Biện pháp tốt nhất trong tiếp thị qua email

Gửi email tiếp thị không giống như gửi email cá nhân như hầu hết mọi người đều biết. Chúng có vẻ giống nhau nhưng có một điểm khác biệt quan trọng: email cá nhân chỉ được gửi đến một hoặc một vài người, trong khi email tiếp thị được gửi tới hàng nghìn người trở lên mỗi tháng.

Để đối phó với nhiều hình thức lạm dụng email, chẳng hạn như thư rác hoặc lừa đảo đang ngày càng phổ biến, hầu hết các công ty và hãng cung cấp email hiện nay đang tiến hành cơ chế bộ lọc và chặn để bảo vệ băng thông của họ và đảm bảo tránh thư rác/lừa đảo cho hộp thư của người dùng. Do vậy, khi một ai đó gửi số lượng lớn email, mạng Internet sẽ ra thông báo và các cơ chế phòng ngự sẽ được kích hoạt, đồng nghĩa với việc các thư của bạn có thể sẽ không đến được hộp thư của người liên hệ. Bên cạnh các bộ lọc khác, ứng dụng khách email cá nhân cũng áp dụng thuật toán bộ lọc riêng, có khả năng lọc dựa trên lịch sử tương tác cá nhân của từng người dùng, tức là một thư giống hệt nhau có thể được chuyển cho người nhận này nhưng lại có thể bị ứng dụng khách email của một người nhận khác chặn lại.

Các hệ thống này không nhằm mục đích ngăn chặn tất cả các hình thức email tiếp thị hợp pháp, chỉ để ngăn chặn hành vi lạm dụng. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys được thiết kế để trở thành một trong những giải pháp tốt—để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tiếp thị hợp tác, chọn tham gia—nhưng bạn cần biết cách làm việc trong bối cảnh các chiến lược lọc phổ biến, luật chống thư rác và các cơ chế chống lạm dụng khác để trợ giúp đảm bảo thông điệp tiếp thị của bạn được gửi đến những người liên hệ thay vì bị mắc kẹt trong bộ lọc thư rác của họ.

Xây dựng và bảo vệ uy tín người gửi của bạn

Khi một tin nhắn được gửi qua internet, địa chỉ IP gửi tin nhắn đó sẽ có sẵn cho mỗi máy chủ xử lý tin nhắn đó. Các tổ chức watchdog bên thứ ba, chẳng hạn như ReturnPath, sẽ giám sát hoạt động, nội dung thư và những khiếu nại có liên quan đến địa chỉ gửi thư và chấm điểm uy tín cho từng tên miền và/hoặc địa chỉ IP gửi thư. Điểm danh tiếng của bạn càng thấp thì tin nhắn của bạn càng có nhiều khả năng bị loại bỏ hoặc lọc ra; nếu điểm của bạn đủ thấp, bạn sẽ bị đưa vào danh sách chặn và không có tin nhắn nào của bạn sẽ được gửi.

Các nhà cung cấp dịch vụ email lớn (như Hotmail hay Gmail) và các hệ thống email riêng tư tại các tổ chức lớn cũng dùng kỹ thuật tương tự để tạo danh tiếng và điểm số người gửi riêng trong nội bộ, đồng nghĩa với việc áp dụng thêm một lớp lọc khác.

Bên cạnh uy tín người gửi, nhiều quốc gia và khu vực cũng có những luật lệ quy định về các email thương mại và nếu vi phạm những luật này, bạn có thể vướng phải những vụ kiện tụng tốn kém. Những bộ luật ví dụ như CAN-SPAM ở Hoa Kỳ và CASL ở Canada. Khác luật và quy định về quyền riêng tư thiết lập các quy tắc nghiêm ngặt về cách các công ty được phép xử lý dữ liệu và giao tiếp kỹ thuật số với các cá nhân.

Vậy bạn có thể làm gì để tối đa hóa khả năng thực hiện của mình và vẫn tuân thủ luật pháp, và bạn có thể Customer Insights - Journeys giúp đỡ như thế nào? Đọc các phần phụ sau đây để tìm hiểu. Để biết thêm thông tin về khả năng gửi và danh tiếng của người gửi, hãy tìm kiếm bằng Bing để có thêm nhiều bài viết hay về bài viết này.

Tạo nội dung lành mạnh, có tính cộng tác và trách nhiệm

Cả bộ lọc thư rác và hệ thống danh tiếng người gửi đều phân tích nội dung thư bạn đang cố gửi. Họ tìm kiếm những dấu hiệu cho thấy bạn đang làm việc cùng với người nhận và đang thành thật nhận diện bản thân. Những yêu cầu phổ biến thường là sự hiện diện của các liên kết hủy đăng ký và địa chỉ đường phố thực tế của tổ chức bạn đang làm việc trong nội dung thư. Các thư ở định dạng HTML cũng phải kèm theo một phiên bản văn bản thuần có cùng thông tin. Customer Insights - Journeys cung cấp các tính năng giúp bạn dễ dàng đưa những mục thiết yếu này vào tin nhắn của mình và giúp bạn không vô tình bỏ sót chúng.

Hãy lưu ý đến kích thước nội dung HTML của bạn

Liên kết nội dung HTML của email ở kích thước tối đa là 100 KB. Giới hạn kích thước này bao gồm tất cả các văn bản HTML, phong cách, nhận xét và đồ họa được nhúng (nhưng không phải đồ họa bên ngoài được neo). Nếu nội dung HTML vượt quá 128 KB, bạn sẽ nhận được cảnh báo kích thước, nhưng bạn vẫn có thể đưa vào thực hiện theo nội dung thư và mọi hành trình của khách hàng nào bao gồm email.

Giới hạn kích thước HTML rất quan trọng bởi vì các nhà cung cấp email (chẳng hạn như Gmail) "cắt" email trên một kích thước nhất định (102 KB, trong trường hợp của Gmail). Thay vì bao gồm toàn bộ thư trong hộp thư đến của người nhận, nhà cung cấp email sẽ cắt bớt thư và bao gồm một liên kết để xem toàn bộ thư. Ngoài ra, một số bộ lọc thư rác rà soát mạnh mẽ hơn khi họ nhìn thấy email lớn.

Khi bạn phát trực tiếp một tin nhắn, Customer Insights - Journeys xử lý nội dung HTML để tạo kiểu nội tuyến, nén khoảng trắng, v.v. nên khó có thể biết chính xác kích thước cuối cùng của tin nhắn. Nếu bạn nghi ngờ rằng có thư vi phạm giới hạn kích thước HTML, hãy làm các bước sau:

1. Mở trình duyệt web và nhập URL có dạng: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Trong đó:

• <your_domain> là gốc của phiên bản Dynamics 365 Customer Insights - Journeys của bạn (chẳng hạn như "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> là ID của thư bạn muốn kiểm tra. Để tìm ID này, hãy mở tin nhắn trong Dynamics 365 Customer Insights - Journeys và tìm giá trị của thông số id= hiển thị trên thanh địa chỉ trình duyệt của bạn.

2. Tìm kiếm giá trị của trường "msdyncrm_emailbody" trong JSON trả về.

3. Sao chép giá trị trường đó vào một chương trình băn bản mà bạn có thể thấy được kích cỡ chính xác của nội dung HTML.

Xác thực miền gửi của bạn

cung cấp một tính năng cho phép bạn thiết lập Thư được xác định bằng khóa miền (DKIM) để liên kết Customer Insights - Journeys miền gửi bằng miền email của riêng bạn. Để biết thông tin chi tiết đầy đủ về lý do tại sao điều này lại quan trọng và cách thực hiện, hãy xem Thiết lập DKIM cho miền gửi của bạn.

Tránh gửi tới các địa chỉ email không hợp lệ và không hoạt động

Nếu bạn gửi thư đến địa chỉ email không hợp lệ, không hoạt động hoặc bị hủy, thư thường được trả về dưới dạng "thư bị trả lại cứng". Việc trả lại khó khăn xảy ra, nhưng các cơ quan giám sát danh tiếng, nhà cung cấp dịch vụ công và máy chủ riêng sẽ nhận thấy và bạn càng liên kết nhiều lần trả lại cứng với IP gửi của mình thì điểm danh tiếng của bạn sẽ càng thấp. Các địa chỉ được liên kết với việc trả lại cứng có thể sẽ không bao giờ trực tuyến trở lại, vì vậy bạn không muốn chúng có trong cơ sở dữ liệu của mình; Customer Insights - Journeys sẽ tự động ngừng gửi đến các địa chỉ bị trả lại khó khăn trong sáu tháng trước khi thử lại.

Microsoft cần bảo vệ uy tín cho các IP gửi của chúng tôi, vì vậy Bộ phận hỗ trợ Microsoft có thể liên hệ với các tổ chức thường xuyên tạo ra số lượng lớn email bị trả về vĩnh viễn và/hoặc khiếu nại về spam để tư vấn về cách cải thiện danh sách gửi và/hoặc cách gửi email của họ. Những tổ chức tiếp tục tạo ra email bị trả về vĩnh viễn và khiếu nại về spam cuối cùng có thể có nguy cơ bị đóng tài khoản.

Customer Insights - Journeys cung cấp các phân tích chi tiết và KPI về cách người liên hệ của bạn tương tác với tin nhắn email tiếp thị của bạn (và các sáng kiến ​​khác), bao gồm số lần mở, nhấp chuột, thoát và chuyển tiếp. Hãy dùng thông tin này để đánh giá mức độ thu hút người liên hệ thành công và để loại bỏ những địa chỉ email bị trả về vĩnh viễn khỏi cơ sở dữ liệu của bạn. Thông tin thêm: Phân tích kết quả để hiểu rõ hơn

Lưu ý

Customer Insights - Journeys sẽ không cố gắng gửi đến một địa chỉ bị trả lại khó xác định trong thời gian cách ly sáu tháng. Tuy nhiên, thông tin chuyên sâu về email sẽ vẫn cho biết kết quả bị trả về vĩnh viễn cho từng lần gửi mà bạn yêu cầu. Những lần trả lại cứng "ảo" này không ảnh hưởng đến danh tiếng IP gửi của bạn nhưng chúng được tính vào hạn mức gửi hàng tháng của bạn trong Customer Insights - Journeys—và những địa chỉ này sẽ được thử lại sau thời gian cách ly sáu tháng. Do đó, bạn nên thường xuyên kiểm tra kết quả của mình xem có email nào bị trả về vĩnh viễn không, và xóa những địa chỉ tạo email bị trả về vĩnh viễn đó khỏi bản ghi người liên hệ của bạn.

Không sử dụng danh sách gửi thư có được nhờ mua hoặc thuê

Customer Insights - Journeys được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi chọn tham gia tiếp thị, trong đó tất cả người liên hệ đã chọn nhận thông báo tiếp thị từ tổ chức của bạn và có thể dễ dàng chọn ngừng làm như vậy bất kỳ lúc nào. Ứng dụng này giúp bạn xây dựng danh sách gửi thư một cách tự nhiên và cộng tác với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng bằng cách cung cấp các tính năng như chọn tham gia kép, đăng ký quản lý và quản lý sự đồng ý để tuân thủ quyền riêng tư dữ liệu.

Chúng tôi thực sự khuyên bạn không nên mua hoặc thuê danh sách gửi thư vì những danh sách đó có thể vi phạm luật và quy định về chấp thuận quyền riêng tư dữ liệu cũng như các luật địa phương khác ở các quốc gia/khu vực khác. Danh sách đã thuê và đã mua cũng không hiệu quả vì chúng có thể chứa nhiều địa chỉ đã hết hạn sẽ khó bị trả lại và chúng có thể chứa nhiều địa chỉ liên hệ không quan tâm đến sản phẩm của bạn và có thể phàn nàn về việc nhận được email không mong muốn (có thể là cơ quan pháp luật); cả khiếu nại và thư bị trả lại đều sẽ làm giảm uy tín gửi thư của bạn và kéo theo đó là tỷ lệ gửi thư của bạn.

Gửi với số lượng nhất quán

Các địa chỉ IP gửi số lượng email nhất quán thường có điểm số uy tín người gửi cao. Một đột biến bất ngờ sẽ làm giảm điểm số, vấn đề tương tự cũng xảy ra nếu số lượng gửi không liên tục. Microsoft duy trì một số địa chỉ IP dành riêng cho việc gửi tin nhắn từ Customer Insights - Journeys trong từng khu vực và cân bằng tải gửi giữa các địa chỉ đó để duy trì khối lượng gửi nhất quán theo thời gian cho mỗi IP. Mỗi khi bổ sung một IP gửi mới cho một khu vực, chúng tôi sẽ "khởi động" IP đó bằng cách tăng dần số lượng email mà IP đó gửi đi cho đến khi đạt tới mức độ giống như các IP khác trong khu vực đó. Cho hầu hết Customer Insights - Journeys với những người đăng ký, việc này được xử lý tự động và vô hình, nhưng những người đăng ký mới có kế hoạch gửi tin nhắn tiếp thị tới số lượng lớn người nhận (hàng triệu người) có thể cần phải bắt đầu với số lượng nhỏ và tăng dần theo thời gian trước khi đạt được số lượng tối đa; trong trường hợp này, bộ phận Hỗ trợ của Microsoft sẽ thông báo cho bạn và trợ giúp bạn trong quá trình này.

Thiết lập DKIM cho miền gửi của bạn

Một trong những trò gian lận trực tuyến phổ biến nhất, còn được gọi là lừa đảo, xảy ra khi một tin nhắn lừa đảo giả vờ đến từ một dịch vụ trực tuyến hoặc tổ chức tài chính nổi tiếng. Mục đích là để lừa người nhận trả lời thư đó bằng cách cung cấp những thông tin riêng tư như mật khẩu hoặc số thẻ tín dụng. Việc người nhận email xác thực địa chỉ gửi cho từng thư để xác nhận thư đó được gửi từ miền thuộc về công ty hoặc tổ chức như tuyên bố là một cách để ngăn chặn hành vi lừa đảo. Một công nghệ gọi là DKIM (Xác thực thư bằng chữ ký số của tên miền gửi thư) sẽ giúp thực hiện việc này bằng cách kết hợp những yếu tố sau đây:

• Chữ ký mã công khai/riêng tư chứng minh thư đó được gửi từ một máy chủ do tổ chức đã biết sở hữu.
• Sổ đăng ký trung tâm gồm chữ ký đã xác thực cho phép DNS (Hệ thống tên miền) xác nhận rằng từng chữ ký là hợp pháp và rằng miền gửi cũng như địa chỉ gửi đã tuyên bố cùng thuộc về một tổ chức.

Khi bạn gửi email từ đó Customer Insights - Journeys, thư của bạn đến từ một miền thuộc sở hữu của Microsoft (chẳng hạn như contosomarketing.onmicrosoft.com), nhưng địa chỉ từ có thể sẽ thuộc về một trong những người quản lý tiếp thị, bán hàng hoặc tài khoản của riêng bạn sử dụng miền nổi tiếng hơn thuộc về tổ chức của bạn (chẳng hạn như you@contoso.com). Sự khác biệt này có thể là một lá cờ đỏ khi máy chủ email đến thực hiện kiểm tra DKIM đối với các thư đến, đó là lý do tại sao việc triển khai đầy đủ DKIM rất quan trọng để đảm bảo khả năng gửi cao, đặc biệt là khi bạn đang sử dụng dịch vụ gửi của bên thứ ba như Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys giúp bạn tạo, đăng ký và xác nhận khóa DKIM cho từng miền gửi của bạn. Xem Xác thực miền của bạn để biết hướng dẫn.

Quan trọng

Nếu tổ chức của bạn sử dụng Xác thực, Báo cáo và Tuân thủ Thư dựa trên Miền (DMARC) để bảo vệ chống lại các cuộc tấn công lừa đảo liên quan đến miền của bạn, thì điều cực kỳ quan trọng là bạn phải thiết lập DKIM cho miền gửi của mình như được mô tả trong Xác thực miền của bạn. Điều này sẽ giúp ngăn các kết quả dương tính giả trong quá trình hệ thống nhận kiểm tra DMARC.

Kiểm tra khả năng gửi phát của bạn

Khi chuẩn bị xong tất cả các hệ thống xác thực email liên quan, bạn nên kiểm tra khả năng phát thư đến tất cả các máy chủ email lớn (như Gmail, Outlook.com, Yahoo mail, v.v.) và đến càng nhiều miền riêng càng tốt (bao gồm cả miền của chính bạn). Cách thực hiện điều này:

1. Thiết lập một tài khoản email mà bạn có thể đọc trên càng nhiều dịch vụ và miền càng tốt.
2. Thiết lập bản ghi liên hệ cho từng địa chỉ này trong Customer Insights - Journeys.
3. Chạy một chiến dịch email đơn giản nhắm mục tiêu tất cả các địa chỉ liên hệ thử nghiệm của bạn.
4. Kiểm tra hộp thư đến cho từng tài khoản để xác nhận thư của bạn đến hộp thư đến và không bị gắn nhãn là thư rác.

Chính sách spam của Microsoft đối với tiếp thị qua email

Trong suốt bài viết này, chúng tôi đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì danh sách gửi sạch sẽ, được chọn tham gia kết hợp với nội dung có giá trị và hành vi gửi cộng tác. Đây là tất cả các khía cạnh quan trọng của việc xây dựng danh tiếng người gửi mạnh mẽ và từ đó, đạt được khả năng gửi phát cao và vị trí trong hộp thư đến. Vì email được gửi bởi Customer Insights - Journeys được gửi từ các miền gửi được chia sẻ, Microsoft liên tục theo dõi tất cả các kết quả gửi, khiếu nại spam và danh sách chặn để đảm bảo các miền gửi của chúng tôi duy trì uy tín cao vì lợi ích của tất cả khách hàng.

Để giúp bảo vệ bạn, nhà tiếp thị có trách nhiệm, chống lại hành vi của các tác nhân xấu ngoài tầm kiểm soát của bạn, Customer Insights - Journeys đã thực hiện chính sách chống thư rác để bảo vệ danh tiếng gửi của bạn. Dưới đây là cách hoạt động:

Giai đoạn 1: Thông báo và cảnh báo

Khi nhận thấy một Customer Insights - Journeys môi trường đang tạo ra tỷ lệ thoát cao hoặc khiếu nại spam, chúng tôi sẽ gửi email cho quản trị viên để thông báo cho họ về sự cố và cung cấp hỗ trợ khắc phục sự cố. Nếu cần hỗ trợ thêm, thông tin liên lạc sẽ thúc giục quản trị viên liên hệ với bộ phận Hỗ trợ của Microsoft.

Giai đoạn 2: Chuyển đến nhóm gửi rủi ro cao

Nếu sự cố tỷ lệ thoát hoặc khiếu nại spam vẫn tiếp diễn trong hơn một vài ngày và nếu quản trị viên vẫn chưa liên hệ với bộ phận Hỗ trợ của Microsoft, chúng tôi sẽ chuyển Customer Insights - Journeys môi trường sang nhóm gửi có rủi ro cao. Nhóm gửi có nguy cơ cao có điểm danh tiếng thấp hơn so với nhóm gửi khả năng phân phối cao tiêu chuẩn.

Khi một Customer Insights - Journeys môi trường được chuyển đến nhóm gửi có rủi ro cao, chúng tôi sẽ gửi email cho quản trị viên để thông báo cho họ về thay đổi nhóm gửi và thúc giục họ liên hệ với bộ phận Hỗ trợ của Microsoft để được trợ giúp. Môi trường vẫn có thể quay trở lại nhóm gửi rủi ro thấp, nhưng không phải Customer Insights - Journeys trước khi quản trị viên liên hệ với bộ phận Hỗ trợ của Microsoft để giải quyết sự cố.

Sử dụng IP người gửi chuyên biệt

Trong thiết lập tiêu chuẩn Customer Insights - Journeys , tất cả IP người gửi đều do Microsoft quản lý và được chia sẻ giữa các khách hàng có điểm danh tiếng tương tự. Qua đó, chúng tôi có thể quản lý uy tín, cân bằng lượng tải gửi đi và khởi động những IP mới nếu cần. Tuy nhiên, một số tổ chức vẫn muốn sử dụng một hoặc nhiều IP người gửi chuyên biệt của riêng họ, đặc biệt là khi họ gửi với số lượng rất lớn.

Lưu ý

IP người gửi chuyên dụng không phải là một phần của thỏa thuận đăng ký tiêu chuẩn Customer Insights - Journeys và Microsoft thường không khuyến nghị chúng vì chúng gây thêm phức tạp và chi phí—và có thể dẫn đến giảm khả năng gửi so với IP người gửi tiêu chuẩn của chúng tôi. Microsoft xem xét các đơn đăng ký sử dụng IP người gửi chuyên biệt trên cơ sở từng trường hợp và chúng tôi có thể hỗ trợ nhiều IP người gửi chuyên biệt nếu cần. Nếu bạn cho rằng tổ chức của mình có thể hưởng lợi từ IP người gửi chuyên dụng, vui lòng liên hệ với bộ phận Hỗ trợ của Microsoft để tìm hiểu xem bạn có đủ điều kiện hay không. Mục tiêu chính của quy trình này là giúp bạn đạt được tỷ lệ chuyển phát thư cao nhất có thể. Một số yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi đưa ra quyết định này bao gồm:

• Tổ chức của bạn sẽ gửi bao nhiêu thư mỗi tháng?
• Nội dung của bạn có phải là nội dung chất lượng cao và tuân thủ tất cả các quy định pháp lý có liên quan không?
• Có nhiều phàn nàn về spam liên quan đến thư của bạn cho đến bây giờ chưa?
• Tổ chức của bạn có gửi số lượng thư liên tục suốt cả tháng không?

Mặc dù có thể có một vài lợi thế khi sắp xếp một IP người gửi chuyên dụng, nhưng cũng có những nhược điểm và nó không dành cho tất cả mọi người. Hãy xem xét các yếu tố sau:

• IP người gửi mới cần thời gian để làm nóng
  Khi IP người gửi mới của bạn hoạt động trực tuyến, bạn phải bắt đầu bằng cách chỉ gửi một vài thư mỗi lần, rồi sau đó tăng dần lên trong một vài tuần cho đến khi đạt tới số lượng gửi mong muốn, sau đó bạn vẫn phải tiếp tục duy trì. Một sự gia tăng đột ngột của email đến từ một IP mới sẽ làm tổn hại nghiêm trọng danh tiếng gửi của bạn và có thể đưa bạn vào danh sách chặn ngay lập tức. Trong thời gian khởi động, điều quan trọng là bạn chỉ gửi cho những người nhận hợp lệ và đã tham gia. Sau đó, khi bạn đã thiết lập danh tiếng, bạn có thể bắt đầu thêm những người nhận ít tham gia hơn.
• Duy trì khối lượng gửi thường xuyên và nhất quán
  Bạn phải dàn trải lượng gửi email của mình để đảm bảo rằng số lượng email mà bạn gửi hàng tuần phải tương đối giống nhau. Ví dụ: bạn đừng nên cố gắng gửi toàn bộ các thư cùng một lúc vào đầu tháng.
• Bạn vẫn nên thiết lập DKIM
  Tiêu chuẩn xác thực người gửi DKIM là điều cần thiết để tối ưu hóa khả năng phân phối email tiếp thị của bạn. Điều đó cũng quan trọng khi bạn sử dụng một IP chuyên dụng khi dùng IP chung và thiết lập theo cách tương tự. Để biết thông tin chi tiết đầy đủ về lý do tại sao điều này lại quan trọng và cách thực hiện, hãy xem Thiết lập DKIM cho miền gửi của bạn.
• Bạn tập trung rủi ro vào bản thân và có thể phải trả giá đắt cho bất kỳ sai lầm nào
  Khi bạn là người duy nhất sử dụng IP gửi của mình, bất kỳ sai lầm nào bạn mắc phải sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng người gửi của bạn mà không bị pha loãng bởi khối lượng lớn thư tuân thủ được gửi bởi một nhóm lớn người dùng khác.