SharePoint 网站的数据访问治理报告

本文中的某些功能需要Microsoft Syntex - SharePoint 高级管理

随着 SharePoint 网站的扩展和过度共享随着数据呈指数级增长而增加，组织需要帮助来管理其数据。 数据访问治理报告提供的信息可帮助你控制对 SharePoint 数据的访问。 使用报表可以发现包含可能过度共享或敏感内容的网站。 可以使用这些报告来评估和应用适当的安全性和合规性策略。

要求

此功能需要Microsoft 365 E5或Microsoft Syntex - SharePoint 高级管理。

虽然具有Microsoft 365 E5许可的管理员可以访问数据访问治理报告，但他们无法查看或使用其他 SharePoint 高级管理功能。

访问 SharePoint 管理中心中的报表

1. 转到 SharePoint 管理中心，并使用对组织具有 管理员权限 的帐户登录。

2. 在左窗格中，选择“ 报表>数据访问治理”。 以下报告当前可用：

   • 共享链接
   • 应用于文件的敏感度标签

共享链接报表

“共享链接”报表通过查看用户在其中创建了最多新共享链接的网站，帮助你识别潜在的过度共享。 报告可用于以下链接：

• “任何人”链接：此报表提供创建人数最多的任何人链接的网站列表。 这些链接允许任何人在不登录的情况下访问文件和文件夹。
• “组织中的人员”链接：此报表提供了创建“组织中人员”链接数量最多的网站列表。 这些链接可以在内部转发，并允许组织中的任何人访问文件和文件夹。
• 外部共享的“特定人员”链接：此报表提供网站列表，其中为组织外部的人员创建了最多数量的“特定人员”链接。

运行报表

若要获取报表的最新数据，请运行报表。 可以运行所有报表或选择要运行的单个报表。 运行报表可能需要几个小时。 若要检查报表是否已准备就绪或上次更新，请参阅“状态”列。

注意

每个报表在 24 小时内只能运行一次。

查看报表

报表准备就绪后，选择它以查看数据。 每个共享链接报告包括：

• 最多 100 个网站，在过去 30 天内创建的 共享链接 数最多。
• 应用于这些站点的策略 - 站点敏感度、 站点非托管设备策略和 站点外部共享策略。
• 每个站点的主管理员。

请注意，报表不包括 OneDrive 数据。

下载报表

可以下载 .csv 文件，以获取最多 10,000 个站点的相同信息。

文件报表的敏感度标签

“文件的敏感度标签”报告通过查找存储应用敏感度 标签的 Office 文件的网站，帮助你控制对敏感内容的访问。 可以查看这些网站，确保应用正确的策略。

添加报表

可以为要跟踪的每个敏感度标签添加报表。添加报表会首次运行它。

注意

只能为范围包含“文件”的敏感度标签添加报表。

运行报表

若要获取报表的最新数据，请运行报表。 可以运行所有报表或选择要运行的单个报表。 运行报表可能需要几个小时。 若要检查报表是否已准备就绪或上次更新，请参阅“状态”列。

注意

每个报表在 24 小时内只能运行一次。

下载报表

运行报表后，选择它以下载数据。 报告包括：

• 最多 10,000 个网站，其中 应用了敏感度标签的 Office 文件数最多。
• 在这些站点上应用的策略 - 站点敏感度、 站点非托管设备策略和 站点外部共享策略。

限制或已知问题

• 仅当为组织选择了非匿名报表数据时，这些报表才起作用。 若要更改此设置，必须是全局管理员。 转到Microsoft 365 管理中心中的“报表”设置，并清除“在所有报表中显示隐藏的用户、组和网站名称”。
• 这些报表中的数据最多可能会延迟 48 小时。 在新租户中，可能需要几天时间才能获得数据，并成功生成这些报告。