Аналіз розподілу записів у правилах призначення
У Dynamics 365 Sales правила призначення автоматично розподіляють або призначають нових і оновлених потенційних клієнтів, можливості та аналітичні дані вашому відділу продажів. Автоматизований процес економить ваш час і зусилля та оптимізує робоче навантаження у вашій команді продажів.
Правила призначення можуть розподіляти ці записи одним з двох способів: кругова система або балансування навантаження.
- При розподілі за круговою системою основним фактором є час, коли продавцям востаннє присвоювали рекорд.
- При розподілі балансу навантаження головним фактором є їх потужність або кількість активних записів, з якими вони працюють.
Залежно від свого визначення, правило, яке надає пріоритет балансуванню навантаження, може все ще використовувати кругові критерії для призначення записів продавцям.
Важливо розуміти відмінності між ними та те, як інші критерії, як-от робоче навантаження та графік роботи продавців, впливають на призначення записів.
Сегменти та правила призначення є частиною функції призначення роботи. Завдання на роботу доступне в Прискорювач збуту версії 9.1.23074.10021 і впроваджується поетапно в різних регіонах. Дізнайтеся більше про призначення на роботу.
Круговий розподіл
Кругове призначення справедливо розподіляє новий або оновлений запис серед продавців, які відповідають критеріям правила. Він надає запис продавцю, який найдовше чекав на нового потенційного клієнта, потенційну угоду або статистику, включно з записами, призначеними вручну або за допомогою надбудови.
Нотатка
Порядок призначення продавців за допомогою алгоритму кругової системи зберігається на рівні організації, а не на рівні правил.
Давайте розглянемо деякі сценарії, щоб зрозуміти круговий розподіл.
Сценарій 1
Лід надходить у систему о 13:33. Виходячи з критеріїв відбору, які визначені в правилі призначення, над лідом потенційно можуть працювати три продавці:
| Продавець | Останній призначений лід |
|---|---|
| Міріам | 10:02 |
| Санджай | 10:31 |
| Сюзана | 11:17 |
Останнє завдання Міріам приходить раніше, ніж Санджай і Сюзана. Вона чекала найдовше, тому лід призначається їй, а час останнього завдання оновлюється.
Ще один лід надходить у систему о 13:50. Цього разу лише Міріам та Санджай мають необхідні атрибути для роботи над ним:
| Продавець | Останній призначений лід |
|---|---|
| Міріам | 1:33 |
| Санджай | 10:31 |
Але цього разу Санджай чекає довше, ніж Міріам. Санджай отримує лідерство.
Сценарій 2
Припустімо, що у вас є три продавці—Міріам, Санджай і Сюзана. Створюється звід правил для присвоєння їм записів. Початковий порядок — Міріам, Санджай і Сюзана.
- Правило 1 призначає вхідного ведучого 1 Міріам. Новим порядком стають Санджай, Сюзана і Міріам.
- Правило 2 призначає наступного вхідного ведучого 2 Санджаю. Тепер орден — Сюзана, Міріам і Санджай.
- Правило 3 призначає ведучого 3 Сюзані. Остаточним замовленням стають Міріам, Санджай і Сюзана.
- Тепер у програму з’являється новий потенційний клієнт — Правило 1 призначає лідера 4 Міріам.
Однак ви могли помітити, що лише Правило 1 присвоює рекорд Міріам двічі поспіль. Це пов’язано з тим, що порядок призначення записів зберігається на рівні організації, а не на рівні правил.
Сценарій 3
Припустимо, що у вас є два продавці — Міріам і Санджай. Створюється правило для призначення їм записів. Початковий порядок - Міріам і Санджай.
Тепер, якщо Lead 1 генерує Міріам, вона автоматично стає його власницею. В результаті, коли правило виконується, лід призначається Санджаю, оскільки Міріам вже є власником і частиною списку розподілу. Новий порядок призначення змінюється на Міріам і Санджай.
Це пов’язано з тим, що щоразу, коли продавець створює новий запис, він автоматично включається до списку розсилки. Це впливає на порядок призначення майбутніх записів.
Розподіл балансування навантаження
Розподіл навантаження знаходить продавців, які відповідають критеріям правила, і віддає запис тому, хто може взяти на себе більше роботи. Цей метод гарантує, що всі продавці мають справедливу частку роботи та зменшує нерівномірні навантаження.
Давайте розглянемо приклад, щоб зрозуміти розподіл балансування навантаження.
У систему заходить лід. Виходячи з критеріїв відбору, які визначені в правилі призначення, над лідом потенційно можуть працювати три продавці:
| Продавець | Доступна виробнича спроможність |
|---|---|
| Міріам | 10 |
| Санджай | 12 |
| Сюзана | 15 |
Зараз Сусана може маркер впоратися з більшою кількістю роботи, ніж Міріам або Санджай. Сюзана лідирує, і тепер її доступна місткість становить 14 осіб.
Продовжуючи цей приклад, давайте припустимо, що Міріам, Санджай і Сусана потенційно можуть працювати над наступними кількома вхідними потенційними клієнтами.
У систему надходять два нових ліди. У Сусани, як і раніше, найбільше доступних потужностей, тому ліди призначаються саме їй. Після цього їх доступна ємність виглядає так:
| Продавець | Доступна виробнича спроможність |
|---|---|
| Міріам | 10 |
| Санджай | 12 |
| Сюзана | 12 |
У систему надходить ще один лід. Санджай і Сусана однаково доступні. Сусана отримала лідерство зовсім недавно, тому новий призначили Санджаю на основі критеріїв кругової системи. Тепер їх доступна потужність виглядає так:
| Продавець | Доступна виробнича спроможність |
|---|---|
| Міріам | 10 |
| Санджай | 11 |
| Сюзана | 12 |
Міріам закриває три відведення, збільшуючи свою доступну місткість до 13. У систему надходить новий лід. Тепер Міріам має найбільшу дієздатність, тому вона призначена їй.
Інші критерії розподілу
Правила призначення по-різному надають пріоритет справедливості залежно від того, чи ви вибираєте кругову систему або розподіл балансування навантаження. Але справедливість – не єдиний фактор, коли потрібно призначати записи. Вони також можуть враховувати, чи готові продавці взяти на себе більше роботи, тобто робоче навантаження та графік роботи продавців.
Враховуйте завантаженість продавця
У визначеннях правила призначення можна вибрати Призначити тип запису на основі місткості продавця. Цей параметр розповсюджує записи лише серед продавців, які мають можливість працювати з ними. Якщо ніхто цього не зробить, записи залишаються непризначеними.
Давайте ще раз подивимося на нашу команду продажів, трохи пізніше в той же день.
У систему надходить новий лід. Виходячи з критеріїв вибору, які визначені в правилі призначення, потенційно над ним можуть працювати чотири продавці:
| Продавець | Останнє завдання | Доступна виробнича спроможність |
|---|---|---|
| Санджай | 2:37 | 0 |
| Сюзана | 2:57 | 4 |
| Девід | 3:02 | 1 |
| Міріам | 2:35 | –2 |
Маючи лише круговий розподіл, Міріам отримає лідерство, тому що вона чекала на завдання довше, ніж інші. Однак ви сказали правило призначати лідів залежно від кількості продавців, і доступна ємність Міріам зараз становить –2. Санджай чекав на наступну довготу, але його доступна місткість дорівнює 0. Лідерство переходить до Сюзани.
Якщо жоден продавець, який відповідав критеріям, не мав доступної потужності більше нуля, потенційний клієнт залишався б непризначеним.
З урахуванням графіку робіт продавця
У визначеннях правила призначення можна вибрати пункт Призначити, якщо продавець доступний протягом N годин, де N – це ціле число від 1 до 120. Цей параметр розповсюджує записи лише серед продавців, у графіку роботи яких зазначено, що вони доступні протягом вибраного часу. Якщо нікого немає, записи залишаються непризначеними. Дізнайтесь, як налаштувати доступність продавців.
Правило спочатку розглядає підібраних продавців за пріоритетом призначення (балансування навантаження або кругова система), а потім за тим, хто доступний, відтепер і до максимально дозволеного часу.
Як показано на наступній діаграмі, відповідні продавці діляться на шість відер по 24 години на добу в кожному відповідно до їхнього робочого графіка. Якщо жоден продавець не потрапив у перший блок, круговий розподіл замінює балансування навантаження, навіть якщо розподіл балансування навантаження є пріоритетним. Правило продовжує оцінювати відра зверху вниз. Коли він стикається з непорожнім блок, правило призначає потенційного клієнта продавцям у блок на основі критеріїв кругової системи.
Розглянемо на прикладі, щоб зрозуміти, як графіки роботи продавців впливають на присвоєння записів.
У правилах завдання ви віддаєте перевагу круговому розподілу та встановлюєте ліміт часу в 48 годин.
Новий лід приходить в систему в п’ятницю ввечері з форми запиту на вашому сайті. Кілька продавців відповідають критеріям правила призначення, але жоден з них зараз не працює. Далі правило розглядає відповідних продавців, які будуть доступні протягом наступних 24 годин. Цей день – субота. Зазвичай Санджай був би на роботі, але в його календарі написано, що він у відпустці. Інших продавців немає, тому правило дивиться на наступні 24 години. У неділю теж ніхто не працює. Правило досягло ліміту в 48 годин, тому лід залишається непризначеним. Якби ліміт часу становив 60 годин, потенційний клієнт був би призначений першому продавцю, який був доступний у понеділок вранці.
Приклади
Давайте детально розглянемо ще кілька прикладів, щоб зрозуміти, як доступність і робоче навантаження продавця впливають на круговий розподіл і розподіл балансування навантаження. Давайте скористаємося наступними позначеннями для доступності продавця на момент прокладання маршруту:
- 0D - В даний час доступний
- 1D – найраніший доступний протягом 24 годин
- 2D - найраніший доступний з 24 до 48 годин
- 3D - найраніший доступний від 48 до 72 годин
- 4D - Найраніший доступний від 72 до 96 годин
- 5D - найраніший доступний від 96 до 120 годин
Приклад 1: Кругова система, враховуйте наявність лише у продавця
Правило підійшло до таких продавців:
| Продавець | Доступність. | Останній призначений лід |
|---|---|---|
| Берт | 1D | 2:37 |
| Майя | 1D | 2:15 |
| Вівек | 0D | 3:02 |
| Марія | 2D | 3:10 |
| Сал | 0D | 2:29 |
Два продавці, Вівек і Сал, доступні першими. Вівек отримав перевагу пізніше, ніж Сал, тому правило розподіляє відрив на Сала.
Наступні потенційні клієнти призначаються Вівеку, потім Салу і так далі, поки не зміниться доступність підібраних продавців. Місткість продавців не береться до уваги.
Приклад 2: Балансування навантаження, враховуйте доступність лише продавця
Знову ж таки, правило підійшло наступним продавцям:
| Продавець | Доступність. | Доступна виробнича спроможність |
|---|---|---|
| Берт | 1D | 14 |
| Майя | 1D | 20 |
| Вівек | 0D | 5 |
| Марія | 2D | 10 |
| Сал | 0D | 2 |
Знову ж таки, першими доступні Вівек і Сал. Цього разу Вівек має вищу дієздатність, тому правило розподіляє відрив на нього.
Наступні ліди, які прийдуть, призначаються Вівеку, поки його здатність не впаде нижче рівня Сала. Наступні ліди йдуть до Сала, поки його місткість не впаде нижче потужності Вівека, і так далі, поки не зміниться доступність підібраних продавців. У цьому сценарії місткість продавців не враховується. Місткість Вівека та Села може впасти нижче нуля, якщо вони доступні раніше за інших.
Приклад 3: Балансування навантаження, враховуйте наявність у продавця та його потужність
Знову ж таки, правило підійшло наступним продавцям:
| Продавець | Доступність. | Доступна виробнича спроможність |
|---|---|---|
| Берт | 1D | 14 |
| Майя | 1D | 20 |
| Вівек | 0D | –1 |
| Марія | 2D | 10 |
| Сал | 0D | 0 |
Оскільки у визначенні правила призначення було вибрано параметр Призначати лідів на основі потужності продавця, це правило ігнорує Вівека та Сала, навіть якщо вони доступні першими. Це залишає Берта, Майю та Марію:
| Продавець | Доступність. | Доступна виробнича спроможність |
|---|---|---|
| Берт | 1D | 14 |
| Майя | 1D | 20 |
| Марія | 2D | 10 |
Берт і Майя доступні раніше Марії, тому Марія знімається з розгляду:
| Продавець | Доступність. | Доступна виробнича спроможність |
|---|---|---|
| Берт | 1D | 14 |
| Майя | 1D | 20 |
Правило налаштовано таким чином, щоб надавати пріоритет балансуванню навантаження. Однак розподіл балансування навантаження працює тільки з продавцями, які доступні на момент маршрутизації. Оскільки Берт і Майя зараз недоступні, правило використовує критерії кругової системи.
Оскільки місткість більше не береться до уваги, правило враховує, хто довше чекав на потенційного клієнта:
| Продавець | Останній призначений лід |
|---|---|
| Берт | 2:37 |
| Майя | 2:15 |
Правило призначає ведучого Майї. Наступні потенційні клієнти призначаються Берту, потім Майї і так далі, поки не зміниться доступність підібраних продавців.