Tổng quan về dòng quy trình công việc
Bạn có thể giúp đảm bảo rằng mọi người nhập dữ liệu một cách nhất quán và làm theo cùng các bước mỗi khi họ làm việc với một khách hàng bằng cách tạo ra một dòng quy trình công việc. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo dòng quy trình công việc để mọi người xử lý các yêu cầu dịch vụ khách hàng theo cách đó hoặc yêu cầu mọi người lấy phê duyệt cho hóa đơn trước khi gửi đơn đặt hàng. Luồng quy trình kinh doanh sử dụng công nghệ cơ bản tương tự như các quy trình khác, nhưng các khả năng mà chúng cung cấp rất khác so với các tính năng khác sử dụng quy trình. Để tìm hiểu cách tạo hoặc chỉnh sửa dòng quy trình công việc, hãy truy cập Tạo dòng quy trình công việc.
Xem một đoạn video ngắn về dòng quy trình công việc.
Tại sao dòng quy trình công việc được sử dụng
Luồng quy trình kinh doanh cung cấp một hướng dẫn cho mọi người để hoàn thành công việc. Chúng cung cấp một trải nghiệm tinh gọn cho người dùng dẫn mọi người qua các quá trình tổ chức của họ mà đã được xác định cho tương tác mà cần phải được nâng cao đến một kết luận của một số loại. Trải nghiệm người dùng này có thể được thiết kế riêng để cho những người có vai trò bảo mật khác nhau có thể có một trải nghiệm tốt nhất phù hợp với công việc họ làm.
Sử dụng luồng quy trình kinh doanh để xác định một tập hợp các bước cho mọi người làm theo để mang kết quả mong muốn tới cho họ. Các bước sau cung cấp một chỉ báo trực quan cho mọi người biết nơi đang hiện diện trong quá trình kinh doanh. Dòng quy trình công việc giúp giảm nhu cầu đào tạo vì người dùng mới không cần phải tập trung vào bảng họ nên sử dụng. Chúng có thể cho phép quá trình hướng dẫn cho họ. Bạn có thể cấu hình luồng quy trình kinh doanh để hỗ trợ các phương pháp bán hàng phổ biến mà có thể giúp các nhóm bán hàng của bạn đạt được kết quả tốt hơn. Đối với nhóm dịch vụ, luồng quy trình kinh doanh có thể giúp nhân viên mới làm việc với tốc độ nhanh hơn và tránh những sai lầm có thể làm khách hàng không hài lòng.
Dòng quy trình công việc có thể làm gì
Với các luồng quy trình công việc, bạn xác định một tập hợp giai đoạn và các bước sau đó được hiển thị trong điều khiển tại đầu của biểu mẫu.
Mỗi giai đoạn có một nhóm các bước. Mỗi bước đại diện cho một cột nơi dữ liệu có thể được nhập vào. Bạn có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo bằng cách sử dụng nút Giai đoạn tiếp theo . Trong Giao diện Hợp nhất, bạn có thể làm việc với giai đoạn dòng quy trình công việc bên trong cửa sổ thả xuống của giai đoạn hoặc bạn có thể ghim nó vào khung bên. Dòng quy trình công việc không hỗ trợ mở rộng bảng thả xuống giai đoạn sang ngăn bên trên thiết bị di động.
Bạn có thể thực hiện một bước bắt buộc để mọi người phải nhập dữ liệu cho cột tương ứng trước khi có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Điều này thường được gọi là "giai đoạn cổng". Nếu bạn đang thêm cột do doanh nghiệp yêu cầu hoặc do hệ thống yêu cầu vào giai đoạn dòng quy trình công việc, chúng tôi khuyên bạn cũng nên thêm cột này vào biểu mẫu của mình.
Các luồng quy trình công việc có vẻ tương đối đơn giản so với các loại quy trình khác vì chúng không cung cấp bất kỳ logic kinh doanh có điều kiện hoặc tự động hóa nào ngoài việc cung cấp trải nghiệm hợp lý để nhập dữ liệu và kiểm soát mục nhập vào các giai đoạn. Tuy nhiên, khi bạn kết hợp chúng với quy trình và tuỳ chỉnh khác, chúng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đào tạo, và tăng sự áp dụng cho người dùng.
Lưu ý
Nếu bất kỳ giai đoạn nào, kể cả giai đoạn hiện tại, có các cột bắt buộc (trừ cột ẩn), bạn phải điền vào các cột trên các giai đoạn đó trước khi lưu biểu mẫu hoặc chuyển sang giai đoạn khác Giai đoạn mới. Các cột bị vô hiệu hóa vẫn sẽ chặn điều hướng sân khấu nếu chúng trống và được yêu cầu.
Luồng quy trình kinh doanh tích hợp với tùy chỉnh khác
Khi bạn hoặc người dùng của bạn nhập dữ liệu bằng dòng quy trình công việc, các thay đổi dữ liệu cũng được áp dụng cho các cột biểu mẫu để mọi hoạt động tự động hóa do quy tắc công việc hoặc tập lệnh biểu mẫu cung cấp đều có thể được áp dụng ngay lập tức. Có thể thêm các bước để đặt giá trị cho các cột không có trong biểu mẫu và các cột này sẽ được thêm vào mô hình đối tượng Xrm.Page được sử dụng cho tập lệnh biểu mẫu. Mọi quy trình công việc được bắt đầu bằng các thay đổi đối với các cột có trong dòng quy trình công việc sẽ được áp dụng khi dữ liệu trong biểu mẫu được lưu. Nếu quy trình làm việc theo thời gian thực áp dụng tính năng tự động hóa thì người dùng sẽ thấy ngay những thay đổi này khi dữ liệu trong biểu mẫu được làm mới sau khi lưu hàng.
Mặc dù kiểm soát luồng quy trình kinh doanh trong biểu mẫu không cung cấp bất kỳ khả năng lập trình phía ứng dụng trực tiếp, thay đổi áp dụng theo quy tắc kinh doanh hoặc mã lệnh biểu thức tự động được áp dụng để kiểm soát luồng quy trình kinh doanh. Nếu bạn ẩn một cột trong biểu mẫu thì cột đó cũng sẽ bị ẩn trong điều khiển dòng quy trình công việc. Nếu bạn đặt một giá trị bằng cách sử dụng quy tắc kinh doanh hoặc mã kệnh biểu mẫu, giá trị đó sẽ được thiết lập trong luồng quy trình kinh doanh.
Dòng quy trình đồng thời
Dòng quy trình công việc đồng thời cho phép người tùy chỉnh đặt cấu hình nhiều quy trình công việc và liên kết chúng với cùng một hàng bắt đầu. Người dùng có thể chuyển đổi giữa nhiều quy trình công việc chạy đồng thời và tiếp tục công việc của họ ở giai đoạn họ đã dừng lại trong quy trình đó.
Hệ thống luồng quy trình công việc
Bao gồm các dòng quy trình công việc sau. Để hiểu cách luồng quy trình kinh doanh làm việc, hãy xem xét các hệ thống luồng quy trình kinh doanh:
Khách hàng tiềm năng cho quy trình bán hàng cơ hội
Quy trình bán hàng cơ hội
Cuộc gọi điện thoại đến quy trình trường hợp
Nhiều bảng trong luồng quy trình công việc
Bạn có thể sử dụng dòng quy trình công việc cho một bảng hoặc trải rộng trên nhiều bảng. Ví dụ, bạn có thể có một quá trình bắt đầu với một cơ hội, sau đó tiếp tục báo giá, một đơn đặt hàng, và sau đó là hóa đơn, trước khi cuối cùng trở về đóng cơ hội.
Bạn có thể thiết kế các dòng quy trình công việc liên kết các hàng của tối đa năm bảng khác nhau thành một quy trình duy nhất để những người sử dụng ứng dụng có thể tập trung vào dòng quy trình của họ thay vì vào bảng họ đang làm việc. Họ có thể điều hướng dễ dàng hơn giữa các hàng trong bảng có liên quan.
Nhiều luồng quy trình công việc có sẵn trên mỗi bảng
Không phải tất cả người dùng trong một tổ chức có thể làm theo cùng một quá trình và điều kiện khác nhau có thể yêu cầu một quá trình khác nhau được áp dụng. Bạn có thể có tối đa 10 luồng quy trình công việc hiện hoạt trên mỗi bảng để cung cấp các quy trình phù hợp cho các tình huống khác nhau.
Kiểm soát luồng quy trình kinh doanh náo sẽ được áp dụng
Bạn có thể kết hợp luồng quy trình kinh doanh với vai trò bảo mật để chỉ những người có những vai trò bảo mật này có thể nhìn thấy hoặc sử dụng chúng. Bạn cũng có thể thiết lập thứ tự của các luồng quy trình kinh doanh để bạn có thể kiểm soát luồng quy trình kinh doanh nào sẽ được đặt theo mặc định. Điều này hoạt động giống như cách xác định nhiều biểu mẫu cho một bảng.
Khi ai đó tạo một hàng trong bảng mới, danh sách định nghĩa quy trình công việc hiện hoạt có sẵn sẽ được lọc theo vai trò bảo mật của người dùng. Định nghĩa quy trình công việc kích hoạt đầu tiên cho vai trò bảo mật của người dùng theo danh sách thứ tự quy trình là định nghĩa được áp dụng theo mặc định. Nếu có nhiều định nghĩa quy trình công việc hiện hoạt thì người dùng có thể tải định nghĩa khác từ hộp thoại Chuyển đổi Quy trình. Bất cứ khi nào quy trình được chuyển đổi thì quy trình hiện đang kết xuất sẽ chuyển đến nền và được thay thế bằng quy trình được chọn nhưng quy trình cũ vẫn duy trì trạng thái và có thể chuyển đổi lại. Mỗi hàng có thể có nhiều phiên bản quy trình được liên kết (mỗi phiên bản cho một định nghĩa dòng quy trình công việc khác nhau, tổng cộng là 10). Trên tải biểu mẫu, chỉ một dòng quy trình công việc được kết xuất. Khi người dùng bất kỳ áp dụng một quy trình khác thì quy trình đó chỉ có thể tải theo mặc định cho người dùng đó.
Để đảm bảo một quy trình công việc được tải theo mặc định cho tất cả người dùng (hành vi tương đương với "ghim" quy trình) thì có thể thêm tập lệnh API Máy khách (tài nguyên web) vào tải biểu mẫu giúp tải cụ thể phiên bản quy trình công việc hiện có dựa trên ID định nghĩa quy trình công việc.
Các cân nhắc về dòng quy trình kinh doanh
Bạn chỉ có thể xác định các luồng quy trình công việc cho những bảng hỗ trợ chúng. Bạn cũng cần phải nhận thức các giới hạn cho số quy trình, giai đoạn và các bước có thể được thêm vào.
Dòng quy trình công việc gọi quy trình làm việc
Bạn có thể gọi quy trình công việc theo yêu cầu từ bên trong dòng quy trình công việc. Bạn có thể đặt cấu hình tùy chọn này từ trình thiết kế dòng quy trình công việc mới bằng cách kéo thành phần quy trình làm việc vào giao đoạn xử lý hoặc vào phần Quy trình làm việc Toàn cầu. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng quy trình công việc trong quy trình công việc, hãy xem Blog: dòng quy trình công việc tự động hóa trong Dynamics 365.
Khi bạn bao gồm quy trình làm việc mình muốn để kích hoạt trong Giai đoạn Thoát trong dòng quy trình công việc và giai đoạn đó là giai đoạn cuối cùng trong dòng thì trình thiết kế sẽ tạo ra ấn tượng rằng quy trình làm việc sẽ được kích hoạt khi giai đoạn đó được hoàn tất. Tuy nhiên, quy trình làm việc sẽ không được kích hoạt do quá trình chuyển đổi giai đoạn không diễn ra. Bạn sẽ không nhận được cảnh báo hoặc lỗi ngăn cản bạn đưa quy trình làm việc lên sân khấu. Khi người dùng tương tác với dòng quy trình công việc, việc hoàn tất hoặc bỏ quy trình sẽ không gây chuyển đổi giai đoạn và do đó quy trình làm việc sẽ không được kích hoạt. Xem xét các ví dụ sau đây:
Bạn tạo một dòng quy trình công việc có hai giai đoạn, S1 kết nối với S2, với quy trình làm việc trên giai đoạn S2 và đặt trình kích hoạt thành Thoát khỏi giai đoạn.
Bạn tạo dòng quy trình công việc có ba giai đoạn, S1 kết nối với S2, sau đó S2 tạo nhánh với S3. Bạn đưa quy trình làm việc vào S2 và đặt trình kích hoạt thành Thoát giai đoạn.
Quy trình làm việc sẽ không kích hoạt trong cả hai trường hợp. Để giải quyết sự cố này, bạn có thể thêm Quy trình làm việc Toàn cầu và thêm quy trình làm việc bạn muốn để kích hoạt vào đó sao cho quy trình làm việc được kích hoạt cho quy trình công việc ngoài giai đoạn của quy trình. Bạn có thể đặt kích hoạt cho Quy trình làm việc toàn cầu thành Đã bỏ Quy trình hoặc Đã hoàn tất Quá trình khiến quy trình làm việc kích hoạt khi người dùng bỏ hoặc hoàn tất quy trình công việc.
Các bảng có thể sử dụng dòng quy trình công việc
Tất cả các bảng tùy chỉnh đều có thể sử dụng dòng quy trình công việc. Các bảng tiêu chuẩn sau đây cũng có thể sử dụng dòng quy trình công việc:
- T.khoản
- Cuộc hẹn
- Chiến dịch
- Hoạt động Chiến dịch
- Phản hồi về chiến dịch
- Đối thủ cạnh tranh
- Người liên hệ
- Quyền được hưởng
- Fax
- Trường hợp
- Hóa đơn
- Khách hàng tiềm năng
- Thư tín
- Danh sách Khách hàng tiếp thị
- Cơ hội
- Cuộc gọi điện thoại
- Sản phẩm
- Hạng mục trong bảng giá
- Báo giá
- Cuộc hẹn lặp lại
- Tài liệu bán hàng
- Hoạt động mạng xã hội
- Sắp xếp
- Người dùng
- Tác vụ
- Nhóm
Để bật bảng tùy chỉnh cho dòng quy trình công việc, hãy chọn hộp kiểm Luồng quy trình công việc (các cột sẽ được tạo) trong định nghĩa bảng. Lưu ý rằng bạn không thể hoàn tác thao tác này.
Lưu ý
Nếu bạn điều hướng đến giai đoạn dòng quy trình công việc chứa bảng Social Activity và chọn nút Giai đoạn tiếp theo , bạn sẽ thấy Tạo tùy chọn. Khi bạn chọn Tạo, biểu mẫu Hoạt động trên mạng xã hội sẽ tải. Tuy nhiên, bởi vì Social Activity không hợp lệ cho Create từ giao diện người dùng ứng dụng, bạn sẽ không thể lưu biểu mẫu và sẽ thấy thông báo lỗi: "Lỗi không mong muốn".
Số lượng tối đa quy trình, giai đoạn và các bước
Để đảm bảo hiệu suất chấp nhận được và khả năng sử dụng giao diện người dùng, có một số hạn chế bạn cần phải nhận thức được khi bạn có kế hoạch để sử dụng luồng quy trình kinh doanh:
Không thể có nhiều hơn 10 quy trình dòng quy trình công việc được kích hoạt trên mỗi bảng.
Mỗi quá trình có thể chứa không quá 30 giai đoạn.
Các quy trình nhiều bảng có thể chứa không quá năm bảng.
dòng quy trình công việc hỗ trợ tùy chỉnh bảng
Được giới thiệu trong Dynamics 365 (online), bản cập nhật phiên bản 9.0, các bảng dòng quy trình công việc có thể xuất hiện trong hệ thống để có thể cung cấp dữ liệu hàng trong bảng ở dạng lưới, chế độ xem, biểu đồ và trang tổng quan.
Sử dụng các hàng trong bảng dòng quy trình công việc có lưới, chế độ xem, biểu đồ và trang tổng quan
Với các luồng quy trình công việc có sẵn dưới dạng bảng, giờ đây bạn có thể sử dụng các tìm kiếm, chế độ xem, biểu đồ và bảng thông tin nâng cao có nguồn gốc từ dữ liệu dòng quy trình công việc cho một bảng nhất định, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng hoặc cơ hội. Quản trị viên hệ thống và người tùy chỉnh có thể tạo lưới, chế độ xem, biểu đồ và trang tổng quan dòng quy trình công việc tùy chỉnh tương tự như các bảng được tạo bằng bất kỳ bảng nào khác.
Các luồng quy trình công việc, chẳng hạn như Quy trình bán hàng dẫn đến cơ hội, xuất hiện dưới dạng bảng có thể tùy chỉnh trong trình khám phá giải pháp.
Để truy cập chế độ xem dòng quy trình công việc mặc định, hãy mở trình khám phá giải pháp, hãy mở rộng Bảng> mở rộng quy trình mà bạn muốn, chẳng hạn như Quy trình bán hàng từ khách hàng tiềm năng đến cơ hội, chọn Chế độ xem rồi chọn chế độ xem bạn muốn.
Một số chế độ xem mặc định có sẵn mà bạn có thể xem dưới dạng biểu đồ, chẳng hạn như chế độ xem Quy trình bán hàng theo cơ hội đang hoạt động .
Tương tác với bảng dòng quy trình công việc từ quy trình làm việc
Bạn cũng có thể tương tác với các bảng dòng quy trình công việc từ quy trình làm việc. Ví dụ: bạn có thể tạo quy trình làm việc cho hàng trong bảng dòng quy trình công việc để thay đổi Giai đoạn hiện hoạt khi một cột trên hàng của bảng Cơ hội được cập nhật. Để biết thêm thông tin về cách thực hiện việc này, hãy xem Tự động hóa các giai đoạn dòng quy trình công việc bằng quy trình làm việc.
Chạy dòng quy trình công việc ngoại tuyến
Bạn có thể sử dụng dòng quy trình công việc ngoại tuyến nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- dòng quy trình công việc được sử dụng từ ứng dụng Power Apps .
- Ứng dụng Power Apps được bật để sử dụng ngoại tuyến.
- Dòng quy trình công việc có một bảng duy nhất.
Cụ thể, ba lệnh có sẵn cho dòng quy trình công việc khi ứng dụng Power Apps ngoại tuyến là:
- Giai đoạn tiếp theo
- Giai đoạn trước
- Đặt giai đoạn hiện hoạt
Cột tra cứu trong giai đoạn dòng quy trình công việc
Các hàng gần đây hiển thị trong cột tra cứu trong Giao diện Hợp nhất. Để ngăn các mục được sử dụng gần đây nhất hiển thị trong tra cứu, hãy làm theo các bước sau:
Đăng nhập vào Power Apps.
Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng giao diện Power Apps , hãy truy cập Bắt đầu với Power Apps.
Chọn môi trường chính xác từ trên cùng bên phải.
Trên ngăn điều hướng bên trái, hãy chọn Thêm>Bảng.
Tìm kiếm bảng của bạn và chọn bảng dòng quy trình công việc.
Trong nhóm Biểu thức dữ liệu , chọn Biểu mẫu.
Trên màn hình Biểu mẫu , hãy chọn Thông tin.
Chọn bước dữ liệu tra cứu của bạn từ Chế độ xem dạng cây, sau đó chọn Tắt các mục được sử dụng gần đây nhất.
Lưu và sau đó xuất bản.
Hạn chế của việc sử dụng bảng dòng quy trình công việc
Hiện tại, bạn không thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh cho bảng dựa trên dòng quy trình công việc.
Nếu giải pháp bao gồm bảng dòng quy trình công việc thì bảng dòng quy trình công việc phải được thêm thủ công vào giải pháp trước khi bạn xuất. Nếu không, bảng dòng quy trình công việc sẽ không được đưa vào gói giải pháp. Để tìm hiểu thêm, hãy chuyển tới tạo và chỉnh sửa bảng.
Việc thêm bảng quy trình vào ứng dụng dựa trên mô hình có thể dẫn đến chức năng bị hạn chế. Để tìm hiểu thêm, hãy chuyển đến tạo và chỉnh sửa dòng quy trình công việc.
Luồng quy trình công việc sẽ hiển thị tên của phiên bản BPF, tên này được đặt tại thời điểm phiên bản BPF được tạo. Điều này có nghĩa là nếu tên trong định nghĩa BPF thay đổi, các phiên bản BPF mới sẽ hiển thị tên đã cập nhật, nhưng các phiên bản BPF cũ hơn sẽ hiển thị tên gốc. Điều đó cũng có nghĩa là tên định nghĩa BPF đã bản địa hóa không được hiển thị.