Користуйтеся діями з електронною поштою для перегляду взаємодій із повідомленнями
Взаємодія з електронною поштою в Dynamics 365 Sales відстежує взаємодію ваших клієнтів із вашими повідомленнями. Ви можете дізнатися, чи вибрали вони посилання, чи відкрили вкладення, чи надіслали відповідь. Ви також можете отримувати сповіщення, які допоможуть вам не забувати доповнити зі своїми клієнтами.
Вимоги до ліцензії та посади
| Тип вимоги | Ви повинні мати |
|---|---|
| Ліцензія | Dynamics 365 Sales Premium або Dynamics 365 Sales Enterprise |
| Ролі безпеки | Будь-яка основна роль у продажах |
вимоги
- Адміністратор увімкнув взаємодію з електронною поштою.
- Адміністратор увімкнув помічника. Взаємодія з електронною поштою використовує помічника для доставки сповіщень та інших повідомлень.
Як взаємодія з електронною поштою допомагає вам бути більш ефективним продавцем
За допомогою взаємодії з електронною поштою ви можете:
- Дізнайтеся, коли клієнт відкрив ваше повідомлення, вибрав посилання, відкрив вкладення або надіслав відповідь. (Коли поштовий клієнт клієнта сканує вашу електронну пошту з міркувань безпеки, він може штучно завищити кількість відкритих листів і вибору посилань.)
- Отримуйте миттєве сповіщення, коли клієнт вперше відкриває ваше повідомлення.
- Заплануйте найефективніший час доставки на основі часового поясу одержувача.
- Виберіть найефективніший шаблон листа на основі історії взаємодії з електронною поштою вашої організації.
- Налаштуйте сповіщення, яке нагадуватиме вам, коли настав час доповнити в електронному листі.
- Перегляньте повну історію взаємодії одного повідомлення або ключові показники ефективності (KPI) для всіх ваших повідомлень.
Деякі функції взаємодії з електронною поштою можуть бути помітні, навіть якщо цю функцію вимкнено. Ці функції все ще відображаються, але є порожніми:
- Таблиця «Вкладення», яка відображається під час створення повідомлення електронної пошти або шаблону електронного листа, завжди містить стовпець « Стежите».
- У таблиці «Відстежувані електронні листи » завжди відображаються стовпці «Відкриття», «Час останнього відкриття», «Перегляди вкладень», «Клацання посилань» і« Відповіді ».
- У таблиці «Шаблон листа» завжди відображаються стовпці «Коефіцієнт відповідей», «Коефіцієнт відкриттів», «Рекомендований » і« Кількість листів».
- У готових версіях форм облікового запису, контактів і потенційних клієнтів є поле «Стежити за електронною поштою ».
Фактори, які необхідно враховувати
Ознайомтеся з наведеними нижче міркуваннями, перш ніж використовувати взаємодію з електронною поштою:
- Повідомлення електронної пошти відстежується, лише якщо список одержувачів містить записи облікового запису, контактної особи або потенційного клієнта в полях «Кому» або « CC ». Якщо до полів «Кому» та «CC» додано інші типи записів, стежити за повідомленням електронної пошти неможливо. У таких випадках відображається повідомлення про те, що за листом не можна стежити, оскільки список одержувачів не містить записів облікового запису, потенційного клієнта або контактної особи.
Перегляд історії дій з електронною поштою
Статус, статистика взаємодії та ключові показники ефективності (KPI) для повідомлень електронної пошти, за якими ви стежите, доступні в багатьох розділах Dynamics 365 Sales для кожного запису, де вони доречні.
Історія електронної пошти в стовпці «Діяльність»
Після того, як ви збережете або надішлете повідомлення, воно з’явиться у списку Дії для запису Щодо , який зазвичай є записом, який ви переглядали під час його створення. У деяких випадках це може бути пов’язаний запис.
Повідомлення, за якими ви стежите, показують поточний стан взаємодії на плитці у списку Дії . Використовуйте кнопки у верхньому правому куті плитки листа, щоб розгорнути його вміст та історію взаємодії прямо в списку або відкрити сторінку повідомлення повністю.
KPI електронної пошти у списку повідомлень
Ви можете переглянути кількість відкриттів, переглядів вкладень, переходів за посиланнями та відповідей на підписані повідомлення у списку електронних листів, надісланих вашою організацією продажів.
Перейдіть до розділу «Продажі>».
У списку вгорі сторінки виберіть Надіслати>всі електронні листи, за якими ви стежите.
Подробиці повідомлення
Щоб відкрити подання відомостей про доставлене повідомлення лише для читання, виберіть його тему в списку «Дії» або «Електронні листи ». Відомості, які можна переглянути, включають історію взаємодії з повідомленнями та KPI.
KPI у верхній частині часової шкали показують загальну кількість відкриттів, переглядів вкладень, кліків і відповідей, записаних для повідомлення. На часовій шкалі відображається символ для кожної події взаємодії, найновіша вгорі та кілька подробиць про кожну подію.
Результати шаблону та рекомендації у списку шаблонів
Ви можете переглянути ефективність своїх шаблонів, включаючи відсоток відповідей, відсоток відкриттів, кількість їх використання, а також рекомендовані вони чи ні.
Перейдіть до розділу «Налаштування бізнес-шаблонів>>», а потім виберіть« Шаблони електронної пошти».
Аналіз історії взаємодії з електронною поштою
Зазвичай, коли ви надсилаєте електронний лист, ви не знаєте, чи було його відкрито чи прочитано, якщо одержувач не вирішить написати вам. Це пов’язано з тим, що електронна пошта була створена для імітації традиційної пошти та не була розроблена з урахуванням відстеження відповідей. Dynamics 365 Sales використовує спеціальні методи, щоб обійти це обмеження та забезпечити функції стеження за повідомленнями під час взаємодії з електронною поштою.
Дізнайтеся, коли було відкрито повідомлення: Коли ви надсилаєте повідомлення електронної пошти, на яке ви підписалися, з Dynamics 365 Sales, система генерує однопіксельний GIF-файл з унікальною назвою та додає його до повідомлення як зв’язане зображення. Цей невидимий GIF-файл разом із будь-якими іншими зображеннями, які ви додаєте до повідомлення, зберігаються в Dynamics 365. Вони отримуються, коли одержувач відкриває повідомлення та вибирає його зображення. Коли запитується унікальний GIF-файл, Dynamics 365 Sales реєструє, що пов’язане повідомлення було відкрито.
Радимо завжди включати в повідомлення зображення, як-от логотип компанії або привабливу ілюстрацію, оскільки це мотивує одержувачів завантажувати їх. Ви не дізнаєтеся, що вони відкрили повідомлення, якщо зображення не завантажені.
Дізнайтеся, коли було натиснуто кожне посилання: Коли ви надсилаєте повідомлення електронної пошти, за яким ви стежите, від Dynamics 365 Sales, система замінює кожне гіперпосилання унікальним посиланням на переспрямування, яке вказує на Dynamics 365. Кожне посилання перенаправлення включає ідентифікатор, що надає унікальну ідентифікацію як повідомленню, що його містить, так і URL-адресі первинної цілі посилання. Коли Dynamics 365 отримує запит на зв’язування, він реєструє клацання, а потім перенаправляє клацання на вихідну адресу, щоб одержувач отримував правильну інформацію з невеликою затримкою або без неї.
Щоб дізнатися, коли було відкрито кожне вкладення: Коли ви додаєте вкладення, за яким ви стежите, до повідомлення файл не вкладається безпосередньо, як у звичайному електронному листі. Натомість він зберігається у OneDrive спільному ресурсі для бізнесу, який використовується в Dynamics 365 і додається до повідомлення як посилання. Як і у випадку з перейденими посиланнями, коли одержувач натискає, щоб завантажити вкладення, Dynamics 365 зазначає клацання та час. Одержувачі можуть навіть віддати перевагу отриманню вкладень у вигляді посилань, а не файлів, оскільки ваші повідомлення займають набагато менше місця в їхній поштовій скриньці.
Ви можете змішувати вкладення, на які ви підписалися, і вкладення, на які не підписалися, в одному електронному листі. Це може бути важливо, якщо ви надсилаєте конфіденційні файли, які не хочете зберігати для OneDrive бізнесу.
Дії, які виконуються з електронною поштою, зберігаються в Microsoft Azure Сховищі. Сховище Azure унікальне для кожної організації. Якщо організацію відновлено в іншій організації, історія дій з електронною поштою в попередній організації не переноситься до відновленої організації.
Важливо
Усі дані взаємодії з електронною поштою потрібно трактувати як орієнтовні. Система може зареєструвати подію, що відкриває лист, лише якщо одержувач також завантажить зображення повідомлення, включаючи невидимий GIF-файл. Фактична кількість відкриттів може бути більшою, ніж кількість зареєстрованих у Dynamics 365 Sales. Аналогічно, якщо зображення кешуються, що характерно для веб-поштових клієнтів, то про подальші відкриття може не повідомлятися відділ продажів.
Міркування щодо кількості електронних листів
Взаємодія з електронною поштою надає цінну інформацію про ваші електронні листи, але хибнопозитивні результати можуть виникати через спам-фільтри та інші механізми, які впроваджуються вашою організацією. Таким чином, кількість електронних листів може бути неточною і повинна використовуватися для визначення тенденцій, а не для точного вимірювання того, чи прочитав потенційний клієнт конкретне повідомлення. Ось деякі міркування, які ви повинні знати:
- З міркувань безпеки організація може настроїти сканування вихідної пошти, і ці сканування можуть реєструватися як відкриття електронної пошти, особливо для електронних листів, що містять гіперпосилання або вкладення. Це може бути причиною того, що кілька електронних листів відкриваються одночасно, особливо коли вони надсилаються різним одержувачам у різних організаціях.
- Деякі постачальники послуг електронної пошти (ESP) сканують вихідні повідомлення, націлені переважно на нові поштові скриньки, ті, у яких нещодавно зросла активність розсилки, а також поштові скриньки, позначені як підозрілі або схожі на спам. Також ESP проводять вибіркове сканування на тимчасовій основі частини поштових скриньок. Як правило, користувачі не можуть налаштувати цей процес, що служить для стримування спамерів від використання їхньої платформи.
- Стороння інтеграція або розширення перевіряє ваші вихідні повідомлення на наявність спаму або внутрішніх звітів. Щоразу, коли електронний лист відкривається, навіть інструментом сканування або відстеження, він реєструється як відкрита подія.
- Спам-фільтри одержувачів можуть сканувати та відкривати ваші електронні листи, які ви надсилаєте, і вони можуть вважатися відкритими під час перевірки безпеки.
Див. також
Як увімкнути взаємодію з електронною поштою
Створення та надсилання повідомлення електронної пошти
Налаштування параметрів конфіденційності