Tổng quan về việc sử dụng các quy trình công việc

Chủ đề này áp dụng cho Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Đối với phiên bản Power Apps thuộc chủ đề này, hãy xem: Quy trình làm việc nền Dataverse cổ điển

Quy trình công việc tự động hóa các quy trình kinh doanh mà không cần một giao diện người dùng. Nhiều người thường sử dụng quy trình công việc để bắt đầu tự động hóa mà không cần bất kỳ sự tương tác người dùng nào.

Mỗi quá trình quy trình làm việc được liên kết với một thực thể duy nhất. Khi cấu hình quy trình làm việc, bạn có bốn lĩnh vực chính để xem xét:

• Khi nào bắt đầu chúng?

• Có nên chạy chúng như quy trình làm việc thời gian thực hay quy trình làm việc nền?

• Các quy trình làm việc nên thực hiện những hành động gì?

• Các hành động cần được thực hiện trong những điều kiện nào?

  Chủ đề này giới thiệu cách tìm quy trình làm việc, và mô tả khi nào thì bắt đầu chúng và liệu chúng có nên chạy như thời gian thực hoặc như nền hay không. Để biết thông tin về các hành động họ nên thực hiện và các điều kiện, hãy xem Định cấu hình quy trình quy trình công việc.

Bạn có thể tùy chỉnh quy trình công việc ở đâu?

Bạn có thể xem quy trình công việc trong tổ chức của mình bằng cách xem nút Quy trình trong Giải pháp mặc định và lọc các quy trình có Danh mụcQuy trình làm việc.

Tùy thuộc vào cách ứng dụng được xây dựng, người dùng có thể tạo hoặc chỉnh sửa các quy trình làm việc của mình trong ứng dụng.

Nhà phát triển có thể tạo quy trình công việc bằng cách sử dụng thông tin trong Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) Hướng dẫn dành cho nhà phát triển và các giải pháp bạn mua có thể bao gồm các quy trình công việc mà bạn có thể sửa đổi.

Thuộc tính quy trình công việc

Trong trình khám phá giải pháp, hãy chọn Quy trình và nhấp vào Mới.

Khi bạn tạo một quy trình làm việc, hộp thoại Tạo quy trình yêu cầu bạn đặt ba thuộc tính mà tất cả các quy trình đều có:

Tên quy trình
Tên của quá trình quy trình làm việc không cần phải là duy nhất, nhưng nếu bạn hy vọng bạn sẽ có nhiều quy trình công việc, bạn có thể muốn sử dụng một quy ước đặt tên để phân biệt rõ ràng quy trình của bạn. Bạn có thể muốn áp dụng các tiền tố chuẩn cho tên của quy trình công việc. Tiền tố có thể mô tả chức năng của quy trình công việc hoặc bộ phận trong công ty. Điều này sẽ giúp bạn nhóm các mục tương tự trong danh sách của quy trình công việc.

Loại
Thuộc tính này cho biết đây là một quá trình quy trình làm việc.

Thực thể
Mỗi quá trình quy trình làm việc phải được thiết lập thành một thực thể duy nhất. Bạn không thể thay đổi các thực thể sau khi quá trình quy trình làm việc được tạo ra.

Chạy quy trình công việc này ở chế độ nền (được khuyến nghị)
Tùy chọn này sẽ xuất hiện khi bạn chọn quy trình làm việc như thể loại. Thiết lập này xác định cho dù quy trình làm việc là một quy trình làm việc trong thời gian thực hoặc quy trình làm việc nền. Quy trình làm việc trong thời gian thực chạy ngay lập tức (đồng bộ) và quy trình làm việc nền chạy không đồng bộ. Các tùy chọn cấu hình có sẵn phụ thuộc vào sự lựa chọn cho cài đặt này. Quy trình công việc nền cho phép cho điều kiện chờ không có sẵn cho quy trình làm việc trong thời gian thực. Miễn là bạn không sử dụng những điều kiện chờ này, tại một thời điểm sau đó bạn có thể chuyển đổi quy trình công việc nền sang quy trình công việc trong thời gian thực và từ quy trình công việc trong thời gian thực sang quy trình công việc nền. Để biết thêm thông tin về điều kiện chờ, hãy xem Đặt điều kiện cho hành động của quy trình làm việc.

Bạn cũng có tùy chọn Loại để chỉ định xem nên xây dựng quy trình làm việc mới từ đầu hay chọn bắt đầu từ mẫu hiện có. Khi bạn chọn Quy trình mới từ mẫu hiện có (chọn từ danh sách) bạn có thể chọn từ các quy trình Dòng công việc có sẵn đã được lưu trước đó dưới dạng mẫu quy trình.

Sau khi bạn tạo quy trình công việc hoặc nếu bạn chỉnh sửa quy trình hiện có, bạn sẽ có các thuộc tính bổ sung sau đây:

Kích hoạt dưới dạng
Bạn có thể chọn Mẫu xử lý để tạo điểm bắt đầu nâng cao cho các mẫu khác. Nếu bạn chọn tùy chọn này, sau khi bạn kích hoạt quy trình làm việc, nó sẽ không được áp dụng mà thay vào đó nó sẽ có sẵn để chọn trong hộp thoại Tạo quy trình nếu bạn chọn Loại: Quy trình mới từ mẫu hiện có (chọn từ danh sách)

Mẫu quá trình thuận tiện khi bạn có một số lượng quá trình quy trình công việc tương tự và muốn xác định chúng mà không cần nhân đôi cùng một logic.

Lưu ý

Chỉnh sửa một bản mẫu quá trình không thay đổi hành vi của bất kỳ quá trình quy trình làm việc khác được tạo ra trước đó bằng cách sử dụng nó như là một bản mẫu. Một quy trình công việc mới được tạo ra bằng cách sử dụng một bản mẫu là một bản sao của nội dung trong bản mẫu.

Có sẵn để chạy
Phần này chứa tùy chọn mô tả cách chạy quy trình làm việc có sẵn.

Chạy quy trình công việc này ở chế độ nền (được khuyến nghị)
Hộp kiểm này phản ánh lựa chọn bạn đã chọn khi bạn tạo quy trình làm việc. Tùy chọn này bị tắt nhưng bạn có thể thay đổi tùy chọn này từ menu Tác vụ bằng cách chọn Chuyển đổi sang quy trình làm việc theo thời gian thực hoặc Chuyển đổi sang quy trình làm việc ở chế độ nền.

Là một quá trình theo yêu cầu
Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn cho phép người dùng chạy quy trình làm việc này theo cách thủ công. Bạn có thể tìm thấy các quy trình theo yêu cầu trong phần Chạy quy trình công việc của quy trình.

Là một quy trình con
Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn cho phép quy trình làm việc có sẵn để được bắt đầu từ một quy trình công việc.

Duy trì công việc trong quy trình làm việc
Phần này chứa tùy chọn để xóa một quy trình làm việc sau khi thực hiện công việc đã hoàn thành.

Tự động xóa các công việc trong quy trình công việc đã hoàn thành (để tiết kiệm dung lượng ổ đĩa)
Chọn tùy chọn này, nếu bạn muốn công việc hoàn thành của quy trình làm việc được tự động xóa.

Lưu ý

Các công việc của quy trình làm việc sẽ không bị xóa ngay lập tức sau khi hoàn thành, nhưng ngay sau đó, thông qua một quá trình hàng loạt.

Phạm vi
Đối với các thực thể do người dùng sở hữu, các tùy chọn là Tổ chức, phần tử cha: con Đơn vị kinh doanh, Đơn vị kinh doanh hoặc Người dùng. Đối với các thực thể do Tổ chức sở hữu, lựa chọn duy nhất là Tổ chức.

Nếu phạm vi là Tổ chức thì logic quy trình làm việc có thể được áp dụng cho bất kỳ bản ghi nào trong tổ chức. Nếu không, quy trình công việc chỉ có thể được áp dụng cho một tập hợp con các hồ sơ nằm trong phạm vi.

Lưu ý

Giá trị phạm vi mặc định là Người dùng. Đảm bảo rằng bạn xác minh rằng giá trị phạm vi là thích hợp trước khi bạn kích hoạt quy trình làm việc.

Bắt đầu khi nào
Sử dụng các tùy chọn trong phần này để xác định khi nào một quy trình công việc nên bắt đầu tự động. Bạn có thể đặt cấu hình một công việc thời trong gian thực để chạy trước các sự kiện nhất định. Đây là một khả năng rất mạnh mẽ bởi vì quy trình công việc có thể ngăn chặn các hành động trước khi nó xảy ra. Thông tin thêm: Sử dụng quy trình làm việc trong thời gian thực. Các tùy chọn là:

• Bản ghi được tạo

• Ghi lại các thay đổi trạng thái

• Bản ghi được chỉ định

• Ghi lại các trường thay đổi

• Bản ghi bị xóa

Lưu ý

Hãy nhớ rằng các hành động và điều kiện bạn xác định cho quy trình công việc không được nhận biết khi chạy quy trình làm việc. Ví dụ, nếu bạn xác định một quy trình công việc để Cập Nhật hồ sơ, hành động này không thể được thực hiện bởi một quy trình công việc trong thời gian thực trước khi hồ sơ được tạo ra. Hồ sơ không tồn tại không thể được Cập Nhật. Tương tự như vậy, một quy trình công việc nền không thể Cập Nhật hồ sơ đã bị xóa, cho dù bạn có thể xác định hành động này cho quy trình công việc. Nếu bạn cấu hình một quy trình công việc để thực hiện một hành động không thể được thực hiện, nó sẽ không thành công và quy trình làm việc toàn bộ sẽ không thành công.

Thực thi dưới dạng
Tùy chọn này chỉ khả dụng nếu bạn bỏ chọn tùy chọn Chạy quy trình công việc này ở chế độ nền (được khuyến nghị) khi bạn tạo quy trình công việc hoặc nếu sau đó bạn đã chuyển đổi quy trình công việc nền thành quy trình làm việc thực -thời gian làm việc.

Bối cảnh bảo mật của quy trình công việc

Khi quy trình công việc nền được định cấu hình là quy trình theo yêu cầu và được người dùng bắt đầu bằng lệnh Chạy quy trình công việc , thì các hành động mà quy trình công việc có thể thực hiện sẽ bị giới hạn ở những hành động mà quy trình làm việc đó có thể thực hiện. người dùng có thể thực hiện dựa trên các đặc quyền và cấp độ truy cập được xác định bởi các vai trò bảo mật được đặt cho tài khoản người dùng của họ.

Khi bắt đầu một quy trình công việc nền dựa trên một sự kiện, quy trình công việc hoạt động trong bối cảnh mà người sở hữu nó, thường là người tạo ra quy trình làm việc.

Đối với quy trình làm việc theo thời gian thực, bạn có tùy chọn Thực thi dưới dạng và bạn có thể chọn liệu quy trình làm việc có nên áp dụng bối cảnh bảo mật của chủ sở hữu quy trình làm việc hay người dùng đã thực hiện thay đổi đối với kỷ lục. Nếu quy trình công việc của bạn bao gồm hành động mà tất cả người dùng sẽ không thể thực hiện dựa trên những hạn chế bảo mật thì bạn nên chọn để có quy trình công việc được chạy như chủ sở hữu của quy trình công việc.

Kích hoạt Quy trình công việc

Quy trình công việc chỉ có thể được chỉnh sửa trong khi chúng đang ngừng hoạt động. Trước khi một quy trình công việc có thể được sử dụng theo cách thủ công hoặc được áp dụng do sự kiện nó đã được kích hoạt. Trước khi một quy trình công việc có thể được kích hoạt, nó phải chứa ít nhất một bước. Để biết thông tin về các bước định cấu hình, hãy xem Định cấu hình quy trình công việc

Một quy trình làm việc chỉ có thể được kích hoạt hoặc hủy kích hoạt bởi chủ sở hữu quy trình làm việc hoặc bởi người có đặc quyền Hành động thay mặt người dùng khác chẳng hạn như quản trị viên hệ thống. Lý do cho điều này là một người sử dụng độc hại có thể thay đổi công việc của một ai đó mà không cần nhận thức về sự thay đổi của họ. Bạn có thể gán một quy trình làm việc bạn sở hữu bằng cách thay đổi chủ sở hữu. Trường này nằm trên tab Quản trị . Nếu bạn không phải là quản trị viên hệ thống và bạn cần chỉnh sửa quy trình làm việc thuộc quyền sở hữu của người dùng khác, bạn cần họ hủy kích hoạt quy trình đó và gán quy trình làm việc đó cho bạn. Sau khi bạn hoàn thành chỉnh sửa quy trình làm việc, bạn có thể gán nó lại cho họ để họ có thể cần phải kích hoạt nó.

Quy trình làm việc theo thời gian thực yêu cầu người dùng có đặc quyền Kích hoạt quy trình thời gian thực . Vì quy trình công việc trong thời gian thực có nguy cơ ảnh hưởng đến hiệu năng hệ thống cao hơn, chỉ những người có thể đánh giá rủi ro tiềm ẩn mới được cấp đặc quyền này.

Quy trình công việc được lưu khi chúng được kích hoạt, do đó, nó cần thiết để lưu chúng trước khi kích hoạt chúng.

Xem thêm

Định cấu hình quy trình công việc
Giám sát và quản lý các quy trình công việc
Các phương pháp thực hành tốt nhất cho quy trình làm việc