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评估组织的内容管理状态

SharePoint 高级管理 (SAM) 提供了一组全面的工具，用于通过可作的见解和建议评估和改进组织的内容管理做法。 内容管理评估是这些功能的中心。

什么是内容管理评估？

内容管理评估是 SharePoint 高级管理的内置、易于使用的功能。 只需单击一下，即可快速检查并改进组织在 SharePoint 环境中管理内容的方式。 内容管理评估为管理员提供了一个简单的引导过程，以便：

  • 识别可能过度共享的内容
  • 查找 (的问题或风险，例如非活动网站或无所有者网站)
  • 为组织定义 Copilot 就绪情况
  • 确保合规性并维护数据完整性
  • 接收可作的修正建议
  • 使用定期评估跟踪一段时间内的进度

SharePoint 高级管理内容管理评估仪表板的屏幕截图，其中评估结果位于左侧，受影响的网站位于右侧，右侧显示报告结果面板。

评估使用 SharePoint 高级管理 (SAM) 工具包，运行一套基本报告来显示关键发现结果，并对可能需要注意的网站进行分类。 它旨在使内容治理易于访问且可作，即使对于可能没有深厚的技术专业知识的管理员也是如此。

包含的报表

目前，内容管理评估包括以下报告：

注意

  • 报表可能需要 2 小时到 72 小时才能运行，具体取决于租户的大小。
  • 报表在组织中的所有站点上运行，未经管理员同意，不会采取任何作。

为何使用内容管理评估？

组织在跨 365 Microsoft大型租户管理内容方面面临日益复杂的问题。 常见挑战包括：

  • 从何处开始治理的不确定性。
  • 难以识别是否存在实际问题或风险。
  • 对现有治理措施是否足够缺乏明确性。
  • 需要持续监视和改进。

内容管理评估通过以下方式解决这些难题：

  • 自动发现：自动发现潜在受影响的站点并对其进行分类，无需手动干预
  • 明确、可作的发现：提供明确的问题列表，以及每个发现的具体建议后续步骤
  • 消除手动工作：减少对自定义脚本或手动审核的需求，这可能非常耗时且容易出错
  • 按需重新评估：允许管理员每月重新运行评估，以确保持续改进和合规性

访问内容管理评估需要什么？

许可证要求是什么？

组织需要拥有适当的许可证并满足某些管理权限或角色才能使用本文中所述的功能。

首先，组织必须具有以下基本许可证之一：

  • Office 365 E3、E5 或 A5
  • Microsoft 365 E1、E3、E5 或 A5

此外，至少需要以下许可证之一：

  • 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®许可证：至少必须为组织中的一个用户分配 Copilot 许可证， (此用户不需要是 sharePoint 管理员) 。
  • Microsoft SharePoint 高级管理许可证： 作为独立购买提供。

管理员要求

您必须是 SharePoint 管理员 或具有等效权限。

其他信息

如果你的组织具有 Copilot 许可证，并且至少为组织中的一个人分配了 Copilot 许可证，则 SharePoint 管理员会自动获得对 Copilot 部署所需的 SharePoint 高级管理功能的访问权限。

对于没有 Copilot 许可证的组织，可以通过购买独立的 SharePoint 高级管理许可证来使用 SharePoint 高级管理功能。

在何处查找内容管理评估

可以在 SharePoint 管理员中心访问内容管理评估：

  1. 使用组织的 SharePoint 管理员凭据登录到 SharePoint 管理中心。
  2. 在左侧导航窗格中，选择“ 高级管理”。
  3. 查找新的评估开始屏幕， (以前的基于菜单的视图仍可在“所有功能”下 ) 。 SharePoint 高级管理内容管理评估仪表板的屏幕截图，其中显示了“开始评估”按钮。
  4. 选择 “开始评估”。

评估会自动运行相关的 SAM 报告、分析结果，并在用户友好的仪表板中显示发现结果。

  • 左侧：受影响网站的直观摘要
  • 右侧：报告发现面板列出每个受影响的站点、特定发现和建议的修正作。 选择每个发现结果，你将看到更多详细信息和相关Microsoft Learn 文档来解决此问题。
  • 结果如下：你将看到与这些策略相关的最新指南和文档。

运行评估后的后续步骤

  1. 查看结果：检查标记为可能受影响的网站列表。 仪表板显示这些站点的数量和详细信息。
  2. 执行作：对于每个发现，请遵循提供的建议步骤。 这些步骤可能包括：
    • 创建或调整站点策略 (例如，针对潜在的过度共享、非活动或所有权) 。
    • 使用内置工具修正问题。
    • 有关进一步指导，请参阅链接文档。
  3. 监视进度：每 30 天重新运行一次评估，以跟踪改进并发现新问题。

摘要

内容管理评估是一个功能强大的、不断发展的工具集，适用于 365 Microsoft管理员，旨在简化和自动化内容治理过程。 通过提供明确的评估、可作的建议和持续监视，它使组织能够维护安全合规的环境。

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