Tích hợp (đồng bộ hóa) hệ thống email của bạn

Một trong những lý do chính khiến mọi người sử dụng các ứng dụng Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing và Dynamics 365 Project Service Automation) là để lưu trữ tất cả thông tin liên lạc của khách hàng ở một nơi, từ đó, bất kỳ ai có quyền thích hợp đều có thể xem tất cả bản ghi khách hàng có liên quan. Ví dụ: xem tất cả email được liên kết với liên hệ, tài khoản, cơ hội hoặc trường hợp cụ thể.

Để lưu trữ email và các bản ghi nhắn tin khác trong ứng dụng , bạn cần phải đồng bộ hóa hệ thống email của mình với ứng dụng Customer Engagement. Bạn có thể thực hiện điều này bằng chức năng đồng bộ hóa phía máy chủ.

Quan trọng

• Trong các phiên bản trước của Dynamics CRM, bạn cũng có thể sử dụng Email Router để đồng bộ hóa các bản ghi. Bộ định tuyến email không được dùng nữa vào ngày 17 tháng 7 năm 2018 và sẽ không còn hoạt động kể từ ngày 12 tháng 4 năm 2021. Mặc dù Bộ định tuyến email có thể vẫn hoạt động với Dynamics 365 on-premises, cấu hình này không còn được hỗ trợ. Bbạn nên di chuyển tất cả các chức năng định tuyến email để sử dụng tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ.
• Có hiệu lực từ tháng 3 năm 2020, Dynamics 365 for Outlook cũ (còn gọi là phần bổ trợ Outlook COM) sẽ không được dùng nữa. Khách hàng phải chuyển sang Dynamics 365 App for Outlook hiện đại trước ngày 1 tháng 10 năm 2020. Microsoft sẽ tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ, bảo mật và các bản cập nhật quan trọng khác cho Phần bổ trợ Outlook COM cho đến ngày 1 tháng 10 năm 2020.

Để biết thêm thông tin và các bước giúp chuyển đổi mượt mà, hãy tải xuống Cẩm nang Dynamics 365 for Outlook (Phần bổ trợ COM).

Bằng chức năng đồng bộ phía máy chủ

Đồng bộ hóa phía máy chủ có những lợi ích sau đây:

• Bật Dynamics 365 App for Outlook. Với Dynamics 365 App for Outlook, thông tin của các ứng dụng tương tác với khách hàng sẽ hiển thị bên cạnh email hoặc cuộc hẹn của người dùng trên Outlook. Họ có thể xem thông tin về liên hệ và khách hàng tiềm năng được lưu trữ trong ứng dụng Customer Engagement và thêm người liên hệ ngay từ email. Họ cũng có thể liên kết bản ghi email, cuộc hẹn và liên hệ với các bản ghi mới hoặc hiện tại, chẳng hạn như bản ghi cơ hội, tài khoản hoặc trường hợp. Dynamics 365 App for Outlook rất đơn giản để triển khai và hoạt động với Outlook trên web (được bao gồm trong Microsoft 365) máy khách để bàn Outlook và thiết bị di động Outlook. Tìm hiểu thêm về Dynamics 365 App for Outlook.

• Theo dõi thư mục email Exchange. Với tính năng theo dõi thư mục, người dùng có thể chỉ cần kéo email đến thư mục Exchange để tự động theo dõi email đó trong ứng dụng Customer Engagement. Tính năng theo dõi thư mục hoạt động trên mọi thiết bị di động hỗ trợ Microsoft Exchange, nghĩa là người dùng có thể theo dõi email từ bất kỳ thiết bị nào. Tìm hiểu thêm về theo dõi thư mục.

• Đồng bộ hóa tự động. Khi bạn đồng bộ hóa bản ghi bằng đồng bộ hóa phía máy chủ, đồng bộ hóa tự động diễn ra ở cấp độ máy chủ.

• Cho phép nhiều kịch bản, kể cả kịch bản kết hợp. Bạn có thể sử dụng đồng bộ hóa phía máy chủ để kết nối:

  • Ứng dụng Customer Engagement sang Exchange Online

  • Ứng dụng Customer Engagement với Exchange Server (tại chỗ)

• Đồng bộ hóa cuộc hẹn, liên hệ và nhiệm vụ. Ngoài email, bạn có thể đồng bộ hóa cuộc hẹn, liên hệ và tác vụ trên Outlook.

• Đồng bộ hóa với máy chủ email POP3. Bạn có thể sử dụng tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ để đồng bộ hóa ứng dụng Customer Engagement với Gmail, Outlook.com, Yahoo và các máy chủ email POP3 khác. Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn không thể đồng bộ hóa cuộc hẹn, người liên hệ và tác vụ bằng máy chủ email POP3.

• Quản lý hộp thư được tích hợp và sử dụng tài nguyên. Bạn có thể sử dụng bảng thông tin hiệu suất của đồng bộ hóa phía máy chủ để nhanh chóng theo dõi hiệu suất hộp thư trong tổ chức. Bạn cũng có thể khắc phục sự cố lỗi thông qua nhật ký và báo cáo lỗi.

Thông tin thêm: Tích hợp hệ thống email của bạn bằng cách sử dụng đồng bộ hóa phía máy chủ

Lưu ý

Nếu sử dụng đồng bộ hóa phía máy chủ, bạn sẽ không thể xem thông báo S/MIME được mã hóa. Mã hóa email với S/MIME yêu cầu ứng dụng phải sử dụng kiểm soát S/MIME nhưng đồng bộ hóa phía máy chủ lại không hỗ trợ kiểm soát này. Để biết thêm thông tin về mã hóa S/MIME, hãy em Mã hóa thông báo bằng cách sử dụng S/MIME trong Ứng dụng Web Outlook.

Xem thêm

Microsoft Dynamics CRM: Hướng dẫn sử dụng cách hoạt độngTích hợp hệ thống email của bạn bằng cách sử dụng tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ
Khắc phục sự cố và giám sát các vấn đề đồng bộ hóa phía máy chủ
Triển khaiDynamics 365 App for Outlook