建立保留標籤,並在應用程式中使用這些標籤

Microsoft安全 & 性合規性的 365 授權指導方針

注意事項

所有保留標籤設定 (包括法規記錄) 都支援此案例。

使用下列資訊可協助您發佈保留標籤,然後將它們套用在文件檔案和電子郵件中。

保留標籤可協助您保留所需的內容,並在項目層級(文件檔案或電子郵件)上刪除您不需要的內容。 它們也可用來將項目宣告為記錄,並視為您的 Microsoft 365 資料 記錄管理解決方案的一部分。

讓保留標籤可供您組織中的人員使用,使得他們能夠分類內容,需要完成兩個步驟的程序:

  1. 建立保留標籤。

  2. 使用保留標籤原則來發佈保留標籤。

標籤的角色和工作圖。

使用下列指示執行兩個系統管理員步驟。

提示

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開始之前

您組織中的全域系統管理員擁有建立及管理保留標籤及其原則的完整權限。 如果您不是以全域系統管理員身分登入,請參閱 紀錄管理資料生命週期管理 的權限資訊,取決於您所使用的解決方案。

請確認您已建立要套用至項目的保留標籤

如何發佈保留標籤

在建立保留標籤原則之前,決定要使用 [調適型] 或 [靜態]。 如需詳細資訊,請參閱保留的調適型或靜態原則範圍。 如果您決定使用調適型原則,則必須先建立一或多個調適型範圍,才能建立保留標籤原則,然後在建立保留標籤原則程序期間選取它們。 如需指示,請參閱調適型範圍的設定資訊

  1. Microsoft Purview 合規性入口網站,請移至下列其中一個位置:

    • 如果您使用記錄管理:

      • 解決 方案>記錄管理>>[標籤原則]索引標籤 >[發佈標籤]
    • 如果您使用的是資料生命週期管理:

      • 解決 方案>資料生命週期管理>Microsoft 365>標籤原則] 索引標籤 >[發佈標籤]

    沒有立即在功能窗格中看到您的解決方案嗎? 先選取 [顯示全部]

  2. 遵循提示建立保留標籤原則。 請小心選擇原則的名稱,因為儲存原則之後,無法變更此名稱。

  3. 使用連結來選取要發佈的保留標記,然後選取 [下一步]

  4. 取決於您從開始之前指示進行的選擇,針對 [選擇要建立的保留原則類型] 頁面,選取 [調適型] 或 [靜態]。 如果您尚未建立調適型範圍,可以選取 [調適型],但因為沒有任何可選取的調適型範圍,您將無法使用此選項完成精靈。

  5. 取決您選取的範圍:

    • 如果您選擇 [調適型]:在 [選擇調適型原則範圍和位置] 頁面上,選取 [新增範圍],並選取已建立的一或多個調適型範圍。 然後選取一或多個位置。 您可以選取的位置取決於新增的範圍類型。 例如,如果您只新增範圍類型 [使用者],您將可以選取 [Exchange 電子郵件],但無法選取 [SharePoint 網站]

    • 如果您選擇 [靜態]:在 [選擇位置] 頁面上,開啟或關閉任何位置。 您可以將每個位置保留為預設值,以便將原則套用於整個位置,或指定包含和排除

    如需位置選項的資訊,請參閱位置

要編輯現有的保留標籤原則 (原則類型為 [發佈]),請將其選中,然後選取 [編輯] 選項以啟動 [編輯保留原則] 設定。

當保留標籤可以使用時

如果您將保留標籤發佈至 SharePoint 或 OneDrive,這些標籤通常會在一天內出現,可讓使用者選取使用。 不過,最多允許七天的使用。

如果您將保留標籤發佈到 Exchange,則使用者可能最多需要 7 天的時間才會看到這些保留標籤。 如同 Exchange 的所有保留設定,信箱必須包含至少 10 MB 的資料。

已發佈的標籤何時生效的圖表。

如果標籤在七天之後未顯示,請在 Microsoft Purview 合規性入口網站的 [標籤原則] 頁面中選取標籤原則,以檢查其 [狀態]。 如果您看到 (錯誤) 狀態,且在位置的詳細資料中,看到訊息說明部署原則或嘗試重新部署原則所耗費的時間超過預期,請嘗試執行 Set-AppRetentionCompliancePolicySet-RetentionCompliancePolicy PowerShell 命令以重試此原則發佈:

  1. 連線到安全性 & 合規性 PowerShell

  2. 執行下列其中一個命令:

    • 針對 Teams 私人通道訊息Yammer 使用者訊息Yammer 社群訊息的原則位置:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • 針對所有其他原則位置,例如 Exchange 電子郵件SharePoint 網站Teams 頻道訊息 等:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

如何檢查發佈至 Exchange 之保留標籤的狀態

在 Exchange Online 中,使用者可透過每 7 天執行一次的程序取得保留標籤。 您可以使用 PowerShell 查看這項程序上次執行的時間,藉此判斷下次的執行時間。

  1. 連線至 Exchange Online PowerShell

  2. 執行下列命令。

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

結果:ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) 屬性會顯示系統上次處理您信箱的時間。 如果系統在您建立原則後都還未處理信箱,標籤就無法顯示。 若要強制處理,請執行 Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>

如果標籤沒有出現在 Outlook 網頁版中,而您認為應該要出現,請務必清除瀏覽器中的快取 (CTRL + F5)。

如何套用已發佈的保留標籤

使用下列各節來瞭解如何在應用程式中套用已發佈的保留標籤:

此外,當您使用Microsoft Syntex並將保留標籤發佈至 SharePoint 位置時,您可以將保留標籤套用至檔瞭解模型,以便自動標示已識別的檔。

標記內容之後,請參閱下列資訊以瞭解何時可以移除或變更套用的標籤: 一次只能有一個保留標籤

手動套用保留標籤

終端使用者和系統管理員可以從下列位置手動套用保留標籤:

  • Outlook 和 Outlook 網頁版

  • OneDrive

  • SharePoint

  • 適用于 Teams 的 Microsoft 365 群組網站

使用下列各節瞭解如何套用保留標籤。

在 Outlook 中套用保留標籤

若要在 Outlook 電腦版用戶端套用標籤到項目,請選取該項目。 在功能區的 [常用] 索引標籤上,按一下 [指派原則],然後選擇保留標籤。

[指派原則] 按鈕。

您也能夠以滑鼠右鍵按一下該項目,按一下操作功能表中的 [指派原則],然後選擇保留標籤。 當您選取多個專案時,可以使用此方法一次將相同的保留標籤指派給多個專案。

套用保留標籤後,您可以在項目頂端檢視該保留標籤以及所採取的動作。 如果電子郵件已套用具有相關聯保留期間的保留標籤,您可以快速查看電子郵件的到期日。

將預設保留標籤套用至 Outlook 資料夾

您可以將保留標籤套用至 Outlook 資料夾,做為預設標籤,可由該資料夾中的訊息繼承。 以滑鼠右鍵按一下資料夾,選取 [ 屬性] 、[原則 ] 索引標籤,然後選取您要作為該資料夾預設保留標籤的保留標籤。

當您使用標準保留標籤作為 Outlook 資料夾的預設標籤時:

  • 資料夾中所有未標記的專案都已套用此保留標籤。

  • 繼承會流向任何子資料夾,而專案會從其最接近的資料夾繼承標籤。

  • 已加上標籤的專案會保留其保留標籤,除非已由不同的預設標籤套用。

  • 如果您變更或移除資料夾的預設保留標籤:套用至該資料夾中專案的現有保留標籤,只有在預設標籤套用這些標籤時,才會變更或移除。

  • 如果您將具有預設保留標籤的專案從一個資料夾移至另一個具有不同預設保留標籤的資料夾:專案會取得新的預設保留標籤。

  • 如果您將具有預設保留標籤的專案從一個資料夾移到另一個沒有預設保留標籤的資料夾:會移除舊的預設保留標籤。

套用的標籤不是標準保留標籤,但將專案標示為 記錄 (或法規記錄) ,則只能手動變更或移除這些標籤。

在 Outlook 網頁版 中套用保留標籤

若要在Outlook 網頁版中標示專案,請以滑鼠右鍵按一下 [指派> 原則] 專案 > ,選擇保留標籤。 不同于 Outlook 桌上出版,如果您多重選取專案,就無法使用此方法。

在Outlook 網頁版中指派原則功能表。

套用保留標籤後,您可以在項目頂端檢視該保留標籤以及所採取的動作。 如果電子郵件已分類且具有相關聯的保留期間,您可以一目了然地知道電子郵件何時會過期。

在Outlook 網頁版中指派給電子郵件的標籤。

如同傳統型版本的 Outlook 網頁版,您也可以將保留標籤套用至資料夾。 以滑鼠右鍵按一下資料夾,選 取 [指派原則],然後將 [ 使用父資料夾 原則] 變更為您要作為該資料夾預設保留標籤的保留標籤。

在 OneDrive 和 SharePoint 中套用保留標籤

只有在新體驗中才支援手動套用保留標籤,而非傳統體驗。

若要標示檔 (包括 OneDrive 或 SharePoint 中) 的 OneNote 檔案,請選取右上角的專案 > ,選擇 [開啟詳細資料窗格資訊] 窗格圖示。>套用保留標籤>選擇保留標籤。

您也可以將保留標籤套用至清單專案、資料夾或檔集,也可以 設定文件庫的預設保留標籤

在 SharePoint 中套用專案的標籤清單。

將保留標籤套用到項目之後,您可以選取項目,並在詳細資料窗格中檢視標籤。

[詳細資料] 窗格中顯示的套用標籤。

針對 SharePoint (而不是 OneDrive),您可以建立包含 [標籤] 欄或 [項目為記錄] 欄的文件庫檢視。 此檢視可讓您快速查看指派給所有項目的保留標籤,以及記錄的項目。 不過,請注意,您無法依 [項目為記錄] 欄來篩選檢視。 如需如何新增欄的相關指示,請參閱顯示或隱藏清單或文件庫中的欄

使用 Microsoft 365 群組套用保留標籤

當您將保留標籤發佈至Microsoft 365 群組位置時,保留標籤會出現在 SharePoint 小組網站中,但不支援群組信箱的任何電子郵件用戶端。 在網站中套用保留標籤的體驗,與在 SharePoint 中的檔相同。

使用者也可以從 [ 檔案 ] 索引標籤直接在 Teams 中套用保留標籤:

在 Teams 頻道的 [檔案] 索引標籤中套用保留標籤。

將預設保留標籤套用至 SharePoint 文件庫、資料夾或文件集中的所有內容

此方法需要將保留標籤發佈至保留標籤原則。

除了讓人員將保留標籤套用至個別檔之外,您也可以將預設保留標籤套用至 SharePoint 文件庫、資料夾或檔集。 在此案例中,該位置中的檔可以繼承您選取的預設保留標籤。 雖然已套用相同的標籤,但每個檔都會根據標籤中保留期間設定的開始,個別保留和刪除。

文件庫的預設標籤設定是在文件庫的 [文檔 庫設定 ] 頁面上完成。 當您選擇預設保留標籤時,也可以選擇將該標籤套用至文件庫中的現有項目。

例如,如果您有行銷資料的保留標籤,而且您知道特定文件庫只包含該類型的內容,您可以將 行銷資料 保留標籤設為該文件庫中所有檔的預設標籤。

在 [程式庫設定] 頁面上套用標籤選項。

當您使用 SharePoint 的預設標籤時的標籤行為

針對您套用為文件庫、資料夾或檔集之預設保留標籤的標準保留標籤:

  • 容器中所有新的、未標記的專案都會套用此保留標籤。

  • 對於資料夾,繼承會流向任何子資料夾,而專案會從其最接近的資料夾繼承標籤。

  • 如果您選取將預設標籤套用至現有專案的選項:已加上標籤的專案會保留其保留標籤,除非已由不同的預設標籤套用。

  • 如果您變更容器的預設保留標籤:只有在您選取將預設標籤套用至現有專案的選項,而且這些標籤已由預設標籤套用時,套用至該容器中專案的現有保留標籤才會變更。

  • 如果您移除容器的預設保留標籤:專案會保留其標籤。

  • 如果您將套用預設保留標籤的專案從一個容器移至另一個容器:該專案會保留其現有的預設保留標籤,即使新位置有不同的預設保留標籤也一樣。 只有當您變更這個新位置的預設標籤時,移動的專案才能繼承其目前位置的預設標籤。

套用的標籤不是標準保留標籤,但將專案標示為 記錄 (或法規記錄) ,則只能手動變更或移除這些標籤。

使用規則將保留標籤自動套用至電子郵件

在 Outlook 中,您可以建立規則來套用保留標籤。

例如,您可以建立規則來將特定保留標籤套用到傳送至或接收自特定通訊群組的所有郵件。

若要建立規則,請以滑鼠右鍵按一下 [規則>建立規則>進階選項>規則精靈> ] 套用保留原則的專案 > 。

具有套用保留原則選項的規則精靈。

雖然 UI 指的是保留原則,但您的保留標籤會顯示在這裡,而且可以選取,而不是保留原則。

更新保留標籤及其原則

如果您 編輯保留標籤 或保留標籤原則,且保留標籤或原則已套用至內容,則除了新識別的內容之外,您已更新的設定也會自動套用至此內容。

在建立及儲存標籤或原則之後,部分設定無法變更,其中包括:

  • 保留標籤及其原則的名稱、範圍類型 (調適型或靜態),以及保留期間以外的保留設定。 不過,當保留期間是以項目標記的時間為根據時,您就無法變更保留期間。
  • 將項目標記為記錄的選項。

刪除保留標籤

您可以刪除目前未包含在任何保留標籤原則中的保留標籤、未針對事件型保留設定的保留標籤,或將專案標示為法規記錄的保留標籤。

針對您可以刪除的保留標籤,如果該標籤已套用至項目中,則會刪除失敗,而且您會看到一個連線至內容瀏覽器的連結,以識別已標籤的項目。

不過,內容瀏覽器最多可能需要兩天才能顯示已標籤的項目。 在此情況中,保留標籤可能會被刪除,而不會向您顯示連線至內容瀏覽器的連結。

鎖定原則以防止變更

如果您需要確保沒有人可以關閉原則、刪除原則或放寬限制,請參閱使用「保留鎖定」來限制變更保留原則和保留標籤原則

後續步驟

協助您追蹤從已發佈的保留標籤原則套用的標籤:

事件型保留是保留標籤的另一個支援案例。 如需詳細資訊,請參閱事件發生時,開始保留