在 Microsoft Teams 中使用虛擬約會應用程式

  • 發行項
  • 適用於:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

資訊圖示本文所述的一些功能需要Teams 進階版。

概觀

虛擬約會應用程式可為您在 Microsoft Teams 中的所有虛擬約會需求提供中央中樞。 應用程式可讓企業對客戶進行順暢的端對端體驗，將 Bookings 排程、分析和管理選項整合在一個位置。

您可以排程、檢視及管理虛擬約會、在佇列檢視中取得即時狀態更新、傳送約會提醒、檢視分析和報告以深入瞭解虛擬約會活動，以及設定行事曆、員工和預約頁面設定

使用它來排程及管理約會，例如財務諮詢、醫療保健就診、虛擬配件和諮詢、面試、客戶支援、教育辦公室時間等等。 您也可以發佈用戶端、客戶和病患的線上預約頁面，以與您的員工預約約會。

虛擬約會應用程式可讓您輕鬆地管理任何組織的複雜排程需求。 排程規劃人員可透過單一體驗管理多個部門和教職員行事曆，並和內部及外部出席者溝通。

虛擬約會會透過 Microsoft Teams 會議來進行，以提供穩定的視訊會議功能。 例如，醫生可以和病患共用其畫面並檢閱檢測結果。 或者，銀行顧問可要求對文件提供電子簽章，讓他們能夠從遠端完成交易。

您可獲得專為您的產業量身打造的體驗。 以下是一些如何在組織中使用它的範例：

產業 範例
財務服務 遠端銷售和服務的虛擬約會
為銀行關係管理員、財務顧問和理賠理算人排程和管理約會，以上僅為其中幾例，讓您以更高的效率和便利性為客戶提供服務。
零售業 虛擬試裝和諮詢
為您的銷售夥伴、產品專家和設計顧問排程和管理約會，以與客戶進行虛擬購物體驗。
醫療保健 病患照護的虛擬約會
為您的照護小組成員排程和管理約會，以便和病患或其他醫療保健提供者開會，討論醫療照護。

透過任何 Microsoft 365 授權，您可以使用基本虛擬約會功能，讓您輕鬆地排程和加入企業對客戶會議。 例如，您可以在 Bookings 行事曆中排程約會，而外部出席者可以 透過瀏覽器加入 ，而不需要下載 Teams。 Teams 進階版解除鎖定進階虛擬約會功能，以管理和個人化體驗。 其中包括排程和隨選約會、簡訊通知、自訂等候室和分析的佇列檢視。

本文提供如何使用 Teams 中的虛擬約會應用程式來排程、管理及進行虛擬約會的概觀。

開始之前

如果您是系統管理員，請參閱管理虛擬約會應用程式，以瞭解如何控制組織中應用程式的存取權。

設定新的預約行事曆

您必須是 Bookings 系統管理員，才能設定和管理預約行事曆設定。

建立預約行事曆

在 [首頁]索引標籤或虛擬約會應用程式的 [Bookings 排程] 索引標籤上，選擇 [建立行事曆]。 完成表單，並確保為貴組織選擇相關的商務類型。

顯示商務類型之新預約行事曆畫面的螢幕擷取畫面。

如果您是較大的組織，請考慮為組織內的特定部門建立個別的預約行事曆。 若要深入瞭解，請參閱在 虛擬約會 中建立 Bookings 行事曆。

注意事項

如果您想要在現有的預約行事曆中工作，請選擇 [連線行事曆]，然後搜尋並新增現有的預約行事曆。

新增員工

在 [ 管理] 索引 標籤上，選取 [ 員工]。 新增員工成員，並將角色指派給您新增的每個人員。 您最多可以將 100 位員工新增至預約行事曆。

新增員工之後，您將能夠在 Teams 和 Outlook 行事曆中檢視其可用性，並為其排程預約。 若要深入瞭解，請 參閱新增和管理員工，讓排程變得輕鬆。

建立約會類型

建立特定約會類型，以代表貴組織所提供的服務，並量身打造預約體驗。 約會類型接著可用來預約約會。 若要深入瞭解，請 參閱建立和編輯約會類型。

在 [ 管理] 索引 標籤上，選取 [ 約會類型]，然後選擇 [ 新增約會類型]。 指定服務是用於 已排程 或 隨選 約會。

排程約會類型

輸入服務的名稱。 例如，開啟帳戶、續約、貸款諮詢、稅務準備。

指定您想要的任何其他資訊和設定。 排程規劃人員接著可以使用約會類型來排程約會。 您新增的資訊會包含在每次預約此類型約會時傳送給出席者的電子郵件確認函中。

您可以設定選項，例如出席者是否可以 從桌面或行動瀏覽器加入 ，而不需要下載 Teams、新增電子郵件提醒、 設定簡訊文字通知，以及 連結表單。

設定簡訊文字通知

資訊圖示這項功能現在是Teams 進階版的一部分。

注意事項

我們將在 2023 年 4 月 3 日之前 (2023 年 3 月 1 日) ，為具有 Bookings 授權的客戶提供無限制的簡訊通知。 隨著我們接近促銷期間的結束，我們將提供授權需求的更多詳細資料。 請連絡您的帳戶小組或支援人員，以在促銷期間之後收到定價詳細資料。

出席者需要有效的美國、加拿大或英國電話號碼，才能收到簡訊通知。

若要預設傳送簡訊通知給出席者，請開啟 [傳送簡訊給他們]。 出席者會收到確認和提醒簡訊，其中包括 Teams 會議連結和排定的約會詳細資料。 他們可以藉由回復 STOP 來選擇不接收訊息，或透過回復 START 繼續接收訊息。

請記住，排程器稍後可以選擇在使用約會類型來排程約會時，視需要選擇關閉設定。

您可以使用 SMS 通知使用方式報告 ，深入瞭解您的員工如何搭配虛擬約會使用簡訊通知。

若要深入瞭解，請 參閱使用簡訊提醒客戶他們的約會。

您可以為出席者連結最多四個表單，以便在每次預約此排程約會類型時填寫。 例如，您可能需要出席者先完成註冊表單，才能加入約會。 若要連結表單，請選擇 [連結表單]。 輸入表單的 URL，然後選擇 [連結]。 (如果這是您第一次連結表單，系統會提示您建立 Microsoft 365 群組來儲存表單。選擇 [建立群組 ] 以建立群組。您只需要針對預約行事曆執行此動作一次。)

使用表單時，請記住：

  • 若要變更已連結至約會類型的表單，請選取約會類型中的表單，或從位於 https://forms.office.com 的 Microsoft 365 群組內選取。
  • 當所有出席者都來自同一個組織時，可支援將檔案上傳至包含檔案上傳問題的表單。

當排程規劃人員使用約會類型來排程約會時，他們可以選擇包含表單、移除表單，或新增您連結至約會類型的任何其他表單。 出席者必須先填寫表單，才能加入約會。

注意事項

如果您是醫療保健提供者，您或病患在 Teams 中提供的任何資訊， (包括表單應用程式、虛擬約會應用程式、您啟用的會議錄製，或任何其他 Teams 虛擬約會服務) ，基於醫療記錄持續性或保留目的而必要的資訊，都應該由您直接在這類記錄中下載、複製及/或記號。 此服務不會維護合法的醫療記錄或指定的記錄集。

隨選約會類型

資訊圖示這項功能需要Teams 進階版。

輸入服務的名稱。 例如，下拉式約會、開啟帳戶、續約、貸款諮詢、稅務準備。

然後，您的客戶、客戶和病患可以在您的預約頁面上選擇約會類型，向您的員工要求隨選預約。

發佈預約頁面

資訊圖示隨選排程功能需要Teams 進階版。

預約系統管理員可以發佈線上預約頁面，讓人員可以與您的員工預約排程和隨選約會。

  1. 在 [ 管理] 索引 標籤上，選取 [ 預約] 頁面。
  2. 開啟 [發佈預約] 頁面。 預約頁面設定的螢幕擷取畫面。
  3. 若要讓人員在您的預約頁面上要求隨選約會，請開啟 [ 顯示隨選排程的選項]。

您可以在 Bookings Web 應用程式中自訂和管理您的預約頁面設定。 若要深入瞭解，請參閱 自訂和發佈您的預約頁面，讓客戶排程約會 ，以及 自訂和發佈您的預約頁面。

預約約會

排程的約會

排程器會使用排程的約會類型來預約員工和出席者的約會。 在 [ Bookings 排程] 索引 標籤上，選取 [ 新增預約]。 選擇排定的約會類型，然後填寫相關資訊。

這包括出席者連絡人資訊、提供服務的員工成員、只有員工才能查看的內部附注、出席者是否可以從瀏覽器加入、電子郵件提醒，以及是否要傳送簡訊通知。 如果表單連結至約會類型，您可以選擇包含、移除表單，或新增任何其他連結的表單。

每個排程的約會都包含一個 Teams 會議連結，該連結會以電子郵件傳送給出席者，如果已啟用約會) 或在任何裝置上的 Teams 中，他們可以輕鬆地從網頁瀏覽器 (加入。 電子郵件確認也包含附件，讓他們可以將約會新增至其行事曆。 員工也會收到電子郵件確認函和會議邀請。

如果約會中包含表單，Bookings 系統管理員和排程器可以查看出席者在約會之前是否已完成表單，並可檢視出席者的回應。

隨選約會

您的客戶、客戶和病患可以移至您的線上預約頁面，向您的員工要求預約。

舉辦約會

針對排定的約會，執行下列其中一個動作：

  • 在您的 Teams 或 Outlook 行事曆中，移至預約，然後選取 [加入] 或 [Teams 會議] 連結。
  • 在虛擬約會應用程式中，移至 [佇列] 索引標籤，然後在 [排程] 底下，選取約會旁邊的 [加入]。

針對隨選約會，請在虛擬約會應用程式中移至 [佇列] 索引標籤，然後在 [隨選] 底下，選取約會旁邊的 [加入]。

若要深入瞭解，請參閱 (召集人) 進行虛擬約會 。

在佇列檢視中監視約會並取得即時狀態更新

資訊圖示這項功能需要Teams 進階版。

[ 佇列 ] 索引標籤上的佇列檢視會為您的員工提供儀表板，以即時監視當天的所有排程和隨選虛擬約會，以及更新。

Teams 中虛擬約會應用程式中佇列檢視的螢幕擷取畫面。

排程規劃人員可以從佇列新增預約、檢視相關的約會詳細資料，並查看一整天的約會狀態。 他們也可以傳送電子郵件提醒給指派的員工和出席者，並將 SMS 通知傳送給出席者以進行排程的約會。 員工可以直接從佇列加入和管理約會。

當出席者加入等候室時，狀態會變更，並顯示並追蹤其等候時間。 檢視會自動以色彩編碼的更新重新整理，以便輕鬆地識別變更。

深入瞭解虛擬約會用量

[分析] 索引標籤中的 [虛擬約會使用量] 報告會提供組織中虛擬約會活動的概觀。 此報告提供重要計量，例如約會總數、約會持續時間、大廳等候時間，以及沒有顯示。 您可以檢視透過多個排程進入點排程和執行之虛擬約會的詳細活動，並向下切入個別約會資料。

虛擬約會應用程式中 [分析] 索引標籤的螢幕擷取畫面，其中顯示系統管理員的組織層級虛擬約會使用方式報告。

分析體驗取決於使用者角色：

  • 系統管理員會取得組織分析。 如果您是系統管理員，您會看到一份組織層級報告，其中顯示組織中所有部門的匯總分析。 若要深入瞭解，請參閱虛擬約會用量報告。
  • 非系統管理員可取得部門或個別分析。 與部門相關聯的員工成員會看到顯示指定部門資料的報告。 如果某個人未與部門相關聯，報表會顯示其所進行約會的資料。 若要深入瞭解，請 參閱分析您的虛擬約會使用量。