Outlook ve müşteri etkileşimi uygulamalarını birlikte kullanmanın en iyi yolu nedir?
Müşteri etkileşimi uygulamalarında (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ve Dynamics 365 Project Service Automation) model temelli uygulamalarla Outlook'u birlikte kullanmanın üç yolu vardır:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Microsoft Exchange klasör izleme
Müşteri etkileşimi uygulamalarının verilerini Outlook içinde görüntülemek ve Outlook kayıtlarını müşteri etkileşimi uygulamalarında izlemek için sunucu tarafı eşitleme ile eşleştirilmiş Dynamics 365 App for Outlook uygulamasını birlikte kullanın. Dynamics 365 App for Outlook'u, web'de Microsoft Outlook, Outlook masaüstü uygulaması veya Outlook mobil uygulaması ile birlikte kullanabilirsiniz. Dynamics 365 App for Outlook ile, müşteri etkileşimi uygulamaları bilgileri kullanıcının Outlook e-posta iletilerinin veya randevuların yanında satır içinde görüntülenir. Örneğin, insanlar ilgili kişiler ve müşteri adayları hakkında müşteri etkileşimi uygulamalarında depolanan bilgileri görüntüleyebilir ve doğrudan bir e-posta iletisinden ilgili kişileri ekleyebilirler. Ayrıca fırsat, firma veya servis talebi gibi yeni veya mevcut kayıtlara e-posta, randevu ve ilgili kişi kayıtları da ekleyebilirler. Dynamics 365 App for Outlook kullanmak için e-postayı sunucu düzeyince eşitleme ile eşitlemeniz gerekir. Daha fazla bilgi: E-posta sisteminizi tümleştirme
Kayıtlar sunucu tarafı eşitlemesi ile hangi sıklıkta eşitlenir?
Kayıtları sunucu tarafı eşitlemesi ile eşitlerseniz, işlem her bir kullanıcının posta kutusu için dinamik ve benzersiz bir işlemdir. Eşitleme algoritması e-posta iletilerinin sayısı ve posta kutusu içindeki etkinlik gibi dinamik parametrelere göre posta kutularının eşitlenmesini sağlar. Normalde, e-posta eşitleme işlemi 5 dakikada bir gerçekleşir. Bir posta kutusu çok sayıda e-posta iletisine sahip olduğunda, aralığı dinamik olarak 2 dakikaya azaltılabilir. Posta kutusu daha az etkin ise, aralığı en fazla 12 dakika olarak artırılabilir. Genel konuşmak gerekirse, bir posta kutusunun en az 12 dakikada bir kez eşitleneceğini varsayabilirsiniz.
Ancak e-posta veya randevu için ilgili kaydı izlemek veya ayarlamak amacıyla Dynamics 365 App for Outlook uygulamasını kullandığınızda alınan e-postalar ve gönderilen randevular için eşitleme, çoğu senaryoda hemen gerçekleştirilir. Dynamics 365 App for Outlook uygulamasında hemen eşitleme başarısız olursa etkinlik kaydını oluşturmak veya güncelleştirmek için sunucu tarafı eşitlemesinden yararlanılır.
Sunucu tarafı eşitlemesi sorunlarını giderme hakkında bilgileri nerede bulabilirim?
Sorun giderme ve bilinen sorunlar hakkında bilgileri burada bulabilirsiniz: Sunucu tarafı eşitlemesi hakkında bilmeniz gerekenler ve sorun giderme.
Güvenlik izinleri eşitlemeyi etkiler mi?
Evet. Bir sistem yöneticisi belirli alanlar veya kayıtlar için güvenlik uygulamışsa bu durum eşitlenen verileri etkileyebilir.
Gizlilik bildirimleri
Sunucu tarafı eşitlemesini kullandığınızda Dynamics 365 kullanırsanız, Dynamics 365 kişileri ve etkinlikleri (e-postalar, randevular, kişiler ve görevler de dahil) belirtilen e-posta sisteminize (Exchange gibi) eşitlenir.
Bir yönetici, hangi kullanıcıların Dynamics 365'ten e-posta veya randevu gönderme olanağına sahip olacağını veya etkinlik ve Dynamics 365 ile kullanıcının posta kutusu arasında aktiviteleri ve ilgili kişileri eşitleneceğini belirtmek için sunucu tarafı eşitleme işlevini yapılandırabilir. Hem yönetici hem de son kullanıcılar filtreleme ölçütünü daha da özelleştirebilirler ve hatta yöneticiler hangi varlık alanlarının eşitleneceğini tanımlayabilirler.
Dynamics 365 (online) kullanıyorsanız, Outlook'la Eşitle özelliğini kullandığınızda, eşitlediğiniz Dynamics 365 verileri Outlook'a “aktarılır”. Outlook ve Dynamics 365 (online) arasındaki bilgiler arasında, bilgilerin geçerli kaldığını doğrulamak için bir bağlantı sürdürülür. Outlook Eşitlemesi, bir kullanıcı ilgili bir Outlook öğesini izlemeye ve ayarlamaya çalıştığında kullanmak üzere yalnızca ilgili Dynamics 365 kayıt kimliklerini karşıdan yükler. Şirket verileri cihazda depolanmaz.
Bir yönetici güvenlik rollerini kullanarak, kuruluşunuzdaki kullanıcıların Dynamics 365 verilerini Outlook ile eşitlemesine izin verilip verilmeyeceğini belirler.
Microsoft Dynamics 365 for Outlook kullanmak için kimlik bilgilerinizi (e-posta adresi ve parola) kullanarak oturum açmanız gerekir. Outlook'u her açtığınızda kimlik bilgilerinizin istenmemesi için bu bilgileri yerel olarak kaydetmeyi seçebilirsiniz. Bu bilgileri yerel olarak kaydetmeyi seçerseniz Outlook'u her açtığınızda Dynamics 365 for Outlook otomatik olarak Microsoft Dynamics 365 (online) uygulamasına bağlanır.
Dynamics 365 for Outlook'ta ilk kez oturum açıp uygulamayı kullandıktan sonra, İnternet erişiminiz olduğunda bilgisayarınız ile Dynamics 365 (online) arasındaki bağlantı her zaman açık kalır. Yalnızca bir yapılandırma ayarı kullanarak bilgisayarınız ile Dynamics 365 arasındaki bağlantıyı kapatmayı seçebilirsiniz ancak bağlantıyı kapatırsanız Dynamics 365 for Outlook düşük performans gösterebilir.
Dynamics 365 for Outlook'u e-postaları izlemek için kullanırsanız e-posta ileti dizileri kuruluşunuzda görüntüleme izni olan kullanıcılar tarafından görülebilir.
Dynamics 365 for Outlook aldığınız her e-posta için gönderenin e-posta adresini, alıcının e-posta adresini ve iletinin konu satırını Dynamics 365 (online) uygulamasına gönderir. Bu, Dynamics 365 (online) uygulamasına belirli bir postanın Dynamics 365 (online) servisi tarafından depolanması gerekip gerekmediğini doğrulama olanağı verir. Bir öğeyi izlediğinizde, bu öğenin bir kopyası Dynamics 365 servisi tarafından saklanır ve kuruluşunuzda geçerli izinlere sahip diğer kullanıcılar tarafından görülebilir. Bir öğeyi izlemeyi bıraktığınızda, yalnızca söz konusu öğenin sahibi olmanız durumunda bu kopya otomatik olarak Dynamics 365 (online) uygulamasından silinir.