Xác định vấn đề cần giải quyết trong doanh nghiệp (trường hợp sử dụng)

Bước đầu tiên khi sử dụng Microsoft Power Platform để giải quyết vấn đề kinh doanh là quyết định vấn đề nào bạn muốn giải quyết.

Theo thuật ngữ CNTT, vấn đề kinh doanh cần giải quyết thường được gọi là trường hợp sử dụng .

Hãy tự hỏi bản thân, "vấn đề kinh doanh mà tôi đang cố gắng giải quyết là gì?" (Hãy đặt tên vấn đề một cách ngắn gọn; trong nhiều trường hợp, nó sẽ trở thành tên của ứng dụng mà bạn xây dựng!) Khi bạn xác định vấn đề, hãy chia nhỏ nó thành một tuyên bố vấn đề và kết quả mà bạn muốn đạt được.

Đối với ứng dụng mà chúng tôi sẽ sử dụng làm ví dụ trong các bài viết này, chúng tôi đã đưa ra tuyên bố sau: "Báo cáo chi phí: Tạo quy trình hiệu quả cho nhân viên và bộ phận kế toán, cho phép theo dõi ngân sách nhanh hơn và giảm tiếp xúc trong kiểm toán".

Nếu bạn đã biết chính xác vấn đề mình muốn giải quyết, bạn có thể chuyển đến phần Cân nhắc chi phí giải quyết vấn đề theo cách thủ công. Nếu bạn cần một số ý tưởng hoặc muốn thực hành về một vấn đề nhỏ hơn trước khi bạn giải quyết cảm hứng ban đầu của mình, hãy đọc tiếp.

Tôi có thể làm gì với Power Apps?

Nếu bạn đang tạo ứng dụng đầu tiên với Power Apps, hãy suy nghĩ về doanh nghiệp và công việc mà bạn và nhóm của bạn thực hiện hàng ngày và xác định một vấn đề kinh doanh mà bạn hiện đang sử dụng một quy trình thủ công để giải quyết.

Các trường hợp sử dụng tiềm năng cho tự động hóa là các lỗ hổng, khiếu nại hoặc thiếu hiệu quả tồn tại trong môi trường làm việc hiện tại của bạn. Các quy trình vẫn yêu cầu giấy tờ hoặc email và các quy trình yêu cầu di chuyển dữ liệu thủ công từ nơi này sang nơi khác (từ email đến cơ sở dữ liệu hoặc từ bảng tính này sang bảng tính khác), có thể là giải pháp tiềm năng để giải quyết bằng một ứng dụng.

Tiền bo

Đừng chọn một vấn đề quá lớn đến nỗi bạn sẽ gặp khó khăn. Tuy nhiên, ngay cả các quy trình lớn cũng có thể được tự động hóa thành các phần có kích thước vừa phải khi bạn chia toàn bộ quy trình thành các thành phần có thể quản lý được.

Để có thêm cảm hứng, hãy xem những câu chuyện thực tế của khách hàng sau đây .

Thật tốt khi biết ứng dụng bạn đang nghĩ đến có thể mang lại lợi ích như thế nào cho đồng nghiệp và sếp của bạn, đặc biệt là khi bạn cần yêu cầu hợp tác khi tạo hoặc sử dụng ứng dụng. Danh sách dưới đây cho thấy các loại vấn đề có thể được giải quyết bởi nền tảng:

• Tính khả dụng – Truy cập ứng dụng mọi lúc, mọi nơi

• Tính di động – Cho phép mọi người làm việc với ứng dụng khi đang di chuyển

• Hợp nhất – Thu thập dữ liệu theo cách tự động hơn để giảm thiểu việc hợp nhất thủ công

• Đào tạo – Giúp mọi người bắt kịp tiến độ và theo dõi kết quả đào tạo và chứng chỉ của họ

• Dân chủ hóa – Nâng cao năng lực tự giải quyết vấn đề trong nội bộ phòng ban, đơn vị

• Bao gồm – Giảm sự bất đồng giữa những nhân viên có môi trường làm việc khác với những nhân viên khác (chẳng hạn như nhân viên làm việc từ xa hoặc người khuyết tật)

• Hiệu quả – Giảm thời gian cần thiết để đạt được kết quả mong muốn, giảm các bước không cần thiết

• Năng suất – Tăng thông lượng của một quy trình

• Tính kịp thời – Tăng tốc độ cộng tác toàn diện giữa các bên liên quan khác nhau

• Khả năng mở rộng – Cho phép thông lượng cao hơn

• Phân tích – Thu thập thông tin bổ sung cần thiết, lưu trữ thông tin theo cách cho phép phân tích dễ dàng hơn

• Báo cáo – Cho phép báo cáo nhanh hơn hoặc đầy đủ hơn cho ban quản lý

• Bảo mật – Lưu trữ và làm việc với dữ liệu một cách an toàn

• Tuân thủ – Giải quyết các vấn đề liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân, đáp ứng các yêu cầu pháp lý hoặc kế toán

• Tính bền vững – Giảm thiểu chất thải (như giấy và điện) và ô nhiễm

Xem xét chi phí giải quyết vấn đề theo cách thủ công

Trước khi bạn bắt tay vào dự án, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ xem dự án có đáng giá hay không.

Có thể "dự đoán" chi phí cấp cao để giải quyết vấn đề theo cách thủ công. Điều này có thể được thể hiện bằng thời gian cần thiết để hoàn tất quy trình từ đầu đến cuối hoặc—nếu bạn biết chi phí "đầy đủ" của một công nhân (tiền lương hoặc tỷ lệ theo giờ, phúc lợi, v.v.)—bạn có thể nhân thời gian dành cho việc giải quyết vấn đề với tỷ lệ đó để có được chi phí mỗi lần quy trình được chạy. Từ đó, nếu biết số lần chạy quy trình, thì bạn có thể tính chi phí hàng năm.

Hãy lưu ý rằng không phải tất cả các dự án đều dẫn đến tiết kiệm thời gian hoặc chi phí. Đôi khi, tự động hóa một quy trình có thể cung cấp dữ liệu sạch hơn hoặc kịp thời hơn hoặc tránh chi phí (ví dụ: thu thập dữ liệu cho phép theo dõi kiểm toán có thể giúp tránh bị phạt nếu xảy ra kiểm toán.)

Đây sẽ là ước tính "nhanh" để đảm bảo chi phí đó phù hợp với dự án ứng dụng của bạn. Trong bài viết khác, chúng tôi sẽ đi sâu vào chi tiết về phân tích chi phí so với giá trị kinh doanh.

Giả sử bạn đã quyết định dự án này đáng để theo đuổi, bước tiếp theo là tìm hiểu đầy đủ quy trình hiện tại và tìm kiếm sự tối ưu hóa bạn có thể thực hiện cho dự án.

Bước tiếp theo: Ví dụ báo cáo chi phí