Налаштування електронних листів для автоматичного відстеження
За допомогою синхронізації Dynamics 365 App for Outlook на сервері ви можете автоматично створювати дії електронної пошти для отриманих повідомлень у програмах залучення клієнтів, таких як Dynamics 365 Sales, служба підтримки клієнтів, Marketing, Field Service та Project Service Automation.
За промовчанням процес синхронізації оцінює автоматичне відстеження лише повідомлення в папці «Вхідні» поштової скриньки. Електронні листи, що зберігаються в підпапці папки "Вхідні", обробляються, лише якщо вкладену папку настроєно на відстеження на рівні папки, навіть якщо ви перемістили повідомлення назад до папки "Вхідні" перед наступною синхронізацією. Синхронізація на стороні сервера відстежує дату отримання останньої відправки електронною поштою. Під час наступного циклу синхронізації він оцінює лише електронні листи, отримані після цієї дати та часу. Щоб обробити електронний лист, якого не було в папці «Вхідні», скористайтеся одним із наведених нижче варіантів.
- Відстежуйте електронну пошту вручну за допомогою відстеження категорій Outlook або Dynamics 365 App for Outlook.
- Змініть дату процесу електронної пошти з дати в записі поштової скриньки на дату, що передує даті отримання електронного листа. Вам потрібно буде додати це поле до форми запису поштової скриньки, оскільки воно не відображається за промовчанням.
- Виберіть «Тест» і «Увімкнути поштову скриньку » в записі поштової скриньки в Dynamics 365.
Користувачі можуть вибрати фільтр, щоб визначити, які повідомлення відстежуються як дії в електронній пошті:
Усі електронні листи: уся електронна пошта, яку отримує користувач, відстежується в Dynamics 365 як активність електронної пошти.
Повідомлення електронної пошти у відповіді на електронну пошту: лише відповіді на відстежувані повідомлення відстежуються як дії в електронній пошті.
Ця опція ввімкнена за замовчуванням. Система співвідносить відповідь з відстежуваним повідомленням після фільтрації електронного листа. Адміністратор може ввімкнути або вимкнути кореляцію електронної пошти на вкладці «Електронна пошта » у «Системних параметрах » на рівні організації.
Електронні листи від потенційних клієнтів, контактів і облікових записів: лише повідомлення, які адресуються потенційному клієнту, контакту або обліковому запису в Dynamics 365, відстежуються як дії в електронній пошті.
Повідомлення електронної пошти із записів, для яких увімкнуто електронну пошту: повідомлення з будь-якого запису, який переходить на адресу електронної пошти в Dynamics 365, включно з настроюваними таблицями, відстежуються як дії електронної пошти.
Без повідомлень електронної пошти: жодні повідомлення, які отримує користувач, автоматично не відстежуються як дії в електронній пошті.
Ці параметри можна налаштувати для автоматичного відстеження відправлених товарів. Вони також можуть бути налаштовані на роботу в чергах і поштових скриньках черги.
Електронна пошта, яку користувач вручну відстежує в Outlook за допомогою Dynamics 365 App for Outlook, відстеження на рівні папок або категорії Outlook, синхронізується з Dynamics 365 незалежно від параметра фільтра, встановленого користувачем для автоматичного відстеження.
Щоб вимкнути відстеження вхідних повідомлень для певних користувачів, адміністратор може встановити для параметра «Вхідна електронна пошта» значення «Немає » у формі «Поштова скринька ».
Використання розмов для відстеження електронних листів
Синхронізація на сервері використовує такі відомості в електронному листі, щоб визначити, чи відповідає вона електронній пошті, яка відстежується в Dynamics 365:
MessageId: унікальна ідентифікація повідомлення електронної пошти. Він прихований в інтерфейсі користувача програми електронної пошти.
InReplyTo: містить ідентифікатор повідомлення, на який відповідає електронний лист. Він прихований в інтерфейсі користувача програми електронної пошти.
Якщо клієнт відповість на електронний лист і змінить рядок теми, програма електронної пошти може видалити значення InReplyTo з відповіді. Синхронізація на сервері та Dynamics 365 не можуть співвіднести відповідь із попереднім електронним листом без неї. Версія для настільних комп’ютерів Microsoft Outlook запобігає видаленню значення InReplyTo , коли користувач відповідає на електронний лист і змінює тему.
ConversationIndex: пов’язує повідомлення з ланцюжком повідомлень електронної пошти. Він прихований в інтерфейсі користувача програми електронної пошти.
Маркер відстеження в темі: Концепція Dynamics 365, вона вибивається безпосередньо в темі листа.
Слова теми та одержувачі: використовується розумна відповідність, концепція Dynamics 365, заснована на конфігурації.
Логіка кореляції електронної пошти проходить через такі параметри по порядку:
Кореляція InReplyTo: якщо значення InReplyTo збігається з ідентифікатором MessageId електронного листа, який уже зберігається в Dynamics 365, новий електронний лист корелює з існуючим. Це значення за замовчуванням, і ми рекомендуємо не змінювати його. Кореляція електронної пошти точна, без помилкових спрацьовувань.
Кореляція маркеріввідстеження: якщо тема містить маркер відстеження, і він збігається з маркером відстеження електронного листа, який уже зберігається в Dynamics 365, новий електронний лист корелює з існуючим. Ця опція ввімкнена за замовчуванням. Маркер відстеження видно користувачеві і може бути змінений, що може спричинити помилкову кореляцію.
Індекс розмови: якщо ConversationIndex збігається з ConversationIndex електронного листа, який вже зберігається в Dynamics 365, новий електронний лист корелює з існуючим.
Розумне зіставлення: система шукає електронні листи, які вже є в Dynamics 365, за одержувачами та словами в рядку теми. Якщо він знаходить повідомлення зі схожими одержувачами та достатньою кількістю відповідних слів теми, він співвідносить ці два повідомлення. Ми не рекомендуємо використовувати цей варіант, оскільки інтелектуальне зіставлення може спричинити помилкові спрацьовування. Однак він доступний на випадок, якщо вам потрібно співвіднести електронні листи, які не належать до одного ланцюжка розмов.
Як визначити, чи було автоматично відстежено електронний лист і чому
Настройки організації та параметри для окремих користувачів і черг визначають , які електронні листи відстежуються автоматично. За допомогою стовпців у таблиці «Електронна пошта» можна визначити, чи відстежувався електронний лист автоматично та чому. Додайте їх до подання електронної пошти з розширеним пошуком, щоб краще зрозуміти, чому електронний лист відстежувався та чи співвідносився він із раніше відстежуваним електронним листом.
| Column | Опис |
|---|---|
| Приймальна сутність | Користувач або черга, які отримали електронний лист і були налаштовані на його автоматичне відстеження. Наприклад, якщо черга з іменем «Продажі», яка була налаштована на відстеження всіх електронних листів, отримує електронний лист, то черга продажів вважається сутністю, що приймає. |
| Поштова скринька, яка отримує електронні повідомлення | Поштова скринька, оброблена під час синхронізації на сервері, виявила, що електронний лист містить користувача або чергу, настроєну для автоматичного відстеження. Якщо OrgDBOrgSetting під назвою SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes вимкнено (параметр за замовчуванням), значення цього стовпця може відрізнятися від значення Приймаючої сутності. Наприклад, Луїза Алвес, яка настроєна на автоматичне відстеження відповідей на наявні електронні листи, отримує повідомлення. Черга продажів, яка настроєна для відстеження всіх електронних листів, отримує те саме повідомлення. Синхронізація на сервері може спочатку обробити поштову скриньку Луїзи та розпізнати, що інший одержувач, Sales, настроєно на автоматичне відстеження електронної пошти. У цьому випадку Приймаюча особа – це черга продажів, а Поштова скринька-одержувач – це поштова скринька Луїзи. |
| Корельований ідентифікатор активності | Указує, чи було повідомлення електронної пошти пов’язано з раніше відстежуваною електронною поштою. Наприклад, якщо електронний лист було надіслано з Dynamics 365 і відповідь відстежувалася автоматично, ідентифікатор корельованої активності відповіді стосуватиметься оригінального електронного листа. |
| Метод зв’язування | Метод кореляції, який використовувався для автоматичного відстеження електронного листа. Вона недоступна для розширеного пошуку або інших подань і форм, але для її перегляду можна використовувати веб-API. Використовуйте цей формат URL:https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Наприклад, якщо URL-адреса Dynamics 365 є та https://contoso.crm.dynamics.com ідентифікатором fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5 електронної пошти, ви можете використовувати цю URL-адресу для перегляду методу кореляції:https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethodЩоб знайти ідентифікатор електронного листа, відкрийте його у веб-переглядачі. Ідентифікатор – це все, що після &id= URL-адреси. У прикладі так і було &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.Значення методу кореляції – це ціле число, яке відповідає конкретному методу кореляції. Зверніться до таблиці в розділі методу кореляції в листі EntityType. Наприклад, значення 3 вказує на те, що електронний лист було корелювано за допомогою методу InReplyTo. |
| Батьківський елемент Ідентифікатор активності | Посилається на раніше відстежувану електронну пошту, якщо поточна електронна пошта корелює з нею. Однак стовпець заповнюється лише в тому випадку, якщо електронний лист було корелювано за допомогою методу InReplyTo або ConversationIndex. Якщо електронний лист було корельовано за допомогою іншого методу, наприклад маркера відстеження, ідентифікатор активності батьківського елемента буде порожнім. |
Визначення автоматичних відповідей
Автоматично згенеровані відповіді на електронні листи іноді можуть активуватися автоматичними функціями. Для екземпляр можна налаштувати функцію автоматичних відповідей Microsoft Outlook (не на робочому місці), щоб відповідати на електронні листи, коли одержувач відсутній. Наразі синхронізація на стороні сервера не оцінює, чи є вхідна електронна пошта автоматично згенерованою відповіддю, визначаючи, чи слід її автоматично відстежувати.
Ви InternetMessageHeaders можете використовувати атрибут у таблиці «Електронна пошта », щоб ідентифікувати такі автоматично згенеровані відповіді. Атрибут InternetMessageHeaders заповнюється для вхідних електронних листів, лише якщо лист містить Auto-Submitted заголовки або Reply-To . Ці значення заголовків фіксуються у форматі JSON.
Щоб перевірити значення InternetMessageHeaders атрибута, проаналізуйте дані JSON, щоб отримати доступ до конкретних імен і значень заголовків. Ви також можете перевірити, чи містить стовпець назву заголовка, яка вас цікавить. Наприклад, якщо стовпець InternetMessageHeaders містить Auto-Submitted, це означає, що електронний лист було згенеровано автоматично.
У наведеній нижче таблиці наведено додаткові відомості про заголовки в автоматичних відповідях.
| Заголовок | Опис | Приклади |
|---|---|---|
| Автоматично надіслано | Якщо цей заголовок присутній, це означає, що електронний лист є автоматичною відповіддю. Різні постачальники електронної пошти можуть використовувати різні значення для цього заголовка. Докладніше: RFC - Рекомендації щодо автоматичних відповідей на електронну пошту. | Gmail - Auto-Submitted : auto-repliedOutlook - Auto-Submitted : auto-generated |
| Відповісти на | Якщо цей заголовок присутній, це означає, що в електронному листі налаштовано функцію для відповідей. Значення в цьому заголовку покаже адресу електронної пошти для відповіді. Формат значення може відрізнятися залежно від постачальників послуг електронної пошти та інших конфігурацій. Додаткова інформація: RFC - Поле Відповідь. | Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”Reply-To : “<example@contoso.com>” |
Автоматичне заповнення стовпця Щодо
Стовпець «Щодо», присутній у кожному записі електронної пошти, пов’язує один запис з іншим. Наприклад, екземпляр електронний лист може бути пов’язаний із можливістю, замовленням або інцидентом. Якщо ви створюєте або оновлюєте запис електронної пошти вручну, ви можете використовувати стовпець Щодо, щоб підключити електронний лист до запису в будь-якій таблиці, настроєній для дозволу дій.
Якщо електронний лист відстежується автоматично, оскільки він був корелюваний з раніше відстежуваним електронним листом, стовпцю «Щодо» автоматично призначається таке ж значення, як і раніше відстежуваному електронному листу.
Як програми для взаємодії з клієнтами використовують маркери відстеження
Маркер відстеження — це буквено-цифровий рядок, який генерується програмами залучення клієнтів і додається в кінець рядка теми електронного листа. Він співставляє справи електронної пошти із повідомленнями електронної пошти. Функція маркера відстеження ввімкнена за замовчуванням.
Структура маркеру відстеження
За замовчуванням у програмах для взаємодії з клієнтами використовується структура токенів, яка складається з чотиризначного префікса та семизначного ідентифікатора.
У наступній таблиці наведені складові маркеру відстеження та їх описи.
| Частина | Опис |
|---|---|
| Префікс | Налаштовується від 1 до 20 символів. Значення за замовчуванням – CRM . Префікс може бути унікальним для кожної організації або середовища. Наприклад, при розгортанні програм для взаємодії з клієнтами із багатьма клієнтами рекомендується, щоб кожна організація налаштувала та використовувала унікальний префікс. Якщо ви зміните префікс, попередні значення префіксів збережуться та використовуватимуться для кореляції електронних листів на основі попереднього префікса. |
| Позначення онлайн/автономно | Застаріле значення, яке вказує, чи був користувач офлайн або онлайн під час надсилання електронного листа. Цю цифру не можна налаштувати. |
| Розгортання базового коду відстеження | Налаштовується від 0–2,147,483,647. Значення за замовчуванням: 0. Використовується як базове число для цифр номера користувача. Наприклад, якщо значенням є 0 і для номера користувача налаштовано три цифри, перший користувач матиме ідентифікатор 001. Якщо значення 500, то першим користувачем буде 501. |
| Кількість розрядів у числах користувача | Налаштовується від 1 до 10. Діапазон за замовчуванням становить три цифри. Це значення визначає, скільки цифр слід використовувати, коли програма customer engagement призначає числовий ідентифікатор користувачу, який згенерував активність в електронному листі. |
| Кількість розрядів в інкрементному лічильнику повідомлень | Налаштовується від 1 до 9. Діапазон за замовчуванням становить три цифри. Це значення визначає, скільки цифр слід використовувати, коли програма customer engagement призначає числовий ідентифікатор для активності в електронній пошті, а не для окремих повідомлень у цій активності. Примітка: Якщо ви використовуєте значення за замовчуванням для створення токена з тризначним числом, воно збільшує число до 999, а потім знову починає нумерацію з 000. Ви можете використовувати більшу кількість цифр, щоб зменшити можливість призначення дублікатів токенів активним ланцюжкам електронної пошти. |
Як налаштувати або вимкнути маркери відстеження
У налаштуваннях>Адміністрування>Системні налаштування виберіть вкладку Електронна пошта .
В області «Налаштувати кореляцію електронної пошти» увімкніть або вимкніть маркери відстеження та змініть структуру за замовчуванням.
Інтелектуальне зіставлення
Коли синхронізація на сервері обробляє вхідну електронну пошту, вона витягує тему, адресу відправника та адреси одержувачів і використовує їх, щоб спробувати пов’язати активність електронної пошти з наявними записами. Цей процес кореляції, також відомий як інтелектуальне зіставлення, використовує такі критерії для зіставлення отриманих електронних листів із діями в електронній пошті:
- Відповідність теми: префікси, такі як RE: або Re:, та літерний регістр ігноруються. Наприклад, підмети Re: hello та Hello вважаються відповідними.
- Зіставлення відправника та одержувача: система обчислює кількість точних спільних адрес електронної пошти відправника та одержувача.
Після завершення процесу зіставленння система визначає відповідального та об'єкт для вхідного повідомлення електронної пошти.
Розумне зіставлення вимкнено за умовчанням. Ви можете ввімкнути цю функцію та змінити параметри розумного підбору на вкладці «Електронна пошта » в «Системних параметрах » на рівні організації.
Як працює розумне зіставлення
Інтелектуальне зіставлення повністю залежить від існування подібності між електронними листами. Тема, відправник і одержувачі, включаючи одержувачів BCC і CC, визначають схожість.
Коли надходить електронний лист від Dynamics 365 або відстежуваний електронний лист, два набори хешів генеруються та зберігаються в базі даних.
Хеші теми: тема електронного листа, яка може містити маркер Dynamics 365, якщо його включено в системних налаштуваннях, видаляється зі слів шуму, як-от "RE:" і "FW:", а потім токенізується. Непорожні токени — слова — потім хешуються для генерації хешів тем.
Хеші одержувачів: список відправників і одержувачів аналізуються на наявність унікальних адрес електронної пошти. Кожна унікальна адреса електронної пошти генерує хеш адреси.
Синхронізація на сервері шукає відповідні значення у збережених хешах теми та одержувача, щоб знайти кореляцію між вхідною та вихідною електронною поштою. Два електронні листи корелюються, якщо вони мають однакову кількість тематичних хешів і принаймні два однакових хешу одержувачів.
Нотатка
Оскільки організація надсилає та отримує електронну пошту протягом тривалого часу, кореляційні дані, які зберігаються в таблиці EmailHash , можуть значно збільшитися. Це, у поєднанні з менш обмежувальними налаштуваннями розумного зіставлення або поширеними шаблонами суб’єктів чи одержувачів, може знизити ефективність інтелектуального зіставлення. Як оптимізація продуктивності, якщо система виявляє високе споживання ресурсів під час виконання операцій розумного зіставлення, вона буде співвідносити електронні листи за попередні 90 днів.
Розумне узгодження розширених налаштувань
HashFilterKeywords: Регулярний вираз, який використовується для фільтрації шуму в темі листа. Усі відповідні екземпляри регулярного виразу в рядку теми замінюються порожніми рядками перед генерацією хешів теми.
Значення за замовчуванням: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+
Ігноруйте будь-яке слово на початку рядка теми, яке закінчується двокрапкою (:). Приклад.
Тема Слова, що ігноруються 1 Перевірити -- 2 RE: Тест RE: 3 FW: RE: Тест FW: RE: За замовчуванням "Не на посаді:" не ігнорується, оскільки за першим словом у фразі "вийшов" не йде двокрапка (:). Щоб проігнорувати цю фразу, змініть регулярний вираз так:
^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:HashMaxCount: максимальна кількість хешів, які генеруються для будь-якої теми або списку одержувачів.
Значення за замовчуванням: 20
Якщо тема після шумозаглушення містить більше 20 слів, хешуються тільки перші 20.
HashDeltaSubjectCount: максимальна допустима різниця між кількістю хешів теми електронних листів, які потрібно корелювати.
Значення за замовчуванням: 0
HashMinAddressCount: мінімальна кількість хешів, необхідна в списку одержувачів для кореляції електронних листів.
Значення за замовчуванням: 2
Див. також
Пересилання поштових скриньок у порівнянні з окремими поштовими скриньками
Зв’язування адреси електронної пошти з рядком