Cách tốt nhất để sử dụng Outlook và ứng dụng Customer Engagement cùng nhau là gì?
Có 3 cách để dùng ứng dụng dựa trên mô hình trong các ứng dụng tương tác với khách hàng (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing và Dynamics 365 Project Service Automation) cùng với Outlook:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Theo dõi thư mục Microsoft Exchange
Sử dụng Dynamics 365 App for Outlook kết hợp với tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ để xem dữ liệu của các ứng dụng tương tác với khách hàng trong Outlook và theo dõi bản ghi Outlook trong các ứng dụng tương tác với khách hàng. Bạn có thể sử dụng Dynamics 365 App for Outlook cùng với Microsoft Outlook trên web, ứng dụng Outlook dành cho máy tính hoặc ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động. Với Dynamics 365 App for Outlook, thông tin của các ứng dụng tương tác với khách hàng sẽ hiển thị bên cạnh email hoặc cuộc hẹn của người dùng trên Outlook. Ví dụ: mọi người có thể xem trước thông tin về liên hệ và khách hàng tiềm năng được lưu trữ trong ứng dụng Customer Engagement và thêm liên hệ của ứng dụng Customer Engagement ngay từ email. Họ cũng có thể liên kết bản ghi email, cuộc hẹn và liên hệ với các bản ghi mới hoặc hiện tại, chẳng hạn như bản ghi cơ hội, tài khoản hoặc trường hợp. Để sử dụng Dynamics 365 App for Outlook, bạn phải đồng bộ hóa email bằng tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ. Thông tin thêm: Tích hợp hệ thống email
Các bản ghi được đồng bộ hóa qua đồng bộ phía máy chủ theo tần suất nào?
Nếu bạn đồng bộ hóa các bản ghi bằng tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ, quá trình này sẽ diễn ra tự động và khác nhau đối với mỗi hộp thư của người dùng. Thuật toán đồng bộ hóa đảm bảo rằng hộp thư được đồng bộ hóa theo các tham số động chẳng hạn như số lượng thư email và hoạt động trong hộp thư. Thông thường, đồng bộ hóa email diễn ra 5 phút một lần. Khi một hộp thư có nhiều thư email, khoảng thời gian chờ có thể được giảm tự động đến 2 phút. Nếu hộp thư là ít hoạt động, khoảng thời gian chờ có thể được tăng lên đến 12 phút. Nói chung, bạn có thể giả định rằng một hộp thư sẽ được đồng bộ hóa ít nhất 12 phút một lần.
Tuy nhiên, khi bạn sử dụng Dynamics 365 App for Outlook để theo dõi hoặc đặt bản ghi lưu ý cho email hoặc cuộc hẹn, quá trình đồng bộ hóa sẽ diễn ra ngay lập tức trong hầu hết các trường hợp đối với email đã nhận và cuộc hẹn đã gửi. Nếu không đồng bộ hóa ngay được trong Dynamics 365 App for Outlook, chúng tôi sẽ sử dụng đồng bộ hóa phía máy chủ để tạo hoặc cập nhật bản ghi hoạt động.
Tôi có thể tìm thông tin về khắc phục sự cố đồng bộ hóa phía máy chủ ở đâu?
Bạn có thể tìm thấy thông tin về khắc phục sự cố và các sự cố đã biết tại đây: Khắc phục sự cố và những điều cần biết về đồng bộ hóa phía máy chủ.
Làm cấp phép bảo mật ảnh hưởng đến đồng bộ hóa không?
Có. Nếu người quản trị hệ thống đã thực hiện bảo mật cho các trường cụ thể hoặc bản ghi, việc này có thể ảnh hưởng đến các dữ liệu được đồng bộ hóa.
Thông báo về quyền riêng tư
Nếu bạn sử dụng Dynamics 365, khi bạn sử dụng đồng bộ hóa phía máy chủ, hoạt động và người liên hệ Dynamics 365 (bao gồm email, cuộc hẹn, người liên hệ và tác vụ) sẽ được đồng bộ hóa với hệ thống email được chỉ định của bạn (chẳng hạn như Exchange).
Quản trị viên có thể định cấu hình chức năng đồng bộ hóa phía máy chủ để chỉ định người dùng nào có thể gửi email hoặc cuộc hẹn từ Dynamics 365 hoặc đồng bộ hóa hoạt động và người liên hệ giữa Dynamics 365 và hộp thư của người dùng. Cả quản trị viên và người dùng cuối đều có thể tùy chỉnh tiêu chuẩn lọc và quản trị viên thậm chí có thể xác định trường thực thể nào đồng bộ hóa.
Nếu dùng Dynamics 365 (online), khi bạn sử dụng tính năng Đồng bộ hóa với Outlook, dữ liệu Dynamics 365 bạn đang đồng bộ hóa sẽ được "xuất" sang Outlook. Liên kết được duy trì giữa thông tin trong Outlook và thông tin trong Dynamics 365 (online) để đảm bảo rằng thông tin vẫn được giữ nguyên giữa hai ứng dụng. Outlook Sync chỉ tải xuống ID bản ghi Dynamics 365 có liên quan để sử dụng khi người dùng cố gắng theo dõi và thiết lập liên quan đến mục Outlook. Dữ liệu công ty không được lưu trữ trên thiết bị.
Quản trị viên xác định xem người dùng của tổ chức bạn có được phép đồng bộ hóa dữ liệu Dynamics 365 với Outlook bằng cách sử dụng vai trò bảo mật hay không.
Để sử dụng Microsoft Dynamics 365 for Outlook, bạn phải đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của mình (địa chỉ email và mật khẩu). Bạn có thể chọn lưu thông tin này cục bộ, do đó bạn không được nhắc cung cấp thông tin đăng nhập mỗi khi mở Outlook. Nếu bạn chọn lưu thông tin này cục bộ, Dynamics 365 for Outlook sẽ tự động kết nối với Microsoft Dynamics 365 (online) mỗi khi bạn mở Outlook.
Sau khi lần đầu tiên bạn đăng nhập và sử dụng Dynamics 365 for Outlook, liên kết giữa máy tính và Dynamics 365 (online) sẽ luôn luôn được mở khi bạn có quyền truy cập vào Internet. Bạn có thể chọn chỉ tắt kết nối giữa máy tính và Dynamics 365 bằng cách sử dụng thiết đặt định cấu hình, nhưng nếu bạn tắt kết nối, Dynamics 365 for Outlook có thể làm giảm hiệu suất.
Nếu bạn sử dụng Dynamics 365 for Outlook để theo dõi email, chuỗi email sẽ được hiển thị cho người dùng trong tổ chức của bạn có quyền xem.
Đối với tất cả các email bạn nhận được, Dynamics 365 for Outlook sẽ gửi cho Dynamics 365 (online) địa chỉ email của người gửi, địa chỉ email của người nhận và dòng chủ đề thư. Điều này cho phép Dynamics 365 (online) xác thực liệu một thư cụ thể có cần được dịch vụ Dynamics 365 (online) lưu trữ hay không. Khi bạn theo dõi một mục, bản sao của mục đó sẽ được dịch vụ Dynamics 365 duy trì và sẽ được hiển thị cho những người dùng khác có quyền thích hợp trong tổ chức của bạn. Khi bạn bỏ theo dõi một mục, bản sao sẽ chỉ tự động bị xoá khỏi Dynamics 365 (online) nếu bạn sở hữu mục đó.