步骤 3:确定受众规模并确定访问群体首选项
在开始规划通信策略之前,先了解受众的需求和偏好。 考虑谁需要你正在传达的信息,以及联系他们的最佳方式。 确定受众规模,然后确定正确的通信渠道。
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估计受众规模
了解目标受众的一般规模,以便你可以选择适当的工具和方法来吸引他们。 例如,某些直播活动选项的最大容量为 25,000 人。 -
了解受众通常从何处获取信息
最好是在用户已经用于完成工作的应用中与用户见面。 例如,如果你的受众是通常使用 Microsoft Teams 的一线员工,则需要确保你的通信将共享并在 Teams 中查看。 -
详细了解目标受众通常如何进行交流
某些受众无法参加直播活动或watch活动录制,因此需要其他通信方法。 例如,如果您的受众是主要在 SharePoint 中获取新闻的远程工作者,则可以决定仅在 SharePoint 中发布新闻,然后在 Viva Engage 和 Teams 中为组织的其他成员宣传新闻。 -
使用 Microsoft 365 个组面向特定受众
将受众组织成Microsoft 365 组。 用户可能位于多个组中。 这使得在 SharePoint 中发送电子邮件和使用受众定位等工具要容易得多。
受众规模可帮助你缩小潜在通信解决方案的范围,并考虑受众如何、何时和在哪里完成工作。 企业通信应旨在满足员工的需求,并使其易于参与和参与。 请记住,组织中的给定个人可能位于多个组中。
一线员工是团队成员,他们大部分工作都不坐在办公桌前或台式电脑前。 此受众包括医疗保健工作者、工厂工人、零售个人、销售团队和支持团队。
- 此受众大部分时间可能使用其移动设备来完成工作
- 通信需要简洁、易于访问且具有视觉吸引力
- 此受众不太可能一次性参加活动,因此,你应该计划在新闻帖子或电子邮件中录制和共享活动
- 考虑使用Viva Connections创建一种有吸引力的通信体验,帮助组织保持联系
在职员工通常坐在办公桌前,在传统办公室环境中使用电脑完成大部分工作。 在职员工可能不每天在办公室工作,甚至可能在多个办公室工作。
- 此受众大部分时间可能使用桌面设备,但可能会在移动设备上参加某些会议
- 这是唯一可以参加当面活动,但日程安排不一的观众
远程受众不在集中办公地点工作,甚至可能在家中工作。 此受众包括全职员工、供应商和合同工,例如演出工人、机构、顾问和其他角色,其中大多数工作在办公桌前或计算机前进行。
- 此受众使用设备的组合,但主要受众使用桌面设备
- 远程受众是Viva Engage或Microsoft Teams 中直播活动、主持 Q&A 和实时聊天的好人选,因为大多数人都可以一起参与
- 远程受众更有可能在一天中遇到会议疲劳和看屏幕,因此不需要相机或桌面屏幕的多样化通信是理想的选择
大多数组织由各种受众组成,并计划混合受众的通信。 混合访问群体是受众的混合体。 常见的混合是远程工人、办公室工作人员、在职员工和一线工人。 某些组织可能有一线员工、在职员工和远程工作者。 在某些情况下,你可能尝试接触类似的受众,但他们在不同的时区或位置工作,这也使他们成为混合受众。
- 混合通信需要特别包容,以适应其他工作计划、Internet 访问、语言和时区
- 考虑使用多个频道或通信方法联系具有不同工作风格的团队成员
- 创建反馈渠道,使用户能够参与对话、分享观点并与其他人建立关系
了解受众规模有助于缩小Microsoft 365 应用程序有助于实现目标的内容。 确定受众后,可以使用其中一种或多种方法来共享新闻、公告等。
访问群体示例 | Size | 潜在的应用和方法 |
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特定团队、角色、区域、部门和项目 | 300 到 20,000 | 发送电子邮件 发布 SharePoint 新闻 在 Teams 频道中发布 安排 Teams 会议 在Viva Engage社区中发布 主持 Teams 实时事件 主持Viva Engage直播活动 |
整个部门或区域 | 5,000 到 20,000 |
上述所有内容,以及: Stream Stream频道或直播活动 |
所有员工 | 最多 25,000 |
上述所有内容,以及: 使用Viva Connections将新闻、事件和工具引入一个位置 |
25,000 到 100,000 | Microsoft 365 个直播活动* 发布 SharePoint 新闻 发送电子邮件 *可以通过Microsoft 365 个直播活动协助计划来计划最多 100,000 名与会者的直播活动 |
在确定受众规模范围时,详细了解注意事项。 在数据保护和内容持续性方面,小受众是直截了当的,风险相对较低。 随着受众规模的增长,风险和注意事项(如辅助功能、多语言选项和数据安全性)也随之增加。
可访问性对所有组织都很重要,尤其是公司通信。 确保内容可访问对每个人都有好处。 辅助功能包括确保 SharePoint 中的内容可以轻松使用、限制 Teams 会议中的背景噪音、为实时事件启用屏幕字幕等。 详细了解辅助功能,并应用学习内容以满足受众的需求:
- 创建可访问内容的 10 个习惯
- 在直播活动中使用辅助字幕
- 适用于 Teams 会议和实时活动的包容性Microsoft辅助功能提示
- Microsoft Teams 的辅助功能概述
- 准备好 生成可访问的 SharePoint 网站
确保内容可访问的一部分是了解何时应以多种语言提供内容。 这对于覆盖多个区域和国家/地区的通信尤其重要。
- 详细了解如何使用 多种语言创建 SharePoint 通信网站、页面和新闻文章
- 使用多种语言创建Microsoft窗体
- 使用翻译器应用翻译 Microsoft Teams 聊天和会议中的对话
与大量受众共享机密信息和文档总是会带来数据风险。 Microsoft具有许多工具,可帮助保护数据、防止数据丢失,并确保适当的人员有权访问信息。 查看如何对 SharePoint 网站和文档、来宾共享进行分类,以及如何在Microsoft中为包含敏感或机密数据的对话设置团队和频道。
- 使用敏感度标签对机密信息进行分类
- 管理 SharePoint 安全性:团队工作
- 为高度敏感数据设置Microsoft Teams
- 在 SharePoint 中设置安全的外部共享
- 对高流量 SharePoint 页面的内容更新使用审批流
无论你选择哪种应用来推动通信,都有更多Microsoft 365 服务可用于确保将正确的内容传递给正确的受众。
在制作和启动企业通信时,根据角色、区域、部门和部门规划和组织Microsoft 365 组到不同的受众中将有所帮助。 大多数应用程序依赖于Microsoft 365 组来定位内容,例如 Outlook 中的电子邮件、Teams 中的虚拟会议、对 SharePoint 网站的权限等。
详细了解如何管理Microsoft 365 组以及如何创建Microsoft 365 组。
对于 SharePoint 中发生的通信,可以访问称为 受众目标的功能。 受众定位可帮助最相关的内容获得正确的受众。 通过启用受众目标,特定内容优先通过 SharePoint Web 部件、页面库和导航链接使用Microsoft 365 组特定受众。
受众目标 可以应用于 SharePoint 中的许多组件,并且特别有用:
- 使用新闻 Web 部件将 SharePoint 新闻文章定向到将从信息中受益的特定受众
- 通过将访问群体目标应用于事件 Web 部件,确保正确的受众了解即将发生的事件
- 通过将受众目标应用于中心网站或网站 导航中的导航链接,帮助访问 群体发现相关内容
- 快速链接 Web 部件中特定于 Surface 的内容与相关受众
步骤 4:开始规划方案