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在流中使用窗体的常用方法

如果您不确定从哪里开始，以下是人们在 Power Automate 中使用 Microsoft Forms 的一些最常用的方法：

  • 当有新的窗体响应时发送电子邮件
  • 向窗体响应方发送电子邮件
  • 发送带有窗体详细信息的审批请求
  • 将窗体响应添加到 Excel 工作表
  • 从窗体获取附件并通过电子邮件发送

当有新的窗体响应时发送电子邮件

您可以在窗体设置中为窗体负责人打开电子邮件通知。 如果您希望在提交响应时通知其他人，使用 Power Automate 创建自定义电子邮件通知。

Power Automate 允许您使用新设计器或经典设计器来配置云端流。 这两个设计器中的步骤相似。 了解更多（附示例）请参阅新设计器与经典设计器的区别。

  1. 通过键入以下提示，要求 Copilot 创建您的流：

    提交新的 MS Forms 响应时，发送电子邮件

    Power Automate 返回与您输入的内容相对应的建议流。

    在 Copilot 中发送电子邮件的提示屏幕截图。

  2. 选择下一步。

  3. 检查连接，并选择创建流以进入设计器。

  4. 如果 Copilot 没有为您自动填充，请在设计器的发送电子邮件*操作中提供缺少的字段。

    在 Copilot 中填充字段以发送电子邮件操作的屏幕截图。

向窗体响应方发送电子邮件

您可以在窗体设置中打开受访者电子邮件收据。 如果您想要自定义他们收到的电子邮件，使用 Power Automate。

  1. 通过键入以下提示，要求 Copilot 创建您的流：

    向响应方发送电子邮件，并附上他们的回复

    Copilot 尝试配置电子邮件操作中的大多数参数，如下例所示：

    Copilot 中 Outlook 发送电子邮件操作“参数”选项卡的屏幕截图。

  2. 填写电子邮件操作（电子邮件正文）中的其余参数。

    Copilot 中 Outlook 发送电子邮件操作电子邮件正文的屏幕截图。

  3. 保存流。

发送带有窗体详细信息的审批请求

在此示例中，我们将从另一个预构建模板开始，对其进行自定义来创建休假审批请求。

[本主题是预发行文档，有可能会有所更改。]

  1. 在 Power Automate 模板库中搜索 Microsoft Forms，选择名为发送审批窗体响应的模板。

  2. 根据需要登录或创建连接器，选择继续。

  3. 通过键入以下提示，要求 Copilot 创建您的流：

    提交新响应时，使用 megan@contoso.com 开始审批，如果成功，向响应方发送电子邮件

    Power Automate 返回与您输入的内容相对应的建议流。

    使用 Copilot 启动审批请求的流程截图。

  4. 选择下一步。

  5. 检查连接，并选择创建流以进入设计器。

  6. 在设计器上，提供窗体 ID、审批者的电子邮件，并配置电子邮件操作。

    使用 Copilot 配置电子邮件操作的屏幕截图。

  7. 保存流。

将窗体响应添加到 Excel 工作表

在这个例子中，您从空白创建一个流。 继续前面示例中的场景，当员工提交夏季休假表单时，我们将使用流在 Excel 表中记录员工的姓名和休假日期。

  1. 如果 Excel 表不存在，请创建一个。

  2. 在设计器中，只需通过键入以下提示，让 copilot 创建您的流：

    如果获得批准，将窗体响应添加到 excel 表中

    Power Automate 返回与您输入的内容相对应的建议流。

    在 Copilot 中创建审批请求的提示屏幕截图。

  3. 选择您首选的 Excel 表。

  4. 在相应的列字段中，从 MS 窗体触发器中选择响应令牌。

    例如，在 Excel 操作的休假开始时间字段中选择休假开始时间标记。

从窗体获取附件并通过电子邮件发送

在此示例中，我们将从空白创建另一个流。 我们将使用此流为夏季休假表单上上载的文件创建共享链接，然后通过电子邮件发送该链接。

窗体上文件上载选项的屏幕截图。

选择您的窗体

  1. 在 Power Automate 中，从空白创建一个自动化云端流。

  2. 选择 Microsoft Forms 提交新响应时触发器。

  3. 在流的第一步提交新响应时，在窗体 ID 框中选择您的窗体。

  4. 向流中添加步骤：

    • 搜索窗体，然后选择 Microsoft Forms。
    • 选择获取响应详细信息。
    • 在窗体 Id 框中选择您的窗体。

使用 JSON 架构查找上载的文件

  1. 保存并测试流。 请务必将文件上载到您的窗体。

    此步骤允许 Power Automate 使用测试运行为上载的文件生成示例 JSON 架构。

  2. 在流的信息页面上，在 28 天运行历史记录下，选择测试运行。

    突出显示测试运行的流的运行历史记录的屏幕截图。

  3. 展开获取响应详细信息步骤，复制文件上传输出的内容。

    流的窗体输入和输出的屏幕截图，突出显示文件上载输出。

  4. 在窗口的右上角，选择编辑铅笔图标打开流画布。

  5. 向流中添加步骤：

    • 搜索“分析”，选择分析 JSON。

    • 在内容框中，选择与窗体上的文件上载选项对应的动态内容。

      正在构建的流中的数据操作分析 JSON 操作的屏幕截图，突出显示窗体的文件上载动态内容。

  6. 选择从示例生成。

  7. 在插入示例 JSON 有效负载下，选中该框，粘贴您之前复制的文件上载输出，然后选择完成。

    示例 JSON 有效负载的屏幕截图。

    选择完成后，Parse JSON 操作应如下所示：

    具有 JSON 架构的分析 JSON 操作的屏幕截图。

  1. 向流中添加步骤：

    • 搜索“创建共享链接”，为业务操作创建共享链接选择 OneDrive。

    • 选择文件框。 动态内容面板将打开。 选择表达式选项卡。

    • 键入以下表达式：first(body('Parse_JSON'))?['id']

    • 选择链接类型和链接范围。

    • 选择确定。

      正在构建的流中 OneDrive 创建共享链接操作的屏幕截图，突出显示窗体的上载文件、链接类型和链接范围。

  2. 向流中添加步骤：

    • 搜索“发送电子邮件”，选择 Office 365 Outlook 操作发送电子邮件 (V2)。

    • 输入电子邮件的收件人、主题和正文。 选择动态内容以在您的电子邮件中包含来自窗体响应的详细信息。

      正在构建的流中的 Outlook 发送电子邮件操作的屏幕截图，突出显示自定义信息和动态内容。

要使共享文件的 URL 成为电子邮件中的可点击链接，您需要使用 HTML 编辑器和定位点标记：

  1. 在电子邮件正文工具栏中，选择 HTML 视图图标 (</>)。
  2. 将动态内容 Web URL 和名称包含在定位点标记中，来将它们分别转换为链接和链接标题。

在本示例中，您在电子邮件正文中输入了以下 HTML，其中大括号中的文本表示动态内容：

<a href="{WebURL}">{name}</a>

下面是一个示例：

正在构建的流中的 Outlook 发送电子邮件操作的屏幕截图，在 HTML 视图中突出显示自定义信息和动态内容。

您可以合并从窗体获取附件和创建审批流。