Exchange Online 中的通訊清單

地址清單是 Exchange Online 中已啟用郵件的收件者物件的集合。 地址清單基於收件者篩選。 您可以依收件者類型篩選 (例如信箱和郵件聯繫人) 、收件者屬性 (例如公司或州或省) ,或兩者。 通訊清單不是靜態的;它們會動態更新。 當您在組織中建立或修改收件者時,這些收件者會自動新增至適當的通訊清單。 這些是可用的不同位址清單類型:

  • 全域位址會列出 (GAL) :由 Exchange Online 自動建立的內建 GAL 包含組織中每個擁有郵件功能的物件。 您可以建立其他 GAL,依組織或位置分隔使用者,但使用者只能看到並使用一個 GAL。

  • 通訊清單:通訊清單是一個清單中群組在一起的收件者子集,讓使用者更容易找到這些地址清單。 Exchange Online 隨附數個內建通訊清單,您可以根據組織的需求建立更多資訊。

  • 離線通訊錄 (OAB) :OAB 包含通訊清單和 GAL。 Outlook 用戶端會在快取的 Exchange 模式中使用OAB,以提供收件者查閱地址清單和 GAL 的本機存取。 如需詳細資訊,請參閱 [Exchange Online 中的脫機通訊錄]。

組織中的使用者會使用通訊清單和 GAL 來尋找電子郵件訊息的收件者。 以下是通訊清單在 Outlook 2016 中外觀的範例:

GAL)  (全域通訊清單。

如需通訊清單的相關程式,請參閱 Exchange Online 中的通訊清單程式

注意:

  • 根據預設,[通訊清單] 角色並未指派給 Exchange Online 中的任何角色群組。 若要使用任何需要 「通訊清單」角色的 Cmdlet 或功能,您必須將角色新增至角色群組。 如需詳細資訊,請參閱 修改角色群組

  • 預先掃描的收件者篩選或自定義收件者篩選器會識別位址清單和 GAL 中包含的收件者。 如需詳細資訊,請參閱PowerShell Exchange Online 位址清單的收件者篩選

  • 您可以從所有通訊清單和 GAL 中隱藏收件者。 如需詳細資訊,請 參閱隱藏位址清單中的收件者

全域通訊清單

根據預設,新的 Exchange Online 組織具有名為預設全域通訊清單的 GAL,這是組織中所有收件者的主要存放庫。 一般而言,大部分的組織只有一個 GAL,因為使用者只能在 Outlook 和 Outlook 網頁版 (中看到和使用一個 GAL,而先前稱為 Outlook Web App) 。 如果您想要防止收件者群組看到彼此 (例如,貴組織包含兩個不同的公司) ,您可能需要建立多個 GAL。 如果您打算建立其他 GAL,請考慮下列問題:

  • 您只能使用 Exchange Online PowerShell 來建立、修改、移除及更新 GAL。

  • 如果使用者屬於多個 GAL,根據下列條件,他們仍只會看到一個 GAL:

    • 使用者需要檢視 GAL 的許可權。 您可以使用通訊簿原則 (ABP) ,將用戶權力指派給 GAL。 如需詳細資訊,請參閱 Exchange Server 中的通訊錄原則
    • 如果使用者仍然有資格看到多個 GAL,則在包含最多收件者) 的 GAL (只會使用最大的 GAL。
    • 每個 GAL 都需要一個對應的離線通訊錄 (包含 GAL 的 OAB) 。 若要建立 OAB,請參閱在 Exchange Online 中建立離線通訊錄
  • 內建 GAL 的名稱為預設全域通訊清單,而您建立的任何其他 GAL 都需要唯一的名稱。 根據電子郵件客戶端,使用者可能看不到他們使用之 GAL 的實際名稱:

    • 在 Outlook 網頁版 中,使用者會看到他們使用之 GAL 的實際名稱 (例如預設全域通訊清單) 。
    • 在 Outlook 中,GAL 一律會顯示為全域通訊清單,這可能不符合實際名稱。

預設通訊清單

根據預設,Exchange Online 會隨附五個內建通訊清單和一個 GAL。 下表說明這些通訊清單。 請注意,根據預設,仲裁信箱和公用資料夾信箱等系統相關信箱會從通訊清單中隱藏。

名稱 類型 描述 使用的收件者篩選
所有連絡人 位址清單 包含組織中的所有郵件聯繫人。 若要深入瞭解郵件聯繫人,請參閱 Exchange Online 中的收件者 "Alias -ne $null -and (ObjectCategory -like 'person' -and ObjectClass -eq 'contact')"
所有通訊組清單 位址清單 包含組織中所有通訊群組和擁有郵件功能的安全組。 若要深入瞭解啟用郵件功能的群組,請參閱 Exchange Online 中的收件者 "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'group'"
所有會議室 位址清單 包含所有會議室信箱。 不包含設備信箱。 若要深入瞭解空間和設備 (資源) 信箱,請參閱 Exchange Online 中的收件者 "Alias -ne $null -and (RecipientDisplayType -eq 'ConferenceRoomMailbox' -or RecipientDisplayType -eq 'SyncedConferenceRoomMailbox')"
所有使用者 位址清單 包含組織中的所有使用者信箱、連結信箱、遠端信箱 (Microsoft 365 或 Office 365 信箱) 、共用信箱、會議室信箱、設備信箱和郵件使用者。 若要深入了解這些收件者類型,請參閱 Exchange Online 中的收件者 "((Alias -ne $null) -and (((((((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (-not(Database -ne $null)) -and (-not(ServerLegacyDN -ne $null)))) -or (((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (((Database -ne $null) -or (ServerLegacyDN -ne $null))))))) -and (-not(RecipientTypeDetailsValue -eq 'GroupMailbox')))))"
預設全域通訊清單 女孩 包含組織中所有擁有郵件功能的收件者物件, (用戶、聯繫人、群組、動態通訊群組和公用資料夾。 "((Alias -ne $null) -and (((ObjectClass -eq 'user') -or (ObjectClass -eq 'contact') -or (ObjectClass -eq 'msExchSystemMailbox') -or (ObjectClass -eq 'msExchDynamicDistributionList') -or (ObjectClass -eq 'group') -or (ObjectClass -eq 'publicFolder'))))"
公用資料夾 位址清單 包含組織中所有擁有郵件功能的公用資料夾。 訪問許可權會決定誰可以檢視和使用公用資料夾。 如需公用資料夾的詳細資訊,請參閱 Microsoft 365 中的公用資料夾或 Office 365 和 Exchange Online "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'publicFolder'"

自訂通訊清單

Exchange Online 組織可能包含數千個收件者,因此內建的通訊清單可能會變得相當大。 若要避免這種情況,您可以建立自定義位址清單,以協助使用者找出他們要尋找的專案。

例如,假設公司在一個 Exchange Online 組織中有兩個大型部門:

  • Fourth Coffee,其會匯入和銷售咖啡廳。
  • Contoso, Ltd,其會覆寫保險原則。

對於大部分的日常活動,Fourth Coffee 的員工不會與 Contoso, Ltd 的員工通訊。因此,為了讓員工更容易找到僅存在於其部門中的收件者,您可以建立兩個新的自定義通訊清單:一個用於 Fourth Coffee,另一個用於 Contoso, Ltd。不過,如果員工不確定收件者存在的位置,他們可以在 GAL 中搜尋,其中包含來自這兩個部門的所有收件者。

在 Exchange Online 中,您只能使用PowerShell來建立自定義通訊清單。

建立通訊清單的最佳作法

雖然通訊清單對使用者來說是很好用的工具,但是規劃不佳的通訊清單會讓人感到挫折。 為確保使用者覺得您的通訊清單很實用,請考量下列最佳作法:

  • 通訊錄清單應讓使用者更容易找到收件者。
  • 避免建立使用者無法分辨要使用哪一份清單的通訊清單。
  • 針對您的通訊清單使用命名慣例和位置階層,讓使用者可以立即分辨清單的用途, (清單) 中包含哪些收件者。 如果為您的通訊清單命名有困難,請不要建立太多清單,並提醒使用者他們可以使用 GAL 來尋找組織中的任何人。

如需在 Exchange Online 中建立通訊清單的詳細指示,請參閱 Exchange Online 中的通訊清單程式

檢視 Outlook 和 Outlook 網頁版 中的通訊清單

Exchange 中的通訊清單包括使用者和其他物件,例如會議室。 在過去,Outlook 和 Outlook 網頁版 (先前稱為 Outlook Web App) 可讓您流覽整個通訊清單,無論其大小為何。 組織中具有數千或甚至數十萬個專案的使用者,可以在單一對話框中卷動整個清單,以尋找用戶或物件。 不過,就人力和運算資源而言,這種方法沒有效率。 簡單的搜尋可以快速縮小結果範圍,讓您更輕鬆且更快速地尋找專案。

最近,Microsoft 進行了一項變更,以鼓勵使用者使用搜尋,而不是無限流覽,以及改善效能。 這項變更會影響流覽具有超過 500 個物件的任何在線地址清單。 這項變更適用於 GAL、內建通訊清單和自定義通訊清單。 這項變更不會影響流覽離線通訊錄。

在 Outlook 中,如果結果集超過 500 個物件,則開啟在線通訊簿僅限於顯示前 500 位使用者。 若要尋找具有類似名稱的特定使用者或使用者集合,您可以在 Outlook 中使用現有的搜尋功能。 根據 所有 數據行搜尋時的行為不會變更。 如果準則透過檢查 DisplayName、FirstName、LastName、Alias 和 CommonName) 中的部分相符專案, (產生少於 5000 個物件的相符結果集,則搜尋會繼續傳回結果。 如果結果集超過 5000 個物件,則不會顯示任何結果,且訊息會鼓勵您縮小搜尋準則的範圍。 根據 [僅限名稱 ] 的搜尋現在與以 [所有] 數據行為基礎的搜尋一致。 唯一的「 僅限名稱 」差異在於準則自然只會根據名稱值。 根據 [名稱 ] 的搜尋不再允許無限制地瀏覽整個位址清單,就像先前一樣。

提示

如先前所述,使用者仍然可以完整瀏覽離線通訊錄。

在 Outlook 網頁版 中,系統已指示使用者使用搜尋引擎所提供的搜尋和建議。 不過,如果使用者在草稿電子郵件中選取 [ To: ] 按鈕,他們就能夠檢視在線通訊清單。 如果在線位址清單包含超過 500 位使用者,則不會顯示任何結果。 訊息會指示使用者改為使用搜尋來尋找所需的收件者。 此外,Outlook 網頁版 中的 人員 中樞現在需要搜尋準則來顯示任何使用者。 用戶在瀏覽以檢視通訊清單時,會自動取得對應的訊息。