Створення та надсилання повідомлення електронної пошти

Коли ваша організація вмикає взаємодію з електронною поштою, під час створення електронного листа доступні додаткові варіанти, як-от підписання або скасування підписки.

Вимоги до ліцензії та посади

Тип вимоги	Ви повинні мати
Ліцензія	Dynamics 365 Sales Premium або Dynamics 365 Sales Enterprise
Ролі безпеки	Будь-яка основна роль у продажу, наприклад продавець або менеджер зі збуту;

Створити повідомлення

Функції взаємодії з електронною поштою застосовуються до кожного електронного листа, надісланого через Dynamics 365 Sales. Коли ви надсилаєте електронний лист, він автоматично додає до запису дію з електронною поштою, і цей запис встановлюється як значення повідомлення «Щодо». Крім того, функція взаємодії з електронною поштою збирає ключові показники ефективності (KPI) і визначає, де відображатиметься лист на основі адрес одержувачів (адреси «Кому», «Від» та «Копіювання»).

Нотатка

• Електронні листи не можна відстежити, якщо одержувач вирішить заблокувати. Більше інформації: блоки після повідомлень.
• Взаємодія з електронною поштою не підтримується, коли ви надсилаєте масові електронні листи.

Наступна легенда пояснює різні доступні варіанти:

1. Вкладення: список файлів, вкладених до вашого електронного листа, а також елементи керування для додавання, видалення та змінення вкладень.

2. Підписатися/Не підписатися: увімкніть стеження, щоб відстежувати взаємодію клієнта з повідомленням, або вимкніть його, щоб припинити відстеження. Інші елементи керування та посилання відображаються за потреби, наприклад, коли одержувач не дозволяє переходити.

3. Надіслати пізніше: установіть час доставки повідомлення, якщо не хочете надсилати його відразу. Тут може відображатися рекомендований час доставки, залежно від часового поясу одержувача.

4. Установіть нагадування: встановіть нагадування для доповнити у певний час. Наприклад, ви можете отримати сповіщення, якщо повідомлення залишається невідкритим протягом трьох днів.

5. Вставити шаблон: вставте стандартний текст, який можна відредагувати за потреби. Ваша організація може мати кілька шаблонів залежно від бізнес-вимог, наприклад подальші дії наради або вступ. Взаємодія з електронною поштою пропонує шаблон на основі попередньої ефективності.

Щоб створити та надіслати електронний лист:

1. Відкрийте запис, у який ви хочете додати дії (зазвичай контактна особа, потенційна угода, інтерес або обліковий запис).

2. У розділі Шкала часу виберіть + (Створити запис часової шкали) >Електронна пошта.

3. Виберіть одержувача та введіть тему повідомлення.

4. Введіть текст повідомлення або вставте шаблон листа.

5. Натисніть кнопку Надіслати або кнопку Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

Порада

Щоб додати посилання до повідомлення, виділіть текст, до якого потрібно додати посилання, натисніть комбінацію клавіш Ctrl+K і введіть або вставте адресу посилання.

Використовуйте шаблон листа

Шаблони електронних повідомлень є стандартними повідомленнями, які ви часто надсилаєте, наприклад, представлення, підтвердження, подяки та нагадування. Вони можуть містити динамічні значення, які заповнюються автоматично, як-от ім’я одержувача або номер замовлення. Вони дають вам можливість швидкого старту, коли ви пишете типові повідомлення.

Email engagement аналізує ефективність усіх повідомлень, надісланих вашим відділом продажів із Dynamics 365 Sales, і визначає найуспішніші шаблони. Він показує всі доступні шаблони, але виділяє ті, які, на його думку, генерують найбільше відкриттів, відповідей або продажів.

1. Створіть повідомлення.

2. На панелі команд виберіть «Вставити шаблон».

3. У вікні Шаблони електронних листів виберіть мову, якщо потрібно, а потім знайдіть і виберіть шаблон.

1. Виберіть Застосувати шаблон.

2. Налаштуйте вміст шаблону за потреби.

3. Натисніть кнопку Надіслати або кнопку Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

Як підписатися або скасувати підписку на повідомлення

Коли ви стежите за електронним листом, взаємодія з електронною поштою може повідомляти вам, коли одержувач відкрив його, відповів на нього, відкрив вкладення або вибрав посилання в ньому.

Розділ «Взаємодія з електронною поштою» містить такі індикатори та елементи керування:

• : означає, що ви стежите за поточним електронним листом, включно з будь-якими посиланнями, які ви додаєте, і у вас є можливість стежити за будь-якими файлами, які ви вкладаєте. Виберіть «Не стежити », щоб припинити відстеження повідомлення.

  Цей стан використовується за замовчуванням для нових повідомлень, якщо в організації ввімкнено взаємодію з електронною поштою, а всі одержувачі дозволяють стежити за повідомленнями.

• : вказує на те, що ви не стежите за поточним електронним листом, включно з будь-якими посиланнями, які ви додаєте. Ви також не можете стежити за будь-якими вкладеннями. Виберіть «Стежити », щоб увімкнути стеження, якщо одержувачі це дозволяють.

• : вказує на те, що для одного або кількох одержувачів установлено наступне значення «Не дозволяти». Ви не зможете стежити за цим повідомленням, доки не видалите одержувачів, які не дозволяють стежити, або не зміните їхні налаштування.

  • Виберіть «Параметри перегляду», щоб переглянути імена одержувачів і наступні параметри в новому вікні. Виберіть ім’я, щоб відкрити запис одержувача.
  • Якщо ви вилучили одержувачів, які не хочуть, щоб за вами стежили, або змінили налаштування, щоб дозволити стеження, виберіть Повторити спробу, щоб повторити спробу.
  • Виберіть Не стежити , щоб припинити спроби стежити за цим повідомленням.

Приблизно через 15 хвилин після відкриття повідомлення, за яким ви стежите, система створює картку дій в асистенті. Картка містить посилання на повідомлення, пов’язані з ним записи та кнопки дій для створення виклику, відкладення оповіщення або його закриття. Дізнайтеся більше про кероване спілкування клієнтів із асистентом.

Додавання вкладень, за якими ви стежите

Коли ви стежите за вкладенням, взаємодія з електронною поштою може повідомляти вам, коли одержувач відкриває його. Щоб стежити за вкладеннями, OneDrive програма для бізнесу має бути доступною в Dynamics 365, а ваша організація має ввімкнути керування документами для електронної пошти. Запитайте адміністратора, якщо параметр вкладень, за якими ви стежите, недоступний.

Ви не можете додати вкладення, за якими стежите, якщо одержувачі повідомлення не дозволяють стежити за ними. Ви все одно можете додавати вкладення, на які не підписалися. Ви також можете змішувати вкладення, за якими ви стежите, і вкладення, на які не підписалися, у будь-якому повідомленні, за яким ви стежите.

1. Створіть повідомлення.

2. Увімкніть стеження за повідомленням.

3. Виберіть Зберегти на панелі інструментів, щоб зберегти повідомлення, і ввімкніть функцію вкладення.

4. У розділі «Вкладення » виберіть «Нове вкладення».

5. Натисніть кнопку Вибрати файл, а потім знайдіть і виберіть файл.

6. Виберіть Вкласти , щоб завантажити файл.

   Завантаження файлу може зайняти кілька секунд, залежно від його розміру.

7. Виберіть «Стежити », щоб відстежувати вкладення, або « Не стежити », щоб припинити стеження за ним.

8. Виберіть Закрити , щоб закрити вікно вкладення.

9. Натисніть кнопку Надіслати або кнопку Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

Виберіть найефективніший час доставки

Ваші повідомлення електронної пошти можуть отримати більшу або меншу увагу в залежності від того, коли вони були надіслані до папок «Вхідні» одержувачів. Наприклад, багато людей починають свій день із повною поштовою скринькою, тому повідомлення, які надходять уночі, повинні конкурувати за увагу та можуть бути відкладені або навіть забуті. Електронні листи, які надходять пізніше того ж дня, можуть бути помічені та оброблені негайно. За допомогою взаємодії з електронною поштою ви можете створювати повідомлення електронної пошти, коли вам зручно, але дозволяйте Dynamics 365 Sales доставляти їх тоді, коли це найкраще для ваших одержувачів.

Іноді система рекомендує час доставки на основі часового поясу одержувача. Він передбачає стандартний робочий день з 8:00 до 17:00 з понеділка по п’ятницю та пропонує наступний найближчий робочий час, якщо ви працюєте поза робочим днем одержувача. Якщо в повідомленні вказано більше одного одержувача або адреса не вказана, система не надає рекомендацію.

Ваша організація має ввімкнути Карти Bing, а одержувач повинен мати фізичну адресу в розділі "Продажі" для взаємодії з електронною поштою, щоб визначити часовий пояс.

Якщо рекомендації не надаються, або якщо ви віддаєте перевагу власній логіці, ви можете вказати будь-який час доставки, який виберете.

Функція часу доставки доступна як для відстежуваних, так і для непідписаних повідомлень.

1. Створіть повідомлення.

2. Коли ви будете готові надіслати повідомлення, перегляньте розділ «Надіслати пізніше » в розділі «Взаємодія з електронною поштою».

   Якщо система може порекомендувати час доставки, він з’явиться тут. Незалежно від того, чи це так, ви все одно можете відкласти доставку.

3. Виберіть Надіслати пізніше.

Якщо система рекомендувала час або дату, то ця інформація заповнюється за вас. Якщо ні, дата порожня. У будь-якому випадку він використовує ваш місцевий час, а не час одержувача.

1. Використовуйте елементи керування Установити на, щоб установити бажану дату й час доставки.

2. Натисніть кнопку OK , щоб зберегти налаштування та закрити вікно.

   Індикатор затримки надсилання стане зеленим. Виберіть «Змінити розклад » або «Видалити затримку », якщо потрібно змінити затримку або надіслати повідомлення одразу. Ви можете змінити заплановану доставку в будь-який час до відправлення повідомлення.

   

3. Натисніть кнопку Надіслати або кнопку Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

Заплановані повідомлення відображаються як такі у списку «Дії » для запису «Щодо ». Поки не настане запланований час, ви можете видалити або перенести повідомлення звідти. Ви також можете змінити дату або час нагадування про подальші дії. Ви не зможете змінити інші настройки після того, як виберете Надіслати.

Як налаштувати нагадування про подальші дії в повідомленні

Якщо ви хочете переконатися, що не забули доповнити у важливому листі, встановіть нагадування. Ця функція доступна лише для надісланих електронних листів.

1. Створіть повідомлення.

2. Коли ви будете готові встановити нагадування, виберіть «Встановити нагадування» в розділі «Взаємодія з електронною поштою».

   Відкриється вікно Установити нагадування .

   

3. У полі Заголовок введіть текст, який потрібно бачити під час активації нагадування.

4. У списку Умова виберіть умову, яка ініціює нагадування:

   • Якщо я не отримаю відповіді: Активує нагадування, якщо до розділу Нагадати за датою відповіді не надійшло. Доступно лише для повідомлень, за якими ви стежите.

   • Якщо електронний лист не відкривається: Активує нагадування, якщо повідомлення не було відкрито за датою Нагадати . Доступно лише для повідомлень, за якими ви стежите.

   • Нагадати мені в будь-якому випадку: Активує нагадування в зазначений час і дату, незважаючи ні на що.

5. У полі Нагадати за вкажіть дату й час, щоб відобразити нагадування, якщо умова виконана.

6. Натисніть кнопку OK , щоб зберегти налаштування та закрити вікно.

   Індикатор «Установити нагадування» стане синім, і з’явиться короткий підсумок налаштувань нагадування. Після закінчення часу нагадування підсумок оновлюється, вказуючи на це. Виберіть «Змінити нагадування» або «Вилучити нагадування», якщо потрібно змінити або вилучити нагадування .

   

7. Натисніть кнопку Надіслати або кнопку Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

При спрацьовуванні нагадування система створює картку дії в асистенті. Картці надається високий пріоритет, тому ви повинні побачити її відразу. Картка містить посилання на повідомлення та пов’язані з ним записи, а також кнопки дій для відкладення або закриття оповіщення. Докладніше про листівку-нагадування.

Не вдається знайти параметри в програмі?

Можливі три причини.

• У вас немає необхідної ліцензії або ролі.
• Ваш адміністратор не вмикав цю функцію.
• У вашій організації використовується настроювана програма. Зверніться до свого адміністратора, щоб отримати точні вказівки. Кроки, описані в цій статті, стосуються виключно готових програм Центр збуту та Sales Professional.

Див. також

Як увімкнути взаємодію з електронною поштою
Перегляд взаємодії з повідомленнями за допомогою взаємодії з електронною поштою
Налаштування параметрів конфіденційності
Створюйте шаблони для листів