将新员工载入你的组织
通过培养一个一体式混合工作环境，让新员工能够找到重要资源、与组织中的人员会面，并能够在新角色中取得成功，使新员工入职（或成为 NEO）成为一种很棒的体验。
进入新组织时，了解资源所在的位置、要寻求帮助的人，以及如何在有序和个性化的环境中查找培训材料，将有助于新员工高效地导航你的组织。 本文将指导你如何使用 Microsoft 的新式工作工具为新员工创建一个友好的入职培训环境。
创建虚拟载入体验，方法为：
- 根据组织的工具、资源和计划规划和实现端到端体验
- 主持虚拟欢迎事件，以共享资源并介绍载入好友
- 使用预填充 SharePoint 网站模板，为新团队成员提供素材
- 使用载入清单列表模板创建个性化的载入清单
- 使用Viva Learning为新团队成员策划培训体验
如何创建载入体验概述
| 图标 | 阶段 | 任务 |
|---|---|---|
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计划 | - 确定受众范围 - 映射员工入职体验 - 查看 Microsoft 365 载入工具 - 考虑在 Viva Engage 创建新的员工支持社区 |
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内部版本 | - 考虑通过现场活动来欢迎新团队成员并对他们进行引导 - 在规划过程中包括招聘经理、业务所有者和人力资源等合作伙伴 - 制定计划，随时维护 NEO 内容 - 使用新员工入职培训模板创建入职培训网站 - 在 Microsoft 365 列表中自定义入职培训清单模板 - 准备一项调查，在入职培训结束时收集调查反馈 |
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活动 | - 使用 Outlook 邮件和日历发送邀请、说明和资源。 - 在每个平台上收集意见，衡量员工入职流程的整体情况 - 利用反馈信息改善下一个入职会议。 |
规划用户体验
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|---|---|---|
| 步骤 1：设定受众和目标范围 | 步骤 2：自定义入职体验 | 步骤 3：查看 Microsoft 365 工具 |
| - 确定受众的需求和规模。 - 确定入职体验的交付物和期望结果 - 建立音调和消息 |
- 建立入职时间表 - 定义需要完成的入职任务 - 确定入职任务的优先级 - 选择学习材料 - 经常询问反馈 |
- 选择最符合你需求的入职工具。 |
规划注意事项：
- 在新员工第一天入职之前，他们还需要先了解一些有关 NEO 的一些信息。 考虑在新员工入职前建立一个 SharePoint 网站，它可以帮助新员工收集正确的文件，并在他们签署聘用函后立即为 NEO 活动做准备。
- 某些新员工无法亲自参加 NEO 活动。 请考虑预先录制一个活动是否更好，这样可以向无法亲自参加的人进行展示，或者是否可以现场直播活动，让新员工可以远程联机参加。
- 无论与会者是现场还是远程参与 NEO，他们都需要访问桌面和移动设备上的共同资源。
步骤 1：首先确定参与者的个人资料和人数
新员工们都有不同的背景、角色和职业体验。 一些新员工可以亲自参加活动，而其他员工只能远程参与。 他们需要使用移动设备访问部分工具和资源。 无论如何进行新员工入职培训，都需要使用相同的资源。
入职团队的人数将决定你使用的平台和资源。
详细了解如何确定参与人员的个人资料和人数多少。
| 1-19 人的组 | 20 人或以上的组 |
|---|---|
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| Office (PowerPoint、word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint 空间 |
Office (PowerPoint、word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint 空间 Viva Engage |
定义期望的结果和优先级内容
当完成正式工作后，利用时间确认什么是成功。 在许多企业中，大多数业务部门都会有入职培训，请考虑提供入职培训的构架，让新员工能够熟悉自己的企业，以及他们将要合作的团队。 请考虑设置模块，引导员工完成入职培训，并让他们了解相关流程。
注意入职培训流程的设定和信息传达
让新员工对加入组织感到荣幸和开心。 使用 PowerPoint 精心准备制作邮件，其中列出作为组织成员新员工可以利用的各种优势和资源。 通过介绍公司历史发展、有趣事件等，向新员工介绍公司文化。
步骤 2：反映理想的员工入职体验
从入职培训到正式工作的第一天，新员工成长对他以后的成功有重要影响。 通过反映新员工入职体验，确保为新员工提供最好的工具。
答： 建立入职培训时间表
根据角色和职业体验等级确定入职过程所需的时间。 考虑新团队成员应多久参加一次培训课程，并参加将他们与领导和组织其他成员联系起来的活动。
B. 确定范围并定义最重要的内容和任务
创建可交付结果，让你知道每个员工都在一个特定的主题上达到了完全胜任的能力，这对工作很重要。 这可以了解公司本身、特定工具、组织期望等。
C. 收集、确定资源和内容的优先级并组织这些资源和内容
当新员工进入新环境时，了解可交付结果的完成顺序可能是一项盲点。 以表示优先级的方式安排可交付结果，有助于他们确定入职培训可交付结果的优先顺序。 这项工作非常简单，只需将顺序编写出来，或集成Microsoft Lists。 了解如何使用 Microsoft Lists 来帮助入职员工。
D. 创建个性化训练体验
需要哪些学习材料来帮助新员工获得成功？ 为每位员工设计学习模块，帮助他们确定组织需求、团队需求以及他们将每天使用的工具。 详细了解如何使用 Viva Learning。
E. 在此流程中获取反馈
每个入职流程的目标是确保每位新员工都能感到自己完全胜任自己的新工作。 在员工完成入职流程后，接收真实反馈是填补空缺，改善新员工入职情况的最佳方法。 通过创建简单周密的问卷调查，明确哪些工作有效，哪些地方需要改进。 详细了解使用 Microsoft Forms 获取反馈。
步骤 3：查看 Microsoft 365 入职工具
建议使用 Teams 实时会议、现场活动和聊天功能来欢迎新员工，并为能够现场和远程参与的人员提供极具吸引力的体验。 将参与人员引导到 SharePoint 通信网站上的信息和联系人。 请考虑使用 NEO Viva Engage 频道，让新人可以提问并获取答案。 甚至可以考虑使用 SharePoint 空间进行虚拟培训或设施演示。 然后，使用 Viva Connections 将 SharePoint 内容集成到 Microsoft Teams 中，将所有内容组合在一起。
Microsoft Teams 会议 - Teams 会议包括音频、视频和屏幕共享，非常适用于与少于 300 个人的小组进行通信。 Teams 可用于个人、远程或二者兼有的会议中。 此外，还可以录制会议，并与无法参加会议的新员工共享会议。
SharePoint 通信网站 - 使用 新员工入职网站模板创建 SharePoint 通信网站。 使用该网站将新员工定向到新员工Viva Engage社区中的相关资源、联系人和对话。
Viva Engage频道 - 仅为新员工创建Viva Engage频道。 选择为整个组织或区域创建一个 NEO 频道，或为每个新设立小组的新员工组创建频道。 然后，使用 SharePoint NEO 网站上的 Viva Engage Web 部件将对话与其他资源和联系人集成。
Microsoft Viva – Viva 模块是个性化的员工体验，在 Microsoft Teams 中显示为应用。 使用Viva Connections将载入资源和工具引入到一个位置。 Viva Connections体验中的内容可以面向特定受众。 使用Viva Learning为每个员工策划学习模块，帮助他们了解组织需求、团队需求以及他们将每天使用的工具。
SharePoint 空间 - SharePoint 空间创建了一个沉浸式平台，让新员工可以浏览虚拟校园。
构建新员工入职培训体验
一次构建一个员工入职体验平台。 此处列出的工具可以相互连接，为新员工提供全面且互联的入职之旅。
使用 SharePoint 创建入职网站
创建一个内部通信网站，作为新员工的主页。 此网站应该以有序的方式布局资源、可交付结果和公司信息。 此网站还应包含最新信息，以确保新员工顺利完成所需的一切信息。 尝试以指示优先级的方式在此网站上组织操作项。 在上面列出需要首先完成的事情。 这将帮助员工在入职时尽可能地组织他们的工作，并为每个新员工提供相同的起点。
Microsoft 提供了新的可自定义员工入职 SharePoint 通信网站模板，可帮助你快速开始。 SharePoint 网站模板入门
使用实时会议管理虚拟员工入职培训
随着虚拟工作的出现，员工可以与组织内的其他人员进行面对面交流，还可以与领导、同事进行沟通，并提出自己想问的问题，这样非常重要。 使用 Microsoft Teams 管理虚拟员工入职培训。
通过让员工有机会在 Teams 聊天框中相互通信，或允许员工在摄像机前提问，或在 Teams 实时活动中让主持人问答，使该活动变得更加有趣。 详细了解 Teams 实时活动。
使用 SharePoint 空间让员工了解虚拟校园
SharePoint 空间是一种使用 2D 和 3D Web 部件提供沉浸式联机体验的工具。 带领新员工对虚拟校园进行 360 度的参观。 合并有用的链接和网页部分，提供重要的信息，并帮助员工完成入职任务。了解有关 SharePoint Spaces 的详细信息。
使用 Microsoft 列表帮助新员工确定可交付结果的优先级
进入新环境时，了解应完成入职任务的顺序非常重要。 以表示优先级的方式安排可交付结果，有助于他们确定入职培训可交付结果的优先顺序。 请考虑使用 Microsoft Lists 和列表模板，并在“新建员工 Teams”频道中将其添加为选项卡，以便轻松访问。 还可以使用 列表 Web 部件将列表集成到新员工入职 SharePoint 网站中。
使用Viva Connections并与其他Microsoft Viva体验集成
通过定期为新员工提供公司最重要的信息、资源和更新，以帮助他们尽快适应工作。 Viva Connections是一个基于 Microsoft 365 现有功能构建的数字平台，使组织能够自定义员工体验，并通过桌面和移动设备上最常用的工具和资源访问最重要的信息。 详细了解如何使用 Microsoft Viva 创建载入体验。
集成多个 Viva 模块以创建丰富的载入体验
在上图中，Viva Connections用于显示与其他 Viva 体验集成的卡片。 创建链接到Viva Insights的卡，以帮助新团队成员了解如何高效地花时间，并帮助经理提供有关时间管理的更好指导。 详细了解Viva Insights以及它如何帮助保护和组织工作/生活平衡。
单独的卡与 Topics 集成，这有助于解决许多公司的关键业务问题 -- 在需要时向用户提供信息。 例如，新员工需要快速了解许多新信息，在浏览公司信息时遇到他们不知道的术语。 详细了解主题如何帮助知识管理。
Viva Learning是 Microsoft Teams 的应用程序，允许用户发现、推荐和访问来自不同平台的学习模块，以帮助用户获取任何特定重点领域的知识。 Viva Learning从 LinkedIn Learning、Microsoft Learn、Microsoft 365 培训和其他合作伙伴提取内容。 使用Viva Learning为每个员工策划学习模块，帮助他们了解组织需求、团队需求以及他们将每天使用的工具。
在Viva Learning中，组织或团队的经理可以分配学习并跟踪每个模块的学习进度。 Viva Learning主页视图聚合各种信息，包括来自学习管理系统的分配内容、推荐的学习、趋势内容和学习提供商内容库。 详细了解Viva Learning。
详细了解 Viva 模块：
| Viva Learning | 主题 | Viva Insights | Viva Connections |
|---|---|---|---|
| 面向新员工的特定培训。 | 新团队成员可以了解热门术语、首字母缩略词、项目等。 | 帮助新团队成员高效地利用时间。 | 提供对权益、培训材料和资源的轻松访问。 |
为Viva Engage中的新员工创建虚拟社区
让新员工有机会在Viva Engage中相互联系并构建支持性的虚拟社区。 Viva Engage是一个平台，可连接领导者、沟通者和员工，以在整个组织内建立社区、共享知识并参与其中。 Viva Engage允许你专门为组织平台中的新员工设置社区。
当然，员工在入职过程中会在不同时间段收到信息。 创造一个空间，让新员工可以为自己建立一个社区，让他们有机会分享收到的信息。 在此虚拟空间中，新员工可以共享资源、分享想法和了解彼此。 这也有助于他们在持续的职业生涯中建立内在联系。 详细了解如何在 Viva Engage 中构建社区。
使用 Microsoft Forms 请求反馈
改善新员工入职培训体验的最佳方法就是请求反馈。 在新员工完成所有可交付结果后，通过请求反馈，了解哪些工作完成较好，哪些需要改进。
使用 Microsoft 表单制作简短的调查问卷，这些问题可能会涉及未来的入职体验。 详细了解 Microsoft 表单。
启动新员工入职培训体验
使用 Outlook 邀请所有新员工参加入职培训。 在此电子邮件中，从Viva Connections主页开始排列所有资源，其中包含指向新员工 SharePoint 网站的链接、新员工培训实时会议事件帖子、学习目标等。 请务必包括任何必要的信息和重要的直接联系人。
在此过程中，从每个平台收集意见。 将这些意见告知经理、团队领导和其他利益干系人。 查找实时活动与会者、受众范围、网站流量等信息。 将每个入职周期收集的反馈信息，传递到下一个入职周期中。