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使用 Power Automate 匯出 Power BI 報表並以電子郵件傳送

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透過 Power Automate，您可以在不同案例中，以不同格式自動匯出 Power BI 報表並進行散發。 在此文章中，您將從頭開始建立自己的流程。 請使用 [針對 Power BI 報表匯出至檔案] 動作，透過電子郵件自動散發 Power BI 報表。

Power BI Automate 視窗的螢幕擷取畫面，其中顯示建立選項。

Power Automate 是使用者介面中與 [匯出至檔案 API] 互動的無程式碼方式。 請參閱 [匯出至 Power BI 報表的檔案]，以開始直接與 API 互動。

必要條件

若要繼續操作，請確保您符合下列必要條件：

  • 您的 Power BI 租用戶中至少有一個工作區受保留容量所支援。 此容量可以是 A1/EM1 - A6/P3 SKU 中的任何一個。 請前往 Power BI Premium 中的保留容量閱讀更多內容。
  • 存取 Power Automate 中的標準連接器，其隨附於任何 Office 365 訂閱。

從頭建立流程

在此工作中，您將從頭開始建立簡單的流程。 此流程每週都會將 Power BI 報表匯出為 PDF，並將其附加至電子郵件以進行傳送。

  1. 登入 Power Automate。

  2. 選取 [建立]>[預定雲端流程]。

    顯示 Power BI 建立視窗和預定雲端流程已醒目提示的螢幕擷取畫面。

  3. 在 [建置預定流程] 中，為流程命名。

  4. 在 [執行此流程] 中，選取流程的開始日期和時間以及重複的頻率。

  5. 在 [在這幾天內] 中，選取您希望流程執行的日期，然後選取 [建立]。

    顯示建置預定雲端流程對話方塊的螢幕擷取畫面。

  6. 在 [週期] 中，選取 [編輯]>[顯示進階選項]。 在 [在這幾小時內] 和 [在這幾分鐘內] 中輸入值，以針對您的流程設定要執行的特定時間。

    顯示週期對話方塊的螢幕擷取畫面。

  7. 選取 + 新增步驟。

  8. 在 [選擇作業] 中，搜尋 Power BI，然後選取 [針對 Power BI 報表匯出至檔案]。

    顯示 Power Automate 對話方塊以選擇作業的螢幕擷取畫面。已醒目提示匯出至 Power BI 報表的檔案。

  9. 在 [針對 Power BI 報表匯出至檔案] 中，從下拉式清單選取 [工作區] 和 [報表]。

  10. 針對您的 Power BI 報表選取所需的 [匯出格式]。

    針對 Power BI 報表匯出至檔案的螢幕擷取畫面。

    注意

    如果您將多個頁面匯出成 PNG 格式，一系列 .png 檔案，每個代表一個報表頁面的檔案都會壓縮成 .zip 檔案，並附加至您的電子郵件。

  11. (選擇性) 在 [頁面 pageName -1] 欄位中，指定要匯出的特定頁面。 頁面名稱參數與顯示頁面名稱不同。 若要尋找頁面名稱，請瀏覽至 Power BI 服務中的頁面，然後複製 URL 的最後部分，如範例所示。

    https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/xxxxxxxxxx

  12. (選擇性) 在 [書籤名稱] 欄位中，指定要顯示的特定書籤。 您可以在 bookmarkGuid= 之後的報表 URL 中找到書籤名稱，如範例所示。 僅支援報表書籤，而不是個人書籤。 您可以針對 Power BI 報表指定其他參數。 在針對 Power BI 報表匯出至檔案中可以找到這些參數的詳細描述。

    https://app.powerbi.com/groups/workspaceGuid/reports/reportGuid/ReportSection?bookmarkGuid=xxxxxxxxxx

  13. 選取 + 新增步驟。

  14. 在 [選擇作業] 中，搜尋 Outlook，然後選取 [傳送電子郵件 (V2)]。

  15. 在 [傳送電子郵件 (V2)] 中，填妥電子郵件的 [收件人]、[主旨] 和 [本文] 欄位。

  16. 請選取顯示進階選項。 在 [附件名稱 -1] 中，輸入附件的名稱。 在檔案名稱中，新增符合您所需匯出格式的副檔名 (例如 .PDF)。

  17. 在 [附件內容] 中，選取 [檔案內容] 以附加您匯出的 Power BI 報表。

    顯示傳送電子郵件對話方塊的螢幕擷取畫面。

  18. 當您完成時，請選取 [下一步] 或 [儲存]。 Power Automate 會建立及評估流程，並讓您知道是否找到錯誤。

  19. 若發生錯誤，請選取 [編輯流程] 加以修正。 否則，請選取 [上一步] 箭頭以檢視流程詳細資料，並執行新流程。 當您執行流程時，Power Automate 會以指定的格式匯出 Power BI 報表，並依排程以電子郵件附件形式傳送該報表。

Power Automate 中的資料列層級安全性

或者，如果您想要根據資料列層級安全性 (RLS) 傳送報表，您需要新增下列詳細資料：

更新身分識別使用者名稱欄位的螢幕擷取畫面。

  • 身分識別使用者名稱 - 1 = 套用 RLS 規則的權杖所反映的有效使用者名稱。 針對內部部署模型，使用者名稱可以由英數字元或下列任何字元組成：'.', '-', '_', '!', '#', '^', '~', '\', and '@'。 針對雲端模型，使用者名稱可以由所有 ASCII 字元組成。 此外，使用者名稱最多可以有 256 個字元，且不包含空格。

  • 身分識別語意模型 - 1 = 您可以透過前往語意模型的設定，然後從網址列複製語意模型識別碼來取得此值，如範例和下圖所示：

    https://app.powerbi.com/groups/me/settings/datasets/xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx

    範例語意模型識別碼的螢幕擷取畫面。

  • 身分識別角色項目 - 1 = 報表中定義的 RLS 名稱

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