评估 Office 兼容性

适用于:Microsoft 365 企业应用版、Office 2019 和 Office 2016

重要

使 Office 部署项目保持正轨需要两个关键方面:使用正确的流程来评估 Office 兼容性,以及使用有助于了解 Office 升级的潜在风险的工具。 Office 可帮助你同时完成这两项操作。 将本主题中所述的过程与 Office 中的工具(如 Office 遥测仪表板)结合使用时,可以加快 Office 部署速度,使用户在新版本的 Office 上启动和运行,同时尽量减少中断。 在本文中,你将详细了解兼容性过程以及 Office 遥测仪表板如何适应此过程。

什么是 Office 遥测仪表板?

Office 遥测仪表板及其组件是 Office 2013 中引入的兼容性监视框架,Office 迁移规划管理器 (OMPM) 、Office 代码兼容性检查器 (OCCI) 和 Office 环境评估工具 (OEAT) 替换了 Office 2010 兼容性工具。 使用 Office 遥测仪表板作为 Office 兼容性过程的一部分时,它有助于最大程度地减少评估 Office 兼容性所花费的时间。 它还降低了与 Office 升级相关的风险。

Office 遥测仪表板的工作方式如下:当某些 Office 应用程序中加载、使用、关闭 Office 文档或解决方案或引发错误时,应用程序会将有关事件的记录添加到本地数据存储。 每条记录都包含问题说明和指向详细信息的链接。 还会跟踪清单和使用情况数据。

Office 遥测仪表板在早期版本的 Office 中如何工作? Office 遥测仪表板未内置于 Office 2003、Office 2007 和 Office 2010 中。 对于不再受支持的客户端,可以部署一个代理来收集有关已安装加载项和最近使用的文档的信息。 你不会像使用较新的 Office 客户端那样为这些客户端获取应用程序事件数据,但你将获得清单和使用情况数据,以帮助你发现正在使用哪些内容,并且对你的业务可能很重要。

重要

  • Office 遥测仪表板是一种本地工具,用于收集有关组织中使用的 Office 文档和解决方案(如加载项)的清单、使用情况和运行状况数据。 数据主要用于帮助组织进行应用程序兼容性测试。
  • 为 Office 遥测仪表板收集的数据存储在组织控制的SQL Server数据库中,收集的数据不会发送到 Microsoft。 有关详细信息,请参阅 Office 遥测仪表板代理收集的数据
  • 为 Office 遥测仪表板收集的数据不同于可发送给 Microsoft 的 Office 诊断数据。 有关 Office 诊断数据的详细信息,请参阅Microsoft 365 应用版隐私控件概述
  • 用于管理 Office 遥测仪表板的设置不会影响 Office 诊断数据,反之亦然。 有关管理 Office 诊断数据的详细信息,请参阅使用策略设置管理Microsoft 365 应用版的隐私控制

Office 兼容性过程

Office 兼容性工具可解决可能导致 Office 部署困难的常见问题。 这些工具有助于加快部署速度,通过报告减少部署中的未知因素,并为将来的 Office 升级打下基础。 为了获得最佳结果,请使用 Office 中内置的兼容性基础结构,并使用分阶段方法来评估 Office 兼容性。

Office 兼容性过程的阶段

阶段 说明
“发现”阶段的图标。 了解正在使用的内容、使用对象和频率。 这有助于确定要测试与要升级的 Office 版本的兼容性的内容。 频繁使用且由多个用户使用的文档和解决方案非常适合进行测试。
合理化阶段的图标。 与业务组合作,确定对业务至关重要的内容。 在发现阶段找到的数据有助于快速启动和指导此讨论。 目标是确定必须在 Office 部署的第一天准备好的业务关键文档和解决方案。
“验证”阶段的图标。 启动试点部署,用户可在其中测试使用 Office 运行业务所需的文档和解决方案。 我们称之为用户验收测试。 排查在部署的第一天需要准备好的文档和解决方案出现的任何问题。
“管理”阶段的图标。 部署 Office 并继续监视文档和解决方案。 在部署更新的 Office 解决方案时,观察 Office 性能和行为的趋势。 使用技术支持资源排查非业务关键型文档和解决方案出现的问题。

在本文中,我们将讨论兼容性过程的每个阶段,并介绍如何使用 Office 遥测仪表板来支持该过程。

阶段 1:发现正在使用的 Office 文档和解决方案

“发现”阶段的目标是了解使用最多的内容以及由谁使用。 可以采用两种方法来启动发现过程。

  • 首选方法是开始部署 Office 遥测代理,以帮助你发现受监视组内的使用情况,然后使用这些结果开始与业务组讨论。

  • 另一个选项是与业务组合作,并要求他们提供其业务关键文档和解决方案的列表。 如果他们有灾难恢复计划,你可能会在他们的计划中找到此列表。 此方法的缺点是其列表可能不是最新的。 如果选择此方法,应计划使用数据来帮助优化这些列表。

无论是否从空白列表开始,都无法避免使用业务组。 这些工具无法告诉你什么对业务很重要。 这些工具可以根据使用情况提供有关重要内容的一些线索,但只有业务组才能告诉你其业务对这些文档和解决方案的依赖程度。 例如,如果工作仅基于数据,则可能错过季节性使用的解决方案,例如年终销售报告或年度绩效评审模板,或者在收集数据时未使用的其他文档。

现在,是时候开始制定将代理部署到现有 Office 客户端的计划了。 下面是在部署代理之前需要考虑的一些注意事项。 你会发现在 Office 遥测代理中部署代理的要求。 如果尚未部署 Office 遥测仪表板,可在 部署 Office 遥测仪表板中找到该信息。

选择要监视的 Office 客户端计算机

建议监视组织中大约 20% 的客户端计算机。 此示例应包括每个业务组的代表性用户,以便确定组织口袋中使用的业务线解决方案。 请确保在该示例中包括专家用户,以及表示对 Office 试点感兴趣的用户。 在某些情况下,监视整个组或组织单位 (OU) 比选择要参与的独立客户端计算机的限制性或更简单。 小型组织也可能选择监视所有客户端计算机。

与业务组利益干系人确定隐私问题

某些业务组(如人力资源、法律和财务部门)可能会担心在数据中公开个人或敏感文件。 Office 遥测仪表板提供了多种防止公开此数据的方法。 例如,可以将代理配置为有意模糊文件名和标题。 还可以阻止报告来自某些应用程序的数据。 可以在 管理 Office 遥测仪表板监视的数据的隐私中了解有关隐私设置的详细信息。 查看业务组的隐私选项,并确定要从 Office 遥测仪表板中的报告中排除的 Office 数据类型。

确定要如何对 Office 遥测仪表板中显示的客户端进行分类

将代理部署到客户端时,最多可以指定四个描述客户端的标签。 这些标签有助于筛选仪表板中的数据,以便你可以专注于单个业务组、特定类型的用户、特定地理位置的用户等。 在处理业务组时开发此列表。 若要详细了解如何在 部署 Office 遥测仪表板时配置标签,请参阅 启用和配置代理部分。

阶段 2:合理化库存数据,以识别业务关键型 Office 文档和解决方案

合理化阶段的目标是确定业务关键型 Office 文档和解决方案。 建议在开始查找趋势之前,至少在 Office 遥测仪表板中收集数据一天。

以下各节将帮助你解释数据、与业务组协作,以及决定要测试的内容。

从 Office 遥测仪表板中的数据获取见解

当 Office 遥测仪表板中开始填充数据时,你可以开始查找使用趋势。 下面是帮助你入门的一些提示。

  • 查看是否未表示任何部门或组,但应表示。 例如,如果没有使用财务解决方案,则可能忘记为财务组启用监视。

  • 查找超过 10% 的用户使用的文档和解决方案。 这些是其他评估的候选项。

  • 查找 3 个或更多用户使用的文档。 是否有共同创作的趋势? 这些模板是吗? 你可能会发现,与解决方案相比,共享的文档更少。

  • 记下你知道的非常重要的解决方案,即使用户数量较低,将来也要跟踪这些解决方案。

  • 查看打开文档的位置。 这有助于区分电子邮件中的附件和经常编辑的文档。

  • 查找同一解决方案或文档的多个文件大小。 这可能指示正在使用多个版本。 这些是将来合并的候选项。

与业务组协作,确定要测试的 Office 文档和解决方案

此时,你可能已与业务组合作,以识别其关键文档和解决方案。 将他们提供的列表与 Office 遥测仪表板中显示的使用情况数据进行比较。 使用情况数据是否支持业务组的输入? 如果没有,是否有季节性解释? 例如,某些解决方案在会计年度结束时使用得更多吗? 值得与业务组就发现的任何差异进行另一次对话,以便调整用户验收测试计划。

如果尚未与业务组合作,现在是与他们联系的时候了。 初始使用情况数据可帮助你创建适合测试和修正的文档和解决方案列表。 但是,与其分配优先级(如高、中或低),不如按文档和解决方案将要经历的测试类型对它们进行排名。 要求业务组将他们分配到下表中的一个选项:

对 Office 文档和解决方案进行分类以进行测试

文档和解决方案的类型 需要测试
IT 负责的文档和解决方案,并且必须不计一切代价保持正常运行
主动测试
这些高优先级文档和解决方案在 Office 部署的第一天经过测试、修复并可供使用。
当有人打电话时,IT 将修复的文档和解决方案
反应式测试
仅当用户向技术支持报告问题时,才会修复这些解决方案。
没人关心的文档和解决方案
不测试

当你联系业务组对他们的文档和解决方案进行分类时,你可能会遇到业务组的一些阻力,这些业务组会将所有内容都分配给高优先级列表。 我们的 Office 兼容性专家之一 Chris Jackson 为 TechNet 杂志撰写了一篇文章,其中介绍了 Office 兼容性测试背后的一些成本。 可以使用此信息来帮助证明反应测试的合理性,并缓解经常影响 Office 迁移的情绪恐惧。 有关详细信息,请参阅 Microsoft Office:Office 兼容性的数学

阶段 3:验证 Office 文件和解决方案是否正常工作

完成“发现”和“合理化”阶段后,可以开始测试高优先级文档和解决方案,以便与 Office 兼容。 “验证”阶段的目标是验证解决方案和文档是否在用户需要它们的环境中工作。 这并不意味着解决方案或文档没有 bug。 这只是意味着 bug 不会阻止用户执行其工作。

遗憾的是,没有工具可为你执行此操作。 你必须要求用户通过在 Office 中执行其工作来测试文档和解决方案。 我们称之为用户验收测试,这是不可避免的。 好消息是,即点即用现在的用户验收测试要容易得多,这有助于将用户验收测试转换为试点。 鼓励用户在新版本的 Office 中使用其文档和解决方案,并建议他们在遇到问题时使用早期版本的 Office。

在此阶段,Office 遥测仪表板中的数据也是一个很大的帮助,因为它可以告诉你哪些内容被破坏以及如何损坏。 Office 遥测仪表板显示积极和消极的趋势,可帮助你在文档或解决方案更新时快速查看其稳定性。

下面是一些指南,可帮助你规划和监视用户验收测试。

识别用户接受测试的用户

业务关键型文档和解决方案的所有者是参加用户验收测试的有力候选人。 通过查看在发现期间生成的列表,每个部门都可以识别所有者。 如果不是,数据可以通过显示最活跃的用户来提供帮助。

还应在每个部门中招募技术用户,因为他们可能知道解决方案或文档工作原理的详细信息。 此外,寻找跨作业级别、角色和位置的各种测试人员。

为用户验收测试设置环境

用户验收测试的一个重要规则是,测试环境必须尽可能类似于生产环境。 可通过多种方式设置测试环境。 可以在生产域中设置单独的组织单位 (OU) ,或设置与生产环境完全相同的完全独立的测试环境。 你希望测试环境易于设置并便于用户访问。 目标是消除测试障碍,并尽量减少用户说没有时间测试的投诉。 你的组织可能已预配并集中管理测试环境。 如果是,请使用它。 如果还没有测试环境,请不要设置一个。 请改用即点即用。

即点即用提供在生产环境中进行测试的所有优势,而不会产生所有风险。 使用即点即用安装 Office 允许用户在当前版本的 Office 旁边运行其早期版本的 Office。 如果出现问题或不兼容,用户仍然可以使用早期版本的 Office 完成工作。

使用即点即用时,将用户验收测试转换为试点要容易得多。 在保留上一个环境的同时部署新环境,并且可以使用 Office 遥测仪表板监视 Office 即点即用部署的状态。 可以查看正在使用哪些版本以及报告的兼容性问题。 使用 Office 遥测仪表板监视用户验收测试和试点有助于缓解对不知道新版本影响的担忧。 除了部署状态之外,还可以向业务组和 Office 解决方案所有者提供更多信息。

重要

建议将 Office 并行安装用作用户验收测试和试点的临时解决方案,而不是作为生产环境的长期解决方案。 计划在生产部署开始时逐步淘汰早期版本的 Office。

修复高优先级 Office 文档和解决方案中的问题

现在,你已确定必须在部署的第一天准备好的高优先级文档和解决方案,并且用户已使用 Office 对其进行了测试。 除了来自用户的 bug 报告外,Office 遥测仪表板中的数据还指示 Word、Excel 和 Microsoft Outlook 与现有 Office 文档和解决方案一起使用时的性能。 收集有关 bug 和其他问题的信息时,请与内部开发人员和业务组经理合作来创建修正计划。 你必须决定是停用解决方案,还是修复解决方案 ((如果解决方案是内部开发) ),并与供应商合作获取第三方产品的更新版本 () 。

在此过程中,Office 遥测仪表板和 Office 遥测日志都可以帮助你。 部署增量修补程序或 Office 解决方案的新版本时,可以监视 Word、Excel 和 Microsoft Outlook 的运行状况。 当 Word、Excel 和 Microsoft Outlook 与现有文档和解决方案一起使用时,开发人员 可以使用 Office 遥测日志 来观察本地计算机上发生的兼容性事件。

开发团队可能具有可帮助完成测试过程的自动化测试工具。 确保对工具进行了优化,以便仅在部署的第一天标记并修复阻止部署的问题,以便做好准备。 修复不影响用户日常工作的 bug 可能不值得,至少第一天不会。 如果需要,可以随着时间的推移修复这些解决方案。

备注

你可能想知道将供应商支持声明替换为兼容性测试是否是个好主意。 Chris Jackson 在他的文章 Microsoft Office:Office 兼容性的数学中介绍了研究供应商支持的成本利弊。

阶段 4:管理到新版本 Office 的过渡

“管理”阶段的目标是使用 Office 遥测仪表板监视 Office 使用情况和加载项,并为过渡到 Office 的用户做好准备。 还可以设置 Office 的兼容模式,以确保仍在使用 Office 早期版本的用户在与已转换到新版本 Office 的用户协作时具有完整的编辑功能。

部署 Office 时,你将开始看到 Office 运行状况和使用趋势,这些趋势可帮助你解锁 Office 投资的价值,并提供有关未来部署的见解。 例如,了解正在使用哪些 ActiveX 控件有助于将来的 Windows 更新。 Excel 是否不仅用作电子表格工具,还用作使用数据连接的前端应用程序? 新的 Office 解决方案如何影响环境? 当需要执行另一个 Office 部署时,你可能会发现可以完全跳过发现过程,因为你将确切地知道正在使用哪些内容以及哪些内容很重要。

这些部分提供有关“管理”阶段的更多指导。

使用 Office 遥测仪表板管理 Office 加载项

监视 Office 使用的解决方案时,你可能会发现加载速度慢或经常崩溃的加载项。 你可能还会发现不应在组织中使用的加载项。 组策略设置允许在与 Office 一起使用时管理这些加载项。

Office 遥测仪表板提供用于配置这些设置的界面。 在“解决方案”工作表上,选择页面顶部的 “外接程序管理 ”链接,这会转到“外接程序管理”工作表。 在该工作表上,可以查看有关每个加载项的数据,并选择组策略设置来控制每个加载项。 使用工作表上的说明生成一个脚本,你可以运行该脚本,以将 GPO 应用到 Active Directory 组织单位。

每个受支持的 Office 应用程序都有单独的外接程序管理设置。 它们位于以下路径中:

  • 用户配置\策略\管理模板\Office 应用程序名称\杂项\托管加载项列表

  • 用户配置\策略\管理模板\Office 应用程序名称\Miscellaneous\阻止所有非托管加载项

逐步淘汰早期版本的 Office

建议在试点测试期间仅将较新版本的 Office 与早期版本的 Office 并排运行,作为短期兼容性解决方案。 当试点阶段结束后,生产部署开始时,我们建议你开始从运行较新版本 Office 的生产计算机中删除早期版本的 Office。 这可以避免任何可能由文件类型关联引起的广泛问题,这些关联可能会在更新或修复操作后中断。

在 Office 中管理兼容性模式

在 Office 中,兼容模式会自动用于打开在早期版本的 Office 应用程序中创建的文档。 兼容性模式会阻止 Office 中针对该文档的新增功能或改进功能。 这可确保拥有早期版本的 Office 的用户在打开同一文档时仍具有完整的编辑功能。 兼容模式还保留了文档的布局。

作为整体 Office 培训计划的一部分,应向用户提供有关兼容性模式工作原理的指导。 有关兼容模式的管理设置的详细信息,请参阅 管理 Office 的兼容模式

为更改准备技术支持和用户

支持人员应在 Office 上增加,并准备好支持用户。 他们应首先转到 Microsoft 365 培训