Đơn giản hóa việc xử lý tài liệu với AI Builder

Xử lý tài liệu thường là một công việc thủ công và tốn thời gian. Với Power Automate và AI Builder, bạn có thể hợp lý hóa quá trình xử lý tài liệu và tự động trích xuất dữ liệu từ các tài liệu như biểu mẫu, hóa đơn và lệnh mua.

Tiền bo

Bài viết cung cấp một ví dụ và hình ảnh minh họa về cách xử lý tài liệu bằng AI Builder. Giải pháp này là một kiến trúc kịch bản mẫu tổng quát, có thể được sử dụng cho nhiều tình huống và ngành công nghiệp khác nhau.

Sơ đồ kiến trúc

Quy trình làm việc

Các bước sau đây mô tả quy trình làm việc được hiển thị trong sơ đồ kiến trúc mẫu:

Gửi tài liệu đến: Người dùng hoặc hệ thống gửi tài liệu, chẳng hạn như hóa đơn, đơn đặt hàng mua hoặc biểu mẫu giảm giá, qua email.
Xử lý tài liệu bằng Power Automate và AI Builder: Khi nhận được email, luồng Power Automate đám mây sẽ kích hoạt AI Builder để trích xuất thông tin chính từ tài liệu và lưu trữ thông tin đó trong Dataverse bảng để xử lý có cấu trúc.
Đánh giá tự động: Một luồng Power Automate khác xác thực dữ liệu đã trích xuất. Nếu cần phê duyệt hoặc xác thực thêm, luồng dữ liệu sẽ xếp hàng để con người xem xét.
Đánh giá của con người: Con người sẽ đánh giá dữ liệu đã trích xuất trong ứng dụng dựa trên mô hình hoặc canvas, cho phép người đánh giá chấp thuận, từ chối hoặc sửa dữ liệu khi cần. Quá trình đánh giá có thể bao gồm việc cung cấp phản hồi cho người gửi về những gì cần thiết để phê duyệt khi gửi lại sau này.
Phản hồi cho người gửi: Sau khi xem xét, quy trình làm việc Power Automate sẽ gửi email đến người gửi với trạng thái chấp thuận hoặc từ chối của tài liệu đã gửi.
Báo cáo và phân tích: Power BI Bảng điều khiển cung cấp thông tin chi tiết về quy trình xử lý tài liệu, bao gồm các số liệu như thời gian xử lý, số lượng tài liệu được xem xét và tỷ lệ phê duyệt.

Cấu phần

AI Builder: Trích xuất dữ liệu quan trọng từ tài liệu bằng các mô hình tùy chỉnh hoặc dựng sẵn.

Power Automate: Điều phối luồng công việc để xử lý tài liệu.

Microsoft Dataverse: Hoạt động như kho lưu trữ dữ liệu trung tâm cho dữ liệu tài liệu được trích xuất và theo dõi tiến trình tài liệu trong suốt quy trình kinh doanh.

Power Apps: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét và chỉnh sửa dữ liệu của con người.

Power BI: Cung cấp phân tích và thông tin chi tiết về quy trình xử lý tài liệu.

Chi tiết tình huống

Kiến trúc này hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh đòi hỏi nhiều tài liệu, sử dụng AI Builder để giảm việc nhập dữ liệu thủ công, giảm thiểu lỗi và đẩy nhanh quy trình ra quyết định. Các trường hợp sử dụng bao gồm tự động hóa xử lý hóa đơn, phê duyệt đơn đặt hàng và xử lý biểu mẫu hoàn tiền.

Điểm cần lưu ý

Những cân nhắc này thực hiện các trụ cột của Power Platform Kiến trúc tốt, một tập hợp các nguyên lý hướng dẫn giúp cải thiện chất lượng khối lượng công việc. Tìm hiểu thêm trong Microsoft Power Platform Kiến trúc tốt.

Độ tin cậy

Chính sách thử lại: Các chính sách được cấu hình trong Power Automate xử lý các lỗi tạm thời trong quá trình xử lý tài liệu với AI Builder hoặc SharePoint, bao gồm Dataverse các kết nối.
Giám sát và cảnh báo: Application Insights được cấu hình để giám sát tình trạng quy trình làm việc và cảnh báo khi có lỗi.
Khả năng phục hồi tài liệu: Người dùng có thể gửi bất kỳ tài liệu nào. Quy trình thực hiện trích xuất dữ liệu phải xử lý các trường hợp ngoại lệ do tài liệu không hợp lệ hoặc không mong muốn.

Bảo mật

Kiểm soát truy cập dữ liệu: Truy cập dựa trên vai trò đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu được trích xuất trong Dataverse.
Mã hóa: Dữ liệu đang truyền qua Power Automate và ở trạng thái nghỉ trong Dataverse được mã hóa.
Nguyên tắc đặc quyền tối thiểu: Quyền hạn bị hạn chế để giảm thiểu sự phơi bày. Power Automate luồng truy cập hệ thống bằng cách sử dụng các tài khoản có ít đặc quyền nhất hoặc một chủ thể dịch vụ khi có thể. Người dùng ứng dụng chỉ có thể truy cập vào các bảng dữ liệu hỗ trợ ứng dụng.

Vận hành xuất sắc

Quản lý vòng đời ứng dụng: Các tài sản giải pháp được lưu trữ trong kiểm soát nguồn và các giải pháp được sử dụng để thúc đẩy các tài sản từ giai đoạn phát triển đến giai đoạn thử nghiệm và đưa vào sản xuất. Dataverse

Hiệu quả hoạt động

Sử dụng các mô hình dựng sẵn: Cân nhắc sử dụng các mô hình dựng sẵn khi chúng phù hợp với kịch bản tài liệu của bạn. Ví dụ, để xử lý hóa đơn, hãy sử dụng mô hình AI dựng sẵn để xử lý hóa đơn. Các mô hình dựng sẵn giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu thu thập dữ liệu để đào tạo và thử nghiệm mô hình của riêng bạn.

Tối ưu hóa trải nghiệm

Xử lý hiệu quả việc xem xét tài liệu: Ứng dụng được xây dựng bằng phải là ứng dụng có mục đích duy nhất cho phép người dùng chọn tài liệu cần xem xét và nhanh chóng xác định tài liệu cần xem xét. Power Apps Các hành động mà người dùng có thể thực hiện phải dễ hiểu và dễ hoàn thành mà không có khả năng gây ra lỗi của con người do vô tình chọn sai kết quả.

AI có trách nhiệm

Tính công bằng: Các mô hình trích xuất tài liệu được đào tạo với nhiều dữ liệu khác nhau để giảm thiểu sai lệch.
Độ tin cậy và an toàn: Việc giám sát liên tục đảm bảo rằng kết quả đầu ra của AI là chính xác và có thể thực hiện được. Một con người trong vòng lặp sẽ xem xét các điểm bất thường và ngoại lệ.
Quyền riêng tư và bảo mật: Dữ liệu được AI Builder xử lý tuân thủ các quy định về quyền riêng tư hiện hành.
Tính bao gồm: Hệ thống hỗ trợ xử lý tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ. Con người có thể xem lại tài liệu nếu AI Builder có vấn đề trong việc diễn giải thông tin.
Tính minh bạch: Tất cả đầu ra của AI đều có thể theo dõi được, với nhật ký có sẵn để kiểm tra.
Trách nhiệm giải trình: Đánh giá của con người đảm bảo trách nhiệm giải trình cho các quyết định quan trọng.

Phản hồi

Trang này có hữu ích không?

Last updated on 2025-04-30