Tối ưu hóa quy trình công việc của bạn

Bây giờ bạn đã kiểm tra toàn bộ quy trình kinh doanh, hãy thử thách bản thân để tối ưu hóa quy trình đó. Việc đơn giản hóa quy trình giúp tránh việc có quá nhiều bước khiến nhân viên bị choáng ngợp hoặc bối rối.

Một số cách hữu ích để tiếp cận tối ưu hóa quy trình:

• Bắt đầu với mục tiêu. Xác định các mục tiêu bạn muốn đạt được với quy trình kinh doanh của bạn. Những mục tiêu này sẽ cung cấp một tầm nhìn chung về hy vọng của bạn cho quá trình trong tương lai.

• Hãy cân nhắc xem liệu có thể hoàn thành công việc nào đó hiệu quả hơn, rẻ hơn hoặc chất lượng cao hơn không.

• Tìm kiếm các chỉ số đo lường hiệu suất chính để xác định những gì hoạt động tốt và những gì cần cải thiện.

• Hãy lùi lại và tiếp thu ý kiến ​​bằng cách chia sẻ tài liệu quy trình với nhóm của bạn.

• Chia sẻ tài liệu quy trình với ban quản lý để có được viễn cảnh cấp cao hơn và cung cấp trách nhiệm minh bạch cho từng bước trong quy trình. ​

• Hãy xem xét quy trình của bạn từ góc nhìn của người dùng hoặc khách hàng có thể hưởng lợi từ quy trình đó và cân nhắc những cách bạn có thể cải thiện trải nghiệm và mức độ hài lòng chung của họ.

Một số câu hỏi chính để hỏi:

• Các hoạt động còn lại có thể bị cắt khỏi quá trình để tăng hiệu quả hoặc chất lượng, hay giảm chi phí không?

• Nếu hoạt động cắt giảm quan trọng đối với toàn bộ doanh nghiệp, liệu nó có thể được xử lý trong một quy trình kinh doanh riêng biệt không?

• Có thể cải thiện một bước nào đó để đạt được mục tiêu của bạn theo cách tốt hơn không?​

• Thứ tự các bước có thể được sắp xếp lại không?

• Các bước có thể được kết hợp không?

• Các bước trong quá trình này có thể được chạy đồng thời không?

• Bạn có thể giảm số người cần thiết để thực hiện quy trình không?

• Bạn có thể thay đổi cách bạn thông báo cho người tiếp theo trong quy trình để họ phản hồi nhanh hơn không?

• Có các khía cạnh của quy trình bạn có thể tự động hóa hơn nữa không? Chẳng hạn như:

  • Chụp dữ liệu tự động so với nhập thủ công

  • Tự động hóa quyết định dựa trên dữ liệu

  • Tự động hóa hành động đã thực hiện

  • Sử dụng AI để thay thế sự chú ý của con người

Lưu ý

Nếu tác vụ của bạn được thực hiện hoàn toàn trên máy tính để bàn, bạn có thể sử dụng trình cố vấn quy trình để tự động tối ưu hóa quy trình. Cố vấn quy trình có khả năng phân tích quy trình của bạn và trực quan hóa nó trong bản đồ quy trình. Bản đồ quy trình tiết lộ các điểm nghẽn và số liệu cho quy trình của bạn thông qua một báo cáo phân tích.

Ví dụ: Tối ưu hóa quy trình báo cáo chi phí

Chúng tôi đã xem xét quy trình chi phí hiện tại và tìm thấy một số cải tiến rõ ràng để thực hiện:

• Không cần giấy tờ cho toàn bộ quy trình. (Chúng tôi ghi nhận các khoản tiết kiệm và tác động môi trường cũng là một lợi ích của dự án.)

• Thực hiện tất cả các kiểm tra tuân thủ có thể trước khi cho phép báo cáo được đệ trình để phê duyệt. (Giảm đáng kể thời gian làm lại và thời gian xử lý từ đầu đến cuối.)

• Tự động tra cứu và thêm mã kế toán khi báo cáo chi phí được gửi.

• Cho phép Kế toán chuyển các chi phí được phê duyệt sang hệ thống tài chính mà không cần nhập lại bất kỳ dữ liệu nào.

• Tạo báo cáo chi phí hàng tuần tự động từ dữ liệu kỹ thuật số.

Charlotte đang xem xét các cách tiếp theo để tối ưu hóa quy trình xem xét ngân sách. Và Rebecca đang nghiên cứu cách tối ưu hóa kiểm toán giữa năm bằng cách sử dụng AI.

Quy trình tối ưu hóa đề xuất của chúng tôi trông giống như minh họa sau đây.

Bước tiếp theo: Có đáng để tự động hóa quy trình này không?