dalına ekleyin.

  3. İşlemi tamamladığınızda kart şu görüntüye benzemelidir:

    Reddedilen istekler için yapılandırma ekran görüntüsü.

SharePoint'i son ret ile güncelleştirme

  1. Tatil isteği, son onaylayan tarafından reddedildiğinde SharePoint'i güncelleyecek bir eylem ekleyip yapılandırmak için SharePoint'i ön onay reddi ile güncelleştirme bölümündeki adımları uygulayın.

  2. İşlemi tamamladığınızda kart şu görüntüye benzemelidir:

    öğe kartını güncelleştirme.

  3. Çalışmanızı kaydetmek için Akışı güncelleştir'i seçin.

Takip ettiyseniz akışınız şu görüntüye benzemelidir:

akışa genel bakış.

Akışı oluşturduğumuza göre artık nasıl çalıştığını görebiliriz.

Onay isteği gönderme

Önceden oluşturduğunuz SharePoint Online listesinde bir tatil isteği oluşturun.

Bu istek kaydedildikten sonra akış tetiklenir ve:

  1. Onay merkezinde bir istek oluşturur.
  2. Onaylayanlara onay isteği e-postası gönderir.

İsteğiniz şu görüntüye benzemelidir:

tatil isteği.

Bekleyen onay isteklerini görüntüleme

Bu adımları izleyerek bekleyen onay isteklerini görüntüleyin.

  1. Power Automate'a giriş yapın.

  2. Sol taraftaki gezinti bölmesinde Eylem öğeleri>Onaylar'ı seçin.

    Bekleyen onay istekleriniz Alınan sekmesinde görünür.

Uyarı

Onaylar görünmüyorsa sol taraftaki gezinti bölmesinde Diğer'i seçin ve ardından raptiye simgesini seçin. Bunu, siz kaldırana kadar kalıcı olarak gezinti bölmesine yerleştirir.

Bir isteği önceden onaylama

Onay akışında onaylayan bir kişiyseniz, birisi istek oluşturduğunda bir e-posta alırsınız. Onay istekleri onay merkezine de gönderilir. Böylece istekleri e-postadan, onay merkezinden veya Power Automate uygulamasından onaylayabilir ya da reddedebilirsiniz.

Android ve iOS'ta ekranlar biraz farklılık gösterebilir. İşlevsellik tüm cihazlarda aynıdır.

E-postadan onayla

  1. SharePoint Online listesine bir öğe eklendiğinde aldığınız e-postada Onayla'yı seçin.

    Uyarı

    Power Automate uygulamasının yüklü olduğu bir mobil cihaz kullanıyorsanız Power Automate uygulaması başlatılır; aksi takdirde, onay merkezi tarayıcınızda açılır.

  2. Bir açıklama girin ve Onayla'yı seçin.

Onay merkezinden onayla

  1. Power Automate'a giriş yapın.
  2. Sol taraftaki gezinti bölmesinde Onaylar'ı seçin.
  3. Onaylamak istediğiniz istekte Onayla'yı seçin.
  4. Ekranın alt kısmında açıklama ekleyin (isteğe bağlı) ve ardından Onayla'yı seçin.

Power Automate'ten onaylama

  1. Power Automate'in yüklü olduğu cep telefonunuzda, istek onayı e-postasından Onayla'yı seçin.

  2. Ekranın sağ üst köşesinde Onayla'yı seçin.

    Başarı sayfası görüntülenir ve onayınızın kaydedildiğini gösterir.

İsteği onaylama

Bir isteği onaylamak için uygulanacak adımlar bir isteği önceden onaylama adımlarıyla aynıdır

Son onaylayan tatil isteğini ancak istek önceden onaylandıktan sonra alır.

Bir isteği reddetme

İsteği e-posta, onay merkezi veya Power Automate aracılığıyla reddedebilirsiniz. Bir isteği reddetmek için istek onaylama adımlarını uygulayın ancak Onayla yerine Reddet'i seçin.

İsteği reddettiğinizi onayladıktan sonra akış aşağıdaki adımları çalıştırır:

  1. Tatil isteği gönderen kişiye bir e-posta gönderir.
  2. SharePoint Online listesini reddedilme durumu ve onaylayanın açıklamalarıyla günceller.

Tek onaylayıcı modern onaylar adım adım kılavuzu

  • Last updated on